Konfigurieren eines Genehmigungsschritts

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Klicken Sie zum Konfigurieren eines Genehmigungsschritts im Workflow-Editor mit der rechten Maustaste auf den Genehmigungsschritt, und klicken Sie dann auf Eigenschaften, um das Formular Eigenschaften zu öffnen. Verwenden Sie die folgenden Verfahren, um die Eigenschaften des Genehmigungsschritts zu konfigurieren.

Benennen des Schritts

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Namen für den Genehmigungsschritt einzugeben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.

2. Geben Sie im Feld Name einen eindeutigen Namen für den Genehmigungsschritt ein.

Eingeben einer Betreffzeile und von Anweisungen

Sie müssen eine Betreffzeile und Anweisungen für Benutzer eingeben, die dem Genehmigungsschritt zugewiesen sind.

Wenn Sie z. B. einen Genehmigungsschritt für Bestellanforderungen konfigurieren, werden dem Benutzer, der dem Schritt zugewiesen ist, die Betreffzeile und Anweisungen im Formular Bestellanforderungen angezeigt. Die Betreffzeile wird in der Statusleiste des Formulars angezeigt. Der Benutzer kann auf das Symbol in der Statusleiste klicken. Die folgende Abbildung zeigt die Position der Statusleiste und das Symbol, auf das der Benutzer klickt, um Anweisungen anzuzeigen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Betreffzeile und Anweisungen einzugeben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.

2. Geben Sie im Textfeld Betreff für die Arbeitsaufgabe die Betreffzeile ein.

3. Zum Personalisieren der Betreffzeile können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter werden bei der Anzeige für Benutzer durch die entsprechenden Daten ersetzt. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

   1. Klicken Sie im Textfeld auf die Position, an der der Platzhalter erscheinen soll.

   2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.

   3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.

   4. Klicken Sie auf Einfügen.

4. Klicken Sie auf Übersetzungen, um Übersetzungen der Betreffzeile hinzuzufügen. Führen Sie im angezeigten Formular die folgenden Schritte aus:

   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

   2. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.

   3. Geben Sie im Textfeld Übersetzter Text den Text ein.

   4. Fügen Sie zum Personalisieren des Texts Platzhalter ein.

   5. Klicken Sie auf Schließen.

5. Geben Sie im Textfeld Arbeitsaufgabenanweisungen die Anweisungen ein.

6. Zum Personalisieren der Anweisungen können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter werden bei der Anzeige für Benutzer durch die entsprechenden Daten ersetzt. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

   1. Klicken Sie im Textfeld auf die Position, an der der Platzhalter erscheinen soll.

   2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.

   3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.

   4. Klicken Sie auf Einfügen.

7. Klicken Sie auf Übersetzungen, um Übersetzungen der Anweisungen hinzuzufügen. Führen Sie im angezeigten Formular die folgenden Schritte aus:

   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

   2. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.

   3. Geben Sie im Textfeld Übersetzter Text den Text ein.

   4. Fügen Sie zum Personalisieren des Texts Platzhalter ein.

   5. Klicken Sie auf Schließen.

Zuweisen des Genehmigungsschritts

Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wem der Genehmigungsschritt zugewiesen werden soll.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Zuweisung.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Zuweisungstyp eine der Optionen in der folgenden Tabelle aus, und führen Sie dann die zusätzlichen Schritte für die Option aus, bevor Sie mit Schritt 3 fortfahren.

