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Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach

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Durch die Aktivierung des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach werden auch alle Postfachinhalte aufbewahrt, einschließlich gelöschter Elemente und Originalversionen geänderter Elemente. Wenn Sie für das Postfach das Beweissicherungsverfahren aktivieren, wird auch das Archivpostfach des Benutzers archiviert, wenn dieses aktiviert ist. Gelöschte und geänderte Elemente werden eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt oder bis Sie das Beweissicherungsverfahren für das Postfach deaktivieren. Alle derartigen Postfachelemente werden in einer In-Situ-eDiscovery-Instanz in der Exchange Server-Suche zurückgegeben.

Bevor Sie beginnen

  • Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Informationen dazu, welche Berechtigungen Sie benötigen, finden Sie im Thema Messagingrichtlinie und Konformitätsberechtigungen in Exchange Server im Eintrag "In-Place-Aufbewahrung".

  • Es dauert bis zu 60 Minuten, bis die Einstellung für das Beweissicherungsverfahren in Kraft tritt.

  • Das Beweissicherungsverfahren behält Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Postfach des Benutzers bei. Die Standardgröße für diesen Ordner beträgt 30 GB. In Abhängigkeit der Anzahl und Größe der gelöschten oder geänderten Elemente steigt die Größe des Ordners „Wiederherstellbare Elemente" des Postfachs möglicherweise rasant. Der Ordner „Wiederherstellbare Elemente" wird standardmäßig mit einem hohen Kontingent konfiguriert. Sie sollten Postfächer, für die die Beweissicherung aktiviert ist, auf wöchentlicher Basis überwachen, um sicherzustellen, dass sie nicht die Kontingente für „Wiederherstellbare Elemente" erreichen.

  • Wie bereits erwähnt, wird das Archivpostfach des Benutzers auch archiviert, wenn Sie für das Postfach eines Benutzers ein Beweissicherungsverfahren festlegen.

  • Das Beweissicherungsverfahren behält gelöschte Elemente und die ursprünglichen Versionen der geänderten Elemente bei, bis die Aufbewahrung entfernt wird. Sie können optional eine Aufbewahrungsdauer angeben, in der ein Postfachelement für eine angegebene Zeitdauer beibehalten wird. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer angeben, wird sie vom Datum an berechnet, an dem eine Nachricht empfangen oder ein Postfachelement erstellt wurde.

  • Eine Beschreibung des Workflowprozesses für das Beweissicherungsverfahren finden Sie im Abschnitt Weitere Informationen.

Verwenden von EAC zum Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach

  1. Wechseln Sie zu Empfänger>Postfächer.

  2. Klicken Sie in der Liste der Benutzerpostfächer auf das Postfach, das Sie im Beweissicherungsverfahren platzieren möchten, und klicken Sie dann auf Bearbeitungssymbol bearbeiten.

  3. Klicken Sie auf der Eigenschaftenseite des Postfachs auf Postfachfunktionen.

  4. Klicken Sie unter Beweissicherungsverfahren: Deaktiviert auf Aktivieren, um für das Postfach das Beweissicherungsverfahren zu aktivieren.

  5. Geben Sie auf der Seite Beweissicherungsverfahren die folgenden optionalen Informationen ein:

    • Aufbewahrungsdauer für Rechtsstreitigkeiten (Tage): Verwenden Sie dieses Feld, um anzugeben, wie lange Postfachelemente aufbewahrt werden, wenn das Postfach im Beweissicherungsverfahren platziert wird. Der Zeitraum beginnt mit dem Datum, an dem das Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden Elemente unbegrenzt aufbewahrt oder bis die Aufbewahrung entfernt wird. Geben Sie die Dauer in Tagen an.

    • Hinweis*: Verwenden Sie dieses Feld, um den Benutzer darüber zu informieren, dass sich sein Postfach im Beweissicherungsverfahren befindet. Der Hinweis wird auf der Registerkarte Datei angezeigt, wenn er Outlook 2010 oder höher verwendet.

    • URL*: Verwenden Sie dieses Feld, um den Benutzer auf eine Website zu leiten, um weitere Informationen zum Beweissicherungsverfahren zu erhalten. Diese URL wird auf der Registerkarte Datei angezeigt, wenn er Outlook 2010 oder höher verwendet.

    *Wenn Sie die Werte Notiz und URL leer lassen, wird der Benutzer nicht benachrichtigt, dass Sie ein Beweissicherungsverfahren für sein Postfach platziert haben.

  6. Klicken Sie auf Speichern auf der Seite Beweissicherungsverfahren, und klicken Sie dann auf der Postfacheigenschaftsseite auf Speichern.

