Daten in Ihrer App verwalten (Vorschau)

Wichtig

  • Dies ist eine Vorschaufunktion.
  • Funktionen in der Vorschauversion sind nicht für den Produktionseinsatz gedacht und können eine eingeschränkte Funktionalität aufweisen. Für diese Features gelten ergänzende Nutzungsbedingungen. Die Features werden vor einer offiziellen Veröffentlichung zur Verfügung gestellt, sodass die Kundschaft frühzeitig Zugriff erhält und Feedback geben kann.

Apps benötigen oft Daten, wie Aufgaben, Assets, Anfragen oder Kundenakten. Wenn Sie eine App in Microsoft Copilot Studio erstellen, können Sie mit Beispieldaten beginnen, Informationen im Browser speichern oder die App mit einer Datenquelle der Organisation verbinden.

Dieser Artikel erklärt die gängigen Arbeitsweisen einer App mit Daten und wie Verbindungen, Identität und Berechtigungen die Nutzer der App beeinflussen.

Note

Verfügbare Datenquellen und Speicheroptionen hängen von der Vorschauversion, Ihrer Umgebung, Administratorrichtlinien, Lizenzen, Berechtigungen und bestehenden Verbindungen ab.

Gängige Methoden, wie Apps mit Daten arbeiten

Eine App kann einen oder mehrere der folgenden Ansätze verwenden.

Approach So funktioniert es Wann wird es verwendet?
Beispieldaten Copilot Studio generiert repräsentative Datensätze als Teil der App, sodass Sie Design und Verhalten vorschauen können. Nutzen Sie es, während Sie eine Idee erkunden oder die App verfeinern, bevor Sie Geschäftsdaten verbinden.
Browser-lokale Daten Die App speichert Informationen im aktuellen Browser statt in einer organisatorischen Datenquelle. Nutzen Sie es für persönliche oder eigenständige Erlebnisse, bei denen Informationen nicht zwischen Nutzern oder Geräten geteilt werden müssen.
Verbundene Organisationsdaten Die App liest oder aktualisiert eine bestehende Organisationsquelle über eine Verbindung in ihrer Umgebung. Verwenden Sie es, wenn Datensätze gespeichert, zentral verwaltet oder für andere erlaubte Nutzer zugänglich sein müssen.

Manche Apps benötigen keinen Datenspeicher. Zum Beispiel kann ein Taschenrechner oder Einheitenwandler Ergebnisse liefern, ohne sie zu speichern. Eine App kann auch mehrere Quellen verwenden, abhängig von den Fähigkeiten und Richtlinien ihrer Umgebung.

Wählen Sie einen Datenansatz

Verwenden Sie die folgenden Fragen, um zu entscheiden, wie die App mit Daten arbeiten soll:

Frage Empfohlener Ansatz
Erkunden Sie das Design noch? Beginnen Sie mit Beispieldaten.
Müssen die Informationen nur im Browser einer Person verbleiben? Browser-lokaler Speicher könnte ausreichen.
Müssen Datensätze geteilt, zentral verwaltet oder geräteübergreifend verfügbar sein? Verbinden Sie eine organisatorische Datenquelle.
Existieren die Daten bereits? Verbinden Sie die bestehende Tabelle, anstatt eine Kopie zu erstellen.
Braucht die App einen Ort, um neue Datensätze zu speichern? Verbinden Sie sich mit einer unterstützten SharePoint-Liste oder einer passenden bestehenden Organisationstabelle.
Fangst du mit einer Tabelle an? Entscheiden Sie, ob die Datei den Autorenkontext, eine Live-Excel-Verbindung oder eine Eingabe ist, die Nutzer in die laufende App hochladen.

Beginnen Sie mit Beispieldaten

Wenn du keine bestehende Quelle anschließt, kann Copilot Studio Beispieldaten generieren, die mit der beschriebenen App übereinstimmen. Beispieldaten machen eine frühe Version der App leichter vorschau- und testbar.

Behandle Musterdaten als repräsentative Inhalte, nicht als Speicherort für Geschäftsunterlagen. Änderungen, die während der Verwendung von Beispieldaten vorgenommen werden, könnten zurückgesetzt werden, wenn die App neu geladen wird oder wenn Copilot Studio einen Teil der App neu generiert.

Beispieldatensätze können auch in der generierten App selbst enthalten sein. Daher ist das Aktualisieren der App-Vorschau keine zuverlässige Methode, um festzustellen, wo eine App ihre Daten speichert. Überprüfen Sie die Daten und Verbindungen der App, bevor Sie sich darauf verlassen, dass sie Informationen speichert.

App-Daten im Browser speichern

Einige eigenständige Apps können Informationen im Browser speichern. Browser-lokale Daten können nach einer Aktualisierung erhalten bleiben, aber das ist nicht dasselbe wie verbundene Organisationsdaten.

Browser-lokale Daten im Allgemeinen:

  • Ist nur im Browserprofil verfügbar, in dem du es erstellt hast
  • Wird nicht automatisch mit anderen App-Nutzern geteilt
  • Möglicherweise ist es auf einem anderen Gerät nicht verfügbar
  • Wird nicht als SharePoint-, Dataverse- oder anderer verbundener Datensatz verwaltet

Nutzen Sie eine Datenquelle der Organisation, wenn Sie Datensätze teilen, Daten zentral verwalten oder Daten geräteübergreifend verfügbar machen müssen.

Organisationsdaten speichern und nutzen

Verbundene Organisationsdaten können zwei verwandte Arbeitsabläufe unterstützen:

  • Speicherung von Datensätzen, die Menschen über die App erstellen oder aktualisieren
  • Arbeit mit Tabellen, die Ihre Organisation bereits verwendet

Die Einrichtung kann je nach Datenquelle variieren. Copilot Studio übernimmt den unterstützten Verbindungsprozess und erstellt die für die ausgewählte Daten erforderliche App-Konfiguration. Eine verbundene Tabelle kann bestehende Datensätze enthalten und weiterhin neue Datensätze von der App erhalten.

Note

Dieser Artikel konzentriert sich auf Verbindungen zu Tabellen, die App-Datensätze speichern. Connectors können auch die Möglichkeiten einer App durch Serviceaktionen erweitern, wie zum Beispiel das Versenden einer Outlook-E-Mail, das Erstellen eines Kalenderereignisses oder das Posten einer Microsoft Teams-Nachricht.

Service-Aktionen bieten keinen Speicher für die App-Datensätze. Mehr erfahren Sie in der Übersicht der Connectors.

Verwendung von SharePoint-Listen

Verwenden Sie SharePoint-Listen, wenn Ihre App einfache, listenförmige Teamdaten benötigt. Je nach unterstütztem Vorschauszenario kann Copilot Studio die App mit einer bestehenden Liste verbinden oder neue Listen auf einer SharePoint-Seite erstellen, die du nutzen kannst.

Copilot Studio könnte fragen, welche App-Datensätze du speichern möchtest, ob du eine bestehende SharePoint-Seite verwenden solltest und zu welcher Seite die Listen gehören sollten. Das Erstellen oder Verwenden einer Verbindung kann Ihre Zustimmung und Erlaubnis für die ausgewählte Seite und Listen erfordern.

Wichtig

Das Erstellen einer neuen SharePoint-Seite für eine App ist nicht in allen Vorschauversionen möglich. Bestätigen Sie die in Copilot Studio gezeigten Optionen, bevor Sie eine App entwerfen, die auf einer neu erstellten Seite basiert.

Verwenden Sie Daten aus bestehenden Dataverse-Tabellen

Verwenden Sie Dataverse, wenn die App mit strukturierten Organisationsdaten arbeiten sollte, die Ihre Organisation bereits in einer Power Platform-Umgebung verwaltet. In der Vorschau verbindet Copilot Studio Apps mit bestehenden Dataverse-Tabellen.

Wichtig

Das Erstellen neuer Dataverse-Tabellen wird nicht in allen Vorschauversionen unterstützt. Bestätigen Sie die in Copilot Studio gezeigten Optionen, bevor Sie eine App entwerfen, die auf einem neu erstellten Dataverse-Datenmodell basiert.

Copilot Studio könnte dich bitten, eine Dataverse-Umgebung, eine Tabelle und eine Verbindung auszuwählen. Du musst die Erlaubnis haben, die ausgewählte Tabelle zu verwenden und die für die App erforderlichen Operationen auszuführen.

Vergleichen Sie SharePoint-Listen und Dataverse

Sowohl SharePoint-Listen als auch Dataverse speichern Organisationsdaten unter Administratorverwaltung, aber sie erfüllen unterschiedliche Bedürfnisse. Wenn beide Optionen verfügbar sind, verwenden Sie den folgenden Vergleich, um die beste Passform auszuwählen.

Betrachten Sie Storm oder Flink SharePoint-Listen Dataverse
Wähle diese Option, wenn Ihre Daten sind listenförmig und Ihr Team arbeitet bereits in SharePoint Ihre Organisation verwaltet bereits strukturierte Daten in Dataverse
Geeignet für Team-Tracker, Inventar, Anfragen und einfache Aufzeichnungen Verwandte Geschäftsunterlagen, verwaltete Prozesse und etablierte Datenmodelle
Verwaltet in Eine SharePoint-Website Eine Power Platform-Umgebung
Beziehungen Suchspalten zwischen Listen Definierte Beziehungen zwischen Tabellen
Erlaubnisse Berechtigungen für SharePoint-Websites und -Listen Dataverse-Sicherheitsrollen und Tabellen- oder Datensatzberechtigungen
Arbeiten mit Daten Personen können Datensätze direkt in SharePoint anzeigen und pflegen Ersteller und Administratoren verwalten Daten über Dataverse- und Power Platform-Tools
Copilot Studio Vorschau Unterstützte Szenarien können SharePoint-Listen erstellen oder verwenden Verbinden Sie sich mit bestehenden Dataverse-Tabellen; das Erstellen neuer Tabellen ist möglicherweise nicht möglich

Tipp

Wähle SharePoint, wenn die Daten eine unkomplizierte Teamliste sind. Wählen Sie Dataverse, wenn die App ein bestehendes Dataverse-Datenmodell verwenden sollte oder Beziehungen und Sicherheit über Dataverse verwalten muss. Die Verfügbarkeit hängt weiterhin von deiner Umgebung und den Administratorrichtlinien ab.

Nachdem Sie eine SharePoint- oder Dataverse-Tabelle verbunden haben, überprüfen Sie die Daten und Verbindungen der App, um zu bestätigen, welche Quelle sie verwendet.

Verbinden Sie sich mit anderen bestehenden Tabellen

Wenn Ihre Organisation bereits über die benötigten Daten verfügt, bitten Sie den Agenten, die App mit dieser Quelle zu verbinden. Zusätzlich zu SharePoint und Dataverse kann eine App mit anderen tabellarischen Quellen in ihrer Umgebung arbeiten, wie Excel oder SQL.

Datenverbindungen ermöglichen es einer App, Zeilen in einer strukturierten Quelle zu lesen oder zu schreiben. Die genaue Einrichtung variiert je nach Quelle, aber Copilot Studio führt dich bei der Auswahl der Daten und der Verbindung, die die App verwenden soll.

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, wie eine App eine Excel- oder CSV-Datei in Work with Excel und CSV-Dateien verwenden kann. Andere tabellarische Quellen könnten ebenfalls verfügbar sein. Die Verfügbarkeit hängt von der Umgebung der App ab. Überprüfen und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie die App veröffentlichen, besonders wenn App-Nutzer Datensätze hinzufügen, aktualisieren oder löschen können.

Ändern oder aktualisieren Sie eine Datenverbindung

Wenn sich Quellcode, Tabellenstruktur oder Verbindung ändert, bitten Sie den Agenten, die Datenverbindung der App zu aktualisieren. Überprüfen Sie die aktualisierten Felder und testen Sie die App erneut, bevor Sie veröffentlichen. Vermeiden Sie es, den generierten Verbindungscode direkt zu ändern.

Verbindungsverfügbarkeit und Administratorrichtlinien

Apps können Datenquellen und Verbindungen nutzen, die in ihrer Umgebung verfügbar und erlaubt sind. Datenrichtlinien und andere Administratorkontrollen bestimmen, welche Quellen und Verbindungen verfügbar sind.

Copilot Studio-Apps könnten Zugang zu einer Teilmenge des umfassenderen Connector-Katalogs haben. Erfahren Sie, wie Administratoren Connectors in Datenrichtlinien klassifizieren und steuern.

Eine Datenquelle oder Verbindung könnte aus einem der folgenden Gründe nicht verfügbar sein:

  • Eine Richtlinie blockiert es.
  • Der Connectorkatalog der Umgebung enthält es nicht.
  • Die erforderliche Verbindung existiert nicht.
  • Dein Konto hat keine Berechtigung, es zu verwenden.
  • Die erforderliche Lizenz ist nicht verfügbar.

Kontaktiere deinen Administrator, wenn du erwartest, dass eine Datenquelle verfügbar ist, sie aber nicht auswählen oder nutzen kannst.

Arbeiten Sie mit Excel- und CSV-Dateien

Sie können Dateien auf verschiedene Arten verwenden, je nachdem, ob Sie Kontext bereitstellen, Live-Daten verbinden oder App-Nutzer eine Datei hochladen lassen möchten.

Eine Datei beim Erstellen einer App anhängen

Wähle im Chat aus, + um eine Datei anzuhängen, die dem Agenten mehr Kontext gibt. Zum Beispiel kann ein Arbeitsheft dem Agenten helfen, die Felder und Informationen zu verstehen, die die App anzeigen sollte. Eine Datei als Kontext anzuhängen schafft keine dauerhafte Verbindung zu dieser Datei.

Eine Excel Table verbinden

Wenn der Excel-Anschluss verfügbar ist, kann Copilot Studio eine App mit einer Tabelle in einem Excel-Arbeitsbuch verbinden. Diese Verbindung verwendet Live-Daten anstelle eines einmaligen Dateianhangs. Die Arbeitsmappe muss eine definierte Excel-Tabelle enthalten, und die Connectorverfügbarkeit und -berechtigungen gelten weiterhin.

Dateihochladen in einer App hinzufügen

Copilot Studio kann auch ein App-Erlebnis erzeugen, bei dem ein Nutzer eine Excel- oder CSV-Datei für die App im Browser auswählt. In diesem Szenario wird die Datei in die laufende App eingegeben. Es wird nicht automatisch zu einer zentral geteilten oder kontinuierlich synchronisierten Datenquelle.

Identität und Berechtigungen verstehen

Apps greifen im Namen des angemeldeten Nutzers auf verbundene Daten zu.

Diese Bedingung bedeutet:

  • Die App gewährt niemandem automatisch Zugriff auf Daten, die er sonst nicht nutzen könnte.
  • Verschiedene Nutzer können je nach ihren Berechtigungen unterschiedliche Daten sehen.
  • Ein Nutzer muss möglicherweise beim ersten Mal eine Verbindung erstellen oder zustimmen, wenn er die App verwendet.
  • Eine verbundene Datenoperation kann fehlschlagen, wenn der Benutzer keine Berechtigung dazu hat.

Wichtig

Das Teilen einer App und das Teilen ihrer zugrundeliegenden Daten sind getrennte Aktionen. Jemandem die Berechtigung zu geben, eine App zu öffnen, gewährt ihm nicht automatisch Zugriff auf deren SharePoint-Listen, Dataverse-Tabellen, Arbeitsbücher oder andere verbundene Quellen.

Vor der Veröffentlichung testen Sie die App mit einem Konto, das ähnliche Berechtigungen wie die der vorgesehenen Nutzer hat.

App-Daten für die Veröffentlichung vorbereiten

Ein häufiger Arbeitsablauf ist:

  1. Beschreiben Sie die App und sehen Sie sich die App-Vorschau an.
  2. Verfeinern Sie seine Felder, Bildschirme und Aktionen durch Verwendung von Beispiel- oder browserlokalen Daten.
  3. Verbinden Sie eine organisatorische Datenquelle, egal ob sie für die App konfiguriert ist oder bereits existiert.
  4. Überprüfen Sie die Daten und Verbindungen der App.
  5. Testen Sie mit Accounts, die die beabsichtigten Nutzer repräsentieren.
  6. Veröffentlichen Sie die App.
  7. Teilen Sie die App und bestätigen Sie separat, dass die Nutzer auf die zugrunde liegenden Daten zugreifen können.

Du kannst auch direkt mit bestehenden Organisationsdaten beginnen, wenn du bereits weißt, welche Quelle die App verwenden soll.

