Erstellen von Anforderungsformularen und Vorlagen für Anträge auf Antragstellerrechte für Daten, die über Microsoft 365 hinausgehen (Vorschau)
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Antragstellerrechteanforderung für Daten zu erstellen, die über Microsoft 365 (Vorschau) hinausgehen. Eine Möglichkeit besteht darin, ein Anforderungsformular zu verwenden, das Ihr organization erstellt und veröffentlicht, damit betroffene Personen eine Anfrage direkt an Sie senden können. Die andere Möglichkeit ist eine manuelle Anforderungserstellung durch einen Benutzer in Ihrem organization.
Unabhängig davon, wie sie erstellt werden, basieren alle Anforderungen auf einer Vorlage, um die Anforderungen für die Erfüllung von Anforderungen zu beschreiben. Ihr organization erstellt eine Vorlage mithilfe eines geführten Prozesses, um Details für eine einzelne Anforderung auszufüllen. Der Datenschutzbeauftragte ist höchstwahrscheinlich die Person in Ihrem organization, die sowohl das Anforderungsformular als auch die Vorlage erstellt.
Wichtig
Es wird empfohlen, Anforderungsformulare zu erstellen, um Funktionen und Funktionen zu erkunden, aber warten, bis das Produkt allgemein verfügbar ist, um ein Anforderungsformular auf einer externen Website zu hosten.
Erstellen einer Vorlage
Vorlagen ermöglichen es Ihrem organization, die Anforderungen für die Erfüllung von Anträgen auf Antragstellerrechte zu erstellen. Eine Vorlage bestimmt Erfüllungsanforderungen wie Antwortfristen, zugehörige Aufnahmeformulare sowie Speicher- und Workflowanforderungen.
Befolgen Sie die folgenden Anweisungen zum Erstellen einer Vorlage:
Wählen Sie im neuen Microsoft Priva-Portal (Vorschau)Die Option Antragstellerrechteanforderungen aus.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich unter Daten über Microsoft 365 hinausdie Option Formulare und Vorlage anfordern aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Vorlagen die Option Neu aus. Der Generator für neue Vorlagen wird geöffnet.
Geben Sie grundlegende Details für das Formular ein, einschließlich eines Namens, einer Beschreibung und eines oder mehrerer Kontakte, die besitzer der mit dieser Vorlage erstellten Anforderungen sind.
Geben Sie einen Stichtag für die Erfüllung der Anforderung ein, und wählen Sie dann Weiter aus.
Verbinden Sie unter Integrationen die Vorlage mit einem Anforderungsformular, das Sie bereits erstellt haben, indem Sie im Dropdownmenü Anforderungsformular ein Formular auswählen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.
Hinweis
Es kann nur ein Anforderungsformular mit einer Vorlage und nicht mit zusätzlichen Vorlagen verbunden werden.
Das Feld Export package gibt an, wo das Exportpaket für die Anforderung gespeichert wird. Während sich diese Lösung in der Vorschau befindet, wird dieses Feld standardmäßig auf Ihren Mandanten festgelegt. Wählen Sie Weiter aus.
Bei Workflow wird bei der Auswahl der Identitätsüberprüfung standardmäßig ein OTP an die betroffene Person gesendet. Sie können auch den Task Manuelle Identitätsüberprüfung auswählen, um eine Aufgabe zu erstellen und einem Benutzer in Ihrem organization zuzuweisen, um die Identität der betroffenen Person in Ihren Datenressourcen zu überprüfen. (Wenn das Ergebnis der Aufgabe ist, dass keine Daten für die betroffene Person gefunden werden, können Sie die Anforderung an diesem Punkt beenden und der betroffenen Person antworten, dass keine Daten gefunden wurden, und Sie können die Anforderung schließen.) Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.
Überprüfen Sie unter Überprüfen und beenden die Details Ihrer Vorlage. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern und schließen aus.
Der Formular-Generator wird geschlossen, und Sie gelangen zur Detailseite für das formular, das Sie erstellt haben. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Absenden aus. Sobald die Vorlage vom System überprüft wurde, kann sie veröffentlicht werden.
Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Veröffentlichen aus. Wenn eine Vorlage veröffentlicht wird, bedeutet dies, dass die Vorlage für die Verwendung im System bereit ist. Dies bedeutet nicht, dass die Vorlage irgendwo öffentlich veröffentlicht wird.
Hinweis
Nachdem Sie eine Vorlage veröffentlicht haben, wird auf der Detailseite der Vorlage eine Url des Datenschutzportals verknüpft. Dies ist der Link zum Anforderungsformular, mit dem die Vorlage verbunden ist.
Vorlagen anzeigen
Alle Vorlagen sind auf der Registerkarte Vorlagen der Seite Anforderungsformulare und Vorlagen aufgeführt. Wählen Sie einen Vorlagennamen aus der Tabelle aus, um die Detailseite der Vorlage anzuzeigen, die alle Parameter enthält, die angeben, wie eine Anforderung mit der Vorlage verarbeitet wird.
Erstellen eines Anforderungsformulars
Ein Anforderungsformular ist ein öffentlich verfügbares Webformular, das eine betroffene Person ausfüllen und an Ihre organization übermitteln kann, um eine Antrag auf Antragstellerrechte zu stellen. Mithilfe eines einfachen geführten Prozesses können Sie Ihr Formular mit den Fragen erstellen, die zum Erfüllen der Anforderung erforderlich sind, und es mit dem Branding Ihrer organization anpassen.
Die Kombination der im Anforderungsformular übermittelten Informationen wird verwendet, um die betroffene Person an den Speicherorten Ihrer organization zu suchen und zu identifizieren. Es gibt zwei Arten der Überprüfung, wenn ein Anforderungsformular gesendet wird:
Eine einmalige PIN (ONE-TIME PIN, OTP) wird an die im Anforderungsformular angegebene E-Mail-Adresse gesendet, um zu überprüfen, ob das E-Mail-Konto aktiv ist und sich im Besitz der Person befindet, die das Anforderungsformular gesendet hat. Sobald die betroffene Person das OTP im Fenster Identitätsüberprüfung erhält und eingibt, das in Ihrem Anforderungsformular angezeigt wird, wird ihre Identität überprüft, und die Suche nach den Informationen der betroffenen Person in Ihrer Data Map beginnt.
Sie können eine manuelle Identitätsüberprüfungsaufgabe erstellen, um die Identität der betroffenen Person in den Daten Ihrer organization zu bestätigen.
Das Erstellen eines Anforderungsformulars ist erforderlich, wenn Sie Anträge auf Antragstellerrechte für Daten verwenden, die über Microsoft 365 hinausgehen. Sie müssen sie jedoch nicht veröffentlichen oder öffentlich verfügbar machen. Das Einrichten eines standardisierten Prozesses zum Erstellen einer Anforderung, unabhängig davon, ob sie von einer externen Person oder intern von einem Benutzer in Ihrem organization initiiert wird, kann dazu beitragen, dass Ihr gesamter Anforderungserfüllungsprozess effizienter ausgeführt wird.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Anforderungsformular zu erstellen:
Wählen Sie im neuen Microsoft Priva-Portal (Vorschau)Die Option Antragstellerrechteanforderungen aus.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich unter Daten über Microsoft 365 hinausgehendie Option Anforderungsformulare und Vorlage aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Anforderungsformularedie Option Neu aus. Der Formular-Generator für neue Anforderungen wird geöffnet.
Geben Sie grundlegende Details für das Formular ein, einschließlich eines Namens, einer Beschreibung und eines oder mehrerer Kontakte, die besitzer der Anforderung sind, die aus dem Aufnahmeformular stammt.
Geben Sie unter Datenschutzkontakt des Unternehmens die E-Mail-Adresse des Datenschutzkontakts Ihres organization ein.
Geben Sie unter Datenschutzerklärung des Unternehmens die sichere URL für die Datenschutzerklärung Ihrer organization ein. Die URL muss mit
https://beginnen. Wählen Sie dann Weiter aus.Wählen Sie unter Layouts das Zustimmungsmodell für das Aufnahmeformular und dann Weiter aus.
Geben Sie unter Layouteigenschaften den Firmennamen und eine URL zum Logo ein. Die URL muss mit
https://beginnen.Unter Fragebogen stellen wir Ihnen vorgeschlagene Fragen für das Formular zur Verfügung. Sie können die Fragen anpassen und entscheiden, ob sie erforderlich sind. Verwenden Sie das Dropdownmenü Neu , um weitere Fragen zur Identifizierung der betroffenen Person in Ihren Daten hinzuzufügen. z. B. Telefonnummer oder Geburtsdatum. Wählen Sie Klassifizierung aus, um eine Frage hinzuzufügen, um eine der klassifizierungen oder vertraulichen Informationstypen anzugeben, die im Microsoft Purview Data Map vorhanden sind (siehe liste der unterstützten Klassifizierungen). Wählen Sie dann Weiter aus.
Geben Sie auf der zweiten Seite Fragebogen Text für die Abschnitte Einführung und Schlussfolgerung sowie Text für die Übermittlungsschaltfläche ein. Wählen Sie dann Weiter aus.
Geben Sie unter Übermittlung erfolgreich den Text ein, der einem Formularsende angezeigt wird, wenn das Formular erfolgreich übermittelt wurde, und wählen Sie dann Weiter aus.
Geben Sie bei Übermittlungsfehler den Text ein, der einem Formularsende angezeigt wird, wenn das Formular nicht übermittelt werden konnte. Der Einweiser muss seine Informationen auf dem Formular erneut eingeben und erneut übermitteln.
Überprüfen Sie in der Vorschau Das Formular, und nehmen Sie alle Änderungen vor, indem Sie Zurück auswählen und zurück zum erforderlichen Schritt navigieren. Wenn Sie zufrieden sind, wählen Sie Fertig stellen aus.
Der Formular-Generator wird geschlossen, und Sie gelangen zur Detailseite für das formular, das Sie erstellt haben. Der nächste Schritt besteht darin, die Anforderung für als abgeschlossen zu markieren, indem Sie in der oberen rechten Ecke Als abgeschlossen markieren auswählen. Ein Anforderungsformular muss über einen vollständigen status verfügen, bevor es einer Vorlage zugeordnet und zum Sammeln von Anträgen auf Antragstellerrechte verwendet werden kann.
Der nächste Schritt besteht darin, den Umfang der Verarbeitung des öffentlichen Anforderungsformulars innerhalb des organization zu definieren. Dies erfolgt mithilfe von Vorlagen.
Nächste Schritte
Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen erstellen und verwalten.