Verarbeiten von Bestellungen am Jahresende
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Wenn Sie Belastungen für Bestellungen im Hauptbuch erfassen, wozu Bestellungen für Projekte gehören, können Sie am Ende des Geschäftsjahrs Abschlusseinträge für das Hauptbuch und Budgetreservierungen generieren. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahrs können Sie Anfangseinträge zum korrekten Erfassen der Belastungen und Budgetreservierungen erstellen. Mithilfe dieser Einträge wird sichergestellt, dass die Reservierungen für Bestellbelastungen in den Finanzaufstellungen am Jahresende und in der Budgetsteuerung korrekt erfasst werden.
Für Projekte ist das Konto, dem im neuen Geschäftsjahr Verteilungen zugewiesen sind, das Konto, das im Formular Bestellung - Jahresendeprozess im Hauptbuch definiert ist. Es ist nicht das Konto, das im Formular Sachkontobuchungseinstellungen im Projektverwaltungs- und Buchhaltungsmodul definiert ist.
Wenn Sie im öffentlichen Sektor sind und allgemeine Budgetreservierungen verwendet werden, siehe auch Finalize a general budget reservation (Public sector) und Carry forward general budget reservation information to a new fiscal year (Public sector).
Im Falle einer teilweise fakturierten Bestellung, wird nur der Betrag, der nicht fakturiert wurde, geschlossen und im folgenden Geschäftsjahr erneut geöffnet.
Das Abschließen von Bestellbelastungen ist ein getrennt vom Abschluss eines Geschäftsjahrs ausgeführter Prozess, der normalerweise vor dem Abschließen eines Geschäftsjahrs stattfindet. Weitere Informationen zum Abschluss eines Geschäftsjahrs finden Sie unter Abschluss des Geschäftsjahrs – Checkliste.
Hinweis
(FRA) Entitäten des öffentlichen Sektors in Frankreich können Verbindlichkeiten auch im neuen Geschäftsjahr erstellen oder aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter (FRA) About commitments (Public sector) sowie unter (FRA) Process purchase order encumbrances and commitments at year end (Public sector).
Voraussetzungen
Überprüfen Sie zunächst, ob die folgenden Einstellungen vorgenommen wurden.
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Aktivieren der Budgetsteuerung
Die Budgetsteuerung wird häufig aktiviert, wenn Belastungen für Bestellungen erstellt werden. Sie müssen die Budgetsteuerung zum Verwenden dieses Prozesses nicht unbedingt aktivieren, aber dann werden keine Budgeterfassungseinträge erstellt. Außerdem kann die Jahresendoption Verarbeiten und Budget vortragen nur verwendet werden, wenn die Budgetsteuerung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Budgetsteuerung.
Aktiveren des Belastungsprozesses
Der Belastungsprozess muss aktiviert werden, bevor Belastungen für Bestellungen im Hauptbuch erfasst werden können und der Jahresendeprozess für Bestellungen ohne Fehler ausgeführt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Belastung von Bestellungen.
Einrichten von Buchungsdefinitionen
Öffnen Sie das Formular Buchung (Definitionen), um im Modul Einkaufen die folgenden Buchungsdefinitionen einzurichten, falls sie noch nicht vorhanden sind:
Bestellung Jahresende – Diese Buchungsdefinition wird verwendet, um Belastungen und ausstehende Budgetreservierungen für Bestellungen im zu Ende gehenden Geschäftsjahr zu stornieren und im Hauptbuch Jahresabschlusseinträge zu generieren.
Bestellungsbelastungen – Diese Buchungsdefinition definiert, wie belastete Beträge im Hauptbuch erfasst werden. Sie wird auch im neuen Geschäftsjahr verwendet, um Jahresabschlusseinträge zu stornieren und Belastungen im Hauptbuch neu einzurichten.
Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Buchungsdefinitionen.
Zuweisen von Buchungsdefinitionen zu Buchungsarten
Verwenden Sie das Formular Buchung - Definitionen, um Buchungsdefinitionen den entsprechenden Postenbuchungsdefinitionen zuzuweisen. Wählen Sie auch die Kriterien aus, die Ursprungsbuchungen erfüllen müssen, damit eine bestimmte Buchungsdefinition verwendet werden kann.
Wählen Sie im Modul Einkaufen die folgenden Buchungstypen aus, und führen Sie anschließend die Schritte unter Zuweisen von Buchungsdefinitionen zu Buchungsarten aus:
Jahresendabschluss für Bestellungen – Wählen Sie die Buchungsdefinition aus, die Sie für den Jahresendabschluss für Bestellungen erstellt haben.
Bestellung – Wählen Sie die Buchungsdefinition aus, die für Bestellbelastungen verwendet wird.
Optionen für die Verarbeitung am Jahresende
Wählen Sie eine der folgenden Optionen für die Verarbeitung am Jahresende aus, um Bestellbelastungen im zu Ende gehenden Geschäftsjahr zu schließen und im neuen Geschäftsjahr erneut zu belasten.
Hinweis
Die ausgewählte Option für die Verarbeitung am Jahresende wird für Belastungen in allen ausgewählten Bestellungen verwendet. Wenn der Konfigurationsschlüssel Public Sector ausgewählt wurde, können Sie diese Einstellung außer Kraft setzen und stattdessen für bestimmte, im Formular Funds ausgewählte Geldmittel eine andere Option für die Verarbeitung am Jahresende verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Funds (form) (Public sector).
