Bestätigen einer Aufbewahrungsbenachrichtigung

Wenn Sie auf eine behördliche Anfrage oder Untersuchung reagieren, müssen Sie verwahrer möglicherweise über ihre Verpflichtung zur Aufbewahrung elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) und alle Materialien informieren, die für eine aktive oder bevorstehende Rechtliche Angelegenheit relevant sein können. Nach dem Senden müssen die Rechtsteams wissen, dass jeder Verwahrer die angegebenen Anweisungen erhalten, gelesen, verstanden und sich damit einverstanden erklärt hat, die angegebenen Anweisungen zu befolgen.

Mit eDiscovery (Premium) können Sie Benachrichtigungen zu rechtlichen Aufbewahrungen per E-Mail senden und nachverfolgen, um Zeit, Kosten und Aufwand für die Nachverfolgung ihrer Verwahrer zu reduzieren. Zusätzlich zu E-Mail-Benachrichtigungen hat jeder Verwahrer Zugriff auf ein individualisiertes Compliance-Portal, sodass Verwahrer über Änderungen an seiner Verpflichtung status auf dem Laufenden gehalten werden können.

Tipp

Wenn Sie kein E5-Kunde sind, verwenden Sie die 90-tägige Testversion von Microsoft Purview-Lösungen, um zu erfahren, wie zusätzliche Purview-Funktionen Ihre organization die Verwaltung von Datensicherheits- und Complianceanforderungen unterstützen können. Beginnen Sie jetzt im Microsoft Purview-Complianceportal Testversionshub. Erfahren Sie mehr über die Anmelde- und Testbedingungen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Nachdem eine Benachrichtigung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ausgegeben wurde, erhält jeder Verwahrer eine eindeutige und personalisierte E-Mail mit Ihrer definierten rechtlichen Aufbewahrungsbenachrichtigung und hinzugefügten Anweisungen.

Tipp

Erfahren Sie, wie Sie den integrierten Kommunikations-Editor verwenden können, damit Ihre Verwalter ihre Benachrichtigung bestätigen oder direkt über ihre E-Mail auf ihr Complianceportal zugreifen können.

Basierend auf der Konfiguration Ihrer Benachrichtigung zur aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrung erhalten Ihre Verwahrer möglicherweise die folgenden Benachrichtigungen:

• Ausstellungshinweis: Die erste Mitteilung, die an Ihren Verwahrer gesendet wird. Dieser Hinweis enthält Ihre Ausstellungsanweisungen und den Aufbewahrungshinweis, der am Ende Ihrer Nachricht angefügt ist.
• Erinnerungshinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Erinnerungsbenachrichtigung basierend auf der angegebenen Häufigkeit und dem angegebenen Intervall an Ihre Verwahrer gesendet. Die Erinnerungen werden entweder so lange gesendet, bis der Verwahrer seine Mitteilung bestätigt hat oder bis die Anzahl der Erinnerungen aufgebraucht ist.
• Eskalationshinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Eskalationsbenachrichtigung an Ihren Verwahrer und dessen Vorgesetzten gesendet, nachdem die Erinnerungsbenachrichtigungen aufgebraucht sind. Das System sendet automatisch Eskalationsbenachrichtigungen, bis die angegebene Anzahl von Eskalationen abgeschlossen ist oder bis der Verwahrer seine Aufbewahrungsbenachrichtigung bestätigt.
• Hinweis zur Erneuten Ausgabe: Wenn während einer Untersuchung der Inhalt der Aufbewahrungsbenachrichtigung aktualisiert wird, wird die aktualisierte Mitteilung automatisch an den Verwahrer gesendet.
• Releasehinweis: Wenn ein Verwahrer von dem Fall befreit wird, wird ihm die Veröffentlichungsbenachrichtigung gesendet.

Complianceportal

Zusätzlich zu den E-Mail-Benachrichtigungen hat jeder Verwahrer Zugriff auf ein eindeutiges Complianceportal. Über das Portal kann jeder Verwahrer seine aktiven Aufbewahrungsbenachrichtigungen anzeigen, zugreifen und bestätigen.