Einführung in verwaltete Metadaten

Artikel
09/18/2023

Metadaten sind Informationen zu Informationen. Der Titel und autor eines Buchs sind z. B. Metadaten. Metadaten können viele Arten von Informationen sein, z. B. ein Speicherort, ein Datum oder eine Katalogelementnummer. Wenn Sie SharePoint-Produkte verwenden, können Sie die Metadaten zentral verwalten. Sie können die Metadaten so organisieren, wie es für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, und mithilfe der Metadaten einfacher finden, wonach Sie suchen.

In diesem Artikel werden einige wichtige Terminologie verwalteter Metadaten beschrieben. Außerdem erhalten Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie die Tools in SharePoint zum Verwalten von Metadaten verwenden können.

Wichtige Terminologie

Dieser Abschnitt enthält Definitionen einiger wichtiger Terminologie. Diese Begriffe und Konzepte werden häufig in Artikeln zu verwalteten Metadaten angezeigt.

Taxonomie

Bei einer Taxonomie handelt es sich um ein formales Klassifizierungssystem. Eine Taxonomie gruppiert die Wörter, Bezeichnungen und Ausdrücke, die etwas beschreiben, und ordnet die Gruppen hierarchisch an.

Personen Taxonomien für nahezu jede Art von Information erstellen, von biologischen Systemen bis hin zu Organisationsstrukturen. Biologen gruppieren lebende Organismen beispielsweise in vier Hauptklassifizierungen: Tier, Pflanze, Pilz und Mikrobe. Jede dieser Hauptgruppen verfügt über viele Unterteilungen. Zusammen ist das ganze System eine Taxonomie.

Organisationen erstellen Taxonomien auf zu viele Arten, um sie aufzulisten. Sie erstellen Kontendiagrammtaxonomien, um Buchhaltungssysteme, Organigramme und Auftragsklassifizierungen zu verwalten, um Mitarbeiter, Produktkataloge usw. zu verwalten. All diese Taxonomien sind strukturierte Informationshierarchien; formale Klassifizierungssysteme, die Personen beim Umgang mit Informationen helfen.

Folksonomy

Eine Folksonomy ist ein informelles Klassifizierungssystem. Es entwickelt sich allmählich weiter, wenn Websitebenutzer an Wörtern, Bezeichnungen und Begriffen auf einer Website zusammenarbeiten. Ursprünglich entwickelten sich Folksonomien aus beliebten Anwendungen wie Lesezeichen.

Wenn Sie jemals eine Tag-Cloud auf einer Website gesehen haben, haben Sie eine Visualisierung einer Folksonomy gesehen. Die folgende Abbildung zeigt eine Tagcloud auf einer SharePoint-Website.

Kategorienliste

Ein folksonomy-basierter Ansatz für Metadaten kann nützlich sein. Es schafft eine Möglichkeit, das Wissen und das Fachwissen von Websitebenutzern zu teilen. Durch die Verwendung einer Folksonomy kann die Inhaltsklassifizierung zusammen mit sich ändernden Geschäftsanforderungen und Benutzerinteressen weiterentwickelt werden.

Ausdruckssatz

Ein Ausdruckssatz ist eine Gruppe verwandter Begriffe.

Ausdruckssätze können einen unterschiedlichen Bereich haben, je nachdem, wo Sie den Ausdruckssatz erstellen.

Lokale Ausdruckssätze werden im Kontext einer Websitesammlung erstellt und können nur für Benutzer dieser Websitesammlung verwendet (und sichtbar) werden. Wenn Sie beispielsweise einen Ausdruckssatz für eine Metadatenspalte in einer Liste oder Bibliothek erstellen, ist der Ausdruckssatz lokal. Sie ist nur in der Websitesammlung verfügbar, die diese Liste oder Bibliothek enthält. Beispielsweise kann eine Medienbibliothek über eine Metadatenspalte verfügen, die die Art des Mediums (Diagramm, Foto, Screenshot, Video usw.) anzeigt. Die Liste der zulässigen Begriffe ist nur für diese Bibliothek relevant und steht zur Verwendung in der Bibliothek zur Verfügung.
Globale Ausdruckssätze sind für die Verwendung auf allen Websites verfügbar, die eine bestimmte Managed Metadata Service-Anwendung abonnieren. Beispielsweise kann eine Organisation einen Ausdruckssatz erstellen, der Namen von Geschäftseinheiten in der Organisation auflistet, z. B. Personalwesen, Marketing, Informationstechnologie usw.

Darüber hinaus können Sie einen Ausdruckssatz als geschlossen oder geöffnet konfigurieren. In einem geschlossenen Ausdruckssatz können Benutzer nur dann neue Begriffe hinzufügen, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. In einem offenen Ausdruckssatz können Benutzer neue Ausdrücke in einer Spalte hinzufügen, die dem Ausdruckssatz zugeordnet ist.

Bedingungen

Ein Begriff ist ein bestimmtes Wort oder ein Ausdruck, das Sie einem Element auf einer SharePoint-Website zugeordnet haben. Es handelt sich um ein einzelnes Element in einem Ausdruckssatz. Ein Begriff hat eine eindeutige ID und kann viele Textbeschriftungen (Synonyme) aufweisen. Wenn Sie an einer mehrsprachigen Website arbeiten, kann der Begriff Bezeichnungen in verschiedenen Sprachen enthalten.

Es gibt zwei Arten von Begriffen:

Verwaltete Begriffe Verwaltete Begriffe sind begriffe, die vordefiniert sind. Terminologiespeicheradministratoren organisieren verwaltete Begriffe in einem hierarchischen Ausdruckssatz.
Enterprise-Schlüsselwörter Ein Enterprise-Schlüsselwort ist ein Wort oder ein Ausdruck, das ein Benutzer Elementen auf einer SharePoint-Website hinzufügt. Die Sammlung von Enterprise-Schlüsselwörtern wird als Schlüsselwörtersatz bezeichnet. In der Regel können Benutzer einem Element beliebige Wörter oder Ausdrücke als Schlüsselwort hinzufügen. Dies bedeutet, dass Sie Enterprise-Schlüsselwörter für tagging im Folksonomy-Stil verwenden können. Manchmal verschieben Terminologiespeicheradministratoren Unternehmensschlüsselwörter in einen bestimmten verwalteten Ausdruckssatz. Wenn sie Teil eines verwalteten Ausdruckssatzes sind, werden Schlüsselwörter im Kontext dieses Ausdruckssatzes verfügbar.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Begriffen finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Begriffen in einem Ausdruckssatz.

Gruppe

In SharePoint-Produkten ist Group ein Sicherheitsbegriff. In Bezug auf verwaltete Metadaten ist eine Gruppe ein Satz von Ausdruckssätzen, die alle gemeinsame Sicherheitsanforderungen aufweisen. Nur Benutzer, die über Berechtigungen für Mitwirkende für eine bestimmte Gruppe verfügen, können Ausdruckssätze verwalten, die zur Gruppe gehören, oder neue Ausdruckssätze darin erstellen. Organisationen sollten Gruppen für Ausdruckssätze erstellen, die eindeutige Zugriffs- oder Sicherheitsanforderungen haben.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Gruppe für Ausdruckssätze finden Sie unter Einrichten einer neuen Gruppe für Ausdruckssätze.

Terminologiespeicher-Verwaltungstool

Das Terminologiespeicherverwaltungstool ist das Tool, das Personen, die Taxonomien verwalten, verwenden, um Ausdruckssätze und die darin enthaltenen Begriffe zu erstellen oder zu verwalten. Das Terminologiespeicherverwaltungstool zeigt alle globalen Ausdruckssätze und alle lokalen Ausdruckssätze an, die für die Websitesammlung verfügbar sind, von der aus Sie auf das Terminologiespeicherverwaltungstool zugreifen.

