Erstellen und Verwalten von Anträgen auf Antragstellerrechte für Daten, die über Microsoft 365 hinausgehen (Vorschau)
Antragstellerrechteanforderungen für Daten, die über Microsoft 365 (Vorschauversion) hinausgehen, unterstützen zwei Arten von Anforderungen:
Export: Ein Export der personenbezogenen Daten einer betroffenen Person, die in der Datenlandschaft des organization gefunden werden.
Löschen: Die Löschung aller personenbezogenen Daten einer betroffenen Person, die sich in der Datenlandschaft des organization befinden.
Anforderungen können auf zwei Arten erstellt werden:
Eine betroffene Person kann ein Online-Anfrageformular ausfüllen und übermitteln, das von Ihrem organization erstellt wurde.
Ein Benutzer in Ihrem organization kann manuell eine Anforderung im Namen einer betroffenen Person erstellen.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Anforderungen erstellt werden können, was die Statusphasen einer Anforderung sind und wie Anforderungen bis zur Erfüllung verwaltet werden.
Anforderungen, die aus einem Anforderungsformular erstellt wurden
Eine betroffene Person außerhalb Ihrer organization , z. B. ein Kunde oder ein ehemaliger Mitarbeiter, kann eine betroffene Person direkt an Ihre organization senden, indem Sie ein Online-Anforderungsformular verwenden, das Sie erstellen und hosten.
Während sich Antragstelleranforderungen für Daten außerhalb von Microsoft 365 in der Vorschau befinden, empfehlen wir, Anträge auf Antragstellerrechte mithilfe von Test- oder künstlichen Daten zu erstellen, um eine unnötige Sammlung oder Löschung personenbezogener Daten zu verhindern.
Manuelles Erstellen einer Anforderung
Ein Benutzer in Ihrem organization kann eine Anfrage erstellen, wenn sich beispielsweise eine betroffene Person an Ihren organization einen Export oder eine Löschung ihrer personenbezogenen Daten anfordert. Um eine Anforderung zu erstellen, gibt ein Benutzer einen Anforderungs-Generator ein, um grundlegende Details zur betroffenen Person einzugeben, und verbindet die Anforderung dann mit einer Vorlage, die bestimmt, wie die Anforderung erfüllt wird. Alle Vorlagen finden Sie auf der Registerkarte Vorlagen der Seite Anforderungsformulare und Vorlagen .
Tipp
Bevor Sie eine Anforderung erstellen können, müssen Sie zunächst eine Vorlage erstellen.
So erstellen Sie manuell eine Anforderung für Antragstellerrechte:
Wählen Sie auf der Seite Anforderungsverwaltung die Option Neue Anforderung aus, um den Anforderungs-Generator zu öffnen.
Wählen Sie auf der Seite Grundlegende Details die Vorlage aus, die für die Anforderung verwendet werden soll, und wählen Sie dann Weiter aus.
Geben Sie auf der Seite Formular anfordern die erforderlichen Details zur betroffenen Person ein.
Wählen Sie Absenden aus.
So erhalten Sie eine Antragstellerberechtigungsanforderung über das Portal:
Wählen Sie auf der Seite Anforderungsformulare die Vorlage aus, die für die Anforderung verwendet werden soll.
Wählen Sie den Link Datenschutzportal aus, um zum Online-Datenschutzportal Ihres organization zu wechseln.
Geben Sie die erforderlichen Details ein, und führen Sie die CAPTCHA-Herausforderung aus.
Wählen Sie Absenden aus.
Die Anforderung wird im System erstellt, und Sie gelangen zur Detailseite der Anforderung. Die Anforderung befindet sich nun in der Prozessphase der Überprüfung der Identität. Besuchen Sie Status der Phase anzeigen , um die Phasen der Anforderung zu verstehen.
Seite "Anforderungsverwaltung" und Seite "Anforderungsdetails"
Auf der Seite Anforderungsverwaltung werden alle Ihre Anforderungen mit grundlegenden Informationen wie Name, status, der aktuellen Phase, den nächsten erforderlichen Aktionen, dem Antworttermin und dem Kontakt oder Besitzer der Anforderung aufgelistet. Sie können die Tabelle filtern, um Anforderungen nach Typ, Zustand, Stichtag oder Vorlagenkontakt anzuzeigen.
Jede Anforderung verfügt über eine eigene Detailseite. Auf der Seite mit den Anforderungsdetails können Sie den Workflow der Anforderung nachverfolgen und verwalten. Wählen Sie eine Anforderung aus der Liste auf der Seite Anforderungsverwaltung aus, um die Detailseite der Anforderung zu öffnen.
Anzeigen des Phasenfortschritts und der grundlegenden status auf der Registerkarte "Übersicht"
Jede Anforderung durchläuft verschiedene Phasen, während sie bis zur Fertigstellung voranschreitet. Auf der Detailseite einer Anforderung enthält die Registerkarte Übersicht eine Statusanzeige, die die Phasen der Anforderung anzeigt. Ein grünes Häkchen weist auf eine abgeschlossene Phase hin, ein blaues Ladesymbol gibt an, dass die Phase gerade ausgeführt wird, und ein grauer Kreis mit einer Linie durch die Phase gibt an, dass die Phase nicht angewendet wird. Die Phasen sind unten aufgeführt:
Nicht gestartet: Alle Anforderungen beginnen in dieser Phase; gibt an, dass das System den Prozess der Identitätsüberprüfung beginnt.
Identitätsüberprüfung: Wenn die Anforderung mit einer Vorlage erstellt wird, die eine manuelle Identitätsüberprüfung festlegt, wird eine Identitätsüberprüfungsaufgabe für einen Datentechniker erstellt, und ein blaues Ladesymbol wird angezeigt, bis die Aufgabe von einem Datentechniker abgeschlossen wurde. Ein grünes Häkchen wird angezeigt, wenn die manuelle Identitätsüberprüfung abgeschlossen ist. Wenn die Anforderung manuell erstellt wird und die Vorlage keine manuelle Identitätsüberprüfung erfordert, wird davon ausgegangen, dass der Ersteller der Anforderung die Identität der betroffenen Person überprüft hat. In diesem Schritt wird ein grauer Kreis mit einer Zeile angezeigt.
Analysieren von Daten: Unabhängig von der Klassifizierung oder dem Typ vertraulicher Informationen (SIT), die Sie im Anforderungsformular oder der Vorlage ausgewählt haben, sucht das System nach Übereinstimmungen mit diesen Klassifizierungen oder SITs in Ressourcen in der Data Map. Wenn Ressourcen identifiziert werden, werden sie im Abschnitt Bereich auf der Registerkarte Übersicht mit den Werten der betroffenen Person für die erforderlichen Klassifizierungen und SITs aufgeführt. Wenn Ressourcen identifiziert werden, werden sie als Aufgaben für den Ressourcenbesitzer erstellt und auf der Registerkarte Aufgabe aufgeführt. Der Besitzer der Ressource muss nun die Ressource überprüfen, um die persönlichen Informationen der betroffenen Person mit der Ressource zu finden.
Arbeiten an Aufgaben: Aufgaben wurden zugewiesen und werden ausgeführt.
Genehmigen von Aufgaben: Alle Aufgaben sind abgeschlossen und können genehmigt werden.
Bereit zur Antwort: Alle Aufgaben werden genehmigt, und die Anforderung kann an die betroffene Person zurückgeleitet werden.
Hinweis
Die Reaktion auf die betroffene Person erfolgt außerhalb von Priva durch eine Methode, die von Ihrer organization bestimmt wird.
Aufgaben
Wenn die Datenanalyse feststellt, dass eine Klassifizierung oder SIT im Zusammenhang mit einer Anforderung in einer Data Map-Ressource gefunden wurde, wird eine Aufgabe dem Besitzer der Ressource zugewiesen, der in der Regel ein Datentechniker in Ihrer organization ist. Der Besitzer erhält eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass ihm eine Aufgabe im Zusammenhang mit einer Anforderung von Antragstellerrechten zugewiesen wurde.
Die Aufgabe des Ressourcenbesitzers besteht nun darin, die Ressource zu untersuchen, um festzustellen, ob sie die personenbezogenen Daten der betroffenen Person im Zusammenhang mit der Anforderung enthält. Im Abschnitt Bereich auf der Registerkarte Übersicht der Anforderung werden die spezifischen personenbezogenen Daten angegeben, nach denen der Besitzer suchen sollte.
Hinweis
Das Betrachten einer Datenressource für die personenbezogenen Daten der betroffenen Person erfolgt außerhalb von Priva.
Einige Ressourcen listen keinen Besitzer auf. Wenn eine Aufgabe für eine Ressource ohne Besitzer erstellt wird, können Sie einen Besitzer zuweisen. Wählen Sie auf der Seite Aufgaben eine Aufgabe aus, um die zugehörige Detailseite zu öffnen. Wählen Sie auf der Registerkarte Datenbesitzer die Option Datenbesitzer bearbeiten aus, suchen Sie nach Benutzern, um einen Benutzer auszuwählen, und wählen Sie dann Bestätigen aus.
Seite "Aufgaben"
Alle Aufgaben werden auf der Seite Aufgaben mit grundlegenden Eigenschaften und status Informationen aufgeführt. Spalten können gefiltert werden, um Ihre Ansicht anzupassen oder nach bestimmten Aufgaben zu suchen. Beispielsweise, um alle Aufgaben anzuzeigen, die bestimmten Besitzern zugewiesen sind, oder Aufgaben mit einem bestimmten status Status, z. B. Nicht gestartet oder In Bearbeitung. Aufgaben für jede Anforderung finden Sie auch auf der Registerkarte Aufgaben auf der Seite mit den Anforderungsdetails.
Arbeiten an Aufgaben
Um mit der Arbeit an einer Aufgabe zu beginnen, wechselt der Besitzer zur Seite Aufgabe und sucht nach der zugewiesenen Aufgabe. Wählen Sie den Namen der Aufgabe aus, um einen Flyoutbereich mit Details zur Aufgabe zu öffnen.
Der erste Schritt besteht darin, dass der Besitzer die Aufgabe anfordert. Wählen Sie im Flyoutbereich auf der Registerkarte Details die Option Anspruchstask aus. Die status der Aufgabe ändert sich von Nicht gestartet in In Bearbeitung. Der Besitzer ist nun bereit, mit der Arbeit an der Aufgabe zu beginnen, indem er die folgenden Schritte ausführt:
Wechseln Sie im Flyoutbereich der Aufgabe zur Registerkarte Bereich , um anzuzeigen, welche Ressourcen und welche Datensubjektwerte sich im Bereich der Anforderung befinden.
Ressourcen im Bereich: Jedes aufgelistete Medienobjekt ist mit einem Link versehen. Wählen Sie den Medienobjektlink aus, um direkt in das Medienobjekt im Data Catalog zu gelangen.
Klassifizierungen im Bereich: Sehen Sie sich die Klassifizierungen an, die sich im Bereich der Anforderung befinden, und die Werte für jede Klassifizierung, nach der der Besitzer suchen muss. Beispielsweise kann die Klassifizierung von "Alle vollständigen Namen" mit dem Wert "Jane Doe" daneben aufgelistet werden.
Für Exportanforderungen:
Wechseln Sie zu den einzelnen Medienobjekten, um die Werte für die einzelnen Klassifizierungen zu finden. Wenn die personenbezogenen Daten im Medienobjekt gefunden werden, extrahieren Sie diese Daten in eine CSV-Datei.
Wählen Sie im Bereich "Missachtung" der Aufgabe unter Verwandte Daten die Option Hochladen aus, und laden Sie die CSV-Datei hoch. Sie können den Inhalt der CSV-Datei nach dem Hochladen anzeigen, indem Sie das Ansichtssymbol neben dem Uploaddatum auswählen. Wählen Sie erneut das Ansichtssymbol aus, um den Inhalt auszublenden.
Für Löschanforderungen: Wechseln Sie zu jedem Medienobjekt, um die Werte für jede Klassifizierung zu finden. Wenn die personenbezogenen Daten in der Ressource gefunden werden, führen Sie die Löschung dieser Daten durch.
Wenn Sie entweder das Extrahieren und Hochladen der CSV-Datei oder das Löschen der Daten abgeschlossen haben, wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus, um die Aufgabe abzuschließen. Die status für den Vorgang ändert sich in ** Abgeschlossen; wartet auf Genehmigung**.
Wenn die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht gefunden werden
Wenn der Besitzer der Ressource die Informationen der betroffenen Person nicht in der Ressource findet, wählen Sie am unteren Rand des Flyoutbereichs des Medienobjekts Nicht zutreffend aus. Die status für den Vorgang ändert sich in Nicht zutreffend.
Genehmigen von Aufgaben nach Abschluss
Wenn die Arbeit an einer Aufgabe abgeschlossen ist, muss der Vorlagenkontakt die Aufgabe jetzt genehmigen. Durch die Genehmigung aller Aufgaben wird die Anforderung in die letzte Phase der Antwort an die betroffene Person überschritten. So genehmigen Sie eine Aufgabe:
Wählen Sie auf der Seite Anforderungsverwaltung eine Anforderung aus, um die zugehörige Detailseite zu öffnen.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Aufgaben das Kontrollkästchen neben dem Namen des Vorgangs. Der Datenschutzbeauftragte sollte die Daten überprüfen, um sicherzustellen, dass die gesammelten Daten mit der Identität der betroffenen Person übereinstimmen und dass keine unangemessenen Daten (z. B. Informationen einer anderen betroffenen Person oder andere vertrauliche Informationen) versehentlich in der CSV-Datei erfasst wurden.
Genehmigen gibt an, dass das Arbeitselement ordnungsgemäß überprüft und erfüllt wurde.
Reject gibt an, dass das Arbeitselement überprüft wurde und aktualisiert werden muss, bevor es als genehmigt betrachtet wird. Der Besitzer der Aufgabe wird benachrichtigt, und die status des Vorgangs ändert sich in Abgelehnt. Der Datentechniker sollte zurückkehren und die richtigen Daten pullen und eine CSV-Datei erneut in die Aufgabe laden und dann als abgeschlossen markieren. Der Datenschutzbeauftragte oder der Anforderungsbesitzer überprüft die Aufgabe erneut zur Genehmigung.
Sobald alle Aufgaben in einer Anforderung abgeschlossen und genehmigt wurden, erhält der Datenschutzbeauftragte (der Als Kontakt für die Anforderung aufgeführte Besitzer) eine E-Mail, die angibt, dass alle Aufgaben für die Anforderung abgeschlossen sind und auf die Genehmigung warten. Die Phase der Anforderung ändert sich in Antwortbereit.
Reagieren auf Anforderungen und Herunterladen von Exportpaketen
Die Reaktion auf die betroffene Person erfolgt außerhalb von Priva. Der Datenschutzbeauftragte reagiert auf die betroffene Person, indem er die Daten über das Exportpaket der betroffenen Person übermittelt oder bestätigt, dass ihre Daten aus den Datenressourcen der organization gelöscht wurden.
Für Exportanforderungen:
- Wechseln Sie auf der Seite mit den Anforderungsdetails zur Registerkarte Pakete .
- Wählen Sie Herunterladen aus. Das Paket wird als .zip Datei heruntergeladen, die alle CSV-Dateien enthält, die für die einzelnen Aufgaben importiert wurden.
- Der Datenschutzbeauftragte stellt der betroffenen Person die .zip Datei zur Verfügung, um die Exportanforderung abzuschließen.
Für Löschanforderungen:
Der Datenschutzbeauftragte setzt sich mit der betroffenen Person in Kontakt und informiert sie darüber, dass alle ihre personenbezogenen Daten in ihren Systemen identifiziert und gelöscht wurden und dass die Anträge auf Rechte der Betroffenen abgeschlossen wurden.
Abschließen einer Anforderung
Wenn alle Aufgaben abgeschlossen und genehmigt wurden und die betroffene Person benachrichtigt wurde, dass die Anforderung erfüllt wurde, öffnen Sie die Seite mit den Anforderungsdetails, und wählen Sie in der oberen rechten Ecke Als abgeschlossen markieren aus. Die anforderung status ist jetzt Abgeschlossen. Die Aufgabe verbleibt 180 Tage lang im System.