Funktion „Zeiteintrag“ des Zeit- und Ausgaben-Agents in einer Umgebung aktivieren (Vorschauversion)

Von Bedeutung

• Dies ist eine einsatzbereite Previewfunktion.
• Für einsatzbereite Vorschauversionen gelten ergänzende Nutzungsbedingungen.

Gilt für: Project Operations für Szenarien basierend auf vorrätigen/nicht vorrätigen Ressourcen, Lite-Bereitstellung – Abwicklung der Proforma-Rechnungsstellung.

Die Zeiterfassungsfunktion des Zeit- und Kostenagenten ist als Production Ready Preview in Dynamics 365 Project Operations-Umgebungen mit Version 4.140.0.239 oder höher verfügbar. Diese Funktion muss zuerst von Administratoren in Project Operations-Umgebungen aktiviert werden, bevor sie von Teammitgliedern zum Protokollieren ihrer Zeiteinträge verwendet werden kann. Die folgenden Schritte müssen ausgeführt werden, um die Funktion zu aktivieren:

• Erstellen Sie den Agent-Benutzer Ihrer Organisation (optionaler, aber empfohlener Schritt).
• Aktivieren Sie Power Automate Flows, die für den Agent erforderlich sind (diese Flows geben dem Agent die Möglichkeit, bestimmte Aktionen im Namen von Teammitgliedern auszuführen).
• Aktivieren Sie das Funktionskennzeichen Zeit- und Ausgaben-Agent.
• Veröffentlichen Sie den Agent aus Microsoft Copilot Studio für Benutzer in Ihrer Organisation.

Jeder Schritt wurde in den folgenden Abschnitten ausführlich beschrieben.

Erstellen Sie einen Agent-Benutzer für Ihre Organisation

Dieser Schritt ist zwar nicht obligatorisch, es wird jedoch empfohlen, dass ein dedizierter Agent-Benutzer für die Konfiguration und Aktivierung von Agents in einer Organisation erstellt wird. Dieser Schritt ist für Ihre Organisation nur einmal erforderlich und kann verwendet werden, um die Zeiterfassungsfunktion des Zeit- und Kostenagenten in mehreren Umgebungen zu aktivieren.

Wenn Ihre Organisation bereits über einen dedizierten Benutzer für ähnliche Zwecke verfügt, dem eine Administratorrolle zugewiesen ist, können Sie diesen Schritt überspringen und mit dem nächsten Abschnitt fortfahren: Initiieren von Power Automate Flows für Ihren Agent.

Um mit dem Erstellen eines dedizierten Agentenbenutzers fortzufahren, schließen Sie diesen Vorgang ab, indem Sie zum Power Platform Admin Portal navigieren und die im Dataverse-Benutzererstellungshandbuch dokumentierten Schritte ausführen.

Nachdem Sie diesen neuen Benutzer erstellt haben, stellen Sie sicher, dass dem Benutzer die folgenden Lizenzen zur Verfügung gestellt werden (alle sind erforderlich):

• Power Automate kostenlos: Diese Lizenz ist erforderlich, um die Power Automate-Flows anzuzeigen und zu aktivieren, die der Agent benötigt.
• Microsoft Teams Enterprise: Die Flows senden Warnungen an Teammitglieder, die MS Teams verwenden.
• Office 365 E5-Lizenz: In erster Linie für den Zugriff auf Outlook-Kalender.

Weisen Sie dem Agentenbenutzer eine erforderliche Rolle zu

Die Agentenrolle "Zeit und Genehmigungen" bietet dem Agentenbenutzer die erforderlichen Rechte, um die Zeiteintragsfunktion des Zeit- und Kostenagenten zu aktivieren und zu veröffentlichen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihrem Agentenbenutzer die Agentenrolle "Zeit und Genehmigungen" zuzuweisen.

