Dokumente gemeinsam erstellen
In Microsoft 365 können Benutzer Dokumente in Word, PowerPoint, Excel und OneNote gemeinsam verfassen, wenn sie in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind. Dies bedeutet, dass Benutzer diese Dateien gleichzeitig mit anderen Benutzern bearbeiten können, unabhängig davon, ob sie Office für das Web, die mobilen Apps oder die Desktop-Apps verwenden.
Bei einer freigegebenen Datei kann ein ganzes Team an demselben Dokument zusammenarbeiten und Änderungen sehen, die von jedem Teilnehmer Live vorgenommen werden. Benutzer müssen sich keine Gedanken mehr darum machen, mehrere Versionen von Dateien zu speichern und Anlagen zu senden. Mit der gemeinsamen Dokumentenerstellung von Dokumenten in Microsoft 365 werden die Benutzer immer an der aktuellsten Version arbeiten.
Für Dateien, die in OneDrive und SharePoint gespeichert sind, ist die gemeinsame Dokumenterstellung verfügbar. Für die gemeinsame Dokumentenerstellung brauchen die Benutzer Folgendes:
- Ein unterstützter Speicherort. OneDrive, SharePoint und SharePoint Server sind Speicherorte, die die gemeinsame Dokumenterstellung ermöglichen.
- Apps, die die gemeinsame Dokumenterstellung unterstützen. OneNote, Word und PowerPoint auf allen Geräten und Office 2010 oder neuere Desktop-Apps. Die mobilen Apps von Excel und die neueste Version von Excel für Office 365 unterstützen auch die gemeinsame Dokumenterstellung.
- Ein für die gemeinsame Dokumenterstellung gut geeignetes Dokument. Die gemeinsame Dokumenterstellung wird nur in modernen Dateiformaten unterstützt, darunter DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) und XLSX (Excel).
- Bearbeitungsberechtigungen für Mitautoren. Alle Mitautoren müssen über die Berechtigung für den Zugriff auf die Dokumente und deren Bearbeitung verfügen. Benutzer können das Freigabesystem in OneDrive oder direkt in Office verwenden, um diesen Zugriff zu gewähren.
Am einfachsten können Sie eine gemeinsame Dokumenteerstellungssitzung initiieren, indem Sie eine Datei für andere Personen wie oben beschrieben freigeben. Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig die gleiche Datei öffnen, sind sie jetzt Mitautoren. Bei der gemeinsamen Dokumenterstellung können alle Benutzer sehen, wer Ihr Mitautor ist:
Benutzer können auch sehen, an welchem Teil der Datei die anderen Benutzer arbeiten:
Benutzer können Kommentare und @mention andere Benutzer hinzufügen, die dann eine E-Mail mit einem Link zum Kommentar erhalten. Sie können auf den Link klicken, um das Dokument und die Unterhaltung zu öffnen, oder auf den Kommentar direkt per E-Mail Antworten.
Wenn ein Benutzer eine Word-Datei erneut öffnet, kann er nachverfolgte Änderungen von anderen Personen anzeigen. Wenn ein Benutzer eine geänderte PowerPoint-Präsentation erneut öffnet, werden die geänderten Folien im Miniaturbildfenster hervorgehoben.
Die gemeinsame Dokumenterstellung setzt voraus, dass die Benutzer online sind. Einige Bereiche einer Office-Datei sind gesperrt, um Kollisionen zu vermeiden.
Wenn ein Benutzer Änderungen vornimmt, wenn er offline ist, versucht OneDrive, diese zusammenzuführen, wenn er wieder online ist, und benachrichtigt dann andere Benutzer, die sich auch im Dokument befinden. Die Benutzer werden auch über alle Konflikte informiert und erhalten Lösungsvorschläge.
