Erstellen von Richtlinien
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Sie haben die Möglichkeit zum Erstellen von Richtlinien, die von den Mitarbeitern beim Einreichen von Spesenabrechnungen befolgt werden müssen. Beispielsweise können Sie eine Richtlinie erstellen, dass Spesenabrechnungen für alle Buchungen mit erstattungsfähiger Mehrwertsteuer die Originalbelege enthalten müssen. Oder Sie können eine Richtlinie erstellen, dass für alle Buchungen mit einem Betrag von über 100,00 EUR Originalbelege eingereicht werden müssen.
Wenn diese Richtlinien aktiviert sind und ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung übermittelt, in der eine Richtlinie verletzt wird, erhält der Mitarbeiter automatisch eine Meldung. In der Meldung wird erläutert, welche Richtlinie nicht eingehalten wurde und welche Schritte ausgeführt werden müssen. Je nach Einrichtung Ihrer Richtlinien kann es trotzdem möglich sein, dass der Mitarbeiter die Abrechnung übermittelt. Falls dies so ist, werden die problematischen Buchungen markiert, damit sie von der Person, die für die Genehmigung der Spesenabrechnung zuständig ist, überprüft werden können. Falls in der Richtlinie festgelegt ist, dass die Abrechnung nicht eingereicht werden kann, muss der Mitarbeiter die fehlerhaften Buchungen korrigieren und die Abrechnung neu einreichen.
Klicken Sie auf Reisekosten und Spesen > Einstellungen > Richtlinien > Spesenabrechnung.
Klicken Sie in der Gruppe Neu auf die Schaltfläche Richtlinie, um eine neue Richtlinie zu erstellen.
Geben Sie einen Namen sowie eine Beschreibung für die neue Richtlinie ein.
Wählen Sie auf der Registerkarte Richtlinienorganisationen die Organisationen aus, für die die Richtlinie gelten soll.
Klicken Sie auf der Registerkarte Richtlinienregeln auf Richtlinienregel erstellen.
Geben Sie im Formular Ausgaben in den Feldern Gültigkeitsdatum und Ablaufdatum die Datumsangaben für den Zeitraum ein, in dem die Richtlinie aktiv sein soll. Wenn Sie kein Enddatum angeben, ist die Richtlinie dauerhaft gültig.
Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, und wählen Sie dann für die Richtlinie einen Feldnamen, Operator und Wert aus.
Beispiele:
Wo – Betrag>= 100,00 EUR
Und – Zugeordnete "Ausgabenposition.Zugänge" = Ja
Wiederholen Sie Schritt 7, um weitere Bedingungen hinzuzufügen.
Wählen Sie im Feld Aktivität die Aktivitäten aus, die bei einer Verletzung der Richtlinie aktiviert werden.
Geben Sie die Meldung ein, die Mitarbeitern angezeigt wird, falls die Richtlinie nicht eingehalten wird. Sie können diese Meldung bei Bedarf auch in mehreren Sprachen erstellen.