Organisation und juristische Personen beschreiben
Die Organisation ist die erste Konfiguration, die bei der Implementierung von Finanz‑ und Betriebs-Apps abzuschließen ist. Die in Finanz‑ und Betriebs-Apps vorhandenen Stamm‑ und Transaktionsdaten befassen sich mit der in der Instanz festgelegten Organisationsstruktur. Es gibt drei Arten internen Organisationen: juristische Personen, Organisationseinheiten und Teams.
Juristische Personen
Das Erstellen einer juristischen Person und deren Vorbereitung auf die Finanzverwaltung ist der erste Schritt der Implementierung.
Eine juristische Person ist eine Organisation mit eingetragener oder gesetzlicher Rechtsform. Juristische Personen können Rechtsverträge abschließen und können verpflichtet sein, Erklärungen abzugeben, in denen sie über ihre Tätigkeit Auskunft geben. Das Land oder die Region, die Sie für die primäre Adresse der juristischen Person auswählen, steuert die für die juristische Person verfügbaren länder‑ bzw. regionsspezifischen Funktionen.
Bevor Sie das Land/die Region für die neue juristische Person auswählen, müssen Sie zunächst die Bedeutung der Lokalisierung in den Finanz‑ und Betriebs-Apps verstehen.
Einige behördliche Anforderungen in bestimmten Ländern/Regionen verlangen, dass in Finanz‑ und Betriebs-Apps bestimmte Funktionen, Funktionalitäten und sogar Formulare, Felder, Berichte und Anfragen aktiviert oder deaktiviert werden müssen.
Ein Unternehmen ist eine Form von juristischer Person. In Finance sind Unternehmen die einzige Form einer juristischen Person, die Sie erstellen können. Jede juristische Person ist mit einer Unternehmens-ID verbunden.
Das Feld Unternehmens-ID ist auf vier alphanumerische Zeichen beschränkt. Einmal erstellt, kann es nicht mehr geändert werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Namenskonvention ordnungsgemäß planen und berücksichtigen, bevor Sie juristische Personen in der Produktionsumgebung erstellen. Benutzer können nur auf die Daten des Unternehmens zugreifen, bei dem sie derzeit angemeldet sind und haben Sicherheitszugriff für die ihnen zugewiesenen Rollen.
Ein Suchname ist ein alternativer Name, der für die Suche nach dieser juristischen Person verwendet werden kann. Eine der besten Möglichkeiten, um sich mit Finanz‑ und Betriebs-Apps vertraut zu machen und diese erfolgreich zu implementieren, besteht darin, sich von einem Debitoren dessen Tagesgeschäft erläutern zu lassen. Sie müssen in der Lage sein, die Debitorenanforderungen zu erfassen, in Testfälle umzuwandeln sowie die Funktionalität und Konfiguration von Finanz‑ und Betriebs-Apps an die Geschäftsprozesse des Debitors anzupassen.
Sehen wir uns ein Beispiel an. Das Unternehmen Contoso ist eine Organisation, die mindestens ein Unternehmen oder eine juristische Person hat und ihre internationalen Unternehmen in mehreren Ländern wie Deutschland, den Vereinigten Staaten und Frankreich registriert hat.
Daher ist Contoso eine Organisation, die aus einer Gruppe von Personen besteht, welche zusammenarbeiten, um einen Geschäftsprozess durchzuführen bzw. ein Ziel zu erreichen. Organisationshierarchien stellen die Beziehungen zwischen den Organisationen dar, aus denen das Unternehmen besteht. Dieses Unternehmen hat beschlossen, ein Unternehmen mit dem Namen Adventure Works Cycles zu erwerben. Sie können eine neue juristische Person anlegen, indem Sie auf die Seite Juristische Personen navigieren.
Registrierungskennungen
In vielen Ländern und Regionen gelten unterschiedliche Vorschriften und Anforderungen für die Erfassung von Registrierungsnummern oder Kennungen.
Für verschiedene Länder/Regionen gibt es verschiedene ortsspezifische Funktionen im Zusammenhang mit Registrierungsnummern, die von verschiedenen Regierungsstellen bereitgestellt werden. Beispiele für Registrierungsnummern sind die Mitarbeiterkennungsnummer, die Steueridentifikationsnummer (Steuer-IdNr.) und die europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese Funktion bietet einen einheitlichen Rahmen für alle Länder und Regionen unter Berücksichtigung der länder‑ und regionalspezifischen Anforderungen einiger europäischer Länder/Regionen.
Die Kategorie Registrierung ist eine Registrierungskennung für ein Land/eine Region, die zur Verwendung in einem Land/einer Region für Steuer-, Zoll‑ und andere Zwecke zugelassen ist.
Organisationseinheiten
Eine Organisationseinheit ist eine Organisation, mit der die Kontrolle über wirtschaftliche Ressourcen in einem Unternehmen aufgeteilt wird. Es hilft, die verschiedenen Berichtsperspektiven auf Grundlage der betrieblichen Prozesse zu konsolidieren.
Die Arten von Organisationseinheiten umfassen Kostenstellen, Konzernmandanten, Wertströme, Abteilungen und Handelskanäle.
