Rechnungen durch Verwendung des OCR-Dienstes erstellen
Um einen Einkaufsrechnungsdatensatz aus einer Kreditorenrechnung zu erstellen, die als elektronisches Dokument aus dem OCR-Service eingegangen ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wählen Sie das Symbol Seite suchen in der oberen rechten Ecke der Seite aus, geben Sie eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Wählen Sie den relevanten Datensatz eingehender Belege aus.
Wählen Sie die Aktion Aktionen aus, wählen Sie Prozess und anschließend die Aktion Dokument erstellen aus.
Eine Einkaufsrechnung wird anhand der Informationen im elektronischem Kreditorendokument erstellt, das Sie über den OCR-Dienst erhalten haben. Die Felder Beschreibung und Nr. auf den erstellten Belegzeilen werden nur auf Grundlage der definierten Zuordnung ausgefüllt:
Als Artikelquerverweiszuordnung zwischen der Artikelbeschreibung, die Sie für einen Artikel und die Beschreibung verwenden, die der Kreditor dieses Artikels verwendet
Als Text-zu-Konto-Zuordnung:
Wählen Sie auf der Seite Eingehende Belege die Aktion Aktionen aus, wählen Sie Prozess und anschließend die Aktion Text zu Konto zuordnen aus.
Erstellen Sie eine Zuordnung von Text in eingehenden Belegen zum gleichen Text bestimmter Soll-, Haben- und Gegenkonten in der Finanzbuchhaltung oder in Bankkonten. Diese Zuordnung stellt sicher, dass die resultierenden Belegs- oder Buchungsblattzeilen mit den angegebenen Informationen vorausgefüllt werden.
Füllen Sie auf der Seite Text-zu-Konten-Zuordnung die folgenden Felder aus:
Zuordnungstext – Geben Sie einen beliebigen Text ein, der auf Kreditorenrechnungen erscheint, für die Sie Einkaufsbelege oder Buchungsblattzeilen erstellen möchten. Sie können bis zu 50 Zeichen eingeben.
Kreditorennr. – Geben Sie den Kreditor ein, für den der resultierende Einkaufsbeleg oder die Buchungsblattzeile erstellt wird.
Sollkontonr. – Geben Sie das Solltyp-Sachkonto ein, das auf dem resultierenden Einkaufsbeleg oder der Buchungsblattzeile des Sachkontotyps eingefügt werden soll.
Habenkontonr. – Geben Sie das Habentyp-Sachkonto ein, das auf dem resultierenden Einkaufsbeleg oder der Buchungsblattzeile des Sachkontotyps eingefügt werden soll.
Alle Prüfungsfehler, die sich normalerweise auf falsche oder fehlende Masterdaten in Business Central beziehen, führen zu einem Fehler-Wert im Feld OCR-Status und werden im Inforegister Fehler und Warnungen auf der Seite Eingehende Belege angezeigt. Nach der Behebung der Fehler können Sie mit der Bearbeitung des eingehenden elektronischen Dokuments fortfahren, indem Sie erneut die Aktion Manuell erstellen auswählen.
Da OCR auf der optischen Erkennung basiert, ist es nicht unwahrscheinlich, dass der OCR-Dienst beispielsweise bei der erstmaligen Verarbeitung von Dokumenten eines bestimmten Kreditors Zeichen in Ihrem PDF oder in Bilddateien fehlinterpretiert. Der Dienst interpretiert möglicherweise das Firmenlogo nicht als Namen des Kreditors oder fehlinterpretiert den Gesamtbetrag eines Belegs aufgrund des Layouts. Um diese Fehler zukünftig zu vermeiden, können Sie die Fehler in einer separaten Version der Seite Eingehende Belege korrigieren. Anschließend können Sie die Korrekturen an den OCR-Dienst zurücksenden, damit dieser lernt, die spezifischen Zeichen bei der nächsten Verarbeitung eines PDF- oder Bilddokuments für denselben Kreditor richtig zu deuten.
Die Seite OCR-Datenkorrektur, die Sie über die Seite Eingehende Belege öffnen, zeigt die Felder des Inforegisters Finanzinformationen in zwei Spalten an: In der einen können die OCR-Daten bearbeitet werden, und in der anderen sind sie schreibgeschützt.
Wenn Sie die Aktion OCR-Feedback senden auswählen, wird der Inhalt der Seite OCR-Datenkorrektur an den OCR-Dienst gesendet. Wenn der Dienst das nächste Mal PDF- oder Bilddateien mit den betreffenden Daten verarbeitet, werden Ihre Korrekturen implementiert und so dieselben Fehler vermieden.