Agile-Portfolio-Verwaltung: Verwenden von TFS zur Unterstützung von Backlogs über mehrere Teams hinweg

In Team Foundation Server (TFS) 2012 verwalteten Sie die Arbeit des Teams in einem Backlog. In Team Foundation Server 2013 können Sie Ihre Arbeit in einem Portfoliobacklog verwalten, das einem Managementteam Einblick in die Arbeit über mehrere Agile-Teams bietet. Ein Managementteam definiert die Ziele und verfolgt die Arbeit über mehrere Agile-Teams. Agile-Teams führen die, Arbeit aus, gliedern Elemente in Aufgaben auf, beheben Fehler und tragen zum Gesamtbild bei. Alle Teams verwenden eigene Rückstände und Boards und verfügen zudem über eine Rollup-Ansicht der durch ihre Arbeit unterstützten Kundenerfahrungen. Sobald Sie fertig sind, können Sie ein Projektportfolio verwalten, indem Sie die Arbeit in Backlogebenen gruppieren und betrachten, wie sie über mehrere Teams ausgeführt wird.

Jedes Team arbeitet an einem eigenen Backlog. Dabei ermöglicht die Hierarchie von Backlog-Arbeitsaufgabetypen es Managern, ein Statusrollup auf einer höheren Ebene anzuzeigen. In diesem Whitepaper werden Sie schrittweise durch das Einrichten dieser Art von Struktur geführt, indem ein hypothetisches Beispiel der Arbeit des Phone Saver-Managementteams und des Agile-Teams an bestimmten Bereichen des Gesamtprojekts durchlaufen wird.

Das Phone Saver-Managementteam definiert Arbeit als Initiativen auf hoher Ebene und gliedert diese in die dem Kunden wichtigen Funktionen. An diesem Punkt wird dem Agile-Team Arbeit zugewiesen, das die auszuführenden Arbeiten weiter aufgliedert und definiert. Beim Fortschreiten der Arbeit zeigt das Managementteam den Status auf jeden gewünschten Detailgrad an. Zum Beispiel können die Backlogelemente angezeigt werden, die jedem Funktionselement in einem Scrum-Projekt zugeordnet sind.

Dieser Screenshot zeigt die Ansicht des Funktionbacklogs mit den diese Elemente unterstützenden Product Backlog Items aus Sicht des Managementteams. Das Managementteam besitzt die Product Backlog Items nicht; sie werden einem der Agile-Teams zugewiesen. Da es sich allerdings um untergeordnete Elemente dieser Elemente handelt, werden sie vom Filter angezeigt. Auf diese Weise kann das Managementteam den Status nachverfolgen.

In der Informationsgrafik wird das Konzeptniveau der im obigen Screenshot angezeigten Informationen dargestellt.

Jedes Agile-Team, wie etwas das Kunden-Team, verfügt über eine eigene Teamhomepage, ein eigenes Backlog, sowie ein eigenes Kanban Board und ein eigenes Task Board. Diese Seiten enthalten nur die für dieses Team relevanten Informationen.

In diesem Screenshot wird die Ansicht des Sprintbacklogs aus Sicht des Agile-Teams dargestellt, mit den entsprechenden Product Backlog Items, an denen bei diesem Sprint gearbeitet wird sowie den zugeordneten Aufgaben, die erstellt wurden, um die Aufgaben aufzugliedern und nachzuverfolgen. Dem Team werden die Funktionen oder die Initiativen, die mit der verrichteten Arbeit unterstützt werden in dieser Ansicht nicht angezeigt. Wie zuvor wird in der Informationsgrafik das Konzeptniveau der in diesem Screenshot angezeigten Informationen dargestellt.

Festlegen von Teams und Backlogebenen

Wenn Sie in TFS ein Teamprojekt erstellen, wird automatisch ein Standardteam für dieses Projekt erstellt. Indem zusätzliche Teams für die Agile-Teams konfiguriert werden, die zum verwalten der täglichen Arbeit genutzt werden, und indem das Standardteam in das Team, das vom Managementteam zum Verwalten der Arbeit auf deren Ebene genutzt wird, neu definiert wird, können Arbeitslast und Prioritäten von den Agile-Teams selbst verwaltet werden. In der Ansicht des Managementteams wird der Status aller Arbeiten der Agile- Teams angezeigt. Es ist nur wenig Konfigurationsaufwand erforderlich, um Teams festzulegen und mit der Arbeit zu beginnen.

Neben der Verwendung von Agile-Teams zum Statusrollup, können Backlogebenen zum Erstellen einer hierarchischen Darstellung der Aufgaben verwendet werden. Im TFS 2013 verfügen Sie über direkten Zugriff auf zwei Backlogebenen. Wenn Sie aber eine weitere Stufe zur Unterstützung von Portfolioverwaltung benötigen, können Sie diese auch hinzufügen. Dazu ist wenig mehr Konfigurationsaufwand, als bei der Erstellung von Agile- Teams erforderlich, dennoch ist es recht einfach. Sie werden sowohl durch das Festlegen von Agile-Teams als auch das Hinzufügen zusätzlicher Backlogebenen geführt.

Zunächst müssen die Strukturen des Agile-Teams und des Managementteams, wie in der Beispielsorganisation, erstellt werden.

Erstellen von Agile-Teams und konfigurieren des Managementteams

1. Verwenden Sie das Zahnradsymbol auf der Homepage des Standardteams zum Öffnen der Verwaltungsseite, und wählen Sie "Neues Team", um ein Agile-Team zu erstellen.

   

2. Geben Sie dem Team einen Namen, und stellen Sie sicher, dass Einen Bereichspfad mit dem Teamnamen erstellen ausgewählt ist.

   

   Dies ist ein Teilbereich des Bereichspfads für das Managementteam. Vor allem stellt dies sowohl die Trennung der Arbeit über Agile-Teams sowie viel des automatisierten Statusrollups an das Managementteam bereit.

3. Konfigurieren Sie Sprints für das agile Team.

   

4. Fügen Sie dem neuen agilen Team Mitglieder hinzu, und entfernen Sie entbehrliche Mitglieder aus dem Managementteam.

   Als empfohlene Vorgehensweise sollte die Mitgliedschaft im Managementteam auf Manager und Teammitglieder beschränkt sein, die Initiativen und Funktionen besitzen. Mitglieder der Agile-Teams können die Homepage und den Backlog des Managementteams anzeigen, ebenso wie das Managementteam die Homepages und Backlogs der Agile-Teams anzeigen kann.

5. Ändern Sie die Bereiche für das Managementteam, sodass Teilbereiche nicht eingeschlossen werden.

   

Erstellen Sie beliebig viele agile Teams. Wenn einem Agile-Team Arbeitsaufgaben zugewiesen werden, können diese Elemente von jedem dieser Teams auf den Backlogs angezeigt, und von ihnen wie zuvor auf den Kanban Board und/oder Task Board verwaltet werden.

Das Backlog eines Agile-Teams zeigt Backlogelemente und Aufgaben

Dem Managementteam werden alle Arbeitsaufgaben aller Agile-Teams im Backlog, auf den Ansichten des Kanban Boards und des Task Boards angezeigt, dies stellt eine Masteransicht der in Bearbeitung befindlichen Arbeit sowie der noch ausstehenden Arbeit bereit.

Das Backlog eines Managementteams mit Funktionen und Backlogelementen von Agile-Teams

Nachdem Sie die Teamstruktur eingerichtet haben, wird eine zusätzliche Backlogebene hinzugefügt.

Hinzufügen einer zusätzlichen Backlogebene

Das Hinzufügen einer zusätzlichen Backlogebene nimmt eine wenig Zeit in Anspruch, ist aber recht einfach. Der Prozess Schritt für Schritt. Sie müssen zum Auszuführen dieser Schritte Mitglied der Teamprojekt-Administratorgruppe sein. Zuerst exportieren Sie einen vorhandenen Arbeitsaufgabentyp und bearbeiten ihn, um den neuen Arbeitsaufgabentyp zu erstellen, der "Initiative" genannt wird. Anschließend fügen Sie eine Kategorie für die Initiativen hinzu. Abschließend fügen Sie die Initiativen noch dem Portfoliobacklog hinzu.

Wenn Sie mehr an dem interessiert sind, was passiert nachdem Sie die Backlogebene der Initiativen hinzugefügt haben, klicken Sie hier, um an diesen Punkt zu springen.

Erstellen des Arbeitsaufgabentyps der Initiative

Die einfachste Möglichkeit zum Erstellen eines Arbeitsaufgabentyps ist das Kopieren, Umbenennen und anschließende Bearbeiten der vorhandenen CAB-Datei. Im folgenden Verfahren, exportieren Sie den Arbeitsaufgabentyp der Funktion und verwenden ihn als Grundlage für den Arbeitsaufgabentyp der Initiative. In allen Beispielen lautet der Projektname "Phone Saver", und der Servername "Fabrikam". Der Name der Teamprojektauflistung ist der Standardname "DefaultCollection".

1. Öffnen Sie ein Eingabeaufforderungsfenster im Administratormodus und ändern Sie die Verzeichnisse zur Installation von Visual Studio (oder Team Explorer).

   cd %programfiles%\Microsoft Visual Studio 12.0\Common7\IDE
   

   Verwenden Sie bei 64-Bit-Editionen von Windows %programfiles (x86)%.

2. Verwenden Sie das witadmin Tool, um Arbeitsaufgaben-Typdefinition der Funktion herunterzuladen und unter Initiative.xml zu speichern.

   witadmin exportwitd /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /n:Feature /f:%userprofile%\documents\Initiative.xml
   

3. Öffnen Sie die die Datei Initiative.xml, ersetzen Sie <WORKITEMTYPE name="Feature"> durch <WORKITEMTYPE name="Initiative">, und aktualisieren Sie die Beschreibung.

   <witd:WITD application="Work item type editor" version="1.0" xmlns:witd="https://schemas.microsoft.com/VisualStudio/2008/workitemtracking/typedef">
   <WORKITEMTYPE name="Initiative">
      <DESCRIPTION>Tracks an initiative that will be released with the product. </DESCRIPTION>
   

4. Bearbeiten Sie das mit Implementierung bezeichnete Registerkarten-Element. Ersetzen Sie <Filter WorkItemType="Product Backlog Item" /> durch <Filter WorkItemType="Feature" />. Damit werden Funktionen als untergeordnete Elemente von Initiativen angezeigt.

   <Tab Label="Implementation">
    <Control Type="LinksControl" Name="Hierarchy" Label="" LabelPosition="Top">
      <LinksControlOptions>
         <LinkColumns>
            <LinkColumn RefName="System.Id" />
            <LinkColumn RefName="System.Title" />
            <LinkColumn RefName="System.AssignedTo" />
            <LinkColumn RefName="System.State" />
         </LinkColumns>
         <WorkItemLinkFilters FilterType="include">
            <Filter LinkType="System.LinkTypes.Hierarchy" FilterOn="forwardname" />
         </WorkItemLinkFilters>
         <ExternalLinkFilters FilterType="excludeAll" />
         <WorkItemTypeFilters FilterType="include">
            <Filter WorkItemType="Feature" />
         </WorkItemTypeFilters>
      </LinksControlOptions>
    </Control>
   </Tab>
   

5. Importieren Sie die Datei.

   witadmin importwitd /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\Initiative.xml
   

Erstellen der Initiativenkategorie

Jetzt, da Sie über einen Arbeitsaufgabentyp für Initiativen fügen, wird dem Satz der im Teamprojekt angezeigten Kategorien eine Initiativenkategorien hinzugefügt.

1. Exportieren Sie die Kategoriedefinition in eine XML-Datei.

   witadmin exportcategories /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\categories.xml
   

2. Öffnen Sie die Datei, und fügen Sie die Initiativenkategorie hinzu. Im Folgenden Beispiel wird die Verwendung des Unternehmensnamens zur Identifizierung der Anpassung der Initiaitvenkategorie verwendet:

   <CATEGORY refname="Fabrikam.InitiativeCategory" name="InitiativeCategory">
     <DEFAULTWORKITEMTYPE name="Initiative" />
   

3. Importieren Sie die Datei wie zuvor.

   witadmin importcategories /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\categories.xml
   

Fügen Sie die Kategorie "Initiative" zur Portfoliohierarchie hinzu.

Jetzt müssen die Initiativen nur noch der Arbeitsaufgabenhierarchie hinzugefügt werden, aus denen das Portfoliobacklog gebildet wird.

1. Exportieren Sie die Definition der Prozesskonfiguration in eine XML-Datei.

   witadmin exportprocessconfig /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\MyProcessConfiguration.xml
   

2. Öffnen Sie die Datei und fügen Sie einen PortfolioBacklog-Abschnitt für Initiativen innerhalb des PortfolioBacklogs-Abschnitts hinzu. Ändern Sie das PortfolioBacklog-Element für FeatureCategory gleichzeitig dahingehend, dass Initiativen zu übergeordneten Arbeitsaufgaben für Funktionen werden.

     <PortfolioBacklogs>
     <PortfolioBacklog category="Fabrikam.InitiativeCategory" pluralName="Initiatives" singularName="Initiative">
         <AddPanel>
           <Fields>
             <Field refname="System.Title" />
           </Fields>
         </AddPanel>
         <Columns>
           <Column width="100" refname="System.WorkItemType" />
           <Column width="400" refname="System.Title" />
           <Column width="100" refname="System.State" />
           <Column width="50" refname="Microsoft.VSTS.Common.BusinessValue" />
           <Column width="100" refname="Microsoft.VSTS.Scheduling.TargetDate" />
           <Column width="200" refname="System.Tags" />
         </Columns>
         <States>
           <State type="Proposed" value="New" />
           <State type="InProgress" value="In Progress" />
           <State type="Complete" value="Done" />
         </States>
       </PortfolioBacklog>          
   <PortfolioBacklog category="Microsoft.FeatureCategory" parent="Fabrikam.InitiativeCategory" pluralName="Features" singularName="Feature">
   

3. Fügen Sie die Farbe, die für die Initiative verwendet werden soll, im WorkItemColors-Abschnitt hinzu.

   <WorkItemColor primary="FFFF6600" secondary="FFFEB380" name="Initiative" />
   

   Damit wird ein helles Orange als primäre Farbe für die Verwendung in den Listenanzeigen und eine blasseres Orange zur Verwendung im Task Board bzw. im Kanban Board zugewiesen.

4. Importieren Sie die Datei.

   witadmin importprocessconfig /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\MyProcessConfiguration.xml
   

Und damit sind Sie fertig! Sie haben eine dritte Backlogebene namens Initiativen hinzugefügt.

Definieren der Initiativen

Nach der Definition von Initiativen, ist es an der Zeit, einige Elemente zu erstellen. Mitglieder des Managementteams können Elemente direkt aus der Initiativenbacklogandsansicht hinzufügen. Das ist das Gleiche, wie ein Backlogelement zu einem Backlog hinzuzufügen.

Sie können neue Funktionen auch direkt aus der Initiativenarbeitsaufgabe heraus erstellen, indem Sie eine neue Arbeitsaufgabe von den Registerkarten "Implementierung" oder "Links" aus erstellen. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Beziehung zwischen übergeordneten und untergeordneten Elemente gleichzeitig mit der Funktion erstellt wird.

Sie können eine Initiative auch als übergeordnetes Element einer vorhandenen Funktionsarbeitsaufgabe hinzuzufügen, wenn Sie bereits über einige verfügen. Das hat den Vorteil, dass diese Funktion automatisch der von ihr unterstützten Initiative zugeordnet wird. Von der Funktion können Sie Backlogelemente erstellen und diese den einzelnen Agile-Teams zuweisen.

Zuordnen mehrerer Elemente bei vorhandenem Backlog

Wenn Sie bereits über ein vorhandenes Backlog verfügen, sollten Sie die Beziehungen zwischen den übergeordneten und untergeordneten Elementen dieser Aufgaben erstellen, um die automatische Statusberichterstellung zu unterstützen. Sie sollten Backlog-Elemente Funktionen zuordnen und Funktionen Initiativen zuordnen. Glücklicherweise ist das mithilfe des Zuordnungsbereichs ganz einfach. Aktivieren Sie zuerst den Zuordnungsbereich.

Legen Sie jetzt Elemente vom Backlog auf der Zuordnungsbereichsfunktion ab, die Sie als übergeordnetes Element zuordnen möchten.

Wiederholen Sie dieses Vorgehen für jede Backlog-Ebene, bis Sie die gewünschte Hierarchie erstellt haben.

Sie können Arbeitsaufgaben auch in großen Mengen bearbeiten und ihre Hierarchie in Microsoft Excel verwalten.

Status anzeigen

Nachdem Sie die Arbeitsaufgaben den entsprechenden übergeordneten und untergeordneten Links zugeordnet haben, ist es an der Zeit, zu sehen, wie diese Statusansicht über verschiedenen Ebenen angewendet wird.

Verwaltungsansicht des Status

Bei der Verwaltung zeigt der Initiativenbacklog beim Phone Saver-Team die Arbeitsaufgaben der Initiativen für alle Teams im Phone Saver-Projekt an.

Sie können die Ansicht wechseln, um die zugehörigen Funktionen anzuzeigen...

... oder die Ebenen der Backlogelemente oder Aufgaben im Detail anzeigen.

Tipp: Fügen Sie die Bereichspfadspalte hinzu, um anzuzeigen, welches Team an welchem Element arbeitet.

Außerdem können Sie den Status auf dem Kanban Board anzeigen. Das Managementteam kann anzeigen, welche Initiativen und Funktionen sich in Bearbeitung befinden.

Teamansicht des Status

Die Ansicht der einzelnen Agile-Teams ist unterschiedet sich deutlich. Als Mitglied eines dieser Teams, wird Ihnen bei den Backlogs für Initiativen oder Funktionen nichts angezeigt. Das liegt daran, dass Agile-Teams Elementen auf dieser Ebene weder direkt erstellen noch bearbeiten. Agile-Teams können nie die vollständige Liste von Initiativen oder Funktionen anzeigen. Wenn das Team jedoch wissen möchte, welche Initiativen und Funktionen von Ihnen unterstützen werden, können Sie diese Ansichten aus dem Backlogs der Backlogelemente heraus aktivieren und betrachten, welche Features und Initiativen von den von Ihnen bearbeiteten Elementen unterstützt werden.

Alles Weitere ist für die einzelnen Teams alltägliches Geschäft. Sie können das Kanban Board, das Task Board und andere Funktionen wie immer verwenden, nur dass Ihrer Verwaltung jetzt ihr Status sichtbar gemacht wird, ohne dass manuelle Bericht über alles verfasst werden müssen. Jede Tätigkeit wird in der Verwaltungsansicht wiedergegeben.

Über die Autoren

Gregg-Boer ist ein Hauptprogrammleiter bei Microsoft. Gregg ist der Produktbesitzer für die Agile-Verwaltungsumgebung in TFS.

Susan Ferrell ist technischer Redakteur bei Microsoft.

Kathryn Elliott ist technische Redakteur bei Microsoft.