Integration und Erweiterung über Microsoft Graph-API und Power Automate

Sie können Priva Subject Rights Requests in Ihre vorhandenen Geschäftsprozesse und -tools integrieren, indem Sie die Microsoft Graph-API für Antragstellerrechte anfordern. Sie können auch die Automatisierungsfunktionen von Anforderungen für Antragstellerrechte erweitern, indem Sie integrierte Power Automate-Flows für Aufgaben wie das Festlegen von Kalendererinnerungen und das Erstellen von Fällen in ServiceNow verwenden.

Microsoft Graph-API für Anträge auf Antragstellerrechte

Die Microsoft 365 Subject Rights Request-API bietet eine einfache und dennoch leistungsstarke Möglichkeit, die Automatisierung in Ihre vorhandene Strategie für Antragstellerrechte einzuführen. Wenn eine Person Informationen von Ihrer Organisation anfordert, ermöglichen unsere APIs es Ihnen, diese Anforderungen in Microsoft 365 basierend auf den Kriterien für diese Anforderung zu erstellen. Sie können die Anforderung für Antragstellerrechte in Microsoft 365 erstellen, den Fortschritt nachverfolgen und bestätigen, wenn die Verarbeitung der Anforderung abgeschlossen ist und der Inhalt abgerufen werden kann.

Unsere APIs sind für jeden verfügbar, der seine Lösungen erweiterbarer gestalten kann, z. B. ISVs, Partner, die Microsoft 365 in ihren Lösungen integrieren möchten, und Organisationen, die die APIs mit ihren Branchenanwendungen verwenden möchten.

Die vollständige Dokumentation finden Sie unter Verwenden der Microsoft Graph-API zur Anforderung von Antragstellerrechten.

Power Automate-Vorlagen für Anträge auf Rechte betroffener Personen

Microsoft Power Automate ist ein Workflowdienst, der Aktionen anwendungs- und dienstübergreifend automatisiert. Anfragen zu Antragstellerrechten enthalten integrierte Power Automate-Vorlagen, die Benutzern bei der Verwaltung von Anträgen auf Antragstellerrechte helfen. Benutzer können Automatisierungsflows für Prozesse wie das Erstellen von Tickets in ServiceNow und das Hinzufügen von Kalendererinnerungen zu Fälligkeitsdaten einrichten. Weitere Informationen zu Power Automate finden Sie in der Power Automate-Dokumentation.

Wenn Sie ein Abonnement für Anträge auf Antragstellerrechte erworben haben, benötigen Sie keine separate Power Automate-Lizenz, um die empfohlenen Power Automate-Vorlagen zu verwenden. Diese Vorlagen können so angepasst werden, dass sie Ihre Organisation unterstützen und grundlegende Szenarien zur Anforderung von Antragstellerrechten abdecken. Sie benötigen jedoch möglicherweise zusätzliche Lizenzen, um Premium-Power Automate-Features in diesen Vorlagen zu verwenden oder eine eigene Vorlage zu erstellen.

Verfügbare Vorlagen

  • Erstellen eines Datensatzes für priva privacy management case in ServiceNow: Diese Vorlage ist für Organisationen vorgesehen, die ihre ServiceNow-Lösung verwenden möchten, um Anfragen zu Antragstellerrechten nachzuverfolgen. Sie werden aufgefordert, Ihre ServiceNow-Instanzdetails einzugeben, einschließlich eines Kontos, um eine Verbindung mit ServiceNow herzustellen. Dieses Konto muss in der Lage sein, einen Incident in ServiceNow zu erstellen und Incidentdetails auszufüllen. Sobald eine Verbindung mit Ihrer Instanz hergestellt wurde, können Administratoren für Antragstellerrechte einen Datensatz für den Fall in ServiceNow erstellen und bei Bedarf anpassen, was die Vorlage in ausgewählte Felder auffüllt. Weitere Informationen zum Connector finden Sie in der Dokumentation zum ServiceNow-Connector.

  • Hinzufügen einer Kalendererinnerung zur Nachverfolgung eines Priva-Datenschutzverwaltungsfalls: Diese Vorlage dient zum Festlegen von Fälligkeitsdatumserinnerungen in Ihrem Outlook-Kalender für Anträge auf Antragstellerrechte. Das Tool füllt bestimmte Details aus den Eigenschaften der Anforderung auf, z. B. den Namen der Anforderung und deren Fälligkeitsdatum. Sie können beschreibende Details hinzufügen, Empfänger angeben und andere erweiterte Einstellungen anpassen.

  • Abrufen von Dateien nach Tag für eine Priva-Antragstellerrechteanforderung: Mit dieser Vorlage können Sie nach Dateien für Ihre Antragstellerrechteanforderung suchen, die mit einem bestimmten Tag versehen wurden. Sie können den Flow bearbeiten, um benutzerdefinierte Aktionen auszuführen, oder die Liste der zurückgegebenen Dateien anzeigen, die für interne Prozesse oder Tools verwendet werden sollen.

Erstellen eines neuen Power Automate-Flows aus einer Vorlage

  1. Wählen Sie im Microsoft Purview-Complianceportal im linken Navigationsbereich Priva Subject Rights Requests aus.

  2. Suchen Sie die Anforderung für Antragstellerrechte, an der Sie arbeiten möchten, und wählen Sie sie in der Liste aus, um die zugehörige Detailseite zu öffnen.

  3. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Automatisieren und dann Power Automate-Flows verwalten aus, um den Flow-Flyoutbereich zu öffnen.

  4. Wählen Sie Neu aus, und wählen Sie aus den verfügbaren Optionen die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Folgen Sie hier den Anweisungen zum Anpassen und Hinzufügen von Schritten, um die Erstellung des Flows abzuschließen. Die Optionen variieren je nachdem, welche Vorlage Sie verwenden (siehe Vorlagentypen unten).

  5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern aus.

Nachdem Sie eine Instanz der Vorlage gespeichert haben, müssen Sie sie auf der Detailseite der Anforderung ausführen, damit die Flowinstanz über den richtigen Kontext und die richtige ID verfügt. Öffnen Sie die Anforderung, kehren Sie zum Menü Automatisieren zurück, wählen Sie die Vorlage aus, und wählen Sie Flow ausführen aus. Sie können Ihre bisherigen Aktivitäten anzeigen, indem Sie Flowausführungsaktivität anzeigen auswählen.

Freigeben eines Power Automate-Flows

Mit der Freigabe eines Power Automate-Flows können Sie einen weiteren Besitzer hinzufügen und diesen zum Bearbeiten, Aktualisieren und Löschen des Flows verwenden. Alle Besitzer können auf den Ausführungsverlauf zugreifen und andere Besitzer hinzufügen oder entfernen.

Um einen Flow freizugeben, öffnen Sie die Anforderung der Antragstellerrechte, mit der Sie arbeiten möchten, wählen Sie Automatisieren aus, und wählen Sie dann Power Automate-Flows verwalten aus. In diesem Bereich können Sie einen vorhandenen Flow auswählen und dann die Option Freigeben verwenden, um einen Benutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen.

In diesem Bereich haben Sie auch die Möglichkeit, die eingebetteten Verbindungen mit Diensten zu verwalten, die im Power Automate-Flow verwendet werden. Das Ändern dieser Einstellungen kann sich auf ihre Fähigkeit zum Ausführen des Flows auswirken.

Bearbeiten oder Löschen des Power Automate-Flows

Um Details eines Power Automate-Flows anzupassen, wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Detailseite einer Anforderung automatisieren und dann Power Automate-Flows verwalten aus.

Wählen Sie im Bereich Power Automate-Flows den Flow aus, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie auf der Befehlsleiste Bearbeiten aus, um Schritte zu bearbeiten oder hinzuzufügen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern aus.

Um einen Flow zu löschen, wählen Sie ihn in der Liste im Bereich Power Automate-Flows aus, und wählen Sie in der Befehlsleiste Löschen aus. Der Flow wird für alle Besitzer entfernt und für alle Benutzer deinstalliert. Frühere Flowinstanzen werden weiterhin ausgeführt, um Datenverluste zu vermeiden. Sie werden aufgefordert, dies zu bestätigen, bevor der Löschvorgang abgeschlossen ist.

Microsoft Priva Haftungsausschluss