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Übung – Einen Geschäftsprozessflow mit Bedingungen erstellen

Abgeschlossen

Geschäftsprozessflows führen Sie durch die verschiedenen Phasen von Prozessen wie Vertrieb, Marketing oder Dienstleistungen bis zum Abschluss. Für einen einfachen Prozess ist ein linearer Geschäftsprozessflow gut geeignet. In komplexeren Szenarios können Sie jedoch einen erweiterten Geschäftsprozessflow verwenden, der je nach Bedingungen im Flow in verschiedene Richtungen verzweigt.

Die Verzweigungen werden auf Grundlage der in der Prozessdefinition festgelegten Regeln automatisch in Echtzeit ausgewählt.

• Wenn Sie für Geschäftsprozessflows über Berechtigungen zum Erstellen verfügen, können Sie mit If-Else-Logik Geschäftsprozessflows mit mehreren Verzweigungen erstellen.

• Die Bedingung für Verzweigungen kann aus mehreren logischen Ausdrücken bestehen, die eine Kombination der Operatoren AND oder OR verwenden.

Zum Beispiel können Sie für den Autovertriebsprozess einen einzigen Geschäftsprozessflow erstellen, der mit einer allgemeinen Qualifikationsphase beginnt, dann aber basierend auf einer Regel in separate Verzweigungen aufgeteilt wird:

• Eine Verzweigung steht für den Fall eines Debitors, der ein neues oder ein gebrauchtes Auto bevorzugt.

• Eine andere Verzweigung steht für den Fall eines Debitors, dessen Budget über oder unter 20.000 USD liegt.

• Eine dritte Verzweigung steht möglicherweise für den Abschluss oder das Ablehnen eines Wartungs‑ oder Servicevertrags.

Im folgenden Diagramm wird ein Geschäftsprozessflow mit Verzweigungen dargestellt.

Richtlinien für Geschäftsprozessflows mit Verzweigungen

Bedenken Sie beim Entwerfen eines Geschäftsprozessflows mit Verzweigungen die folgenden Punkte:

• Ein Prozess kann maximal fünf eindeutige Entitäten umfassen.

• Sie können maximal 30 Phasen pro Prozess und maximal 30 Schritte pro Phase verwenden.

• Jede Verzweigung kann maximal fünf Ebenen tief sein.

• Die Verzweigungsregeln müssen auf den Schritten in der Phase unmittelbar davor basieren.

• Sie können mehrere Bedingungen in einer Regel kombinieren, indem Sie entweder den Operator AND oder den Operator OR verwenden.

• Beim Definieren eines Prozessflows können Sie optional eine Tabellenbeziehung auswählen. Diese Tabellenbeziehung muss eine eins-zu-viele-Beziehung (1:n) sein.

• Mehrere aktive Prozesse können gleichzeitig für einen Datensatz ausgeführt werden.

• Wenn Verzweigungen zusammengeführt werden, müssen entweder alle Peerverzweigungen in eine Phase zusammengeführt werden, oder jede Peerverzweigung muss den Prozess beenden. Eine gleichwertige Verzweigung kann nicht mit anderen Verzweigungen zusammengeführt werden und gleichzeitig den Prozess beenden.

Hinweis

• Eine Tabelle, die im Prozess verwendet wird, kann mehrfach aufgesucht werden (d. h., es kann mehrere geschlossene Tabellenschleifen geben).
• Ein Prozess kann unabhängig vom Tabellentyp zur vorherigen Phase zurückkehren. Wenn zum Beispiel in einem Angebotsdatensatz die Phase der Angebot abgeben aktiv ist, können Prozessbenutzer die aktive Phase zurück zu Anbieten in einen Datensatz mit Verkaufschancen verschieben.