   Option	Zugewiesene Benutzer	Zusätzliche Schritte
   Teilnehmer	Benutzer, die einer bestimmten Gruppe oder Rolle zugewiesen sind	Nachdem Sie Teilnehmer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Rollenbasiert. Wählen Sie in der Liste Art von Teilnehmer den Typ der Gruppe oder Rolle aus, dem der Schritt zugewiesen werden soll. Wählen Sie in der Liste Teilnehmer die Gruppe oder Rolle aus, der der Schritt zugewiesen werden soll.
   Hierarchie	Benutzer in einer bestimmten Organisationshierarchie	Nachdem Sie Hierarchie ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Hierarchieauswahl. Wählen Sie in der Liste Hierarchietyp den Typ der Hierarchie aus, dem der Schritt zugewiesen werden soll. Vom System muss eine Reihe von Benutzernamen aus der Hierarchie abgerufen werden. Diese Namen stellen Benutzer dar, denen der Schritt unter Umständen zugewiesen wird. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Anfangs- und Endpunkt des Bereichs von Benutzernamen anzugeben, die vom System abgerufen werden: Wählen Sie zum Angeben des Anfangspunkts eine Person in der Liste Beginn aus. Klicken Sie zum Angeben des Endpunkts auf Bedingung hinzufügen. Geben Sie dann eine Bedingung ein, die bestimmt, an welcher Position in der Hierarchie das Abrufen von Namen beendet werden soll. Klicken Sie auf die Registerkarte Hierarchieoptionen. Geben Sie an, welchen Benutzern im Bereich der Schritt zugewiesen wird: Allen abgerufenen Benutzern zuordnen – Der Schritt wird allen Benutzern im Bereich zugewiesen. Nur letztem abgerufenen Benutzer zuordnen – Der Schritt wird nur dem letzten Benutzer im Bereich zugewiesen. Benutzer ausschließen, die die folgende Bedingung erfüllen: – Der Schritt wird Benutzern im Bereich nicht zugewiesen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um die Bedingung anzugeben. Weitere Informationen zur hierarchiebasierten Zuweisung finden Sie unter Hierarchy-based assignment.
   Workflowbenutzer	Benutzer im aktuellen Workflow	Nachdem Sie Workflowbenutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Workflowbenutzer. Wählen Sie in der Liste Workflowbenutzer einen Benutzer aus, der am Workflow teilnimmt.
   Benutzer	Bestimmte Microsoft Dynamics AX-Benutzer	Nachdem Sie Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer. Die Liste Verfügbare Benutzer: enthält alle Microsoft Dynamics AX-Benutzer. Wählen Sie die Benutzer aus, denen der Schritt zugewiesen werden soll, und verschieben Sie diese Benutzer in die Liste Ausgewählte Benutzer:.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitlimit.

4. Geben Sie im Feld Dauer an, wie viel Zeit dem Benutzer zum Bearbeiten oder Beantworten von Dokumenten zur Verfügung steht, die den Genehmigungsschritt erreichen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

   • Stunden – Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die der Benutzer zum Beantworten hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.

   • Tage – Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die der Benutzer zum Beantworten hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.

   • Wochen – Geben Sie die Anzahl der Wochen ein, die der Benutzer zum Beantworten hat.

   • Monate – Wählen Sie den Tag und die Woche aus, bis zu der der Benutzer antworten muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche des Monats antworten soll.

   • Jahre – Wählen Sie den Tag, die Woche und den Monat aus, bis zu dem der Benutzer antworten muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche im Dezember antworten soll.

   Wenn der Benutzer das Dokument nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit bearbeitet, ist das Dokument überfällig. Ein überfälliges Dokument wird basierend auf den im Bereich Eskalation des Formulars ausgewählten Optionen eskaliert.

5. Wenn Sie den Genehmigungsschritt mehreren Benutzern oder einer Gruppe von Benutzern zugewiesen haben, klicken Sie auf die Registerkarte Vollendungsrichtlinie, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   Einzelne genehmigende Person – Die Aktivität für das Dokument wird von der ersten antwortenden Person bestimmt.

   Nehmen wir an, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 15.000 Euro eingereicht. Die Spesenabrechnung ist derzeit Saskia, Jens und Bastian zugewiesen. Falls Saskia die erste Person ist, die das Dokument beantwortet, wird ihre Aktivität für das Dokument übernommen. Falls Saskia das Dokument ablehnt, wird es abgelehnt und an Steffen zurückgesendet. Wenn Saskia das Dokument genehmigt, wird es zur Genehmigung an Anne gesendet.

   

   Mehrheit der genehmigenden Personen – Die Aktivität für das Dokument wird bei Antwort der Mehrheit der genehmigenden Personen bestimmt.

   Nehmen wir an, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 15.000 Euro eingereicht. Die Spesenabrechnung ist derzeit Saskia, Jens und Bastian zugewiesen. Falls Saskia und Jens die ersten beiden genehmigenden Personen sind, die antworten, wird ihre Aktivität für das Dokument übernommen.

   • Wird das Dokument von Saskia genehmigt, von Jens jedoch abgelehnt, wird es abgelehnt und an Steffen zurückgesendet.

   • Wird das Dokument sowohl von Saskia als auch von Jens genehmigt, wird es zur Genehmigung an Anne gesendet.

   Prozentsatz der Genehmiger – Die Aktivität für das Dokument wird bei Antwort eines bestimmten Prozentsatzes der genehmigenden Personen bestimmt.

   Nehmen wir an, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 15.000 Euro eingereicht. Die Spesenabrechnung ist derzeit Saskia, Jens und Bastian zugewiesen, und Sie haben 50 als Prozentsatz eingegeben. Falls Saskia und Jens die ersten beiden genehmigenden Personen sind, die antworten, wird ihre Aktivität für das Dokument übernommen, da sie die Anforderung von 50 Prozent der genehmigenden Personen erfüllen.

   • Wird das Dokument von Saskia genehmigt, von Jens jedoch abgelehnt, wird es abgelehnt und an Steffen zurückgesendet.

   • Wird das Dokument sowohl von Saskia als auch von Jens genehmigt, wird es zur Genehmigung an Anne gesendet.

   Alle genehmigenden Personen – Alle genehmigenden Personen müssen das Dokument genehmigen. Andernfalls kann der Workflow nicht fortgesetzt werden.

   Nehmen wir an, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 15.000 Euro eingereicht. Die Spesenabrechnung ist derzeit Saskia, Jens und Bastian zugewiesen. Wird das Dokument von Saskia und Jens genehmigt, von Bastian jedoch abgelehnt, wird es abgelehnt und an Steffen zurückgesendet. Wird das Dokument von Saskia, Jens und Bastian genehmigt, wird es zur Genehmigung an Anne gesendet.

Angeben, wann der Genehmigungsschritt erforderlich ist

Sie können angeben, wann der Genehmigungsschritt erforderlich ist. Der Genehmigungsschritt ist möglicherweise immer oder nur dann erforderlich, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Der Genehmigungsschritt ist immer erforderlich

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn der Genehmigungsschritt immer erforderlich ist.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Bedingung.

2. Wählen Sie die Option Diesen Schritt immer ausführen aus.

Der Genehmigungsschritt ist unter bestimmten Bedingungen erforderlich

Der Genehmigungsschritt, den Sie konfigurieren, ist möglicherweise nur erforderlich, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Beispiel: Sie konfigurieren einen Genehmigungsschritt für einen Workflow für Bestellanforderungen und möchten, dass der Genehmigungsschritt nur dann ausgeführt wird, wenn die Bestellanforderung einen Betrag von 10.000 Euro überschreitet.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wann der Genehmigungsschritt erforderlich ist.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Bedingung.

2. Wählen Sie die Option Diesen Schritt nur ausführen, wenn die folgende Bedingung erfüllt ist aus.

3. Geben Sie eine Bedingung ein.

4. Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Bedingungen ein.

5. Führen Sie folgende Schritte aus, um die korrekte Konfiguration der eingegebenen Bedingungen zu überprüfen:

   1. Klicken Sie auf Test. Das Formular Workflowbedingung testen wird angezeigt.

   2. Wählen Sie einen Datensatz im Bereich Bedingung überprüfen des Formulars aus.

   3. Klicken Sie auf Test. Der Datensatz wird ausgewertet, um zu bestimmen, ob er den festgelegten Bedingungen entspricht.

   4. Klicken Sie auf OK oder Abbrechen, um zum Formular Eigenschaften zurückzukehren.

Festlegen der Vorgehensweise für überfällige Dokumente

Wenn ein Benutzer ein Dokument nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit bearbeitet, ist das Dokument überfällig. Ein überfälliges Dokument kann eskaliert oder automatisch einem anderen Benutzer zur Genehmigung zugewiesen werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Dokument zu eskalieren, wenn es überfällig ist.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Eskalation.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eskalationspfad verwenden, um einen Eskalationspfad zu erstellen. Das Dokument wird automatisch den im Eskalationspfad aufgeführten Benutzern zugewiesen.

   Die folgende Tabelle stellt z. B. einen Eskalationspfad dar.