Verwenden der Exchange-Verwaltungsshell zum Aktivieren des unbegrenzten Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach

In diesem Beispiel wird das Postfach bsuneja@contoso.com in das Beweissicherungsverfahren versetzt. Elemente im Postfach werden unbegrenzt aufbewahrt oder bis die Aufbewahrung entfernt wird.

Set-Mailbox bsuneja@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true

Hinweis

Wenn Sie ein Postfach auf unbestimmte Zeit im Beweissicherungsverfahren platzieren (indem Sie keinen Zeitraum angeben), wird der Wert für das LitigationHoldDuration-Eigenschaftspostfach auf Unlimitedfestgelegt.

Verwenden der Exchange-Verwaltungsshell zum Aktivieren eines Postfachs für das Beweissicherungsverfahren und Beibehalten von Elementen für eine bestimmte Dauer

In diesem Beispiel wird das Postfach bsuneja@contoso.com in das Beweissicherungsverfahren versetzt und Elemente für 2555 Tage (ca. 7 Jahre) aufbewahrt.

Set-Mailbox bsuneja@contoso.com -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555

Verwenden der Exchange-Verwaltungsshell für die Aktivierung eines Beweissicherungsverfahrens für alle Postfächer

In Ihrer Organisation ist es möglicherweise erforderlich, dass alle Postfachdaten beibehalten werden.

In diesem Beispiel wird für alle Benutzerpostfächer in der Organisation für ein Jahr (365 Tage) das Beweissicherungsverfahren aktiviert.

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 365

Im Beispiel wird das Get-Mailbox-Cmdlet verwendet, um alle Postfächer in der Organisation abzurufen. Es wird ein Empfängerfilter angegeben, um alle Benutzerpostfächer einzubeziehen. Anschließend wird die Liste der Postfächer an das Set-Mailbox-Cmdlet umgeleitet, um das Beweissicherungsverfahren zu aktivieren und die Aufbewahrungsdauer festzulegen.

Um alle Benutzerpostfächer auf unbestimmte Zeit zu halten, führen Sie den vorherigen Befehl aus, schließen sie jedoch nicht den LitigationHoldDuration-Parameter ein .

Im Abschnitt Weitere Informationen finden Sie Beispiele für die Verwendung von anderen Empfängereigenschaften in einem Filter zum Einbeziehen oder Ausschließen von mindestens einem Postfach.

Verwenden der Exchange-Verwaltungsshell zum Aufheben des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach

In diesem Beispiel wird das Postfach bsuneja@contoso.com aus dem Beweissicherungsverfahren entfernt.

Set-Mailbox bsuneja@contoso.com -LitigationHoldEnabled $false

Woher wissen Sie, dass dieses Verfahren erfolgreich war?

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um sicherzustellen, dass Sie das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach erfolgreich aktiviert haben:

  • In der Exchange-Verwaltungskonsole:

    1. Wechseln Sie zu Empfänger>Postfächer.

    2. Klicken Sie in der Liste der Benutzerpostfächer auf das Postfach, für das Sie die Einstellungen für das Beweissicherungsverfahren überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf Bearbeitungssymbol.

    3. Klicken Sie auf der Eigenschaftenseite des Postfachs auf Postfachfunktionen.

    4. Stellen Sie unter Beweissicherungsverfahren sicher, dass die Aufbewahrung aktiviert ist.

    5. Klicken Sie auf Details anzeigen, um zu prüfen, wann und durch wen das Beweissicherungsverfahren für das Postfach aktiviert wurde. Sie können die Werte in den optionalen Feldern Dauer des Beweissicherungsverfahrens (Tage), Hinweis und URL auch prüfen oder ändern.

  • Führen Sie in der Exchange-Verwaltungsshell einen der folgenden Befehle aus:

    Get-Mailbox <name of mailbox> | Format-List LitigationHold*

    oder

    Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Format-List Name,LitigationHold*

    Wenn ein Postfach auf unbestimmte Zeit im Beweissicherungsverfahren abgelegt wird, wird der Wert für das LitigationHoldDuration-Eigenschaftspostfach auf Unlimitedfestgelegt.

Weitere Informationen

  • Wie funktioniert das Beweissicherungsverfahren? Beim normalen Löschworkflow wird ein dauerhaft gelöschtes (UMSCHALT+ENTF) oder aus dem Ordner „Gelöschte Elemente" gelöschtes Postfachelement in den Unterordner „Löschvorgänge" des Ordners „Wiederherstellbare Elemente" verschoben. Beim Anwenden einer Löschrichtlinie (hierbei handelt es sich um ein Aufbewahrungstag mit einer konfigurierten Aufbewahrungsaktion) werden Elemente auch nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Unterordner „Löschvorgänge" verschoben. Beim dauerhaften Löschen eines Elements im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" durch einen Benutzer oder nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer wird das Element in den Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" des Ordners „Wiederherstellbare Elemente" verschoben und zum endgültigen Löschen markiert. Das Element wird beim nächsten Verarbeiten des Postfachs vom Assistenten für verwalteten Ordner aus Exchange dauerhaft gelöscht.

    Ist für das Postfach das Beweissicherungsverfahren aktiviert, werden die Elemente im Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" für die für das Beweissicherungsverfahren angegebene Aufbewahrungsdauer aufbewahrt. Die Aufbewahrungsdauer wird anhand des ursprünglichen Datums berechnet,an dem ein Element empfangen oder erstellt wurde und legt fest, wie lange die Elemente im Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" aufbewahrt werden. Wenn die Aufbewahrungsdauer für ein Element im Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" abläuft, wird das Element zum endgültigen Löschen vorgemerkt und beim nächsten Verarbeiten des Postfachs vom Assistenten für verwalteten Ordner dauerhaft aus Exchange gelöscht. Wenn die dauerhafte Aufbewahrung für ein Postfach aktiviert ist, werden die Elemente nicht aus dem Unterordner „Endgültige Löschvorgänge" gelöscht.

    Die folgende Abbildung zeigt die Unterordner in den Ordnern „Wiederherstellbare Elemente" und den Aufbewahrungsworkflowprozess.

    Ordner

    Hinweis

    Ist ein In-Situ-Speicher in einem Postfach platziert, werden endgültig gelöschte Elemente aus dem Unterordner „Löschvorgänge" in den Unterordner „DiscoveryHolds" verschoben und für die für den In-Situ-Speicher angegebene Aufbewahrungsdauer aufbewahrt.

  • Wenn Ihre Organisation verlangt, dass alle Postfachdaten für einen bestimmten Zeitraum beibehalten werden müssen, ziehen Sie Folgendes in Betracht, bevor Sie das Beweissicherungsverfahren für alle Postfächer in einer Organisation aktivieren.

    • Wenn Sie den vorherigen Befehl verwenden, um eine Aufbewahrung für alle Postfächer in einer Organisation (oder eine Teilmenge an Postfächern, die mit einem angegebenen Empfängerfilter übereinstimmen) zu aktivieren, wird die Aufbewahrung nur für die Postfächer aktiviert, die zum Zeitpunkt der Befehlsausführung vorhanden sind. Wenn Sie später neue Postfächer erstellen, müssen Sie den Befehl erneut ausführen, um die neuen Postfächer aufzubewahren. Wenn Sie oft neue Postfächer erstellen, können Sie den Befehl als geplante Aufgabe so oft wie erforderlich ausführen.

    • Die Aktivierung des Beweissicherungsverfahrens für alle Postfächer kann sich erheblich auf die Postfachgrößen auswirken. Planen Sie in einer Exchange 2016- oder Exchange 2019-Organisation einen ausreichenden Speicher ein, um die Erhaltungsanforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

    • Für den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" gilt eine eigene Speicherbegrenzung, sodass Elemente in diesem Ordner nicht zur Speicherbegrenzung des Postfachs zählen. Wie bereits erläutert, nimmt die Datenmenge im Postfach und Archiv eines Benutzers im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" zu, wenn Sie Postfachdaten über einen langen Zeitraum aufbewahren. Es wird empfohlen, die Größe dieses Ordners regelmäßig mit dem Cmdlet Get-MailboxFolderStatistics zu überwachen, um sicherzustellen, dass der Grenzwert nicht erreicht wird. Weitere Informationen finden Sie unter:

  • Der vorherige Befehl zum Platzieren aller Postfächer im Archiv verwendet einen Empfängerfilter, der alle Benutzerpostfächer zurückgibt. Sie können andere Empfängereigenschaften zum Zurückgeben einer Liste von bestimmten Postfächern verwenden, die Sie an das Cmdlet Set-Mailbox umleiten können, um für diese Postfächer ein Beweissicherungsverfahren zu aktivieren.

    Hier sind einige Beispiele dafür, wie mit den Cmdlets Get-Mailbox und Get-Recipient eine Teilmenge an Postfächern basierend auf allgemeinen Benutzer- oder Postfacheigenschaften zurückgegeben wird. In diesen Beispielen wird davon ausgegangen, dass relevante Postfacheigenschaften (z. B . CustomAttributeN oder Department) aufgefüllt wurden.

    Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'CustomAttribute15 -eq "OneYearLitigationHold"'

    Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'Department -eq "HR"'

    Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'PostalCode -eq "98052"'

    Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'StateOrProvince -eq "WA"'

    Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -ne 'DiscoveryMailbox'"

    Sie können andere Benutzerpostfacheigenschaften in einem Filter verwenden, um Postfächer einzu- oder auszuschließen. Weitere Informationen finden Sie unter Filterbare Eigenschaften für den Parameter -Filter.