Mit der folgenden Option... |
Abschluss- und Anfangsschritte für Bestellbelastungen |
|---|---|
Verarbeiten und Budget nicht vortragen |
Abschlussschritte:
Anfangsschritte:
|
Verarbeiten und Budget vortragen |
Auswählen von Bestellungen und Ausführen des Jahresendeprozesses für Bestellungen
Klicken Sie auf Hauptbuch > Periodisch > Geschäftsjahresschluss > Bestellung - Jahresendeprozess.
Klicken Sie im unteren Bereich auf Bestellungen abrufen, um Bestellungen für den Jahresendeprozess auszuwählen. Es wird ein Abfrageformular geöffnet, in dem Sie Bestellungen anhand von Kriterien wie Datum, Datumsbereich, Kreditorenkonto, Bestelltyp, Bestellungssaldo oder Finanzdimensionen auswählen können. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Abfrage".
Klicken Sie im Formular Abfrage auf OK.
Die Ergebnisse der Abfrage werden unten im Formular Bestellung - Jahresendeprozess angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einschließen für alle Bestellungen, die in die Jahresabschlussverarbeitung einbezogen werden sollen. Die Belastungen für diese Bestellungen werden im zu Ende gehenden Geschäftsjahr storniert, und die belasteten Beträge werden im neuen Geschäftsjahr bereitgestellt. Sie können auf Alle einbeziehen klicken, um alle Bestellungen der Liste auszuwählen, oder auf Alle ausschließen, um die Auswahl zu löschen.
Tipp
Sie können die Details einer Bestellung anzeigen, indem Sie auf Bestellung anzeigen klicken. Sie können auch auf Erfassung in untergeordnetem Sachkonto anzeigen klicken, um die Jahresabschlusseinträge und Anfangseinträge anzuzeigen, die für die einzelnen Bestellungen generiert werden.
Wählen Sie im Feld Jahresendoption aus, wie Bestellbelastungen verarbeitet werden sollen.
Wählen Sie einen ursprünglichen Budgetcode aus, falls Sie die Jahresendoption Verarbeiten und Budget vortragen auswählen. Dieser Code wird für Budgetregulierungen verwendet, die im abschließenden Geschäftsjahr vorgenommen werden. Für den ausgewählten Code darf kein Workflow ausgewählt sein, da die Jahresendverarbeitung sonst für Workflowgenehmigungen unterbrochen wird. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Budgetcodes".
Wählen Sie einen Vortragsbudgetcode aus, falls Sie die Jahresendoption Verarbeiten und Budget vortragen ausgewählt haben. Dieser Code wird für Budgetregulierungen verwendet, die im neuen Geschäftsjahr vorgenommen werden. Für den ausgewählten Code darf kein Workflow ausgewählt sein, da die Jahresendverarbeitung sonst für Workflowgenehmigungen unterbrochen wird. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Budgetcodes".
Überprüfen Sie die Standardwerte in den Feldern Kalender und Geschäftsjahr, und nehmen Sie ggf. Änderungen vor. Sie können den Wert für das Geschäftsjahr hier ändern, zum Ändern des ausgewählten Steuerkalenders muss jedoch das Formular Sachkonto verwendet werden.
Sie können auf den Kalendernamen klicken, um das Formular Steuerkalender zu öffnen, in dem eine Beschreibung des Steuerkalenders und der im Steuerkalender enthaltenen Geschäftsjahre angezeigt wird.
Überprüfen Sie die Standardwerte für die Felder unter Abschlussparameter, und nehmen Sie Änderungen an den Feldern vor, soweit dies möglich ist.
Das Feld Abschlussstichtag zeigt den letzten Tag des ausgewählten Geschäftsjahrs. Sie können dieses Datum nicht ändern.
Das Feld Typ ist normalerweise für eine Periode auf Benutzung festgelegt, die zum Erfassen von Buchungen der Buchhaltung verwendet werden kann. Sie können Abschluss auswählen, wenn Sie eine Abschlussperiode zum Unterteilen der Abschlusseinträge verwenden. Weitere Informationen zum Erstellen von Abschlussperioden finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Steuerkalender, Geschäftsjahre und Perioden.
Wenn Sie den Typ Abschluss ausgewählt haben, wählen Sie die Abschlussperiode aus, die verwendet werden soll.
Überprüfen Sie die Werte für die Felder unter Anfangsparameter. Diese Felder können nicht geändert werden.
Das Feld Abschlussstichtag zeigt den ersten Tag des beginnenden Geschäftsjahrs.
Das Feld Periode zeigt die erste Periode, die im beginnenden Geschäftsjahr über den Typ Benutzung verfügt. Dieser Periodentyp wird zum Erfassen von Buchhaltungsbuchungen verwendet.
Klicken Sie auf Prozess, wenn Sie bereit sind, den Jahresendeprozesses für Bestellungen auszuführen.
Falls Meldungen angezeigt werden, führen Sie die erforderlichen Korrekturen durch und führen den Prozess für die betroffenen Bestellungen erneut aus.
Wichtig
Überprüfen Sie die Budgeterfassungseinträge, die im vorherigen und im aktuellen Geschäftsjahr erstellt wurden, um die Genauigkeit des Jahresabschlussprozesses für Belastungen sicherzustellen. Sie können die Budgeterfassungseinträge im Formular Budgeterfassungseinträge anzeigen.
Siehe auch
Zuweisen von Buchungsdefinitionen zu Buchungsarten
Formular "Buchungsdefinitionen"
Formular "Bestellung – Jahresendeprozess"
Einrichten von Buchungsdefinitionen
Formular "Erfassung in untergeordnetem Sachkonto"