Einrichten von E-Mails durch Integration mit Exchange

Um E-Mails und andere Nachrichtendatensätze in Dynamics 365 Sales zu speichern, müssen Sie sie mit Ihrem E-Mail-System synchronisieren. Nachdem Sie Exchange konfiguriert und Postfächer von Benutzern genehmigt haben, können sie E-Mail-Kontakte aus den Dynamics 365 Datensätzen senden. Ein Verkaufsmitarbeiter kann beispielsweise einem Kontakt aus einem Verkaufschancen-Datensatz eine E-Mail senden und die Unterhaltung in der Verkaufschancen-Zeitleiste nachverfolgen. Diese Integration hilft, die Unterhaltung im Kontext zu halten.

Was ist die serverseitige Synchronisierung?

Dynamics 365 Sales verwendet die serverseitige Synchronisierung, um Ihr E-Mail-System mit Dynamics 365 Sales zu synchronisieren.

Mit der serverseitigen Synchronisierung werden Messagingdaten auf einem Webbrowser, Tablet oder Smartphone verfügbar gemacht, auf dem Dynamics 365 Sales läuft.

Die serverseitige Synchronisierung stellt eine direkte Dynamics 365 Sales-zu-E-Mail-Serversynchronisierung bereit. Wenn Sie Microsoft Exchange verwenden, können Sie E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine synchronisieren.

Zu den neuen Funktionen, die in der serverseitige Synchronisierung verfügbar sind, gehören die Folgenden:

• Nachverfolgung von E-Mail-Ordnern Sie können E-Mails ganz einfach in einen Ordner ziehen, um sie nachzuverfolgen. Die Ordnernachverfolgung funktioniert auf jedem mobilen Gerät, das Exchange unterstützt, was bedeutet, dass Sie E-Mails von nahezu jedem Gerät aus nachverfolgen können.

• Unterstützung für Dynamics 365 App für Outlook. Sie können eingehende E-Mails mit der neuen Dynamics 365 App für Outlook nachverfolgen. Dynamics 365 App für Outlook funktioniert mit Outlook im Web. Ein Browser zum Nachverfolgen eingehender E-Mails ist also alles, was Sie brauchen.

Integration konfigurieren

Wählen Sie eine Registerkarte basierend auf der von Ihnen verwendeten Verkaufs-App aus:

Vertriebshub-App

1. Wählen Sie im Power Platform Admin Center eine Umgebung aus.

2. Weitere Informationen zum Einrichten der serverseitigen Synchronisierung finden Sie unter Einrichten der serverseitgen Synchronisierung von E-Mail, Kontakten, Terminen und Aufgaben.

Sales Professional-App

Voraussetzung für die Exchange-Integration

Zur Konfiguration von „Exchange“ ist Folgendes erforderlich:

• Microsoft 365-Abonnement

• Exchange Online-Abonnement

Notiz

Benutzer, die auf die Postfächer in Dynamics 365 zugreifen müssen, müssen entweder über Sicherheitsrollen "Sales Professional Person" oder "Sales Professional Manager" verfügen. Informationen zum Zuweisen von Sicherheitsrollen zu Benutzern finden Sie unter Benutzer verwalten.

Weitere Informationen zum Verwalten von Abonnements erfahren Sie unter Manage Microsoft Dynamics 365 (Online)-Instanzen.

Konfigurieren der Integration in der Sales Professional-App

1. Wählen Sie in der Siteübersicht die Option Vertriebseinstellungen und dann unter Standardeinstellungen die Option Einrichten von E-Mail aus.

2. Wenn Ihre Organisation ein Exchange-Abonnement hat, fahren Sie mit Schritt 5 fort.

3. Wenn Sie nicht über ein Microsoft 365-Abonnement verfügen, werden Sie aufgefordert, ein Abonnement zu erwerben. Wählen Sie den Link aus, um ein Microsoft 365-Abonnement zu erwerben.

   

4. Wenn Sie ein Abonnement erwerben, wechseln Sie zu Einrichten von E-Mail. Dieses Mal wird Exchange automatisch erkannt und im Hintergrund konfiguriert.

   Die folgende Konfiguration läuft im Hintergrund ab:

   • Das E-Mail-Serverprofil wird auf Exchange Online festgelegt (automatisch erstellt, wenn eine neue Dynamics 365 Instanz bereitgestellt wird). Das E-Mail-Serverprofil speichert Einstellungen, die von der serverseitigen Synchronisierung verwendet werden, um eine Verbindung mit einem E-Mail-Server herzustellen und E-Mail-Nachrichten für die zugeordneten Postfächer zu verarbeiten.

   • Eingehende E-Mails, ausgehende E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben werden alle so eingerichtet, dass sie die serverseitige Synchronisierung verwenden.

   • Vorhandene Benutzerpostfächer mit gültigen Exchange-Lizenzen werden automatisch genehmigt. Die Genehmigung von Postfächern ist erforderlich, damit die Postfächer E-Mails verarbeitet können. Die ein- und ausgehende E-Mail-Konfiguration der ausgewählten Postfächer wird getestet, und die Postfächer werden dann für die Verarbeitung von E-Mails aktiviert.

     Von Bedeutung

     Benutzerpostfächer werden nur in den folgenden Fällen automatisch genehmigt und aktiviert:

     • Die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers ist mit dem Attribut Benutzerprinzipalname (UPN) des Benutzers identisch.
     • Der Benutzer ist der Sales Professional Person oder dem Vertriebsmanager Sicherheitsrolle zugeordnet.

   • Bei neu hinzugefügten Benutzer müssen Sie die Postfächer manuell testen und aktivieren.

   • Dynamics 365 App für Outlook wird automatisch für alle Benutzer aktiviert.

5. Wenn in Ihrer Organisation bereits Benutzer erstellt wurden, werden die Postfächer der Benutzer mit den Sicherheitsrollen Sales Professional Person oder Vertriebsmanager in der Liste Postfächer angezeigt.

6. Die Postfächer befinden sich zunächst im Status Nicht gestartet. Wählen Sie Postfächer genehmigen und testen aus, um die Postfächer zu testen und zu genehmigen.

   

   Notiz

   Wenn ein Fehler in einem Postfach auftritt, wird eine Warnmeldung an den Benutzer des Postfachs gesendet. Sie können die Warnung auch sehen, wenn Sie den Postfachdatensatz öffnen. Die Spalte Testlaufstatus wird für das Postfach auf Fehler festgelegt. Wählen Sie Postfächer genehmigen und testen aus, um die Postfächer zu testen und zu genehmigen.

Sie finden das Feature nicht in Ihrer App?

Das kann mehrere Gründe haben:

• Sie verfügen nicht über die erforderliche Lizenz, um diese Funktion zu verwenden. Sehen Sie in der Vergleichstabelle und im Lizenzierungshandbuch nach und überprüfen Sie, welche Features mit Ihrer Lizenz verfügbar sind.
• Sie verfügen nicht über die erforderliche Sicherheitsrolle, um diese Funktion zu verwenden.
  • Um ein Feature zu konfigurieren oder einzurichten, müssen Sie die Rollen für die Administration oder die Anpassung haben
  • Um vertriebsbezogene Features verwenden zu können, müssen Sie die primären Vertriebsrollen haben
  • Für einige Aufgaben sind bestimmte funktionale Rollen erforderlich.
• Ihr Administrator hat die Funktion nicht aktiviert.
• In Ihrem Unternehmen wird eine benutzerdefinierte App verwendet. Erkundigen Sie sich beim Administrator, wie Sie am besten vorgehen. Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte gelten insbesondere für die sofort einsatzbereite Vertriebshub-App und Sales Professional-App.