Verwalten von eDiscovery
Letzte Änderung: Donnerstag, 7. Oktober 2010
Gilt für: SharePoint Server 2010
Inhalt dieses Artikels
eDiscovery überall
eDiscovery-Programmiermodell
Halteberichte
Suche in eDiscovery
Trennen von gehaltenen und nicht-gehaltenen Inhalten
eDiscovery (Electronic Discovery) ist das Verfahren, mit dem Organisationen Dokumente für ein bestimmtes Gerichtsverfahren suchen, aufbewahren und speichern. Dies wird manchmal auch als das Haltebereichfeature bezeichnet. In Microsoft SharePoint Server 2010 kann eDiscovery als Websitefeature auf jeder Website aktiviert werden. Verwenden Sie das eDiscovery-Feature, um Elemente einem Haltebereich zur elektronischen Ermittlung in der gesamten Websitesammlung hinzuzufügen. Mit diesem Feature können Sie auch Haltebereiche verwalten und nach Inhalten in einem Repository suchen, das mehrere Websitesammlungen umfasst. Sie können eine Suchabfrage angeben und alle Elemente planen, die Sie einem Haltebereich hinzufügen möchten. Sie können aber auch jedes Element einzeln einem Haltebereich hinzufügen.
eDiscovery überall
Für manche Gerichtsverfahren muss es möglich sein, an verschiedenen Orten zu suchen, und das Datenarchiv ist kein Langzeitarchiv. Deshalb können Sie das Datenarchiv zum Speichern aller wichtigen Dokumente verwenden, aber eine benutzerdefinierte Websitevorlage für den Zusammenarbeitsbereich verwenden. eDiscovery können Sie für den Zusammenarbeitsbereich verwenden. Die Verwaltung von Datensätzen mithilfe vieler Lösungen an mehreren Speicherorten erfordert eine eDiscovery-Lösung, mit der überall im Unternehmen nach Datensätzen gesucht werden kann: eDiscovery überall. eDiscovery wird überall durch das interne Haltebereichsinfrastrukturfeature ermöglicht.
Das interne Haltebereichsinfrastrukturfeature ist standardmäßig in jeder SharePoint Server 2010-Website aktiviert. Wenn es aktiviert ist, können für alle Features auf der Website die darin platzierten Elemente in den Haltestatus versetzt werden. Von den folgenden Elementen können spezielle Aktionen im Zusammenhang mit einem Haltebereich ausgeführt werden:
Mit dem Auftrag "Suchen und verarbeiten" kann ein Element einem Haltebereich hinzugefügt werden.
Mit dem Auftrag "Haltebereich aufheben" kann ein Element aus einem Haltebereich entfernt werden.
Sie können die Haltebereichsdaten für Elemente anzeigen sowie Elemente in einem Haltebereich hinzufügen oder entfernen.
Das Haltebereichsinfrastrukturfeature ist standardmäßig überall aktiviert, weshalb Sie eine komplette Websitesammlung durchsuchen und für die Ergebnisse den Haltstatus aktivieren können, ohne das Hold-Feature in der Unterwebsite zu aktivieren.
Mit dem Hold-Feature können Sie Haltebereiche in dem Web definieren und verwalten, wo dieses Feature aktiviert ist.
eDiscovery-Programmiermodell
Die für den Großteil der eDiscovery-Entwicklung verwendeten Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs) befinden sich im Microsoft.Office.RecordsManagement.Holds-Namespace.
Halteberichte
Halteberichte werden von Klassen und Membern im Microsoft.Office.RecordsManagement.Reporting-Namespace erstellt und verwaltet. Mit Report-Haltebereichsobjekten werden neue und geänderte Daten aufgelistet. Jeder Haltebereich kann mehreren Berichten zugeordnet werden, weshalb es einen Bericht pro Websitesammlung im Repository für Mehrfach-Websitesammlungen gibt. Falls sich viele Elemente im Haltebereich befinden, muss der Bericht in mehrere Segmente unterteilt werden.
Der Haltebericht im Zielspeicherort enthält die Ergebnisse der Suche, die im Quellspeicherort ausgeführt wurden. Beim Verarbeiten eines Vorgangs search and send to another site durch den Zeitgeberauftrag wird der Webdienst aufgerufen, und Daten zur ausgeführten Abfrage werden übergeben, wie z. B. die durchsuchten Websites, die ausgeführte Abfrage sowie das Ausführungsdatum der Abfrage. Das öffentlich zugängliche Haltebereichsfeature wird auf der Websiteebene verwendet, weshalb Benutzer eine Liste mit mehreren hierarchischen Haltebereichen in einer Websitesammlung erstellen können (SPSiteCollection-Objekt). Nachdem die Liste erstellt wurde, werden von diesem Feature Daten aus allen Haltebereichslisten in der übergeordneten Kette der Website abgerufen.
Ein Report-Haltebereichsobjekt wird selbst dann generiert, wenn im ausgewählten Haltebereich kein Inhalt vorhanden ist. Enthält ein Bericht keinen Inhalt, wird von SharePoint Server 2010 eine ReportEmptyException-Ausnahme ausgelöst.
Suche in eDiscovery
Suchvorgänge basierend auf Listenelementeigenschaften, wie z. B. Datumsangaben, sind typisch für eDiscovery-Szenarien. Beispielsweise könnten Sie nach allen Verträgen suchen, die vor einem bestimmten Datum unterschrieben wurden. Darüber hinaus werden in SharePoint Server 2010 Inhaltsverteilungsszenarien unterstützt, bei denen der Inhalt eher verstreut als zentral gespeichert ist. Deshalb ist es relativ wichtig, dass Sie präzise Abfragen und Gültigkeitsbereiche für eDiscovery-Suchvorgänge angeben können. Die Suche für eDiscovery soll Gültigkeitsbereiche, Skalierung, Erweiterbarkeit, die Wiederverwendung von Abfragen sowie die Suche in mehreren Websitesammlungen ermöglichen. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Festlegen bestimmter Websites als Gültigkeitsbereich für eine eDiscovery-Suche.
Skalieren von Zielen: Haltestatus für ein Suchergebnis mit 10.000 Elementen aktivieren.
Ausführen von eDiscovery-Suchvorgängen mithilfe anderer Suchmodule als der SharePoint Server-Suche, wie z. B. FAST.
Zugreifen auf eine Liste mit Suchabfragen, die für einen bestimmten Haltebereich ausgeführt werden.
Einfacheres Lesen von Abfragen. Abfragen sind lesbar und einfach zu reproduzieren.
Die Suche kann mehrere Websitesammlungen umfassen. Dadurch kann eine einzige Liste mit Haltebereichen für alle in diese Suche eingeschlossenen Websitesammlungen definiert werden, um Suchergebnisse aus mehreren Websitesammlungen einem Haltebereich hinzuzufügen und um für eine Suche eine einzelne Websitesammlung im Repository für Mehrfach-Websitesammlungen als Gültigkeitsbereich festzulegen.
Trennen von gehaltenen und nicht-gehaltenen Inhalten
Mit den eDiscovery- und Haltebereichsfeatures können gehaltene und nicht-gehaltene Inhalte voneinander getrennt werden. Sie können Suchergebnisse in ein Datenarchiv kopieren, wo sie weitergeleitet und mit anderen Datensätzen gespeichert werden. Darüber hinaus können Sie für das Feature konfigurieren, dass Suchergebnisse in das Datenarchiv kopiert und von vorhandenen Datensätzen getrennt werden.
Um gehaltene Inhalte von nicht-gehaltenen Inhalten zu trennen, können Sie ein separates Datenarchiv ausschließlich für eDiscovery einrichten. Sie können aber auch einen benutzerdefinierten Router erstellen, mit dem eingehende Haltebereichseigenschaften analysiert und anschließend basierend auf dem Eigenschaftswert an eine spezielle Bibliothek weitergeleitet werden.
Durch das Erstellen eines separaten Datenarchivs ausschließlich für eDiscovery werden gehaltene Inhalte erfolgreich von Firmendatensätzen getrennt, aber die Inhalte werden nicht basierend auf dem zugehörigen Haltebereich an einen speziellen Speicherort weitergeleitet. Diese Vorgehensweise hat außerdem den Nachteil, dass für jeden Eigenschaftentyp, der getrennt verwaltet werden soll, ein separates Datenarchiv erforderlich ist.
Repository für Mehrfach-Websitesammlungen
Als allgemeines Infrastrukturfeature gibt es in SharePoint Server 2010 eine Methode, um Websitesammlungen zu einem Abonnement zusammenzufassen. Abonnements erfüllen zwar die meisten, aber nicht alle Anforderungen von Websitesammlungen zum Gruppieren für eDiscovery. Deshalb haben wir einen Abonnementuntertyp entwickelt, der als Repository für Mehrfach-Websitesammlungen bezeichnet wird und bekannte Funktionen von Abonnements, aber auch spezielle Funktionen, die für eDiscovery erforderlich sind, aufweist.
Das Repository für Mehrfach-Websitesammlungen enthält eine API zum Aufzählen der Websitesammlung, eine Website zum Konfigurieren von Einstellungen für das gesamte Repository für Mehrfach-Websitesammlungen, eine Methode zum Übergeben von Gruppen-IDs an einen von mehreren Gruppen gemeinsam verwendeten Dienst, der partitioniert werden kann, sowie eine Methode zur eindeutigen Unterscheidung eines Repositorys für Mehrfach-Websitesammlungen von mehreren Websitesammlungen, die aus anderen Gründen gruppiert sind (z. B. eine gehostete Umgebung).
Auf der Seite Websiteabonnementeinstellungen gibt es den Link zur Seite Einstellung für Ermittlung und Haltebereich. Auf dieser Seite werden Einstellungen für eDiscovery und Haltebereiche für das aktuelle Abonnement konfiguriert. Falls das Dokument und das Datenarchiv mehrere Websitesammlungen umfassen, gruppieren Sie zur Unterstützung von eDiscovery alle Websitesammlungen zu einem einzelnen Repository. Dies ermöglicht eine zentrale Haltebereichsliste, eine Berichtsbibliothek und eine Suchseite für das gesamte Abonnement. Sie können auch Folgendes angeben:
Ob das gesamte Abonnement durchsucht werden soll
Die Websitesammlung mit der Liste der Masterhaltebereiche
Der im registrierten Suchdienst verwendete Gültigkeitsbereich für die Suchvorschau
Nachdem Sie die Websitegruppe als Repository für Mehrfach-Websitesammlungen festgelegt und Haltebereiche im Hub aktiviert haben, ist die Konfiguration des Repositorys für Mehrfach-Websitesammlungen abgeschlossen.
Erweiterten von eDiscovery auf ein Repository für Mehrfach-Websitesammlungen
eDiscovery kann erweitert werden, sodass Such- und Haltebereichsvorgänge unterstützt werden, die mehrere Websites umfassen. Sie können angeben, dass alle verfügbaren Websitesammlungen durchsucht werden, diesen Gültigkeitsbereich abfragen und für alle Suchergebnisse aus dem Gültigkeitsbereich der Websitesammlungen einen Haltestatus aktivieren.
Zum Einschließen mehrerer Websitesammlungen erstellt SharePoint Server 2010 eine asynchrone Arbeitsaufgabe für jede Websitesammlung im Repository für Mehrfach-Websitesammlungen und übergibt dann die Suchabfrage und den Haltebereich an diese Arbeitsaufgaben. Jede Websitesammlung verarbeitet die Haltebereichsanforderung separat und sendet eine separate E-Mail-Nachricht, die die Ergebnisse für jede Websitesammlung des Gültigkeitsbereichs enthält.
Die Berichtsarchitektur wird ebenso verteilt: Jede Websitesammlung generiert ein Report-Objekt zu den gehaltenen Elementen in dieser Websitesammlung. Diese Berichte werden in der Sammlung mit den Halteberichten im zentralen Hub gespeichert.
Um eDiscovery-Suchvorgänge für das Repository für Mehrfach-Websitesammlungen zu ermöglichen, erkennt jede Website, ob sie zu einer Mehrfach-Websitesammlung gehört. Darüber hinaus werden von jeder Seite Suchen und zu Haltebereich hinzufügen im Repository für Mehrfach-Websitesammlungen die Liste aller darin enthaltenen Websitesammlungen und die Liste aller darin enthaltenen Haltebereiche erkannt, und die Ergebnisvorschau kann auf die im Repository für Mehrfach-Websitesammlungen enthaltenen Elemente beschränkt werden.
Suchen in einem Repository für Mehrfach-Websitesammlungen
Wie bereits erwähnt, wird die Seite Suchen und zu Haltebereich hinzufügen von SharePoint Server 2010 gesperrt, sodass nur Websitesammlungsadministratoren Zugriff darauf haben. Wenn der Gültigkeitsbereich auf mehrere Websitesammlungen erweitert wird, ist diese Ebene der Zugriffssteuerung nicht ausreichend: Ein Administrator einer Websitesammlung kann nicht alle Inhalte in einer anderen Websitesammlung anzeigen. Falls ein Mandantenadministrator eine explizite Auswahl vornimmt, um Suchvorgänge in einem Repository für Mehrfach-Websitesammlungen zu aktivieren, ist die Rechteerweiterung akzeptabel. Die Person, die eDiscovery im Repository für Mehrfach-Websitesammlungen aktiviert, wird jedoch von SharePoint Server 2010 gewarnt, dass jeder Websitesammlungsadministrator in der Website mit der Liste der Masterhaltebereiche auf alle Elemente im Abonnement zugreifen kann.