   Sequenz	Eskalationspfad
   1	Zuweisen zu: Doris
   2	Zuweisen zu: Elke
   3	Abschließende Aktivität: Ablehnen

   In diesem Beispiel wird das überfällige Dokument Doris zugewiesen. Antwortet Doris nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit, wird das Dokument Elke zugewiesen. Antwortet Elke nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit, wird das Dokument abgelehnt.

3. Klicken Sie auf Eskalation hinzufügen, um dem Eskalationspfad einen Benutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Registerkarte Zuweisungstyp, wählen Sie eine der Optionen in der folgenden Tabelle aus, und führen Sie dann die zusätzlichen Schritte für die Option aus, bevor Sie mit Schritt 4 fortfahren.

   Option	Benutzer, denen das Dokument eskaliert wird	Zusätzliche Schritte
   Hierarchie	Benutzer in einer bestimmten Organisationshierarchie	Nachdem Sie Hierarchie ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Hierarchieauswahl. Wählen Sie in der Liste Hierarchietyp den Hierarchietyp aus, dem das Dokument eskaliert werden soll. Vom System muss eine Reihe von Benutzernamen aus der Hierarchie abgerufen werden. Diese Namen stellen Benutzer dar, denen das Dokument unter Umständen eskaliert wird. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Anfangs- und Endpunkt des Bereichs von Benutzernamen anzugeben, die vom System abgerufen werden: Wählen Sie zum Angeben des Anfangspunkts eine Person in der Liste Beginn aus. Klicken Sie zum Angeben des Endpunkts auf Bedingung hinzufügen. Geben Sie dann eine Bedingung ein, die bestimmt, an welcher Position in der Hierarchie das Abrufen von Namen beendet werden soll. Klicken Sie auf die Registerkarte Hierarchieoptionen. Geben Sie an, welchen Benutzern im Bereich das Dokument eskaliert wird: Allen abgerufenen Benutzern zuordnen – Das Dokument wird allen Benutzern im Bereich eskaliert. Nur letztem abgerufenen Benutzer zuordnen – Das Dokument wird nur dem letzten Benutzer im Bereich eskaliert. Benutzer ausschließen, die die folgende Bedingung erfüllen: – Das Dokument wird Benutzern im Bereich nicht eskaliert, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um die Bedingung anzugeben.
   Workflowbenutzer	Benutzer im aktuellen Workflow	Nachdem Sie Workflowbenutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Workflowbenutzer. Wählen Sie in der Liste Workflowbenutzer einen Benutzer aus, der am Workflow teilnimmt.
   Benutzer	Bestimmte Microsoft Dynamics AX-Benutzer	Nachdem Sie Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer. Die Liste Verfügbare Benutzer: enthält alle Microsoft Dynamics AX-Benutzer. Wählen Sie die Benutzer aus, für die das Dokument eskaliert werden soll, und verschieben Sie diese Benutzer in die Liste Ausgewählte Benutzer:.

4. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitlimit.

5. Geben Sie im Feld Dauer an, wie viel Zeit einem Benutzer zum Bearbeiten oder Beantworten von Dokumenten zur Verfügung steht. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

   • Stunden – Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die der Benutzer zum Beantworten hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.

   • Tage – Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die der Benutzer zum Beantworten hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.

   • Wochen – Geben Sie die Anzahl der Wochen ein, die der Benutzer zum Beantworten hat.

   • Monate – Wählen Sie den Tag und die Woche aus, bis zu der der Benutzer antworten muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche des Monats antworten soll.

   • Jahre – Wählen Sie den Tag, die Woche und den Monat aus, bis zu dem der Benutzer antworten muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche im Dezember antworten soll.

6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für alle Benutzer, die dem Eskalationspfad hinzugefügt werden sollen. Sie können die Reihenfolge der Benutzer ändern.

7. Wenn die Benutzer im Eskalationspfad nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit antworten, wird das Dokument automatisch bearbeitet. Wählen Sie die Zeile Aktivität aus, um die vom System auszuführende Aktivität anzugeben. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Aktivität bei Beendigung eine Aktivität aus.

Siehe auch

Informationen zum Workflow-Editor

Erstellen eines Workflows

Konfigurieren der Eigenschaften eines Workflows

Konfigurieren von Workflowelementen