Die Funktionen von Power Automate beschreiben
Sind Sie regelmäßig dabei, E-Mail-Anhänge herunterzuladen und die Datei anschließend in die Datenbank hochzuladen? Jedes Unternehmen in jeder Branche hat sich wiederholende Aufgaben, die Auswirkungen auf eine Organisation haben. Die Genehmigung einer neuen Bestellung kann das Mitnehmen eines Formular vom Schreibtisch umfassen, um es genehmigen zu lassen. Ein Mitarbeiter muss sich möglicherweise bei einer Website anmelden, die täglichen Nummern ermitteln und diese dann in einem anderen System speichern. Sich wiederholende Prozesse wie diese können nicht nur zeitraubend, sondern auch anfällig für Fehler sein. Wenn jemand eine falsche Eingabe vornimmt, kann dies zu einer verpassten Frist oder einem finanziellen Verlust führen.
Bei Microsoft Power Automate geht es darum, sich wiederholende Aufgaben von Computern verwalten zu lassen. Damit kann jeder, der mit dem Geschäftsprozess vertraut ist, einen wiederholbaren Flow erstellen, der bei Auslösung in Aktion tritt und den Prozess ausführt.
Allgemeine Szenarien und Funktionen von Power Automate:
Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie das Verschieben von Daten zwischen Systemen
Führen eines Benutzers durch einen Prozess, sodass er die verschiedenen Phasen abschließen kann Eine Vertriebsorganisation möchte zum Beispiel Verkäufer durch den Prozess des Verkaufs von Produkten an Kunden führen.
Desktopbasierte und Website-Prozesse mit Funktionen der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) automatisieren Ein Benutzer, der bei einer Bank arbeitet, muss zum Beispiel täglich die Wechselkurse aktualisieren. Der Benutzer würde sich mit RPA auf der Website anmelden und die Wechselkurse abrufen. Dann würde er diese Kurse auf dem Desktop speichern und in einer entsprechenden Unternehmenstabelle aktualisieren.
Power Automate funktioniert durch das Erstellen von Flows. Diese Flows werden dann verwendet, um zum Beispiel mit verschiedenen Systemen zu interagieren, Benutzer durch einen Prozess zu führen oder sie durch die Automatisierung täglicher Aufgaben produktiver zu machen.
Flowtypen
Es gibt drei primäre Power Automate-Flowtypen:
Geschäftsprozessflows: Diese Flows werden in modellgesteuerten Apps verwendet, um Mitarbeiter beim Erledigen ihrer Arbeit zu unterstützen. Sie bieten eine optimierte Benutzeroberfläche, anhand derer die Mitarbeiter durch Prozesse für Interaktionen geführt werden, die vom Unternehmen definiert wurden und in gewisser Art zu einem Abschluss gebracht werden müssen.
Cloud-Flows: Diese Flows werden am häufigsten verwendet. Cloud-Flows beginnen mit einem Trigger wie dem Empfang einer E-Mail von einer bestimmten Person oder einer Erwähnung Ihres Unternehmens in sozialen Medien. Einmal ausgelöst, umfassen sie im Allgemeinen auch eine oder mehrere Aktionen, wie beispielsweise das Erstellen eines Datensatzes in einem anderen System oder das Senden einer Genehmigungsanfrage an jemanden.
Desktop-Flows – Mit diesen Flows der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) können Sie aufzeichnen, wie Sie Aktionen auf Ihrem Desktop oder in einem Webbrowser ausführen. Sie können dann einen Flow auslösen, um diesen Prozess für Sie auszuführen. Sie können auch Daten an den Prozess übergeben oder aus dem Prozess abrufen, sodass Sie sogar „manuelle“ Geschäftsprozesse automatisieren können.
Geschäftsprozessflows
Geschäftsprozessflows werden meistens in modellgesteuerten Apps verwendet, um Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Arbeit zu erledigen. Sie stellen normalerweise einen Prozess dar, den ein Benutzer bis zum Abschluss verfolgt. Sie bieten eine optimierte Benutzererfahrung, um ihnen den besten Weg zu einem Abschluss zu bieten.