1. Gehen Sie zum Power Platform Admin Portal und wählen Sie die gewünschte Umgebung aus der Umgebungsauswahl oben rechts aus.
2. Wählen Sie in der Kachel Zugriff unter Benutzer die Option Alle anzeigen aus.
3. Wählen Sie den Agentenbenutzer aus, dem Sie diese Rolle zuweisen möchten.
4. Wählen Sie Rollen verwalten aus, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeit- und Genehmigungsagent aus der Liste. Wählen Sie Speichern aus.

Von Bedeutung

Der Schritt der Rollenzuweisung ist nur erforderlich, wenn ein neuer Agentenbenutzer erstellt wird, um die Zeiteintragsfunktion des Zeit- und Kostenagenten zu aktivieren. Dieser Schritt muss für jede neue Umgebung wiederholt werden, in der die Zeiterfassungsfunktion des Zeit- und Kostenagenten aktiviert werden soll. Der Schritt zur Rollenzuweisung ist nicht erforderlich, wenn ein vorhandener Administratorbenutzer anstelle eines neuen Agent-Benutzers verwendet wird.

Der Agent-Benutzer verfügt jetzt über die erforderlichen Berechtigungen, um sich anzumelden, um die Power Automate Flows anzuzeigen, die im nächsten Schritt dieses Prozesses aktiviert werden müssen.

Aktivieren Sie die Power Automate-Flows, die für den Agenten erforderlich sind.

Die Zeiterfassungsfunktion des Zeit- und Kostenagenten bietet die Möglichkeit, eine Reihe von Aktionen auszuführen (z. B. das Erstellen von Zeiteinträgen, das Senden von Benachrichtigungen von Teammitgliedern usw.). Für jede dieser Aktionen müssen ein oder mehrere Power Automate Flows initiiert und aktiviert werden, um reibungslos zu funktionieren. Dieser Abschnitt des Prozesses muss für jede Umgebung wiederholt werden , in der der Agent aktiviert wird.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Abläufe anzusehen und zu starten.

1. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des Agent-Benutzers oder des dedizierten Administrators bei Power Automate an.

2. Wählen Sie die gewünschte Umgebung aus der Auswahl aus.

3. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Lösungen aus.

4. Wählen Sie Project Service-Agent aus, um weitere Details zu dieser Lösung anzuzeigen.

5. Sie können entweder zum Abschnitt "Cloud Flows" des Menüs navigieren oder in der Spalte "Typ" unter "Alle" filtern, wobei "Typ" den Wert "Cloud Flow" enthalten muss.

   

Schritte, die für jeden Ablauf zu befolgen sind

Es gibt 12 Power Automate Flows (Cloud-Flows), die in dieser Reihenfolge aktiviert werden müssen (beginnend mit Nummer 1 bis 12).

1. Erstellen oder aktualisieren Sie die Benutzerkonfiguration für Time Entry Copilot.
2. Rufen Sie Zeiteinträge ab.
3. Filtern Sie Duplikate.
4. Aus Quellen importieren und filtern (Übergeordnetes Element von Flow 3).
5. Aus Raster importieren und filtern (Übergeordnetes Element von Flow 3).
6. Senden Sie die Zusammenfassung und tagesweise adaptive Karte.
7. Zeiteinträge erstellen und benachrichtigen (Übergeordnetes Element von Flow 6).
8. Zeit-Agent – periodischer Import untergeordnetes Element.
9. Zeit-Agent – periodischer Import (Übergeordnetes Element von Flow 8).
10. Generieren Sie externe Kommentare.
11. Warnung zu fehlenden Zeiteinträgen senden.
12. Externe Kommentare generieren und eine Warnung über fehlende Zeiteinträge senden (Übergeordnetes Element von Flow 10 und 11).

Jeder Flow hat eine ähnliche Abfolge von Schritten, die abgeschlossen werden müssen, bevor zum nächsten Flow übergegangen wird. Die folgenden Schritte sind:

1. Öffnen Sie den Power Automate-Flow, indem Sie ihn auswählen, und wählen Sie Bearbeiten aus. Eine neue Registerkarte wird mit Details zum Power Automate-Ablauf geöffnet.

2. Ein Flow kann über einen oder mehrere rot markierte Verbindungsreferenzen verfügen, für die möglicherweise eine Authentifizierung erforderlich ist. Wechseln Sie dazu über den Schalter oben rechts in den alten Designer , wenn der neue Designer standardmäßig ausgewählt ist. (Möglicherweise wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, Ihren Flow zu speichern, bevor Sie wechseln. Sie können "Wechseln ohne Speichern" auswählen und fortfahren)

3. Wählen Sie Verbindung reparieren aus, und fahren Sie mit der Anmeldung mit den Anmeldeinformationen des Agentenbenutzers/zugewiesenen Admin-Benutzers fort.

4. Sobald alle Verbindungsreferenzen (falls mehrere) authentifiziert sind (mit einem grünen Häkchen), können Sie mit dem Speichern des Ablaufs fortfahren.

5. Verwenden Sie nach dem Speichern die Pfeilschaltfläche, um zurück zu den Flow-Details zu navigieren. Wählen Sie abschließend Einschalten aus, um den Flow zu aktivieren.

6. Warten Sie einige Sekunden, bis die Option "Ausschalten" sichtbar ist. Diese Änderung bedeutet, dass der Flow jetzt aktiviert oder eingeschaltet ist.

7. Schließen Sie nun die aktuelle Registerkarte, und wechseln Sie zurück zu der Registerkarte, auf der die Cloud Flows in der Project Service-Agent-Lösung sichtbar waren.

8. Setzen Sie den gleichen Vorgang mit dem nächsten Flow fort, basierend auf der zuvor mitgeteilten Reihenfolge.

Von Bedeutung

Es ist wichtig, alle Flows in der oben gezeigten Reihenfolge zu aktivieren. Versuchen Sie nicht, einen späteren Flow zu aktivieren, bevor der oder die vorherigen Flows aktiviert sind.

Sobald diese Schritte für alle 12 Flows abgeschlossen sind, kann der Agent-Benutzer oder Admin-Benutzer mit dem nächsten Schritt fortfahren, um das Feature-Flag zu aktivieren.

Aktivieren des Zeit- und Kostenagenten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Funktion in einer Project Operations-Umgebung zu aktivieren.

1. Melden Sie sich bei Microsoft Dynamics 365 Project Operations als Administrator an.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie Project Operations Version 4.140.0.X oder höher verwenden.
3. Ändern Sie links in der Navigation den Bereich zu Einstellungen.
4. Im Bereich Allgemein wählen Sie Parameter.
5. Es sollte eine Liste der Organisationseinheiten angezeigt werden. Doppeltippen (oder doppelklicken) Sie auf die Zeile Organisationseinheiten für die Spalten, die keine Links sind.
6. Wählen Sie auf der Seite Projektparameter das Dropdown-Menü Funktionssteuerelement aus.
7. Wählen Sie Zeit- und Kostenagent aktivieren (Production Ready Preview) und dann OK aus. Diese Funktion kann auch jederzeit nach der Aktivierung deaktiviert werden.

Agent in Microsoft Copilot Studio veröffentlichen

Nachdem Sie nun alle Power Automate Flows initiiert und den Featureparameter aktiviert haben, besteht der letzte Schritt für einen Administrator darin, den Agent über Microsoft Copilot Studio für Benutzer in Ihrer Organisation zu veröffentlichen.

Von Bedeutung

Bevor Sie mit diesem Schritt beginnen, stellen Sie sicher, dass sich alle Flows am Ende dieser Schritte im Status "ON" befinden. Wenn einer der Abläufe nicht „aktiviert“ ist, kann dies dazu führen, dass die Zeiterfassungsfunktion des Zeit- und Kostenagenten nicht wie erwartet funktioniert. Wenn der Ablauf „Benutzerkonfiguration für Zeiteintrag Copilot erstellen oder aktualisieren“ deaktiviert ist, kann der Agent überhaupt nicht veröffentlicht werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Agenten zu veröffentlichen.

