Verwalten von freigegebenen Voicemails für automatische Telefonzentralen und Anruf-Warteschlangen

2025-04-10
Gilt für:: Microsoft Teams, Microsoft Outlook

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie freigegebene Voicemails für automatische Telefonzentralen und Anruf-Warteschlangen konfigurieren und verwalten. Freigegebene Voicemail ist eine spezielle Art von Voicemail, mit der mehrere Benutzer auf einen einzelnen Voicemail-Posteingang zugreifen können. Freigegebene Voicemails werden an eine Gruppe übermittelt, sodass jedes Mitglied dieser Gruppe auf die Nachricht zugreifen kann, während persönliche Voicemail an einen einzelnen Benutzer gesendet wird, sodass nur diese Person automatisch auf die Nachricht zugreifen kann.

Freigegebene Voicemail ist in Microsoft 365-Gruppen integriert und kann in Outlook oder über den Abschnitt Anrufe in einem Microsoft Teams-Kanal zugegriffen werden, der einer Gruppe zugeordnet ist. Freigegebene Voicemail kann auch eine Verbindung mit einer Verteilerliste oder einer E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppe herstellen. Einen Vergleich der verfügbaren Optionen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Freigegebene Voicemail	Microsoft 365-Gruppen	Verteilergruppen	E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen
Sichtbar in Outlook/Exchange	Ja	Ja	Ja
In Teams sichtbar	Ja¹	Nein	Nein
Anwenden von Outlook-Regeln	Nein	Ja	Ja

¹ Nur, wenn die Microsoft 365-Gruppe über einen zugeordneten Microsoft 365-Kanal mit einer Anrufwarteschleife verbunden ist.

Bei einer Microsoft 365-Gruppe werden freigegebene Voicemails an den zugeordneten Ordner der Gruppe übermittelt. Im Gegensatz dazu erhält jeder Benutzer bei Verwendung einer Verteilerliste oder einer E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppe eine Kopie der Voicemail in ihrem individuellen Outlook-Posteingang.

Ihre Benutzer können freigegebene Voicemail nur über die Umleitungslogik von automatischen Telefonzentralen oder Anruf-Warteschlangen empfangen. Weitere Informationen zu automatischen Telefonzentralen und anruf Warteschlangen finden Sie unter Planen von automatischen Teams-Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen.

Informationen zu persönlichen Voicemails finden Sie unter Einrichten Cloud-Voicemail.

Voraussetzungen

Zum Verwalten freigegebener Voicemails müssen Sie eine der folgenden Optionen konfigurieren: eine Microsoft 365-Gruppe, eine Verteilerliste oder eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe. Sowohl private als auch öffentliche Gruppen unterstützen freigegebene Voicemails. Wenn Sie sich jedoch für die Verwendung einer öffentlichen Gruppe entscheiden, kann jedes Mitglied Ihrer organization auf die Gruppe und die zugehörigen Daten zugreifen, einschließlich Voicemails.

Obwohl das Erstellen einer neuen Verteilerliste oder E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppe ein einfacher Prozess ist, kann das Konfigurieren einer Microsoft 365-Gruppe zusätzliche Spezifikationen umfassen. Die folgenden Informationen konzentrieren sich auf die Konfiguration freigegebener Voicemails mit Microsoft 365-Gruppen.

Wenn Ihr organization plant, freigegebene Voicemails in Microsoft Teams-Chats oder anderen Anwendungen anzuzeigen und zu verwalten, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Microsoft 365-Gruppe Über Teams-Support verfügt. Auf freigegebene Voicemails, die in teams-unterstützten Gruppen gespeichert sind, kann über Microsoft Teams zugegriffen werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Microsoft 365-Gruppen zu erstellen. Es wird eine der folgenden Methoden empfohlen:

Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe im Microsoft 365 Admin Center: Stellen Sie sicher, dass für die Gruppe sowohl ein Postfach als auch die Teams-Unterstützung aktiviert sind.
Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe in Outlook : Outlook-Gruppen verfügen standardmäßig über ein aktiviertes Postfach, aber möglicherweise fehlt ihnen Die Unterstützung von Teams. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Gruppe in Outlook.
Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe in Microsoft Teams : Bei Teams-basierten Gruppen ist ihr Postfach möglicherweise standardmäßig ausgeblendet. Um das Postfach sichtbar zu machen, verwenden Sie das Cmdlet Set-UnifiedGroup mit dem -HiddenFromExchangeClientsEnabled Parameter, um ein Postfach sichtbar zu machen.
```
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
```
Weitere Informationen zum Erstellen einer Gruppe in Teams finden Sie unter Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams.

Wenn Sie eine nicht von Microsoft 365 unterstützte Microsoft 365-Gruppe auswählen, kann Ihr organization nur Voicemails verwalten, die an diese Gruppe in Outlook adressiert sind.

Weitere Informationen zu Microsoft 365-Gruppen finden Sie unter Übersicht über Microsoft 365-Gruppen für Administratoren.

Konfigurieren der freigegebenen Voicemail

Als Administrator können Sie freigegebene Voicemail sowohl für automatische Telefonzentralen als auch für Anruf-Warteschlangen konfigurieren.

Nur Mitglieder der angegebenen Microsoft 365-Gruppe, Verteilerliste oder E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppe können auf die zugeordnete freigegebene Voicemail zugreifen. Jede freigegebene Voicemail ist mit einer einzelnen Gruppe verknüpft.

Um die Übermäßige Freigabe von Informationen zu verhindern, sollte jede bestimmte Anrufwarteschleife oder automatische Telefonzentrale über eine eigene Gruppe für freigegebene Voicemails verfügen. Wenn Sie die Anrufumleitung so konfigurieren, dass mehrere Anruf-Warteschlangen mit verschiedenen Agents eine gemeinsame freigegebene Voicemailgruppe gemeinsam nutzen, hat jeder Benutzer in dieser Gruppe die Berechtigung, Voicemails zu verwalten. Diese Konfiguration kann versehentlich zu einer übermäßigen Freigabe vertraulicher Informationen führen. Aus diesem Grund wird empfohlen, für jede einzelne Anrufwarteschleife oder automatische Telefonzentrale eine separate freigegebene Voicemailgruppe zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Einstellungen für die Anrufwarteschleife und der automatischen Telefonzentrale in Microsoft Teams.

Automatische Telefonzentralen

Für automatische Telefonzentralen können Sie Umleitungsregeln einrichten, um Anrufe an eine freigegebene Voicemail weiterzuleiten. Sie können beispielsweise eine Regel konfigurieren, um Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an freigegebene Voicemail weiterzuleiten oder Anrufe innerhalb einer bestimmten Kategorie direkt an freigegebene Voicemail weiterzuleiten.

Für Anrufe der automatischen Telefonzentrale, die an die freigegebene Voicemail gesendet werden, können Sie eine Systemangrüßung aktivieren oder unterdrücken. Benutzerdefinierte Begrüßungen sind für automatische Telefonzentralen noch nicht verfügbar.

Weitere Informationen zu automatischen Telefonzentralen finden Sie unter Einrichten einer automatischen Microsoft Teams-Telefonzentrale.

Warteschlangen

Administratoren oder autorisierte Benutzer einer Anrufwarteschleife können benutzerdefinierte freigegebene Voicemail-Begrüßungen für die folgenden Features einrichten:

Anrufüberlauf
Anruftimeout
Keine Agents

Sie können auch benutzerdefinierte Begrüßungen für Anruf-Warteschlangen deaktivieren. Verwenden Sie keine Sonderzeichen in die Begrüßungsnachrichten der freigegebenen Voicemail.

Weitere Informationen zum Erstellen von Begrüßungen für Anruf-Warteschlangen finden Sie unter manage-voice-applications-policies.

Weitere Informationen zum Umleiten von Anruf-Warteschlangen zu freigegebener Voicemail finden Sie unter Ausnahmebehandlung für Anrufwarteschleifenanrufe und Zusätzliches Messaging bei Ausnahmebehandlung für Anrufwarteschleifen.

Speicherort von freigegebenen Voicemails

Freigegebene Voicemails sind sowohl in Microsoft Outlook als auch in Microsoft Teams zugänglich, obwohl die Teams-Benutzeroberfläche derzeit eine eingeschränktere Benutzererfahrung bietet.

Microsoft Outlook

In Outlook werden freigegebene Voicemails je nach Gruppentyp entweder im Ordner der Microsoft 365-Gruppe oder im Posteingang gespeichert. Für eine Microsoft 365-Gruppe finden Benutzer freigegebene Voicemails im Ordner der Gruppe. Für eine Verteilerliste oder E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe wird eine Kopie jeder freigegebenen Voicemail an den Posteingang jedes Benutzers übermittelt. Persönliche Voicemails befinden sich in der Regel im Posteingang des Benutzers oder in älteren Versionen von Outlook unter dem Voicemail-Suchordner .

Voicemails in Outlook sind im Wesentlichen reguläre E-Mails, die bestimmte Voicemaildaten enthalten – eine Audiodateianlage mit der aufgezeichneten Nachricht und der Nachrichtentranskription. Alle Voicemails werden mit dem Typ Voicemail kategorisiert, sodass Sie Outlook-Regeln speziell auf diesen Nachrichtentyp anwenden können. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, um alle E-Mails mit dem Voicemail-Typ in einen separaten Ordner zu verschieben. Die für reguläre E-Mails verfügbaren Standardfunktionen wie Löschen, Markieren als gelesen oder ungelesen, Anwenden von Nachrichtenschutzeinstellungen, Kategorisieren und Kennzeichnen sind auch für Voicemails verfügbar. Obwohl Sie keine E-Mail-Regeln auf Microsoft 365-Gruppenordner anwenden können, können Sie Gruppeneinstellungen so konfigurieren, dass eine Kopie der Nachricht aus dem Gruppeneingang an den Posteingang eines Benutzers gesendet wird, und dann kann jeder Benutzer eine E-Mail-Regel in seinem eigenen Posteingang anwenden.

Für eine genauere automatische Zusammenfassung von Voicemails mit Outlook Copilot sollten Sie erwägen, alle Voicemails in einem separaten Ordner zu organisieren, damit Sie Copilot auffordern können, nur neue Nachrichten in diesem bestimmten Ordner zusammenzufassen.

Weitere Informationen zum Organisieren von E-Mails, zum Festlegen von Regeln, Kategorien, Flags oder Erinnerungen in Outlook finden Sie in den folgenden Artikeln:

Microsoft Teams

In Microsoft Teams befinden sich freigegebene Voicemails im Abschnitt Anrufe des zugeordneten Teams-Kanals der Microsoft 365-Gruppe, während persönliche Voicemails auf Der Registerkarte "Persönliche Anrufe " angezeigt werden. Sie können nur freigegebene Voicemails anzeigen, die von einer Anrufwarteschleife weitergeleitet werden, die mit dem Microsoft 365-Gruppenkanal verbunden ist, und die Microsoft 365-Gruppe der Anrufwarteschleife muss mit der Microsoft 365-Gruppe der freigegebenen Voicemail übereinstimmen.

Einrichten von Cloudvoicemail

Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams

Set-UnifiedGroup

Erstellen einer Gruppe in Outlook

Planen für automatische Teams-Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen