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Szenario: Automatisches Generieren von Routinedokumenten mit Microsoft Syntex

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Verwenden Sie die Inhaltsassemblyfunktion in Microsoft Syntex, um moderne Vorlagen für Dateien zu erstellen, die regelmäßig erstellt werden müssen. Dateien können dann basierend auf diesen Vorlagen generiert werden, entweder durch manuelle Anforderung oder durch eine Automatisierung.

Verwendete Features:

  • Inhaltsassembly
  • SharePoint-Listen
  • Power Automate

Abbildung einer allgemeinen Geschäftsperson, die einen Computer in einer Produktionsumgebung verwendet.

Routinewartungsberichte

Sie können die Inhaltsassembly verwenden, um die Generierung von täglichen Inspektions- oder Wartungsberichten zu automatisieren. Diese Berichte enthalten im Allgemeinen viele standardisierten Text mit bestimmten Feldern oder Werten, die vom Benutzer nach der Überprüfung eingegeben werden.

Heute untersuchen Benutzer Teile physisch und füllen dann eine Liste oder ein Formular oder physische Papierberichte aus. Dies führt zu mehr Arbeit bei der Umwandlung dieser Daten in digitale Inhalte, die weiter genutzt werden können.

So implementieren Sie eine Microsoft Syntex Lösung:

Diagramm, das die Schritte zum Generieren von Routinedokumenten mit Syntex zeigt.

  1. Richten Sie eine Dokumentbibliothek ein, in der Die Berichte gespeichert werden sollen. 

  2. Richten Sie eine SharePoint-Liste mit den erforderlichen Spalten ein, die von den Mitarbeitern in Service und Produktion ausgefüllt werden müssen. 

  3. Wechseln Sie zur Dokumentbibliothek, und erstellen Sie eine moderne Vorlage mit einem vorhandenen Bericht. Erstellen Sie Felder für die Werte, die von den Mitarbeitern in Service und Produktion eingegeben werden. Ordnen Sie die Felder den Spalten der SharePoint-Liste zu, die Sie zuvor eingerichtet haben. 

  4. Erstellen Sie nun einen Power Automate-Flow mithilfe der Aktion "Dokument mit Microsoft Syntex generieren" und verwenden Sie den Trigger "Wenn ein Listenelement erstellt wird". Diese Aktion stellt sicher, dass jedes Mal, wenn ein neuer Eintrag von einem Mitarbeiter in Service und Produktion zur Liste hinzugefügt wird, ein neuer Bericht generiert wird. 

  5. Mithilfe von Microsoft Forms können Sie ein Formular für Mitarbeiter in Service und Produktion erstellen, um Werte in die Liste einzugeben oder die Liste selbst verfügbar zu machen, damit sie Werte hinzufügen können. 

Sie können jetzt alle täglichen Berichte überprüfen, während sie basierend auf Werten erstellt werden, die Mitarbeiter in Service und Produktion in das Formular eingeben. 

Hinweis

Obwohl in diesem Beispiel eine SharePoint-Liste als Datenquelle verwendet wird, können Sie eine beliebige Datenquelle als Trigger zum Generieren von Dokumenten verwenden, wenn Sie Zugriff auf den erforderlichen Power Automate-Connector haben. 


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