Spalte "Verwaltete Metadaten"

Eine Spalte mit verwalteten Metadaten ist eine spezielle Art von Spalte, die Sie Listen oder Bibliotheken hinzufügen können. Es ermöglicht Websitebenutzern, Ausdrücke aus einem bestimmten Ausdruckssatz auszuwählen. Eine Spalte mit verwalteten Metadaten kann einem vorhandenen Ausdruckssatz zugeordnet werden, oder Sie können einen lokalen Ausdruckssatz speziell für die Spalte erstellen.

Informationen zum Arbeiten mit einer Spalte mit verwalteten Metadaten finden Sie unter Erstellen einer verwalteten Metadatenspalte.

Spalte "Enterprise-Schlüsselwörter"

Die Spalte Enterprise-Schlüsselwörter ist eine Spalte, die Sie Inhaltstypen, Listen oder Bibliotheken hinzufügen können, damit Benutzer Elemente mit Wörtern oder Ausdrücken markieren können, die sie auswählen. Standardmäßig handelt es sich um eine mehrwertige Spalte. Wenn Benutzer ein Wort oder einen Ausdruck in die Spalte eingeben, zeigt SharePoint Type-Ahead-Vorschläge an. Type-Ahead-Vorschläge können Elemente aus verwalteten Ausdruckssätzen und den Ausdruckssatz Schlüsselwörter enthalten. Benutzer können einen vorhandenen Wert auswählen oder etwas Neues eingeben.

Listen- oder Bibliotheksbesitzer können die Metadatenveröffentlichung aktivieren oder deaktivieren, indem sie die Unternehmensmetadaten- und Schlüsselwörtereinstellungen für eine Liste oder Bibliothek aktualisieren.

Informationen zum Hinzufügen einer speziellen Spalte für Schlüsselwörter finden Sie unter Hinzufügen einer Spalte für Unternehmensschlüsselwörter zu einer Liste oder Bibliothek.

Tagging

Im Allgemeinen bezieht sich Tagging auf die Anwendung verwalteter Metadaten auf ein Element.

Metadatenszenarien: von Taxonomien bis hin zu Folksonomien

Die SharePoint-Metadatenverwaltung unterstützt eine Reihe von Ansätzen für Metadaten, von formalen Taxonomien bis hin zu benutzergesteuerten Folksonomien. Sie können formale Taxonomien über verwaltete Begriffe und Ausdruckssätze implementieren. Sie können auch Enterprise-Schlüsselwörter verwenden, mit denen Websitebenutzer Inhalte mit von ihnen ausgewählten Schlüsselwörtern markieren können.

Darüber hinaus bieten SharePoint-Produkte Flexibilität. Sie können auswählen, wie viel Struktur und Steuerung mit Metadaten verwendet werden sollen, und Sie können den Bereich der Steuerung und Struktur auswählen. Beispiel:

Sie können die Steuerung standortübergreifend global anwenden oder lokal auf bestimmte Websites festlegen.
Sie können Ausdruckssätze so konfigurieren, dass sie geschlossen oder für Benutzerbeiträge geöffnet sind.
Sie können unternehmensweite Schlüsselwörter mit verwalteten Begriffen verwenden oder nicht.

SharePoint-Produkte ermöglichen Es Organisationen, die Vorteile formaler, verwalteter Taxonomien mit den dynamischen Vorteilen des benutzergesteuerten Taggings auf benutzerdefinierte Weise zu kombinieren.

Das folgende Diagramm zeigt, wie unterschiedliche Anforderungen unterschiedliche Ebenen des Bereichs und der Steuerung verwenden können.

Flexible Konfigurationen verwalteter Metadaten

Vorteile verwalteter Metadaten

Die Verwendung von verwalteten Metadaten über die Websites in einer Organisation hinweg hat mehrere Vorteile:

Konsistente Verwendung von Metadaten

Mit den Features für verwaltete Metadaten in SharePoint-Produkten können Sie steuern, wie Benutzer Metadaten zu Inhalten hinzufügen. Beispielsweise können Sie mithilfe von Ausdruckssätzen und verwalteten Begriffen steuern, welche Begriffe Benutzer zu Inhalten hinzufügen können, und Sie können steuern, wer neue Begriffe hinzufügen kann. Sie können Enterprise-Schlüsselwörter auch auf eine bestimmte Liste beschränken, indem Sie den Begriffssatz Schlüsselwörter als geschlossen konfigurieren.

Wenn die gleichen Begriffe standortübergreifend konsistent verwendet werden, ist es einfacher, stabile Prozesse oder Lösungen zu erstellen, die auf Metadaten basieren. Darüber hinaus ist es für Websitebenutzer einfacher, Metadaten konsistent auf ihre Inhalte anzuwenden.

Verbesserte Auffindbarkeit von Inhalten

Wenn der Inhalt websiteübergreifend in einer Organisation über konsistente Metadaten verfügt, ist es einfacher, Geschäftsinformationen und Daten mithilfe der Suche zu finden. Suchfeatures wie der Einschränkungsbereich, der auf der linken Seite der Suchergebnisseite angezeigt wird, ermöglichen es Benutzern, Suchergebnisse basierend auf Metadaten zu filtern.

Im Einschränkungsbereich werden Metadaten angezeigt, die zum Filtern von Suchergebnissen verwendet werden können.

Die Metadatennavigation für Websites ermöglicht es einem Websiteadministrator, Navigationselemente basierend auf Metadatenbegriffen zu erstellen. Weitere Informationen einschließlich Leistungsempfehlungen finden Sie unter Navigationsoptionen für SharePoint.

Mithilfe der Metadatennavigation können Benutzer basierend auf bestimmten Metadatenfeldern dynamisch Ansichten von Informationen erstellen. Anschließend können Benutzer Bibliotheken mithilfe von Ordnern oder mithilfe von Metadaten-Pivots suchen und die Ergebnisse mithilfe zusätzlicher Schlüsselfilter verfeinern. Informationen zum Einrichten finden Sie unter Einrichten der Metadatennavigation für eine Liste oder Bibliothek und Verwenden von Gruppierung zum Ändern einer SharePoint-Ansicht.

Erhöhte Flexibilität

Verwaltete Metadaten erleichtern Es Terminologiespeicheradministratoren, Ihre Metadaten zu verwalten und anzupassen, wenn sich die Geschäftsanforderungen weiterentwickeln. Sie können einen Ausdruckssatz ganz einfach aktualisieren. Neue oder aktualisierte Begriffe werden automatisch verfügbar, wenn Sie diesem Ausdruckssatz eine Spalte mit verwalteten Metadaten zuordnen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Begriffe zu einem Ausdruck zusammenführen, werden Inhalte, die mit diesen Begriffen gekennzeichnet sind, automatisch aktualisiert, um diese Änderung widerzuspiegeln. Sie können mehrere Synonyme (oder Bezeichnungen) für einzelne Begriffe angeben. Wenn Ihre Website mehrsprachig ist, können Sie auch mehrsprachige Bezeichnungen für einzelne Begriffe angeben.

Verwalten von Metadaten

Die effektive Verwaltung von Metadaten erfordert sorgfältige Überlegungen und Planung. Überlegen Sie sich, welche Art von Informationen Sie den Inhalt von Listen und Bibliotheken verwalten möchten, und überlegen Sie sich, wie die Informationen in der Organisation verwendet werden. Sie können Ausdruckssätze von Metadatenbegriffen für viele verschiedene Informationen erstellen.

Beispielsweise können Sie einen einzelnen Inhaltstyp für ein Dokument verwenden. Jedes Dokument kann Metadaten enthalten, die viele der relevanten Fakten darüber identifizieren, z. B. die folgenden Beispiele:

Dokumentzweck – Handelt es sich um einen Verkaufsvorschlag? Eine technische Spezifikation? Ein Personalverfahren?
Dokumentautor und Namen von Personen, die es geändert haben
Erstellungsdatum, Datum der Genehmigung, Datum der letzten Änderung
Abteilung, die für die auswirkungen des Dokuments auf den Haushalt zuständig ist
Zielgruppe

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Aktivitäten, die mit der Verwaltung von Metadaten verbunden sind:

Planen und Konfigurieren
Verwalten von Begriffen, Ausdruckssätzen und Gruppen
Angeben von Eigenschaften für Metadaten

Plane und Konfigurieren von verwalteten Metadaten

Möglicherweise möchte Ihre Organisation eine sorgfältige Planung vornehmen, bevor Sie mit der Verwendung verwalteter Metadaten beginnen. Der Umfang der Planung, die Sie vornehmen müssen, hängt davon ab, wie formal Ihre Taxonomie ist. Es hängt auch davon ab, wie viel Kontrolle Sie den Metadaten auferlegen möchten.

