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Der Veeva QualityDocs Microsoft 365 Copilot-Connector integriert Veeva QualityDocs-Inhalte in Microsoft 365, sodass Microsoft 365 Copilot und Microsoft Search relevante SOPs, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, CAPAs, Batchdatensätze und andere GxP-Dokumente direkt in Apps wie Teams, Outlook und SharePoint anzeigen können. Durch die Kopplung der KI-Funktionen von Microsoft mit QualityDocs als single source of truth für Dokumente mit kontrollierter Qualität verbessert der Connector die Überwachungsbereitschaft, verkürzt die Zykluszeiten für Änderungen und unterstützt konsistentere, konforme Dokumentationsverfahren in Qualitäts-, Regulierungs-, Fertigungs- und Lieferkettenteams.
Warum sollte der Veeva QualityDocs-Connector zum Indizieren Ihrer Daten verwendet werden?
Organisationen in den Biowissenschaften und anderen regulierten Branchen verlassen sich auf Veeva QualityDocs als zentrales Repository für SOPs, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Batchdatensätze und Qualitätsvereinbarungen. Diese kontrollierten Inhalte befinden sich jedoch häufig in einem anderen System als die tools für die tägliche Zusammenarbeit, was zu fragmentierten Sucherfahrungen, doppelten Verfahren und zusätzlichem Aufwand bei der Vorbereitung von Audits und Inspektionen führt. Der Veeva QualityDocs Copilot-Connector löst diese Probleme durch die Integration von QualityDocs-Inhalten in Microsoft 365. Diese Integration ermöglicht es Mitarbeitern, kontrollierte Qualitätsdokumente über Copilot und Microsoft Search in alltäglichen Apps wie Teams, Outlook oder SharePoint anzuzeigen, ohne ihren Arbeitsfluss zu verlassen. Das Ergebnis ist ein stärker vernetztes Qualitäts-Wissensökosystem, das Compliance unterstützt und gleichzeitig Produktivität und Zusammenarbeit fördert.
Hauptvorteile
Der Veeva QualityDocs Copilot-Connector bietet die folgenden Vorteile:
- Steigert die Qualität und Betriebsproduktivität. Teams können SOPs, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, CAPAs und Batchdatensätze suchen und zusammenfassen, anstatt manuell in Ordnern und mehreren Systemen zu navigieren.
- Verbessert die Überwachungs- und Inspektionsbereitschaft. Copilot kann über indizierte QualityDocs-Inhalte entscheiden, um Lücken hervorzuheben, Versionen zu vergleichen und Antworten auf regulatorische Abfragen zu entwerfen, um die Ergebnisse der richtigen Erstzeit zu verbessern.
- Beschleunigt die Dokumenterstellung und -überprüfung. Automatisierte Zusammenfassungen, Grammatik- und Klarheitsprüfungen sowie Terminologievorschläge, die auf vorhandenen Verfahren basieren, helfen Autoren und Prüfern dabei, die Iteration zu beschleunigen und gleichzeitig die GxP-Compliance aufrechtzuerhalten.
- Verbessert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Qualitäts-, Fertigungs-, Regulierungs- und Lieferkettenteams verweisen alle auf die gleichen kontrollierten Dokumente direkt von Microsoft 365, wodurch Duplikate und Fehlausrichtung zwischen Systemen reduziert werden.
- Stärkt Training und Change Management. Schulungs- und Lern- und Entwicklungsteams können rollenbasierte Schulungsmaterialien aus aktuellen SOPs und Arbeitsanweisungen in QualityDocs erstellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den neuesten genehmigten Versionen geschult werden.
- Behält Sicherheit und Compliance bei. Der Connector respektiert das differenzierte Berechtigungsmodell und acLs von QualityDocs und stellt sicher, dass vertrauliche Qualitätsinhalte nur für autorisierte Benutzer sichtbar sind.
Anwendungsfälle
In der folgenden Tabelle sind häufige Anwendungsfälle für den Veeva QualityDocs-Connector aufgeführt.
| Abteilung/Rolle | Anwendungsfall | Geschäftsvorteil |
|---|---|---|
| Qualitätssicherung (QA) | Fassen Sie kürzlich überarbeitete SOPs, Arbeitsanweisungen oder CAPA-Verfahren zusammen. | Schnelleres Verständnis von Änderungen, bessere Abweichung und CAPA-Behandlung. |
| Fertigung/Betrieb | Abrufen von Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisungen und Batchdatensätzen für ein Produkt oder eine Linie. | Reduzierte Ausfallzeiten, konsistentere Ausführung in der Fertigung. |
| Regulatorische Angelegenheiten | Identifizieren Sie Verfahren, die auf bestimmte Vorschriften verweisen (z. B. ICH Q9 oder 21 CFR Part 211). | Verbesserte Regulatorische Bereitschaft und einfachere Vorbereitung der Inspektion. |
| Qualitätskontrolle/Labs | Hier finden Sie Testverfahren, Probenahmeanweisungen oder laborbezogene SOPs, die mit einem Produkt oder einer Methode verknüpft sind. | Schnellerer Zugriff auf kontrollierte Methoden; weniger Fehler bei der Ausführung des Labs. |
| Training/L&D | Generieren Sie rollenbasierte Trainingsgliederungen aus SOPs, Richtlinien und WIs, die in QualityDocs gespeichert sind. | Verkürzte Training-Entwicklungszeit; Das Training ist an kontrollierten Dokumenten ausgerichtet. |
| Supply Chain/Site Quality | Fassen Sie globale und lokale Verfahren zusammen, die sich auf Lieferanten und externe Hersteller auswirken. | Klarere Übergaben, bessere Kontrolle über ausgelagerte Aktivitäten. |
| Führungskräfte/Manager | Fragen Sie Copilot nach Zusammenfassungen wichtiger Qualitätsverfahren, kürzlich vorgenommener Überarbeitungen oder auditrelevanter Änderungen. | Schnellere Entscheidungsfindung und Überwachung der Integrität des Qualitätssystems. |
Erstellen von Agents mit dem Veeva QualityDocs-Connector
Entwickler können diesen Connector als Wissensquelle in deklarativen Agents verwenden, die sie mit Copilot Studio, Agent Builder in Microsoft 365 Copilot oder dem Microsoft 365 Agents Toolkit erstellen.
Agent-Eingabeaufforderungen
Agent-Ersteller können die folgenden Eingabeaufforderungen verwenden, um Benutzern beim Abrufen und Ermitteln von Informationen aus Veeva QualityDocs zu helfen:
- Fassen Sie die wichtigsten Änderungen in der zuletzt überarbeiteten Reinigungsüberprüfungs-SOP in Veeva QualityDocs zusammen und heben Sie die Auswirkungen auf die Verpackungslinie hervor.
- Basierend auf aktuellen Audit-Beobachtungen schlagen Sie Aktualisierungen unseres Abweichungsmanagementverfahrens mit zugehörigen CAPA- und Abweichungs-SOPs vor, die in QualityDocs gespeichert sind.
- Fassen Sie die Arbeitsanweisungen und kritischen Schritte für den Tablettenkomprimierungsprozess aus den neuesten genehmigten Verfahren in QualityDocs zusammen.
- Identifizieren Sie alle Batchdatensatzvorlagen für Produkt X, und fassen Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen der globalen Prozedur und standortspezifischen Varianten zusammen.
- Listen Sie Verfahren in Veeva QualityDocs auf, die auf ICH Q9 oder 21 CFR Part 211 verweisen, und fassen die wichtigsten Steuerelemente zusammen.
- Entwerfen Sie eine erste Antwort auf eine Behördliche Überprüfungsabfrage mit relevanten SOPs und Richtlinien, die in QualityDocs gespeichert sind.
- Bereiten Sie eine rollenbasierte Schulungspräsentation für neue QA-Mitarbeiter vor, indem Sie verwandte Richtlinien, SOPs und Arbeitsanweisungen von Veeva QualityDocs verwenden.
- Generieren Sie ein aktualisiertes Trainingsmodul, das das neueste Änderungskontrollverfahren erläutert und auf der neuesten SOP-Revision in QualityDocs basiert.
- Identifizieren Sie Verfahren, die die Lieferantenqualifizierung und Qualitätsvereinbarungen regeln, und fassen Sie die wichtigsten Verpflichtungen für externe Hersteller zusammen.
- Fassen Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen der globalen Produktfreigabeprozedur und einer lokalen Standortprozedur zusammen, die in QualityDocs gespeichert ist.
- Fassen Sie die top 10 Qualitätsverfahren zusammen, die zuletzt in Veeva QualityDocs überarbeitet wurden, und heben Sie alle Themen hervor, die sich auf die Auditbereitschaft auswirken könnten.
- Identifizieren Sie Muster, in denen erforderliche regulatorische Ausdrücke fehlen oder in allen SOPs inkonsistent sind, und schlagen Sie Bereiche zur kontinuierlichen Verbesserung vor.
Connectorfunktionen und -einschränkungen
Der Veeva QualityDocs-Connector verfügt über die folgenden wichtigen Funktionen:
- Verstehen Sie SCHNELL SOPs, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, CAPAs und Batchdatensätze, indem Sie KI-gestützte Zusammenfassungen zur Unterstützung von Qualitäts- und regulatorischen Maßnahmen erstellen.
