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Übersicht über Geschäftsprozessflows

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Mithilfe von Geschäftsprozessflüssen können Sie dafür sorgen, dass Benutzer Daten in konsistenter Weise eingeben und bei jeder Arbeit mit einem Kunden die gleichen Schritte durchführen. So können Sie beispielsweise einen Geschäftsprozessflow erstellen, damit Kundenserviceanfragen von allen Mitarbeitern auf die gleiche Weise verarbeitet werden oder damit vor der Übermittlung eines Auftrags die Genehmigung für eine Rechnung eingeholt werden muss. Geschäftsprozessflows verwenden dieselbe zugrunde liegende Technologie wie andere Prozesse, die von ihnen bereitgestellten Funktionen unterscheiden sich jedoch von anderen Funktionen, die Prozesse verwenden. Weitere Informationen über die Bearbeitung eines Geschäftsprozesses finden Sie unter Erstellen eines Geschäftsprozessflusses.

Sehen Sie sich ein kurzes Video über Geschäftsprozessflows an.

Warum werden Geschäftsprozessflüsse verwendet?

Geschäftsprozessflüsse stellen eine Anleitung zur Verfügung, damit Benutzer die Arbeit erledigen können. Sie bieten eine optimierte Benutzeroberfläche, anhand derer die Mitarbeiter durch Prozesse für Interaktionen geführt werden, die vom Unternehmen definiert wurden, und die auf bestimmte Weise zu einem Abschluss gebracht werden sollen. Diese Benutzerumgebung kann angepasst werden, damit Personen mit verschiedenen Sicherheitsrollen über eine Umgebung verfügen, die optimal für ihre Arbeit geeignet ist.

Verwenden Sie Geschäftsprozessflüsse, um eine Serie von Schritte zu definieren, die Benutzer ausführen, um sie zu einem gewünschten Resultat zu führen. Diese Schritte bieten einen visuellen Indikator, der den aktuellen Fortschrittsstatus im Geschäftsprozess angibt. Geschäftsprozessflows verringern den Schulungsbedarf, da sich neue Benutzer nicht darauf konzentrieren müssen, welche Tabelle sie verwenden sollen. Sie werden stattdessen vom Prozess geleitet. Sie können Geschäftsprozessflows so konfigurieren, dass gängige Vertriebsmethoden unterstützt und so durch die Vertriebsteams bessere Ergebnisse erzielt werden. Für Servicegruppen können Geschäftsprozessflüsse neuen Mitarbeitern helfen, schneller zu arbeiten und Fehler zu vermeiden, die zu unzufriedenen Kunden führen können.

Einsatzmöglichkeiten von Geschäftsprozessflüssen

Mit Geschäftsprozessflüssen definieren Sie einen Satz von Phasen und Schritten, die dann in einem Steuerelement oben im Formular angezeigt werden.

Geschäftsprozess mit Phasen

Jede Phase enthält eine Gruppe von Schritten. Jeder Schritt stellt eine Spalte dar, in die Daten eingegeben werden können. Sie können in die nächste Phase wechseln, indem Sie die Schaltfläche Nächste Phase verwenden. In modellgesteuerten Apps können Sie mit einer Geschäftsprozessfluss-Phase innerhalb des Phasen-Flyouts arbeiten oder sie per anheften in die Seitenleiste verschieben. Geschäftsprozessflüsse unterstützen die Erweiterung des Phasen-Flyouts in den Seitenbereich auf Mobilgeräten nicht.

Sie können einen Schritt erforderlich machen, sodass Personen Daten für eine entsprechende Spalte eingeben müssen, bevor sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. Dies wird allgemein als „Stage-Gating“ bezeichnet. Wenn Sie einer Geschäftsprozessfluss-Phase eine unternehmens- oder systemerforderliche Spalte hinzufügen, empfehlen wir Ihnen, diese Spalte auch Ihrem Formular hinzuzufügen.

Verglichen mit anderen Prozesstypen erscheinen Geschäftsprozessflows relativ einfach, da sie keine bedingte Geschäftslogik oder Automatisierung bieten, sondern lediglich eine optimierte Umgebung zur Dateneingabe und zur Kontrolle des Übergangs in andere Phasen bereitstellen. Wenn Sie sie jedoch mit anderen Prozessen und Anpassungen kombinieren, können sie eine wichtige Rolle beim Sparen von Zeit, Reduzieren der Ausbildungskosten und Erhöhen der Benutzerakzeptanz spielen.

Notiz

Wenn eine Phase, einschließlich der aktuellen Phase, erforderliche Spalten hat (außer ausgeblendeten Spalten), müssen Sie die Spalten in diesen Phasen ausfüllen, bevor Sie das Formular speichern oder zu einer neuen Phase wechseln. Deaktivierte Spalten blockieren weiterhin die Stufennavigation, wenn sie leer und erforderlich sind. Erforderliche Schritte, die an eine Spalte mit zwei Optionen (Ja/Nein) gebunden sind, müssen den Wert Ja (wahr) aufweisen, andernfalls werden sie als leer betrachtet und blockieren die Phasennavigation. Beachten Sie, dass sich dieses Verhalten von der Behandlung geschäftlich erforderlicher Felder in einem Formular unterscheidet, wo Nein nicht als leerer Wert betrachtet wird.

Geschäftsprozessflüsse integriert mit anderen Anpassungen

Wenn Sie oder Ihr Benutzer Daten mit Hilfe von Geschäftsprozess-Flows eingeben, werden die Datenänderungen auch auf die Spalten des Formulars angewendet, sodass jede Automatisierung, die durch Geschäftsregeln oder Formularskripte bereitgestellt wird, sofort angewendet werden kann. Es können Schritte hinzugefügt werden, die Werte für Spalten festlegen, die im Formular nicht vorhanden sind. Diese Spalten werden dann dem für Formularskripte verwendeten Objektmodell hinzugefügt. Xrm.Page Alle Workflows, die durch Änderungen an in einem Geschäftsprozessfluss enthaltenen Spalten initiiert werden, werden angewendet, wenn die Daten im Formular gespeichert werden. Wenn die Automatisierung durch einen Echtzeit-Workflow angewendet wird, sind die Änderungen für den Benutzer sofort sichtbar, wenn die Daten im Formular nach dem Speichern der Zeile aktualisiert werden.

Obwohl das Steuerelement Geschäftsprozessfluss im Formular keine direkte clientseitige Programmierbarkeit bietet, werden von Geschäftsregeln oder Formularskripten vorgenommene Änderungen automatisch auf die Steuerelemente Geschäftsprozessfluss angewendet. Wenn Sie eine Spalte in einem Formular ausblenden, wird diese Spalte auch im Steuerelement Geschäftsprozessfluss ausgeblendet. Wenn Sie einen Wert mithilfe von Geschäftsregeln oder Formularskripts festlegen, wird dieser Wert innerhalb von Geschäftsprozessfluss festgelegt.

Gleichzeitige Geschäftsprozessflüsse

Mit gleichzeitigen Geschäftsprozess-Flows können Anpasser mehrere Geschäftsprozesse konfigurieren und sie mit derselben Startzeile verknüpfen. Die Benutzer können zwischen mehreren Geschäftsprozesse, die gleichzeitig ausgeführt werden, umschalten und die Arbeit in dem Stadium des Prozesses fortsetzen, in dem Sie sich gerade befanden.

Systemgeschäftsprozessflüsse

Wenn in Ihrem Power Platform Umgebung die Einstellung Dynamics 365-Apps aktivieren aktiviert ist, sind die folgenden Geschäftsprozessabläufe enthalten. Um zu verstehen wie Geschäftsprozessflüsse funktionieren, überprüfen Sie diese Systemgeschäftsprozessflüsse:

  • Lead für Vertriebsprozess Verkaufschance
  • Telefon-zu-Anfrage-Prozess
  • Vertriebsprozess

Mehrere Tabellen in Geschäftsprozessflows

Sie können einen Geschäftsprozess-Flow für eine einzelne Tabelle verwenden oder sich über mehrere Tabellen erstrecken. Beispielsweise kann ein Prozess mit einer Chance beginnen, dann zu einem Angebot, einer Bestellung und anschließend einer Rechnung fortschreiten, bevor er schließlich zum Abschluss der Chance zurückkehrt.

Sie können Geschäftsprozessabläufe entwerfen, die die Zeilen von bis zu fünf verschiedenen Tabellen in einem einzigen Prozess zusammenführen, sodass sich die Benutzer der App auf den Ablauf ihres Prozesses konzentrieren können und nicht darauf, an welcher Tabelle sie arbeiten. Sie können leichter zwischen zusammengehörigen Tabellenzeilen navigieren.

Mehrere Geschäftsprozessflows sind pro Tabelle möglich.

Nicht jeder Benutzer in einer Organisation befolgt denselben Prozess und unterschiedliche Bedingungen erfordern möglicherweise die Anwendung eines anderen Prozesses. Sie können pro Tabelle bis zu zehn aktive Geschäftsprozessflows erstellen, damit für jede Situation der geeignete Prozess zur Verfügung steht.

Kontrollieren Sie, welcher Geschäftsprozessfluss angewendet wird

Sie können Geschäftsprozessflüsse mit Sicherheitsrollen verknüpfen, sodass nur Personen mit diesen Sicherheitsrollen sie anzeigen oder verwenden können. Sie können auch die Reihenfolge der Geschäftsprozessflows festlegen und dadurch steuern, welche Geschäftsprozessflows standardmäßig festgelegt werden. Dies funktioniert auf die gleiche Weise, wie mehrere Formulare für eine Tabelle definiert werden.

Wenn jemand eine neue Tabellenzeile erstellt, wird die Liste der verfügbaren aktiven Geschäftsprozessdefinitionen nach der Sicherheitsrolle des Benutzers gefiltert. Die erste aktivierte Geschäftsprozessdefinition, die gemäß der Prozessauftragsliste für die Sicherheitsrolle des Benutzers zur Verfügung steht, ist diejenige, die standardmäßig angewendet wird. Wenn mehrere aktive Geschäftsprozessdefinitionen verfügbar sind, können Benutzer eine weitere aus dem Dialogfeld Prozess wechseln laden. Immer wenn Prozesse gewechselt werden, gelangt der aktuell ausgeführte Prozess in den Hintergrund und wird durch den ausgewählten Prozess ersetzt, behält aber seinen Status und kann wieder zum aktuell ausgeführten Prozess gemacht werden. Jeder Zeile können mehrere Prozessinstanzen zugeordnet sein (jede für eine andere Geschäftsprozess-Flow-Definition, insgesamt bis zu 10). Zur Ladezeit des Formulars wird nur ein Geschäftsprozessfluss ausgeführt. Wenn ein Benutzer einen anderen Prozess anwendet, kann dieser Prozess standardmäßig nur für diesen bestimmten Benutzer geladen werden.

Um sicherzustellen, dass ein Geschäftsprozess standardmäßig für alle Benutzer geladen wird (Verhalten, das dem „Anheften“ des Prozesses entspricht), kann beim Laden des Formulars ein benutzerdefiniertes Client-API-Skript (Webressource) hinzugefügt werden, das speziell eine vorhandene Geschäftsprozessinstanz basierend auf der Geschäftsprozessdefinitions-ID lädt.

Gesichtspunkte des Geschäftsprozessflusses

Sie können Geschäftsprozess-Flows nur für die Tabellen definieren, die sie unterstützen. Sie müssen außerdem die Beschränkungen für die Anzahl von Prozessen, Phasen und Vorgehensweisen, die hinzugefügt werden können, berücksichtigen.

Geschäftsprozessflüsse, die einen Workflow hervorrufen

Sie können bei Bedarf aus einem Geschäftsprozessflow heraus einen Workflow aufrufen. Sie konfigurieren dies vom Geschäftsprozessfluss-Designer aus, indem Sie eine Workflow-Komponente in eine Prozessphase oder in den Abschnitt Globale Workflows ziehen.

Wenn Sie einen Workflow einbinden, den Sie beim Phasenausgang einer Phase in Ihrem Geschäftsprozessfluss Trigger ausführen möchten, und diese Phase die letzte Phase im Ablauf ist, erweckt der Designer den Eindruck, dass der Workflow ausgelöst wird, wenn diese Phase abgeschlossen ist. Der Workflow wird allerdings nicht angestoßen, da kein Phasenübergang stattfindet. Sie erhalten keine Warnung oder Fehlermeldung, die Sie daran hindert, den Workflow in die Phase einzubinden. Wenn ein Benutzer mit Geschäftsprozessfluss interagiert, führt das Beenden oder Abbrechen des Vorgangs nicht zu einem Phasenübergang und daher wird der Workflow nicht ausgelöst. Betrachten Sie folgende Beispiele:

  • Sie erstellen einen Geschäftsprozessfluss mit zwei Phasen, S1 verbindet sich mit S2, mit einem Workflows auf S2 und Festlegen den Auslöser auf Phasen-Beendigung.

  • Sie erstellen einen Geschäftsprozessfluss mit drei Phasen, S1 stellt eine Verbindung zu S2 her und S2 verzweigt dann zu S3. Sie schließen einen Workflow auf S2 und setzen den Auslöser auf Phasen-Beendigung.

Der Workflow führt in beiden Fällen Trigger nicht aus. Um dieses Problem zu umgehen, fügen Sie einen globalen Workflow hinzu und fügen Sie den Workflow, den Sie mit Trigger verknüpfen möchten, dazu hinzu, sodass der Workflow für den Geschäftsprozess und nicht für eine Phase des Prozesses ausgelöst wird. Sie können Trigger für einen globalen Workflow auf Prozess abgebrochen oder Prozess abgeschlossen setzen, um den Workflow auf Trigger zu setzen, wenn ein Benutzer den Geschäftsprozess abbricht oder abschließt.

Tabellen, die Geschäftsprozess-Flows verwenden können

Alle angepassten Tabellen können Geschäftsprozess-Flows verwenden. Die folgenden Standardtabellen können auch Geschäftsprozessflüsse verwenden. Für einige Tabellen ist eine Dynamics 365-App erforderlich, z. B. Dynamics 365 for Sales oder Dynamics 365 for Customer Service.

  • Account
  • Appointment
  • Kampagne
  • Kampagnenaktivität
  • Kampagnenreaktion
  • Mitbewerber
  • Kontakt
  • Per E-Mail senden
  • Berechtigung
  • Faxnummer
  • Anfrage
  • Rechnung
  • Lead
  • Brief
  • Marketingliste
  • Verkaufschance
  • Telefonanruf
  • Produkt
  • Preislistenelement
  • Angebot
  • Terminserie
  • Vertriebsdokumentation
  • Social Media-Aktivitäten
  • Bestellung
  • User
  • Aufgabe
  • Team

Um eine angepasste Tabelle für Geschäftsprozess-Flows zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Geschäftsprozess-Flows (Spalten werden erstellt) in der Tabellendefinition. Sie können diese Aktion nicht rückgängig machen.

Anmerkung

Wenn Sie zu der Geschäftsprozess-Flows-Stufe navigieren, die die Social Activity-Tabelle enthält, und die Schaltfläche Nächste Stufe wählen, wird die Option Erstellen angezeigt. Wenn Sie Erstellen auswählen, wird das Formular Social Media-Aktivität geladen. Da jedoch Social Activity für Create von der App-Benutzerschnittstelle aus ungültig ist, ist es nicht möglich, das Formular zu speichern, und es wird die Fehlermeldung angezeigt: „Unerwarteter Fehler”.

Maximale Anzahl der Prozesse, Phasen und Schritte

Um eine akzeptable Leistung und Benutzerfreundlichkeit der Benutzeroberfläche sicherzustellen, sollten Sie bei der Verwendung von Geschäftsprozessflüssen einige Einschränkungen beachten:

  • Es kann nicht mehr als 10 aktivierte Geschäftsprozess-Flow-Prozesse pro Tabelle geben.
  • Jeder Prozess kann maximal 30 Phasen enthalten.
  • Multi-Tabellen-Prozesse können nicht mehr als fünf Tabellen enthalten.

Unterstützung für die Anpassung von Geschäftsprozess-Flows in Tabellen

Geschäftsprozessfluss-Tabellen können im System angezeigt werden, sodass Tabellenzeilendaten in Rastern, Ansichten, Diagrammen und Dashboards verfügbar gemacht werden können.

Verwenden Sie Geschäftsprozess-Flows-Tabellenzeilen mit Rastern, Ansichten, Diagrammen und Dashboards

Mit als Tabelle verfügbaren Geschäftsprozessabläufen können Sie erweiterte Suchvorgänge, Ansichten, Diagramme und Dashboards aus Geschäftsprozessfluss-Daten für eine bestimmte Tabelle verwenden, z. B. einen Lead oder eine Opportunity. Systemadministratoren und Anpasser können angepasste Raster, Ansichten, Diagramme und Dashboards für Geschäftsprozess-Flows erstellen, die denen ähneln, die mit jeder anderen Tabelle erstellt werden.

Um auf eine Standardansicht von Geschäftsprozessfluss zuzugreifen, gehen Sie zu Power Apps, Auswählen Lösungen, öffnen Sie die gewünschte Lösung, Auswählen Objekte> Tabellen und öffnen Sie die gewünschte Prozesstabelle, z. B. Lead-to-Opportunity-Verkaufsprozess Tisch. Auswählen Ansichten, und Auswählen Sie dann die gewünschte Ansicht.

Einige Standardansichten sind verfügbar, die Sie als Diagramm anzeigen können, wie die Ansicht Vertriebsprozess der aktiven Verkaufschance.

Aktiver Verkaufschancen-Vertriebsprozess, Ansicht.

Interagieren mit der Tabelle der Geschäftsprozess-Flows aus einem Workflow

Sie können auch von einem Workflow aus mit Geschäftsprozess-Flow-Tabellen interagieren. Sie können beispielsweise einen Workflow für die Geschäftsprozessfluss Tabellenzeile zum Ändern der Aktive Bühne wenn eine Spalte auf der Gelegenheit Tabellenzeile wird aktualisiert. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Automatisieren Sie Geschäftsprozessfluss-Phasen mithilfe von Workflows.

Offlineausführung von Geschäftsprozessflows

Sie können Geschäftsprozessflows offline verwenden, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Geschäftsprozessflow wird in einer Power Apps App verwendet.
  • Die Power Apps App ist für die Offline-Nutzung aktiviert.
  • Der Geschäftsprozess-Flow hat eine einzige Tabelle.

Wenn die Power Apps-App offline ist, sind insbesondere diese drei Befehle für einen Geschäftsprozessflow in der Power Apps App verfügbar:

  • Nächste Phase
  • Vorherige Phase
  • Legt die aktive Phase fest

Nachschlagefeld in einer Geschäftsprozess-Flows-Stufe

Die neuesten Zeilen sind in einer Nachschlagespalte für eine modellgesteuerte App sichtbar. Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu verhindern, dass die zuletzt verwendeten Elemente in der Suche angezeigt werden:

  1. Während in der Formulardesigner mit einem Tabellenformular für eine Tabelle in einem Geschäftsprozessfluss, Auswählen Ihre Nachschlagespaltendaten Schritt aus der Strukturansicht im linken Navigationsbereich.

  2. Überprüfen Zuletzt verwendete Elemente deaktivieren.

    Ein Screenshot, wie die zuletzt verwendeten Elemente deaktiviert werden können.

  3. Speichern und veröffentlichen Sie anschließend.

Einschränkungen bei der Verwendung von Geschäftsprozess-Flow-Tabellen

  • Derzeit können Sie keine angepassten Formulare für Tabellen erstellen, die auf einem Geschäftsprozess-Flow basieren.

  • Wenn eine Lösung eine Geschäftsprozess-Flow-Tabelle enthält, muss die Geschäftsprozess-Flow-Tabelle manuell zur Lösung hinzugefügt werden, bevor Sie sie exportieren. Andernfalls wird die Geschäftsprozessflow-Tabelle nicht in das Lösungspaket aufgenommen. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Erstellen und Bearbeiten von Tabellen.

  • Das Hinzufügen der Prozesstabelle zu einer modellgesteuerten App kann zu eingeschränkter Funktionalität führen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Geschäftsprozessflows.

  • Geschäftsprozessflüsse zeigen den Namen der Geschäftsprozessfluss-Instanz an, der zum Zeitpunkt der Erstellung von Geschäftsprozessfluss festgelegt wird. Dies bedeutet, wenn sich der Name in der Geschäftsprozessfluss-Definition ändert, zeigen neue Geschäftsprozessfluss-Instanzen den aktualisierten Namen an, ältere Geschäftsprozessfluss-Instanzen zeigen jedoch den ursprünglichen Namen an. Außerdem werden lokalisierte Geschäftsprozessfluss-Definitionsnamen nicht angezeigt.