1. Navigieren Sie zum Power Apps Maker-Portal und wählen Sie die gewünschte Umgebung aus der Umgebungsauswahl oben rechts aus.
2. Wählen Sie Agenten im Menü auf der linken Seite aus (wenn diese Option nicht angezeigt wird, versuchen Sie es mit Mehr->Agenten).
3. Wählen Sie unter Alle die Option Zeiteintrags-Agent (Vorschau) aus. Dadurch wird eine neue Registerkarte für diesen Agent in Microsoft Copilot Studio geöffnet. Stellen Sie sicher, dass die richtige Umgebung aus der Auswahl oben rechts ausgewählt ist.
4. Möglicherweise wird auf der rechten Seite die Meldung Bestätigung der Zustimmung unter dem Abschnitt Ihren Agent testen angezeigt. Klicken Sie hier auf Bestätigen .
5. Wählen Sie Veröffentlichen aus, um diesen Agent-Bot zuerst zu veröffentlichen. Möglicherweise wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie über einige "potenzielle Risiken" informiert werden, diese anzeigen und Veröffentlichen auswählen.

Teams-App für Benutzer verfügbar machen

1. Navigieren Sie nach Abschluss der Veröffentlichung zur Registerkarte Kanäle des Agenten. Wählen Sie Teams + Microsoft 365 aus.
2. Es wird ein Popupfenster angezeigt, in dem Sie das Häkchen bei "Agent in Microsoft 365 Copilot Chat verfügbar machen" deaktivieren und dann Kanal hinzufügen auswählen können.
3. Die Bestätigungsmeldung "Der Kanal wurde hinzugefügt" sollte oben auf dem Bildschirm angezeigt werden.
4. Um diesen Agent nun für Endbenutzer (Teammitglieder) als Teams-App verfügbar zu machen, wählen Sie Verfügbarkeitsoptionen aus. Hier haben Sie mehrere Optionen, abhängig von der Zielgruppe, die Zugriff auf den Agenten erhalten soll:
   • Sie können Link kopieren im Abschnitt Link abrufen auswählen, wenn Sie ihn für eine ausgewählte Gruppe von Benutzern freigeben möchten. Dieser Link kann für eine dedizierte Gruppe von Testbenutzern freigegeben werden, bevor er an den Rest der Organisation gesendet wird.
   • Alternativ können Sie unter Im Store anzeigen die Option Für alle in meiner Organisation anzeigen auswählen, um die App für eine breitere Zielgruppe verfügbar zu machen.
5. Wählen Sie als Nächstes Für Administratorgenehmigung übermitteln aus. Die Genehmigung eines globalen Administrators ist erforderlich, um den Agent als Teams-App für Benutzer in dieser Organisation freizugeben.

Einholen der Genehmigung durch den globalen Administrator

• Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des globalen Administrators beim Teams Admin Center an.
• Navigieren Sie zu Teams-Apps –>Apps verwalten
• Suchen Sie nach "Zeiteintrag" im Abschnitt "Alle Apps ". Diese App wird mit dem Status "Blockiert" oder "Übermittelt " angezeigt.
• Wählen Sie Veröffentlichen aus.
• Navigieren Sie als Nächstes zu Teams-Apps –>Setuprichtlinien.
• Wählen Sie Global (organisationsweiter Standard) und dann Apps hinzufügen aus.
• Suchen Sie nach "Zeiteintrag", fügen Sie diese App hinzu und wählen Sie dann Speichern aus.

Von Bedeutung

Der Schritt der Administratorgenehmigung für Ihre Teams-App kann in einigen Fällen bis zu 12 Stunden dauern. Es wird daher empfohlen, mindestens so lange zu warten, bevor Sie die Teammitglieder darüber informieren, dass sie über Teams auf den Agenten zugreifen können.

Sobald alle auf dieser Seite behandelten Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, können Teammitglieder in Ihrer Organisation die Zeiteintragsfunktion des Zeit- und Kostenagenten in Form einer Teams-App anzeigen und verwenden. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Teammitglieder mit der Verwendung des Agenten beginnen können.