- Verwenden Sie semantische Suche, Filter und vorgeschlagene Abfragen, um QualityDocs-Inhalte in Teams, Outlook und SharePoint leichter zu entdecken.
- Oberflächenmuster wie wiederholte Terminologie oder fehlende erforderliche Ausdrücke in Verfahren, die eine kontinuierliche Verbesserung und Standardisierung unterstützen.
- Greifen Sie auf QualityDocs-Inhalte neben E-Mails, Teams-Chats und SharePoint-Dateien zu, sodass Benutzer bei der Verwendung von Copilot eine umfassendere Ansicht der Qualitätsinformationen erhalten.
- Automatisches Erzwingen von ACLs und Berechtigungen auf Dokumentebene, wodurch das Risiko von falsch konfiguriertem Zugriff und versehentlicher Offenlegung von kontrollierten Dokumenten verringert wird.
- Schließen Sie nur relevante Dokumente mithilfe von Abfragezeichenfolgenbedingungen ein, um eine gezielte und effiziente Indizierung zu ermöglichen.
Für den Connector gelten die folgenden Einschränkungen:
- Unterstützt nur Dateitypen wie Microsoft Office-Dokumente, PDFs und andere textbasierte Dateien; PNG-, JPG- oder Videodateien werden nicht unterstützt.
- Indiziert Dateien, die größer als 4 MB sind, teilweise, wodurch der Umfang des Inhalts großer Dokumente für Copilot und die Suche eingeschränkt werden kann.
- Die Indizierungsgeschwindigkeit wird durch die API-Ratenlimits der Veeva-Plattform eingeschränkt. Wenn Sie über eine große Anzahl von Dokumenten verfügen, können längere Vervollständigungszeiten auftreten.
Indizierte Datentypen aus QualityDocs
Der Veeva QualityDocs-Connector indiziert wichtige Qualitäts- und Fertigungsinhaltstypen, damit sie in Copilot und Microsoft Search verwendet werden können. Es ruft sowohl Dokumentinhalte als auch umfangreiche Metadaten (z. B. Lebenszyklus, eigene Einrichtung, Produkt, Referenzmodellkategorie und Überprüfungshäufigkeit) ab, um ein präzises Filtern und Abrufen zu ermöglichen.
Berechtigungsmodell und Zugriffssteuerung
Sie können den Veeva QualityDocs-Connector konfigurieren, um sicherzustellen, dass nur Benutzer, die Zugriff auf ein QualityDocs-Element haben, ihn in Copilot-Antworten und -Suchergebnissen sehen können. Das System verwendet die Veeva QualityDocs-Zugriffssteuerungsliste (ACL) und Berechtigungen auf Dokumentebene als Quelle der Wahrheit.
- Veeva Vault-Berechtigungen und Steuerelemente auf Dokumentebene: Der Connector entspricht den acLs, die in Veeva QualityDocs definiert sind. Nur Benutzer mit Ansichtsberechtigungen in QualityDocs können den indizierten Inhalt in Microsoft 365 sehen. Administratoren können optional allen Benutzern den Zugriff auf alle indizierten Inhalte erlauben, obwohl dieser Ansatz für regulierte Repositorys nicht empfohlen wird.
- Zuordnung der Benutzeridentität: Der Connector basiert auf der Zuordnung von Veeva QualityDocs-Benutzeridentitäten (z. B. Verbund-ID) zu Microsoft Entra ID Benutzerkonten. Stellen Sie sicher, dass der Microsoft Entra UPN mit der in QualityDocs verwendeten Verbund-ID übereinstimmt, oder konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Identitätszuordnung, damit Sicherheitsberechtigungen erzwungen werden können.
- Option für alle sichtbar: In Microsoft 365 Admin Center können Sie auswählen, ob indizierte Daten nur für Personen mit Zugriff auf die Datenquelle (empfohlen für GxP-Inhalte) oder für alle Personen im Mandanten sichtbar sind. Für QualityDocs wird empfohlen, den ACL-basierten Modus zu verwenden, um die Compliance aufrechtzuerhalten.
- Synchronisierungs- und Berechtigungsaktualisierungsverhalten: Standardmäßig führt der Connector täglich vollständige Durchforstungen aus, während derer sowohl Inhalte als auch Berechtigungen aktualisiert werden. Änderungen an Gruppen oder Berechtigungen in Veeva Vault werden möglicherweise nicht sofort in der Suche angezeigt und werden in der Regel nach der nächsten vollständigen Durchforstung übernommen. Es kann eine kurze Verzögerung geben, bevor neue Zugriffseinstellungen in Copilot-Umgebungen vollständig erzwungen werden.