Kernkomponenten für Debitorenkonten beschreiben
Debitorenkonten sind Gelder, die einem Unternehmen von seinen Debitoren geschuldet werden und die in der Bilanz eines Unternehmens als Anlage ausgewiesen sind. Zum Beispiel würde ein Elektrizitätsunternehmen, das Kunden Strom in Rechnung stellt, nachdem der Kunde ihn bereits erhalten hat, eine Forderung erfassen, bis der Kunde bezahlt.
Kunden
Wenn Kunden Produkte oder Services kaufen, können Sie Debitorenrechnungen auf Basis von Aufträgen oder Lieferscheinen erstellen. Sie können auch Freitextrechnungen eingeben, die nicht mit Aufträgen verknüpft sind. Für den Eingang von Zahlungen stehen mehrere verschiedene Zahlungsarten zur Verfügung. Hierzu gehören Wechsel, Bargeld, Schecks, Kreditkarten und elektronische Zahlungen. Wenn Ihre Organisation mehrere juristische Personen umfasst, können Sie zentralisierte Zahlungen verwenden, um Zahlungen in einer einzelnen juristischen Person im Auftrag der anderen juristischen Personen zu erfassen.
Debitorenrechnungen
Um Debitorenrechnungen zu besprechen, müssen wir zunächst prüfen, wo sie in die Geschäftsprozesse für Debitorenkonten passen, wie in der Abbildung gezeigt:
Die Prozesse Projekte verwalten und Verkaufsaufträge verarbeiten fließen in unterschiedlichen Schritten des Prozesses Für Produkt oder Dienstleistung sammeln in die Debitorenbuchhaltung ein. Dieser Vorgang umfasst die folgenden Schritte:
Debitorenvorauszahlungen verarbeiten
Debitoren fakturieren
Debitorenzahlungen empfangen und erfassen
Rechnungen und Zahlungen begleichen
Überfällige Debitorenrechnungen verwalten und einziehen
Es sind drei Arten von Debitorenrechnungen verfügbar:
Debitorenrechnungen für Verkaufsaufträge
Freitextrechnungen
Proforma-Rechnungen
Debitorenrechnungen für Verkaufsaufträge
Eine Debitorenrechnung für einen Verkaufsauftrag ist eine Rechnung, die sich auf einen Verkauf bezieht und die ein Unternehmen einem Debitoren gibt. Diese Art von Debitorenrechnung wird auf der Grundlage eines Auftrags erstellt, der Bestellpositionen und Artikelnummern enthält. Artikelnummern werden im Sachkonto angegeben und gebucht.
Um mehr über das Erstellen von Debitorenrechnungen für Verkaufsaufträge zu erfahren, greifen Sie auf die entsprechenden Links in der Einheit „Zusammenfassung“ am Ende dieses Moduls zu.
Freitextrechnungen
Eine Freitextrechnung ist nicht mit einem Verkaufsauftrag verbunden. Sie enthält Auftragspositionen mit Sachkonten, Freitextbeschreibungen und einem von Ihnen eingegebenen Verkaufsbetrag. Sie können auf dieser Art von Rechnung keine Artikelnummer eingeben. Sie müssen die entsprechenden Mehrwertsteuerinformationen eingeben. In jeder Rechnungsposition ist ein Hauptkonto für den Verkauf angegeben, das Sie durch Klicken auf Beträge verteilen auf der Seite Freitextrechnung auf mehrere Sachkonten verteilen können. Darüber hinaus wird der Debitorensaldo aus dem für die Freitextrechnung verwendeten Buchungsprofil auf das Sammelkonto gebucht.
Buchhaltungsverteilungen
Anhand von Buchhaltungsverteilungen definieren Sie, wie Beträge verbucht werden, z. B. Umsatzerlöse, Steuern oder Belastungen auf einer Freitextrechnung. Jeder Betrag, der bei der Erfassung der Freitextrechnung verbucht werden muss, weist eine oder mehrere Buchhaltungsverteilungen auf.
Mithilfe der folgenden Schaltflächen auf der Seite Freitextrechnung können Sie die Buchhaltungsverteilungen für jeden Betrag auf der Freitextrechnung anzeigen und eventuell ändern.
Beträge verteilen – Ermöglicht das Anzeigen und Ändern der Buchhaltungsverteilungen für eine einzelne Position und alle untergeordneten Positionen, z. B. Steuern oder Belastungen. Sie können die Buchhaltungsverteilungen für die untergeordnete Position auch direkt über die Seite Mehrwertsteuerbuchungen oder Belastungsbuchungen anzeigen und ändern.
Ändern Sie die Beträge im Freitext-Rechnungskopf, z. B. Belastungen oder Währungsrundungsbeträge.
Ändern Sie die Beträge von Freitext-Rechnungspositionen.
Verteilungen anzeigen – Zeigt die Buchhaltungsverteilungen für alle Positionen des Belegs an. Sie können die Buchhaltungsverteilungen in dieser Ansicht nicht ändern.
- Kopfzeile und Positionsbeträge anzeigen
Proforma-Rechnungen
Eine Proforma-Rechnung ist eine Rechnung, die als Schätzung der tatsächlichen Rechnungsbeträge vor der Buchung der Rechnung erstellt wird. Sie können eine Proforma-Rechnung entweder für eine Debitorenrechnung zu einem Auftrag oder für eine Freitextrechnung drucken.