Einführung – Elektronische Dokumente senden und empfangen
Alternativ zum Versand von Dateianhängen per E-Mail können Sie auch elektronische Geschäftsdokumente über einen Belegaustauschdienst senden und empfangen. Ein elektronisches Dokument ist eine standardkompatible Datei, die ein Geschäftsdokument repräsentiert, z. B. eine Kreditorenrechnung, die Sie in Business Central empfangen und in eine Einkaufsrechnung konvertieren können.
Der Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen zwei Handelspartnern wird normalerweise von einem externen Anbieter von Belegaustauschdiensten durchgeführt. Business Central unterstützt das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format, das von den größten Anbietern von Belegaustauschdiensten unterstützt wird. Ein großer Anbieter von Belegaustauschdiensten ist vorkonfiguriert und bereit, für Ihr Unternehmen eingerichtet zu werden.
Um andere Formate von elektronischen Dokumenten zu unterstützen, müssen Sie neue Datenaustauschdefinitionen mit Hilfe des Datenaustauschframeworks erstellen. Die folgenden Diagramme zeigen die Architektur des Datenaustauschframeworks an.
Aus PDF- oder Bilddateien, die eingehende Belege darstellen, können Sie von einem externen Dienst zur optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) elektronische Belege generieren lassen, die anschließend in Business Central in Belegdatensätze umgewandelt werden können, ähnlich wie bei elektronischen PEPPOL-Belegen.
Wird beispielsweise eine Rechnung im PDF-Format von Ihrem Kreditor erhalten haben, können Sie sie über die Seite Eingehende Dokumente an den OCR-Dienst senden. Nach einigen Sekunden erhalten Sie die Datei als elektronische Rechnung zurück, die in eine Einkaufsrechnung für den Kreditor umgewandelt werden kann. Wenn Sie die Datei per E-Mail an den OCR-Dienst senden, wird automatisch ein neuer Datensatz des eingehenden Dokuments erstellt, sobald Sie das elektronische Dokument wieder empfangen.
Das elektronische Dokumentenformat von PEPPOL ist vorkonfiguriert, so dass Sie elektronische Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format versenden können. Zunächst müssen Sie verschiedene Masterdaten einrichten, wie Unternehmensinformationen, Debitoren, Artikel und Maßeinheiten. Diese Informationen werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Sie Daten in Feldern in Business Central in Elemente in der ausgehenden Dokumentdatei konvertieren. Schließlich müssen Sie für jeden Kunden, an den Sie elektronische PEPPOL-Dokumente senden, das Format auf der Seite Elektronisches Belegformat auswählen.
Die Datenaustauschdefinitionen PEPPOL – Rechnung und PEPPOL – Gutschrift sind vorkonfiguriert, damit Sie elektronische Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format empfangen können. Zunächst müssen Sie verschiedene Masterdaten einrichten, wie Unternehmensinformationen, Kreditoren, Artikel und Maßeinheiten. Diese Informationen werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Sie Daten in Elementen in der eingehenden Dokumentdatei in Felder in Business Central konvertieren. Schließlich müssen Sie für jedes eingehende elektronische Dokument, das Sie in einen Einkaufsbeleg in Business Central konvertieren möchten, die Datenaustauschdefinition auf der Seite Eingehende Belege auswählen.
Die Datenaustauschdefinition OCR – Rechnung ist vorkonfiguriert, damit Sie elektronische Dokumente empfangen können, die vom OCR-Dienst generiert werden. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung als elektronisches OCR-Dokument erhalten möchten, richten Sie Masterdaten ein und verarbeiten Sie das Dokument dann genauso, als würden Sie ein elektronisches PEPPOL-Dokument empfangen.
Die vorkonfigurierten Dienste für Belegaustausch und OCR müssen vor dem Senden oder Empfangen aktiviert werden.
Zu den Masterdaten, die Sie einrichten müssen, damit Sie elektronische Dokumente senden und empfangen können, gehören:
Unternehmensinformationen
MwSt.-Buchung
Länder und/oder Regionen
Artikel
Maßeinheiten
Debitoren
PEPPOL elektronisches Dokumentenformat für das Versenden von elektronischen Dokumenten
Kreditoren
PEPPOL – Datenaustauschdefinition für Rechnungen für den Empfang elektronischer Dokumente
Sachkonto, das für neue Eingangsrechnungszeilen für nicht identifizierbare Artikel und Nicht-Artikel verwendet werden soll