Im Folgenden finden Sie einige gängige Szenarien, in denen Organisationen Geschäftsprozessflows verwenden:
Verkaufsprozess: Organisationen können verkaufsorientierte Geschäftsprozessflows erstellen, die Verkäufer durch den gesamten Verkaufsprozess führen und sicherstellen, dass sie die bewährten Verkaufsverfahren der Organisation befolgen, um ihre Chance auf einen Geschäftsabschluss zu maximieren.
Anfrageabschluss: Supportcenter können servicezentrierte Geschäftsprozessflows erstellen, die Agents durch den Prozess der Erstellung einer Anfrage, der Fehlerbehebung und schließlich der Lösung der Anfrage führen.
Planung von Veranstaltungen: Ein Unternehmen, dass Veranstaltungen plant, kann mit Geschäftsprozessflows sicherzustellen, dass bei der Planung einer Veranstaltung kein Schritt übersprungen wird. Phasen in diesem Prozess können für die Buchung des Veranstaltungsortes, die Planung des Essens, das Festlegen von Unterhaltungsdetails und mehr bestehen.
Ein Haus verkaufen: Ein Immobilienunternehmen kann seine Makler mit einem Geschäftsprozessflow dabei unterstützen, ein Haus für einen Tag der offenen Tür vorzubereiten. Dazu können Phasen für das Erfassen von Inspektionsdetails, das Bereitstellen der Immobilie und das Koordinieren mit dem Personal gehören, um sicherzustellen, dass zu diesem Zeitpunkt die entsprechende Verfügbarkeit des Personals gegeben ist.
In der Abbildung sehen wir ein Beispiel für einen Geschäftsprozessflow, der verwendet wird, um einen Agenten durch den Prozess des Einholens eines Angebots von einem potenziellen Käufer zu führen.
In jeder Phase gibt es Informationen, die zu protokollieren sind. Die Phasen des Geschäftsprozessflows können sich basierend auf den erfassten Informationen ändern. Die Phase des Gegenangebots wird beispielsweise angezeigt, weil das Feld Gegenangebot auf „Ja“ gesetzt ist. Ist das Feld Gegenangebot auf „Nein“ gesetzt, wird die Phase nicht angezeigt.
Cloud-Flows
Wie bereits erwähnt, sind Cloud-Flows die häufigsten Power Automate-Flows. Cloud-Flows verwenden für die Interaktion mit verschiedenen Diensten Konnektoren. Aktuell stehen über 1,000 vorgefertigte Konnektoren zur Verfügung. Mithilfe dieser Konnektoren können Sie mit Daten aus anderen Microsoft-Produkten und Daten von Nicht-Microsoft-Kreditoren wie Google, Salesforce, Oracle und anderen interagieren.
Es gibt drei Haupttypen von Cloud-Flows, die Sie erstellen können:
Automatisierte Flows: Diese Flows werden durch ein Ereignis automatisch ausgelöst. Dieses Ereignis kann das Eintreffen einer E-Mail von einer bestimmten Person oder eine Erwähnung Ihres Unternehmens in sozialen Medien sein. Dies sind die Cloud-Flows, die am häufigsten verwendet werden.
Direktflows: Diese Flows werden automatisch gestartet und können durch einen Klick auf eine Schaltfläche abgeschlossen werden. Sie können sich wiederholende Aufgaben über Ihre Desktop- oder Mobilgeräte automatisieren. Senden Sie mit einem Direktflow beispielsweise auf Knopfdruck sofort eine Erinnerung von Ihrem mobilen Gerät an das Team.
Geplant: Diese Flows werden nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt. Sie können verwendet werden, um das tägliche Hochladen von Daten zu Microsoft SharePoint oder einer Datenbank auszulösen.
Nachdem wir nun die Typen von Cloud-Flows untersucht haben, die Sie erstellen können, untersuchen wir einige gängige Szenarien, in denen Organisationen Cloud-Flows verwenden können.
Genehmigungen: Sie können verwendet werden, um Genehmigungsprozesse wie Rechnungsgenehmigungen, Urlaubsanträge, Projektgenehmigungen und andere zu automatisieren.
