Öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online

Öffentliche Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff und stellen ein einfaches und effektives Mittel zum Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen für andere Personen in der Arbeitsgruppe oder Organisation dar. Dieser Inhalt wird mithilfe öffentlicher Ordner in einer Hierarchie angeordnet, die einfach zu durchsuchen ist. Benutzern wird die vollständige Hierarchie in Outlook angezeigt, sodass sie sie leicht nach den Inhalten durchsuchen können, an denen sie interessiert sind.

Hinweis

Öffentliche Ordner sind in den folgenden Outlook-Clients verfügbar: Outlook im Web (früher bekannt als Outlook Web App), Outlook 2007 oder höher und Outlook für Mac.

Öffentliche Ordner können auch als Archivierungsmethode für Verteilergruppen verwendet werden. Wenn Sie einen öffentlichen Ordner für E-Mail aktivieren und der Verteilergruppe hinzufügen, werden an die Gruppe gesendete E-Mails automatisch dem öffentlichen Ordner hinzugefügt, damit sie später zur Verfügung stehen.

Hinweis

Die Funktion für öffentliche Ordner der klassischen Exchange Admin Center-Oberfläche ist im neuen Exchange Admin Center verfügbar, da wir weiterhin an aktualisierten Versionen arbeiten. Wenn Sie Edge inkognito verwenden und diese Seite nicht funktioniert, aktivieren Sie Cookies von Drittanbietern.

Öffentliche Ordner sind zu folgenden Zwecken nicht geeignet:

• Datenarchivierung. Benutzer, die Postfachbeschränkungen beachten müssen, verwenden manchmal öffentliche Ordner anstelle von Postfächern zum Archivieren von Daten. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da dadurch Speicherplatz in öffentlichen Ordnern belegt wird und Postfachbeschränkungen ihren Sinn verlieren. Stattdessen wird die Verwendung von In-Place Archiving als Archivierungslösung empfohlen.

• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit. Öffentliche Ordner stellen keine Versionsverwaltung oder andere Dokumentverwaltungsfeatures wie z. B. gesteuerte Eincheck- und Auscheckfunktionen oder automatische Benachrichtigungen bei Inhaltsänderungen zur Verfügung. Stattdessen wird empfohlen, SharePoint Online als Lösung für die Dokumentationsfreigabe zu verwenden.

Weitere Informationen zu öffentlichen Ordnern und anderen Methoden der Zusammenarbeit in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online finden Sie unter Zusammenarbeit in Exchange Online.

Weitere Informationen zu Kontingenten für öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online finden Sie in den Artikeln zur Dienstbeschreibung Freigabe und Zusammenarbeit und Grenzwerte in Exchange Online.

Eine Liste der Aufgaben zur Verwaltung öffentlicher Ordner finden Sie unter Öffentliche Ordner-Prozeduren in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online.

Weitere Informationen zu den Beschränkungen für öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online finden Sie unter Exchange Online-Beschränkungen.

Suchen Sie nach der Exchange Server Version dieses Artikels? Weitere Informationen finden Sie unter "Öffentliche Ordner" in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online.

Architektur für öffentliche Ordner

Die Architektur für öffentliche Ordner verwendet speziell entworfene Postfächer, um sowohl die Hierarchie öffentlicher Ordner als auch ihren Inhalt zu speichern. Die wichtigsten Architekturkomponenten von öffentlichen Ordnern sind die Postfächer für öffentliche Ordner.

Postfächer für öffentliche Ordner

Es gibt zwei Arten von Postfächern für öffentliche Ordner: das primäre Hierarchiepostfach und die sekundären Hierarchiepostfächer. Beide Arten von Postfächern können Inhalte enthalten:

• Primäres Hierarchiepostfach: Das primäre Hierarchiepostfach ist die einzige beschreibbare Kopie der Öffentliche Ordner-Hierarchie. Die Hierarchie öffentlicher Ordner wird auch in alle anderen Postfächer öffentlicher Ordner kopiert, ist dort jedoch schreibgeschützt.

• Sekundäre Hierarchiepostfächer: Sekundäre Hierarchiepostfächer enthalten ebenfalls Inhalte öffentlicher Ordner und eine schreibgeschützte Kopie der Öffentliche Ordner-Hierarchie.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Postfächer öffentlicher Ordner zu verwalten:

• Navigieren Sie im Exchange Admin Center (EAC) zu Postfächer für öffentliche Ordner (Öffentliche Ordner>).

• Verwenden Sie in Exchange Online PowerShell den Satz von Cmdlets *-Mailbox.

Hierarchie öffentlicher Ordner

Die Öffentliche Ordner-Hierarchie enthält die Eigenschaften und Organisationsinformationen der Ordner, einschließlich der Baumstruktur. Jedes Postfach eines öffentlichen Ordners enthält eine Kopie der Öffentliche Ordner-Hierarchie. Es gibt nur eine beschreibbare Kopie der Hierarchie, die sich im primären Postfach für öffentliche Ordner befindet. Für einen bestimmten Ordner werden die Hierarchieinformationen verwendet, um Folgendes zu identifizieren:

• Berechtigungen für den Ordner

• Die Position des Ordners in der Struktur für öffentliche Ordner einschließlich der über- und untergeordneten Ordner

Hinweis

In der Hierarchie werden keine Informationen zu E-Mail-Adressen für E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner gespeichert. E-Mail-Adressen werden im Verzeichnis gespeichert.

Hierarchiesynchronisierung

Beim Synchronisieren von Öffentliche Ordner-Hierarchien wird die inkrementelle Änderungssynchronisierung (Incremental Change Synchronization, ICS) verwendet, die einen Mechanismus zum Überwachen und Synchronisieren von Änderungen an einer Exchange-Informationsspeicherhierarchie oder an Inhalten bereitstellt. Die Änderungen umfassen das Erstellen, Ändern und Löschen von Ordnern und Nachrichten. Wenn Benutzer mit Inhaltspostfächern verbunden sind und diese verwenden, erfolgt die Synchronisierung alle 15 Minuten. Wenn keine Benutzer mit dem Inhaltspostfach verbunden sind, wird die Synchronisierung weniger häufig (alle 24 Stunden) ausgelöst. Wenn ein Schreibvorgang wie das Erstellen eines Ordners in der primären Hierarchie ausgeführt wird, wird die Synchronisierung sofort (synchron) mit dem Inhaltspostfach ausgelöst.

Wichtig

Da nur eine schreibbare Kopie der Hierarchie vorhanden ist, wird die Ordnererstellung durch das Inhaltspostfach, mit dem Benutzer verbunden sind, an das Hierarchiepostfach weitergegeben.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren der Hierarchie öffentlicher Ordner.

Inhalte öffentlicher Ordner

Inhalte öffentlicher Ordner können E-Mails, Beiträge, Dokumente und eForms einschließen. Die Inhalte werden im Postfach des öffentlichen Ordners gespeichert, werden jedoch nicht in mehrere Postfächer öffentlicher Ordner repliziert. Alle Benutzer greifen auf dasselbe Postfach für öffentliche Ordner zu, um dieselben Inhalte abzurufen. Obwohl eine Volltextsuche von Öffentliche Ordner-Inhalten verfügbar ist, können Öffentliche Ordner-Inhalte nicht in öffentlichen Ordnern durchsucht werden (außer bei Verwendung des Content Search eDiscovery-Tools im Microsoft Purview-Complianceportal), und der Inhalt wird nicht von der Exchange-Suche indiziert.

Überlegungen

Die Verwendung öffentlicher Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online bietet zwar viele Vorteile, bevor Sie diese in Ihrer organization implementieren:

• Outlook im Web wird unterstützt, jedoch mit Einschränkungen. Sie können öffentliche Ordner als Favoriten hinzufügen und entfernen und Vorgänge auf Elementebene durchführen, wie das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Beantworten von Beiträgen. Sie können jedoch keine öffentlichen Ordner in Outlook im Web erstellen oder löschen.

• Zwar steht eine Volltextsuche im Inhalt eines öffentlichen Ordners zur Verfügung; Inhalte sind jedoch nicht über öffentliche Ordner hinweg durchsuchbar und werden nicht von der Exchange-Suche indiziert.

• Für den Zugriff auf öffentliche Ordner in Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online müssen Sie den von Exchange Online unterstützten Outlook-Client oder höher verwenden.

Migration öffentlicher Ordner zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online

Wenn Sie Ihre öffentlichen Ordner migrieren, verwenden Sie einen Prozess, der als Batchmigration öffentlicher Ordner bezeichnet wird. Die Batchmigration öffentlicher Ordner (oder einfach Batchmigration) erstellt eine Postfachmigrationsanforderung für jedes Öffentliche Ordner-Postfach, das in Exchange Online vorhanden sein wird. Die Verwendung mehrerer Anforderungen bedeutet, dass die Migration viel schneller voranschreitet, da die verfügbare Netzwerkbandbreite effizienter genutzt werden kann. Sie ist auch zuverlässiger, da sie die Wahrscheinlichkeit eines einzelnen Fehlers oder Engpasses verringert, der sich auf die gesamte Migration auswirkt.

Während Batchmigrationen mit dem New-MigrationBatch-Cmdlet in Exchange Online PowerShell gestartet werden müssen, können der Fortschritt und der Abschluss der Migration in der Exchange-Verwaltungskonsole angezeigt und verwaltet werden. Da das Cmdlet New-MigrationBatch eine Postfachmigrationsanforderung für jedes Postfach für öffentliche Ordner initiiert, können Sie den Status dieser Anforderungen mithilfe der Seite für die Postfachmigration anzeigen. Sie können zur Seite für die Postfachmigration gelangen und Migrationsberichte erstellen, die per E-Mail an Sie gesendet werden können, indem Sie die Exchange-Verwaltungskonsole in Exchange Online öffnen und zur Postfachmigration> navigieren.

Um die Batchmigration zum Migrieren Ihrer öffentlichen Ordner zu Exchange Online zu verwenden, muss der Exchange-Legacyserver die Anforderungen in der folgenden Liste erfüllen. Wenn dies der Fall ist und Sie bereit sind, lesen Sie Verwenden der Batch-Migration zum Migrieren älterer öffentlicher Ordner zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online.

Exchange unterstützt das Verschieben Ihrer öffentlichen Ordner aus den folgenden älteren Versionen von Exchange Server nach Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online:

• Exchange Server 2010 SP3 RU8 oder höher

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Batchmigration zum Migrieren von öffentlichen Ordnern von Exchange Server zu Exchange Online, um Ihre öffentlichen Ordner in Exchange Server zu migrieren.

Es wird empfohlen, die Batchmigration anstelle des PST-Exportfeatures von Outlook zu verwenden, um öffentliche Ordner zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online zu migrieren. Das Wachstum der Postfächer für öffentliche Ordner in Microsoft 365 und Office 365 wird mithilfe eines Features zum automatischen Teilen verwaltet, das das Postfach für öffentliche Ordner aufteilt, wenn es die Größenkontingente überschreitet. Die automatische Aufteilung kann das plötzliche Wachstum von Postfächern öffentlicher Ordner nicht bewältigen, wenn Sie den PST-Export verwenden, um Ihre öffentlichen Ordner zu migrieren, und Sie müssen möglicherweise bis zu zwei Wochen warten, bis die Daten aus dem primären Postfach verschoben wurden. Wir finden Anweisungen zur Batchmigration unter Verwenden der Batchmigration zum Migrieren älterer öffentlicher Ordner zu Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Onlineund Verwenden der Batchmigration zum Migrieren von öffentlichen Ordnern von Exchange Server zu Exchange Online. Wenn Sie sich jedoch für eine PST-Migration entschieden haben und ein Problem aufgetreten ist, bei dem das primäre Postfach voll ist, haben Sie zwei Möglichkeiten, die PST-Migration wiederherzustellen:

1. Warten, bis die Daten von der automatischen Aufteilung aus dem primären Postfach verschoben werden. Dies kann bis zu zwei Wochen dauern. Allerdings können alle Öffentlichen Ordner in einem vollständig gefüllten Postfach für Öffentliche Ordner keine neuen Inhalte empfangen, bis die automatische Aufteilung abgeschlossen ist.

2. Erstellen Sie ein Postfach für öffentliche Ordner , und verwenden Sie dann das Cmdlet New-PublicFolder mit dem Parameter Mailbox , um die verbleibenden öffentlichen Ordner im sekundären Postfach für öffentliche Ordner zu erstellen. In diesem Beispiel wird ein neuer Öffentlicher Ordner mit dem Namen PF201 im sekundären Postfach für Öffentliche Ordner erstellt.

   New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx