Tutorial: Von einer Excel-Arbeitsmappe zu einem Power BI-Bericht in Microsoft Teams

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GILT FÜR:️ Power BI Desktop Power BI-Dienst

Nehmen Sie an, dass Ihr Vorgesetzter bis zum Ende des Tages einen Bericht zu den jüngsten Verkaufs- und Gewinnzahlen verlangt. Die aktuellen Daten befinden sich jedoch in Dateien auf Ihrem Laptop. In der Vergangenheit hat das Erstellen eines Berichts Stunden gedauert, und Sie fangen an, nervös zu werden.

Kein Problem. Mit Power BI können Sie in kürzester Zeit ansprechende Berichte erstellen und diese über Microsoft Teams teilen.

Screenshot: Fertiggestellter Bericht „Financial Sample

In diesem Tutorial laden Sie eine Excel-Datei hoch, erstellen einen neuen Bericht und teilen diesen über Microsoft Teams mit Kollegen. Alle diese Schritte führen Sie in Power BI aus. Sie lernen Folgendes:

  • Vorbereiten der Daten in Excel
  • Herunterladen von Beispieldaten
  • Erstellen eines Berichts im Power BI-Dienst
  • Anheften von Berichtsvisuals an ein Dashboard
  • Hinzufügen eines Links zum Dashboard
  • Freigeben des Dashboards über Microsoft Teams

Voraussetzungen

Vorbereiten von Daten in Excel

Nehmen wir eine Excel-Datei als Beispiel.

  1. Bevor Sie Ihre Excel-Datei in Power BI laden können, müssen Sie Ihre Daten in einer flachen Tabelle anordnen. In dieser enthält jede Spalte den gleichen Datentyp, z. B. für einen Text, ein Datum, eine Zahl oder eine Währung. Die Tabelle sollte eine Kopfzeile, jedoch keine Spalten oder Zeilen enthalten, in denen Summen angezeigt werden.

    Screenshot: die in Excel strukturierten Daten

  2. Formatieren Sie dann die Daten als Tabelle. Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf Als Tabelle formatieren.

  3. Wählen Sie ein Tabellenformat, das auf das Arbeitsblatt angewendet wird.

    Das Excel-Arbeitsblatt kann jetzt in Power BI geladen werden.

    Screenshot: Als Tabelle formatierte Daten

Hochladen der Excel-Datei in den Power BI-Dienst

Der Power BI-Dienst stellt Verbindungen mit vielen Datenquellen her, einschließlich Excel-Dateien auf Ihrem Computer.

  1. Melden Sie sich zuerst beim Power BI-Dienst an. Wenn Sie sich noch nicht registriert haben, können Sie dies kostenlos tun.

  2. Klicken Sie unter Mein Arbeitsbereich auf Neu>Datei hochladen.

    Screenshot: Mein Arbeitsbereich mit hervorgehobenem Dropdownmenü „Neu“ und der Option „Datei hochladen“

  3. Wählen Sie Excel>Dieses Gerät durchsuchen aus und navigieren Sie zu der Stelle, an der Sie die Excel-Datei „Financial Sample“ gespeichert haben. Wählen Sie anschließend Öffnen aus.

    Nun verfügen Sie über das Dataset „Financial Sample“. In Power BI wird außerdem automatisch ein leeres Dashboard erstellt. Falls es Ihnen nicht angezeigt wird, müssen Sie Ihren Browser aktualisieren.

    Screenshot: Mein Arbeitsbereich mit hervorgehobenem Dataset „Financial Sample“

  4. Nun erstellen Sie einen Bericht. Wählen Sie Neu>Bericht aus, während Sie sich immer noch unter Mein Arbeitsbereich befinden.

    Screenshot: Mein Arbeitsbereich mit hervorgehobenem Dropdownmenü „Neu“ und der Option „Bericht“.

  5. Wählen Sie Ein veröffentlichtes Dataset auswählen aus. Wählen Sie dann im Dialogfeld Datenhub Ihr Dataset Financial Sample>Bericht automatisch erstellen aus.

    Screenshot: das Dialogfeld „Datenhub“ mit hervorgehobenem Dataset „Financial Sample“

Erstellen Sie den Bericht.

Der Bericht wird in der Bearbeitungsansicht geöffnet und zeigt die Berichtscanvas an. Auf der rechten Seite werden die Bereiche Visualisierungen, Filter und Felder angezeigt. Die Tabellendaten Ihrer Excel-Arbeitsmappe werden im Bereich Felder angezeigt. Ganz oben ist der Name der Tabelle (financials) aufgeführt. Im Anschluss listet Power BI die Spaltenüberschriften als einzelne Felder auf.

Sehen Sie die Sigmasymbole in der Felderliste? Es bedeutet, dass Power BI diese Felder als numerisch erkannt hat. Power BI erkennt auch geografische Felder und zeigt ein Globussymbol an.

Screenshot: Felderbereich mit hervorgehobenen Excel-Einträgen

  1. Klicken Sie auf Navigationsbereich ausblenden, und minimieren Sie den Bereich Filter, um die Berichtscanvas zu vergrößern.

    Screenshot: Navigationsbereich mit hervorgehobenem Symbol „Navigationsbereich ausblenden“

  2. Nun können Sie Visualisierungen erstellen. Angenommen, Ihr Vorgesetzter möchte sich die Gewinne in einem bestimmten Zeitraum ansehen. Ziehen Sie im Bereich Felder das Element Gewinn auf den Zeichenbereich des Berichts.

    In Power BI wird automatisch ein Säulendiagramm mit einer Säule angezeigt.

    Screenshot: Säulendiagramm mit einer Säule

  3. Ziehen Sie jetzt Datum auf den Zeichenbereich des Berichts.

    Power BI aktualisiert das Säulendiagramm, um Gewinne nach Datum anzuzeigen.

    Screenshot: Säulendiagramm im Berichts-Editor

    Der Dezember 2014 war offensichtlich der rentabelste Monat.

    Tipp

    Wenn Sie nicht die erwarteten Diagrammwerte erhalten, sollten Sie Ihre Aggregationen überprüfen. Klicken Sie beispielsweise im Bereich Werte auf das Feld Profit, das Sie gerade hinzugefügt haben, und stellen Sie sicher, dass die Daten auf die von Ihnen gewünschte Weise aggregiert werden. In diesem Beispiel verwenden wir Summe.

Erstellen einer Karte

Ihre Vorgesetzte möchte wissen, welche Länder/Regionen die meisten Gewinne erzeugen. Mit einer Kartenvisualisierung können Sie Ihre Ergebnisse visuell ansprechend aufbereiten.

  1. Klicken Sie auf eine leere Fläche im Zeichenbereich Ihres Berichts.

  2. Ziehen Sie das Feld Country aus dem Bereich Felder auf die Berichtscanvas, und ziehen Sie anschließend das Feld Profit auf die Karte.

    Power BI erstellt eine Kartenvisualisierung mit Blasendiagramm, die den relativen Gewinn jedes Standorts darstellt.

    Screenshot: Kartenvisual im Berichts-Editor

    Sie können sehen, dass die europäischen Regionen die nordamerikanischen Regionen übertreffen.

Erstellen eines Vertriebsvisuals

Wie sieht es mit der Anzeige einer Visualisierung der Verkäufe nach Produkt- und Marktsegment aus? Das ist einfach.

  1. Klicken Sie auf die leere Canvas.

  2. Wählen Sie im Bereich Felder die Elemente Verkäufe, Produkt und Segment aus.

    In Power BI wird ein Säulendiagramm (gruppiert) erstellt.

  3. Klicken Sie auf eines der Symbole im Menü Visualisierungen, um den Typ des Diagramms zu ändern. Ändern Sie ihn z. B. in Gestapeltes Säulendiagramm.

    Screenshot: Säulendiagramm (gruppiert) im Berichts-Editor

  4. Wählen Sie zum Sortieren des Diagramms auf Weitere Optionens (...) >Sortieren nach aus.

Optimieren der Visuals

Nehmen Sie im Bereich „Visualisierungen“ auf der Registerkarte Format die folgenden Änderungen vor.

Screenshot: Registerkarte „Format“ im Bereich „Visualisierungen“

  1. Wählen Sie das Säulendiagramm Profit by Date aus. Ändern Sie im Abschnitt Titel die Textgröße in 16 pt. Legen Sie die Umschaltfläche Schatten auf Ein fest.

  2. Wählen Sie das gruppierte Säulendiagramm Sales by Product and Segment aus. Ändern Sie im Abschnitt Titel die Textgröße in 16 pt. Legen Sie die Umschaltfläche Schatten auf Ein fest.

  3. Wählen Sie Karte Profit by Country aus. Ändern Sie im Abschnitt Kartenstile das Design in Graustufen. Ändern Sie im Abschnitt Titel die Textgröße in 16 pt. Legen Sie die Umschaltfläche Schatten auf Ein fest.

Anheften an ein Dashboard

Sie können alle Visuals an das leere Dashboard anheften, das automatisch in Power BI erstellt wurde.

  1. Zeigen Sie auf ein Visual, und klicken Sie auf Visualisierung anheften.

    Screenshot eines Visuals mit hervorgehobenem Symbol „Visual anheften“

  2. Sie müssen den Bericht speichern, bevor Sie ein Visual an das Dashboard anheften können. Benennen Sie den Bericht, und klicken Sie auf Speichern.

  3. Heften Sie jedes Visual an das von Power BI erstellte Dashboard für Financial Sample.xlsx an.

  4. Klicken Sie auf Zu Dashboard wechseln, nachdem Sie das letzte Visual angeheftet haben.

  5. Power BI hat dem Dashboard automatisch eine Platzhalterkachel namens „Financial Sample.xlsx“ hinzugefügt. Klicken Sie auf Weitere Optionen (...)>Kachel löschen.

    Screenshot: Menü „Weitere Optionen“ für eine Kachel

  6. Ordnen Sie die Kacheln wie gewünscht neu an, und ändern Sie die Größe.

Nun sind das Dashboard und der Bericht fertig.

Jetzt können Sie Ihr Dashboard für Ihren Vorgesetzten freigeben. Sie können Ihr Dashboard und den zugrunde liegenden Bericht für alle Kollegen freigeben, die über ein Power BI-Konto verfügen. Diese können mit Ihrem Bericht interagieren, jedoch keine Änderungen speichern. Wenn Sie es zulassen, können sie das Dashboard auch für weitere Benutzer freigeben oder einen neuen Bericht anhand des zugrunde liegenden Datasets erstellen.

  1. Zum Freigeben des Berichts wählen Sie am oberen Rand des Dashboards die Option Freigebenaus.

    Screenshot: Mein Arbeitsbereich mit hervorgehobenem Symbol „Freigeben“

  2. Geben Sie auf dem Bildschirm Dashboard freigeben die E-Mail-Adressen der Empfänger im Feld Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein ein, und fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu.

  3. Wählen Sie die Option E-Mail-Benachrichtigung senden aus. Wählen Sie etwaige andere gewünschte Optionen aus:

    • Empfängern das Freigeben dieses Dashboards erlauben
    • Empfängern die Inhaltserstellung anhand der „Dashboard“ zugeordneten Daten erlauben

    Screenshot des Bereichs „Dashboard freigeben“ mit Auswahl aller Optionen

  4. Wählen Sie Zugriff gewähren aus.

Freigeben über Microsoft Teams

Sie können Berichte und Dashboards auch direkt über Microsoft Teams für Ihre Kollegen freigeben.

  1. Klicken Sie zum Freigeben über Teams oben im Dashboard auf die Option Chat in Teams (In Teams chatten).

    Screenshot: Mein Arbeitsbereich mit hervorgehobener Option „Chat in Teams“

  2. In Power BI wird das Dialogfeld In Teams teilen angezeigt. Geben Sie den Namen einer Person, einer Gruppe oder eines Kanals ein, und klicken Sie auf Freigeben.

    Screenshot: Dialogfeld „ In Teams teilen“

  3. Der Link wird in den Beiträgen dieser Person, dieser Gruppe oder dieses Kanals angezeigt.

    Screenshot: Beispielbeitrags in Microsoft Teams

Nächste Schritte

Weitere Fragen? Wenden Sie sich an die Power BI-Community.