Anwendungsintegration: Sie können verwendet werden, um es einer Anwendung zu ermöglichen, mit einer anderen Anwendung zu interagieren. Ein Techniker im Außendienst kann zum Beispiel mit einer bestimmten App ein Ersatzteil anfordern. Ein Power Automate-Flow kann das Ersatzteil im Bestandssystem des Unternehmens automatisch bestellen.
Produktivität steigern: Endbenutzer erstellen möglicherweise persönliche Power Automate-Flows, um automatisch Vorgänge wie das Speichern von per E-Mail empfangenen Anhängen in SharePoint oder OneDrive auszuführen.
Fortgeschrittenere Beispiele für Verwendungen von Power Automate-Flows durch Organisationen sind folgende:
Schnittstelle mit einer benutzerdefinierten Anwendungsprogrammierschnittstelle (API), die von einem Finanzdienstleistungsunternehmen entwickelt wurde, um automatisch die neuesten Kreditraten abzurufen und dann die Rate für eine Person basierend auf ihrer Kreditwürdigkeit zu berechnen.
Ein intelligentes Datenablagesystem erstellen, während Dokumente empfangen und deren Inhalt gescannt werden Basierend auf dem Dokumententyp wird es automatisch an einem bestimmten Ort abgelegt und kann bei Bedarf sogar gekennzeichnet werden.
Cloud-Flows können von jedem ohne Probleme erstellt werden, weil Hunderte von Vorlagen zur Unterstützung verschiedener Szenarien verfügbar sind.
Desktop-Flows
Desktop-Flows werden verwendet, um Benutzerinteraktionen mit einer Anwendung oder einer Website zu simulieren. Desktop-Flows werden oft als RPA bezeichnet. Stellen Sie sich dies als einen Computer vor, der Aufgaben und Schritte wiedergibt, die sonst von einer Person erledigt werden. In Power Automate werden diese Typen von Flows mit Power Automate für Desktop erstellt. Desktop-Flows unterscheiden sich von Cloud-Flows. Ein Cloud-Flow führt eine Aktion basierend auf API-Aufrufen aus, während ein Desktop-Flow wie ein Makro funktioniert, weil er zuvor aufgezeichnete Schritte der Reihe nach wiedergibt.
Im Folgenden finden Sie einige gängige Szenarien, in denen Organisationen Desktop-Flows verwenden können:
Mitarbeiterproduktivität verbessern: Ein Desktop-Flow kann erstellt werden, um die Aktionen eines Endbenutzers zu replizieren, der Aufgaben ausführt, die sich wiederholen. Ein Beispiel wäre die Interaktion mit einer bestimmten Website, beispielsweise einer Zinsseite, und die anschließende Eingabe dieser Informationen in eine andere Anwendung, wie eine Excel-Tabelle.
Interaktion mit einem veralteten System: Viele Organisationen nutzen immer noch selbst erstellte veraltete Anwendungen, für die keine modernen APIs verfügbar sind, die von einem Cloud-Flow verwendet werden können. In diesen Fällen können Sie die Interaktion mit der veralteten Anwendung immer noch automatisieren, ohne die Anwendung von Grund auf neu erstellen zu müssen.
Website-Interaktion automatisieren: Viele Benutzer müssen an jedem Tag mit bestimmten Websites interagieren, um Details einzugeben oder Informationen zu erfassen. Aus Sicherheitsgründen bieten viele Unternehmen auf ihre APIs keinen Zugriff, damit Sie eine direkte Automatisierung mit ihrer Plattform durchführen können. Ein Desktop-Flow ist eine großartige Möglichkeit, die Benutzerinteraktion nachzuahmen und eine automatisierte Lösung zur Verfügung zu stellen.
Die Arbeit mit Terminalemulationssoftware automatisieren: Viele Organisationen verwenden Terminalemulationssoftware wie beispielsweise Citrix, um Hardwarekosten zu reduzieren. Benutzer melden sich bei simulierten Desktops an. Viele dieser Benutzer führen sich wiederholende Aufgaben aus. Mit Desktop-Flows können Benutzer Tastenanschläge nachahmen und Aktivitäten automatisieren.