Voraussetzungen

• Zugriff auf Power Automate

• Eine Umgebung mit einer Microsoft Dataverse-Datenbank und aktivierten Dynamics 365-Apps (Gilt nur für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten)

• Erfahrung beim Erstellen eines Geschäftsprozessflows

Beispiel für Kundenbindung in Dynamics 365: Prozessflow für Autoverkauf mit zwei Verzweigungen

Sehen wir uns ein Beispiel für einen Geschäftsprozessflow an, der zwei Verzweigungen aufweist. In diesem Beispiel wird der Geschäftsprozessflow für den Vertrieb von Neuwagen und Gebrauchtwagen verwendet.

Zunächst erstellen wir einen Prozess mit dem Namen Verkaufsprozess für Autos.

1. Starten Sie Power Automate, und melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto an.

2. Wählen Sie im linken Bereich Lösungen aus.

3. Wählen Sie eine Lösung aus, bei der Sie den Geschäftsprozessflow aufbauen möchten.

4. Wählen Sie in der oberen Leiste + Neu aus, und bewegen Sie den Mauszeiger über Automatisierung und dann über Prozess, und klicken Sie dann auf Geschäftsprozessflow.

   

5. Füllen Sie im Bereich Geschäftsprozessflow erstellen die Pflichtfelder aus:

   • Flowname: Geben Sie Verkaufsprozess für Autos ein.

   • Name: Ein eindeutiger Name, der auf dem von Ihnen eingegebenen Anzeigenamen basiert. Sie können den Namen ändern, während Sie den Prozess erstellen. Danach ist dies jedoch nicht mehr möglich.

   • Eine Tabelle auswählen: Wählen Sie die Tabelle Lead aus.

     Abhängig von der Tabelle, die Sie auswählen, sind die Felder für Schritte verfügbar, die zur ersten Phase des Prozessflows hinzugefügt werden können. Wenn Sie die Leadtabelle nicht finden können, vergewissern Sie sich, dass die Option Geschäftsprozessflows (Felder werden erstellt) für die Tabelle in der Tabellendefinition festgelegt ist. Nach dem Speichern des Prozesses können Sie die Tabelle nicht mehr ändern.

6. Wählen Sie Erstellen aus.

7. Gehen Sie wie folgt vor, sobald die neue Seite in PowerApps angezeigt wird: Fügen Sie die erste Prozessphase hinzu, nennen Sie diese Qualifizieren, und fügen Sie zwei weitere Schritte hinzu: Zeitrahmen für den Kauf und Autovorlieben.

8. Unterteilen Sie die Phase nach Abschluss das allgemeinen Schritts zum Qualifizieren in zwei Bedingungsverzweigungen, indem Sie eine Komponente Bedingung hinzufügen:

   1. Richten Sie die Bedingung mithilfe von Regeln ein, die Ihren Unternehmensanforderungen entsprechen.

   2. Fügen Sie eine Komponente Phase zum Pfad Ja der Komponente Bedingung hinzu, um die erste Verzweigung hinzuzufügen, die ausgeführt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist.

   3. Fügen Sie eine Komponente Phase zum Pfad Nein der Komponente Bedingung hinzu, um die zweite Verzweigung hinzuzufügen, die ausgeführt wird, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

   Tipp

   Wenn Sie komplexere Verzweigungen erstellen möchten, können Sie eine weitere Komponente Bedingung zum Pfad Nein einer bereits vorhandenen Komponente Bedingung hinzufügen.

   Wenn für Autopräferenz = Neu, angegeben ist, wird wie hier gezeigt eine Verzweigung zur Phase Verkäufe von Neuwagen hergestellt.

   

   Andernfalls geht der Prozess in die Phase Verkäufe von Gebrauchtwagen über, also in die zweite Verzweigung.

   

   Wenn alle Schritte in der Phase Verkäufe von Neuwagen oder der Phase Verkäufe von Gebrauchtwagen abgeschlossen sind, folgt der Prozess wieder dem Hauptstrang und fährt mit der Phase Rechnung übermitteln fort.

   

Beispiel zum Vermeiden der Veröffentlichung von Informationen

Wenn Sie bestimmte Informationen zu einem Prozessflow vor anderen Benutzern verbergen möchten, müssen Sie einiges beachten.

In diesem Abschnitt wird ein Beispiel für einen Geschäftsprozessflow mit Verzweigungen zur Verarbeitung eines Kreditantrags bei einer Bank erläutert. Im folgenden Diagramm stehen die in den einzelnen Phasen verwendeten benutzerdefinierten Entitäten in Klammern.

In diesem Szenario benötigt der bei der Bank für Kredite zuständige Angestellte zwar Zugriff auf die Antragsakte, er sollte aber keinen Einblick in den Überprüfungsprozess der Anforderung haben. Auf den ersten Blick scheint es eine einfache Lösung für dieses Problem zu geben: Dem Bankangestellten muss nur eine Sicherheitsrolle zugewiesen werden, mit der er keinen Zugriff auf die Tabelle „Überprüfung“ hat. Nachfolgend werden wir diesen Vorgang genauer erläutern und überprüfen, ob das Problem wirklich so einfach zu lösen ist.

Angenommen, der Debitor stellt einen Kreditantrag über 60.000 USD an die Bank. Nachfolgend finden Sie einen allgemeinen Überblick über die einzelnen Phasen und Verzweigungen:

• In der ersten Phase überprüft der Bankangestellte den Antrag.

• Dann prüft eine Verzweigungsregel, ob der Kredit mehr als 50.000 USD umfasst. Wenn dies nicht der Fall ist, wird in der nächsten Prozessphase geprüft, ob möglicherweise ein Betrugsversuch vorliegt.

• Sollte dies der Fall sein, werden rechtliche Schritte gegen den Antragsteller eingeleitet.

• In diese beiden Überprüfungsphasen sollte der Bankangestellte keinen Einblick haben, da er keinen Zugriff auf die Tabelle „Überprüfung“ hat.

• Wenn der Bankangestellte aber die Antragsakte öffnet, kann er den gesamten Prozess nachverfolgen. Also sieht er nicht nur, dass die Phase „Betrugsuntersuchung“ existiert, sondern hat auch Einblick in das Ergebnis dieser Überprüfung, da die Prozessphase „Rechtliche Schritte“ aufgeführt wird.

• Der Bankangestellte kann eine Vorschau der weiteren Schritte der Überprüfungsphase abrufen, indem er auf die jeweilige Phase klickt. Zwar hat er keinen Zugriff auf die Daten und kann nicht sehen, ob die betreffende Phase abgeschlossen wurde, aber er sieht die potenziellen Maßnahmen, die im Rahmen der Phasen „Betrugsuntersuchung“ und „Rechtliche Schritte“ gegen den Antragsteller eingeleitet wurden.

Da dem Bankangestellten bei diesem Prozessflow die Phasen „Betrugsüberprüfung“ und „Rechtliche Schritte“ angezeigt werden, werden Informationen weitergegeben, die nicht zur Weitergabe bestimmt sind.

Sie sollten insbesondere darauf achten, welche Informationen möglicherweise aufgrund von Verzweigungen weitergegeben werden. In diesem Beispiel reicht es aus, wenn Sie den Prozess in zwei separate Prozesse unterteilen, um die Veröffentlichung von Informationen zu vermeiden: einen zur Antragsbearbeitung und einen zur Betrugsüberprüfung. Der Prozess für die Mitarbeiterin der Darlehensabteilung sieht dann folgendermaßen aus:

Der Überprüfungsvorgang stellt dann einen eigenständigen Prozess mit den folgenden Phasen dar:

Sie müssen einen Workflow bereitstellen, um die Entscheidung über die Genehmigung bzw. Ablehnung eines Antrags nach der Überprüfung für die Antragsakte zu synchronisieren.

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