Wenn Sie Benutzern die Unterstützung bei der Entwicklung Ihrer Taxonomie ermöglichen möchten, können Sie Benutzer einfach dazu bringen, Schlüsselwörter zu Elementen hinzuzufügen und diese dann nach Bedarf in Ausdruckssätzen zu organisieren.

Wenn Ihre Organisation verwaltete Ausdruckssätze verwenden möchte, um formale Taxonomien zu implementieren, ist es wichtig, wichtige Projektbeteiligte in die Planung und Entwicklung einzubeziehen. Nachdem die wichtigsten Projektbeteiligten in der Organisation die erforderlichen Ausdruckssätze vereinbart haben, können Sie das Terminologiespeicher-Verwaltungstool verwenden, um Ihre Ausdruckssätze zu importieren oder zu erstellen. Informationen zum Zugreifen auf das Tool finden Sie unter Öffnen des Terminologiespeicherverwaltungstools.

Verwalten von Begriffen, Ausdruckssätzen und Gruppen

Das Terminologiespeicher-Verwaltungstool stellt ein Struktursteuerelement bereit, mit dem Sie die meisten Aufgaben ausführen können. Ihre Benutzerrolle für dieses Tool bestimmt die Aufgaben, die Sie ausführen können. Um im Terminologiespeicher-Verwaltungstool an globalen Begriffen zu arbeiten, müssen Sie ein globaler Administrator oder SharePoint-Administrator in Microsoft 365 oder ein Terminologiespeicheradministrator in SharePoint sein. Um an Begriffen für eine Website zu arbeiten, können Sie ein festgelegter Gruppen-Manager oder Mitwirkender für Ausdruckssätze sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Gruppen und Ausdruckssätzen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aktionen für ein Element in der Hierarchie auszuführen.

Zeigen Sie auf den Namen der Managed Metadata Service-Anwendung, -Gruppe, des Ausdruckssatzes oder des Ausdrucks, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf den angezeigten Pfeil.
Wählen Sie im Menü die gewünschten Aktionen aus.

Wenn Sie beispielsweise Terminologiespeicheradministrator oder Gruppen-Manager sind, können Sie Ausdruckssätze in einer Gruppe erstellen, importieren oder löschen. Ausdruckssatzmitwirkende können neue Ausdruckssätze erstellen.

Das Terminologiespeicherverwaltungstool verfügt über ebenengerechte Menüs auf jeder Hierarchieebene.

Eigenschaften für Begriffe und Ausdruckssätze

Auf jeder Hierarchieebene können Sie bestimmte Eigenschaften für eine Gruppe, einen Ausdruckssatz oder einen Ausdruck konfigurieren, indem Sie den Eigenschaftenbereich im Terminologiespeicherverwaltungstool verwenden. Wenn Sie beispielsweise einen Ausdruckssatz konfigurieren, können Sie Informationen wie Name, Beschreibung, Besitzer, Kontakt und Projektbeteiligte im Bereich angeben, der auf der Registerkarte Allgemein verfügbar ist. Sie können auch angeben, ob ein Ausdruckssatz für neue Übermittlungen von Benutzern geöffnet oder geschlossen werden soll. Alternativ können Sie die Registerkarte Beabsichtigte Verwendung auswählen und angeben, ob der Ausdruckssatz für tagging oder websitenavigation verfügbar sein soll.

Mit Den Eigenschaften des Terminologiespeichers können Sie Einstellungen konfigurieren, z. B. Tagging