Dies sind nur einige der vielen verschiedenen Beispiele dafür, wie eine Organisation Desktop-Flows verwenden kann. Schauen wir uns ein weiteres Beispiel an. In diesem Beispiel verwendet ein Immobilienunternehmen eine Website, um zu sehen, ob neue Immobilien Verbindungen mit Umweltelementen haben. Wenn Sie fündig werden, machen sie einen Screenshot des Berichts und melden ihn in Excel an. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie ein Desktop-Flow diesen Prozess automatisieren kann, nachdem eine neue Immobilie in die modellgesteuerte Anwendung für die Immobilienverwaltung eingegeben wurde.
Geschäftsszenario
Häufig ist ein Desktop-Flow Teil einer größeren allgemeinen Automatisierungslösung. Ein Eventmanagement-Unternehmen stellt seinen Kunden verschiedene Paketstufen zur Verfügung, um sie dabei zu unterstützen, bei ihrer Veranstaltung Kosten zu sparen. Das bedeutet, dass Kunden nicht für jeden Service separat bezahlen müssen. Das Eventmanagement-Unternehmen bezahlt die Kreditoren im Namen des Kunden. Wenn sie zum Beispiel eine Hochzeit planen, buchen sie den Veranstaltungsort, den Caterer, die Unterhaltung und manchmal sogar einen Floristen. Nach Abschluss der Veranstaltung sendet ihnen jeder Kreditor eine Rechnung für die von ihm erbrachten Dienstleistungen.
Der Prozess ist folgender:
Kreditorenrechnungen werden als E-Mail-Anhänge in einem speziellen E-Mail-Postfach empfangen.
Rechnungsanhänge werden aus der E-Mail heruntergeladen und gescannt, um festzustellen, wofür die Rechnung vorgesehen ist. Details wie Kreditor sowie Rechnungsdatum und ‑betrag werden aus dem Anhang extrahiert.
Auf Basis der erbrachten Leistungen werden Rechnungen an eine bestimmte Person gesendet, um bewertet und entweder genehmigt oder abgelehnt zu werden.
Diese Anfrage erhalten Personen in Teams, und sie interagieren auch dort mit ihr.
Die Rechnung wird genehmigt, und es wird eine neue Rechnung in der veralteten Rechnungsanwendung des Eventmanagement-Unternehmens erstellt.
Sobald die Rechnung eingegeben wurde, wird die Rechnungsnummer generiert. Eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Rechnung bearbeitet wurde, wird an den Kreditor zurückgesendet. Teil davon ist die Rechnungsnummer.
Das Bild zeigt eine grobe Aufschlüsselung dessen, wie diese Automatisierung in einem Power Automate-Flow angezeigt werden würde.
Der gesamte Prozess wird mit einem Cloud-Flow ausgeführt.
Wenn eine E-Mail im dedizierten Postfach in Outlook eingeht, wird der Cloud-Flow automatisch ausgelöst.
AI Builder wird verwendet, um Details vom Rechnungsanhang wie Kreditor, Rechnungsdatum und Betrag zu extrahieren.
Eine Genehmigungsanforderung wird an die entsprechende Person in Microsoft Teams gesendet. Die Anfrage umfasst die Rechnungsdetails, die daraus extrahiert wurden.
Sobald die Genehmigungsanforderung abgeschlossen ist, wird mit einer Bedingung ausgewertet, ob die Rechnung genehmigt oder abgelehnt wurde.
Basierend auf dem Genehmigungsstatus:
Genehmigt:: Bei Genehmigung führt der Cloud-Flow einen Desktop-Flow aus, der für die Interaktion mit der veralteten Anwendung erstellt wurde. Die Rechnungsdetails wie Kreditor, Rechnungsdatum und Betrag werden bei der Erstellung des Rechnungsdatensatzes verwendet.
- Es wird die Rechnungsnummer erfasst und eine neue E-Mail in Outlook erstellt, sobald die Rechnung protokolliert ist. Die E-Mail umfasst den Rechnungsstatus und die Rechnungsnummer.
Abgelehnt: Wenn die Rechnung abgelehnt wird, erstellt der Cloud-Flow eine neue E-Mail in Outlook, um den Kreditor darüber zu informieren, dass seine Rechnung nicht genehmigt wurde.