Verwalten Sie Verbindungen in Ihrer App

Wenn eine App mit einer organisatorischen Quelle oder einem externen Dienst arbeitet, geschieht dies über einen Connector – eine vorgefertigte Verbindung zu einem Dienst wie Outlook, SharePoint oder Dataverse. Eine Verbindung ist die autorisierte Verbindung zwischen deiner App und einem dieser Connectors. Connectors sind für eine breite Palette von Microsoft- und Drittanbieterdiensten verfügbar; um sie zu durchsuchen, siehe die Connector-Referenz.

Man stellt keine Verbindungen manuell her. Beschreibe, was die App machen soll, und Copilot Studio fügt den Connector hinzu, den die App benötigt. Wenn Sie die App beispielsweise anweisen, eine Nachricht zu senden, wenn ein Datensatz hinzugefügt wird, wird dadurch eine Verbindung mit einem E-Mail-Connector hinzugefügt. Um sie zu entfernen, fragen Sie einfach im Chat, ob Sie die hergestellte Verbindung entfernen können.

Verbindungen wirken sich auf die Nutzer Ihrer App auf folgende Weise aus.

Consideration Was dies bedeutet
Identity Jede Person, die die App öffnet, meldet sich bei den Konnektoren, die sie verwendet, mit dem eigenen Konto an. Deine Zugangsdaten werden nicht mit den Personen geteilt, mit denen du die App teilst.
Erlaubnisse Da jede Person sich als sie selbst verbindet, sieht sie nur die Datensätze, auf die ihr eigenes Konto zugreifen kann. Zwei Personen können dieselbe App öffnen und unterschiedliche Ergebnisse sehen.
Verfügbarkeit Administrator-Richtlinien bestimmen, welche Connectors in Ihrer Organisation verwendet werden können. Ihre Administratoren legen diese Richtlinien im Microsoft Admin Center fest.

Wenn ein von dir erwarteter Connector nicht verfügbar ist, ist eine Administrator-Richtlinie der häufigste Grund. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, um herauszufinden, welche Connectors in Ihrer Umgebung erlaubt sind.

Überprüfe die Verbindungen in deiner App

Um zu sehen, welche Verbindungen deine App verwendet, wähle den App-Namen in der Befehlsleiste und dann Verbindungen. Jede Verbindung enthält das Symbol des Connectors, den Namen und eine kurze Beschreibung dessen, was er bewirkt. Sie können die Liste nach Namen oder Beschreibung durchsuchen.

Fehlersuche bei Daten und Verbindungen in deiner App

  • Änderungen verschwinden, wenn die App neu geladen wird. Die App könnte Beispieldaten oder eine andere temporäre Datenquelle verwenden. Überprüfen Sie deren Daten und Verbindungen und bitten Sie den Agenten, eine Datenquelle der Organisation zu verknüpfen.
  • Die Daten bleiben nach dem Aktualisieren erhalten, aber andere Nutzer können sie nicht sehen. Die App könnte browser-lokalen Speicher verwenden. Browser-lokale Informationen werden nicht automatisch zwischen Nutzern, Browsern oder Geräten geteilt.
  • Eine Datenquelle oder Verbindung ist nicht verfügbar. Die Datenquelle könnte in der Umgebung nicht verfügbar oder blockiert sein. Bestätigen Sie, dass die Verbindung existiert und dass die Administrator-Richtlinien, Berechtigungen und Lizenzen dies erlauben.
  • Ein Nutzer kann die App öffnen, kann aber ihre Daten nicht sehen. Das Öffnen der App gewährt keine Berechtigung für die zugrunde liegenden Daten. Bestätigen Sie, dass der Benutzer Zugriff auf die SharePoint-Liste, die Dataverse-Tabelle, das Arbeitsbuch oder eine andere Quelle hat und der erforderlichen Verbindung zugestimmt hat.
  • Änderungen an einer angehängten Datei erscheinen nicht in der App. Eine angehängte Datei liefert Kontext für die App-Erstellung, ist aber nicht automatisch eine Live-Verbindung. Verbinde die Excel Table über einen verfügbaren Connector, falls die App aktuelle Arbeitsbuchdaten lesen muss.
  • Eine verbundene Quelle hat sich geändert, aber die App verwendet weiterhin eine ältere Struktur. Die erzeugte Verbindung muss möglicherweise aktualisiert oder neu erstellt werden, damit die App das aktualisierte Schema verwenden kann. Überprüfe die Quelle und Verbindung, bevor du den generierten App-Code manuell änderst.
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