Eine Kostenstelle dient der Verwaltung und operativen Kontrolle von Geschäftsprozessen, die sich über Unternehmen erstrecken. Manager sind für budgetierte und tatsächliche Aufwendungen für ihre festgelegte Kostenstelle verantwortlich.
Ein Konzernmandant wird für die Finanzberichterstattung verwendet, die auf Branchen oder Produktlinien basiert, die eine Organisation unabhängig der Unternehmen bedient. Er kann als halbautonome Organisationseinheit angesehen werden, der einem strategischen Geschäftsziel entsprechen kann.
Ein Wertstrom wird häufig im Lean Manufacturing eingesetzt, um die Aktivitäten und Produktionsflows zu steuern, die zur Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung an Verbraucher erforderlich sind.
Eine Abteilung definiert Geschäftsabläufe auf der Grundlage von Funktionsbereichen. Eine Abteilung kann Gewinn‑ und Verlustzuständigkeit besitzen und aus einer Gruppe von Kostenstellen bestehen.
Ein Handelskanal, der für ein stationäres Geschäft, einen Online-Shop oder ein Callcenter steht, dient der Verwaltung und Betriebssteuerung eines oder mehrerer Geschäfte innerhalb einer juristischen Person oder über mehrere juristische Personen hinweg.
Sie müssen Finanzdimensionen für die Organisationseinheiten konfigurieren, um Organisationseinheiten Finanztransaktionen zuzuordnen.
Sie müssen zum Menü Organisationen im Modul Organisationsverwaltung wechseln, um eine Organisationseinheit zu erstellen. Wählen Sie auf der Seite Organisationseinheit die Schaltfläche Neu und dann den Typ der Organisationseinheit aus, den Sie erstellen möchten. Sie können den Typ der Organisationseinheit und dann die Schaltfläche OK auswählen, um die weiteren Details der Organisationseinheit festzulegen, wie im folgenden Screenshot zu sehen:
Teams
Ein Team ist eine Organisation, in der die Mitglieder eine gemeinsame Zuständigkeit, ein gemeinsames Interesse oder ein gemeinsames Ziel haben. Teams können nicht in Organisationshierarchien verwendet werden.
Organisationshierarchie
Organisationshierarchien stellen die Beziehungen zwischen den Organisationen (juristische Personen und Organisationseinheiten) dar, die den Geschäftsbetrieb vorantreiben. Sie müssen die Struktur Ihres Unternehmens berücksichtigen, wenn Sie Organisationen und ihre Hierarchie modellieren. Sie müssen mehrere Organisationshierarchien einrichten, um unterschiedliche Geschäftsvorgänge zu berücksichtigen. Sie müssen die Zwecke der Hierarchien definieren, wodurch die Hierarchie mit einzelnen Geschäftsrichtlinien verknüpft werden kann.
Möglicherweise haben Sie eine Implementierung in mehreren Ländern und Regionen, die von mehreren juristischen Personen verwaltet wird. Beispielsweise verfügen Sie über einige Spesenrichtlinien, die für eine Untergruppe von juristischen Personen aus Asien gelten. Für andere juristische Personen aus Europa gelten andere Spesenrichtlinien. Sie können zwei Konzernmandanten erstellen, einen für Asien und einen für Europa. Sie müssen eine neue Organisationshierarchie erstellen mit Interne Aufwendungskontrolle als Zweck. Anschließend nehmen Sie die neu erstellten Konzernmandanten in Ihre Hierarchie auf und verknüpfen die juristischen Personen mit dem entsprechenden Konzernmandanten. Im Modul „Spesenverwaltung“ können Sie die Spesenrichtlinien für einen Konzernmandanten festlegen. Sie müssen jedoch nicht für jede juristische Person separat Spesenrichtlinien erstellen.
Viele Zwecke sind bereits im Modul „Organisationsverwaltung“ definiert, einschließlich interner Beschaffungskontrolle, interner Kreditorenzahlungskontrolle, zentralisierter Zahlung, Budgetplanung und Sicherheit. Die Einkaufsrichtlinien Ihrer Organisation basieren möglicherweise nicht auf der gleichen Organisationsstruktur. In diesem Fall müssen Sie eine neue Hierarchie mit dem Zweck „Interne Beschaffungskontrolle“ erstellen. Sie können auch mehrere Zwecke für dieselbe Hierarchie definieren, wenn dies vom Unternehmen unterstützt wird. Basierend auf dem mit der Hierarchie verbundenen Zweck kann sie in den jeweiligen Geschäftsfunktionen der Finanz‑ und Betriebs-Apps verwendet werden.
Sie können die Organisationshierarchie im Menü Organisationen im Modul „Organisationsverwaltung“ definieren. Der folgende Screenshot zeigt eine neue Organisationshierarchie für die Spesenrichtlinien, deren Zweck die interne Aufwendungskontrolle ist.
Wenn Sie im Aktionsbereich auf die Schaltfläche Anzeigen klicken, finden Sie die in dieser Hierarchie definierte Organisationsstruktur, wie in der folgenden Abbildung zu sehen:
