Erstellen und Verwalten von Besprechungsvorlagen und Vorlagenrichtlinien
Microsoft Teams Premium bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Besprechungsvorlagen zu erstellen. Besprechungsvorlagen können verwendet werden, um Besprechungseinstellungen zu steuern, die der Besprechungsorganisator normalerweise steuert. Mit Vorlagen können Sie konsistente Besprechungserfahrungen in Ihrer Organisation erstellen und dabei helfen, Complianceanforderungen und Geschäftsregeln durchzusetzen.
Besprechungsvorlagen können verwendet werden, um Einstellungen zu erzwingen oder Standardwerte festzulegen. Jede Vorlageneinstellung kann gesperrt werden, sodass der Besprechungsorganisator sie nicht ändern kann, oder sie kann entsperrt bleiben, damit der Besprechungsorganisator dies bei Bedarf ändern kann.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wann eine benutzerdefinierte Besprechungsvorlage nützlich sein kann:
Erzwingen der automatischen Besprechungsaufzeichnung für bestimmte Arten von Besprechungen.
Einschränken von Chat- und Teilnehmerkamera und -audio und Verwendung des Q&A-Features für Besprechungen im Präsentationsstil.
Es wird eine strengere Standardeinstellung für die Benutzer verwendet, die den Wartebereich umgehen können, aber dem Besprechungsorganisator erlaubt, die Einstellung bei Bedarf zu ändern.
Vorlagen mit Vertraulichkeitsbezeichnungen
Vorlagen haben die Möglichkeit, eine Vertraulichkeitsbezeichnung anzugeben. Bezeichnungen können auch direkt auf Besprechungen angewendet werden, unabhängig von Vorlagen. Vertraulichkeitsbezeichnungen können einige der gleichen Einstellungen wie Vorlagen steuern:
End-to-End-Verschlüsselung
Besprechungschat
Automatisches Aufzeichnen
Wer kann den Wartebereich umgehen
Wer präsentieren kann
Wer kann aufzeichnen?
Wasserzeichen
Wenn eine dieser Einstellungen in der Bezeichnung konfiguriert ist, überschreiben sie diese Einstellungen in der Vorlage.
In Teams enthaltene Vorlagen
Teams Premium enthält die folgende Standardbesprechungsvorlage:
Darüber hinaus sind diese Vorlagen in Teams für Bildungseinrichtungen verfügbar:
Klasse
Vortrag
Erstellen einer benutzerdefinierten Besprechungsvorlage
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Besprechungsvorlage
Erweitern Sie im Teams Admin Center die Option Besprechungen , und wählen Sie Besprechungsvorlagen aus.
Wählen Sie Hinzufügen aus.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage ein.
Wählen Sie die Einstellungen aus, die Sie für diese Vorlage verwenden möchten. (Beschreibungen der einzelnen Einstellungen finden Sie in den folgenden Abschnitten.)
Um zu verhindern, dass der Besprechungsorganisator eine Einstellung ändert, wählen Sie die Einstellung und dann Sperren aus.
Um zu verhindern, dass der Besprechungsorganisator eine Einstellung anzeigt, wählen Sie die Einstellung und dann Ausblenden aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem die Vorlage erstellt wurde, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis sie für Ihre Benutzer verfügbar ist.
Einstellungen für Besprechungsvorlagen
Für jede Einstellung in der Besprechungsvorlage können Sie Folgendes definieren:
Standardwert: Dies ist der Wert, der auf eine Besprechung angewendet wird, wenn die Vorlage verwendet wird.
Sichtbar: Dadurch wird bestimmt, ob der Besprechungsorganisator diese Einstellung in den Besprechungsoptionen sehen kann.
Sperrstatus: Dies bestimmt, ob der Besprechungsorganisator die einstellung ändern kann, die von der Vorlage festgelegt wurde. Wenn die Einstellung gesperrt ist, kann der Besprechungsorganisator sie nicht ändern.
Sicherheit
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Vertraulichkeitsbezeichnung | Gibt die Vertraulichkeitsbezeichnung der Besprechung an, die für die Besprechung verwendet werden soll. Beachten Sie, dass die Vertraulichkeitsbezeichnung bestimmte Einstellungen in der Vorlage überschreiben kann. |
| Wer kann den Wartebereich umgehen? | Gibt an, wer den Wartebereich umgehen und direkt an der Besprechung teilnehmen kann. |
| Personen, die sich einwählen, können den Wartebereich umgehen | Gibt an, ob Telefonanrufe den Wartebereich umgehen und direkt an der Besprechung teilnehmen können. |
| Aktivieren der End-to-End-Verschlüsselung für Besprechungen | Geben Sie an, ob die Besprechung End-to-End-Verschlüsselung verwenden soll. Die Aufzeichnung und Transkription funktioniert nicht, wenn dies aktiviert ist. |
| Anwenden eines Wasserzeichens auf freigegebene Inhalte | Gibt an, ob ein Wasserzeichen mit Inhalten überlagert wird, die in der Besprechung auf dem Bildschirm freigegeben werden. |
| Anwenden eines Wasserzeichens auf den Videofeed aller Benutzer | Gibt an, ob ein Wasserzeichen in den Videofeeds der Teilnehmer in der Besprechung überlagert wird. |
Audio und Video
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Mikrofon für Teilnehmer zulassen | Wenn die Stummschaltung aktiviert ist, können die Teilnehmer die Stummschaltung aufheben. |
| Kamera für Teilnehmer zulassen | Wenn die Teilnehmer aktiviert sind, können sie ihre Kameras einschalten. |
Aufzeichnung und Transkription
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Automatisches Aufzeichnen von Besprechungen | Wenn Besprechungen automatisch aufgezeichnet werden. |
| Wer kann Besprechungen aufzeichnen? | Gibt an, ob Besprechungen nur von Organisatoren oder von Organisatoren und Referenten aufgezeichnet werden können. |
Rollen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Benachrichtigen, wenn Anrufer beitreten und diese verlassen | Geben Sie an, ob ein Ton wiedergegeben werden soll, wenn personen, die per Telefon anrufen, an der Besprechung teilnehmen oder diese verlassen. |
Besprechungsengagement
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Teilnehmer können chatten | Gibt an, ob der Besprechungschat verfügbar ist. Kann auch verwendet werden, um chatten vor und nach der Besprechung zu verhindern. |
| Teilnehmer können Reaktionen verwenden | Gibt an, ob Teilnehmer Reaktionen in der Besprechung verwenden können. Dies muss auf Ein festgelegt sein, damit die Funktion "Hand heben" funktioniert. |
| Aktivieren von Q&A | Gibt an, ob Teilnehmer das Q&A-Feature verwenden können, um während der Besprechung Fragen zu stellen. |
| Verwalten, was Den Teilnehmern angezeigt wird | Wenn ein aktiviert ist, können Besprechungsorganisatoren inhalte, die auf dem Bildschirm freigegeben werden, in der Vorschau anzeigen und genehmigen, bevor sie anderen Besprechungsteilnehmern angezeigt werden. |
Verwalten von Richtlinien für Besprechungsvorlagen
Sie können Besprechungsvorlagenrichtlinien in Microsoft Teams verwenden, um zu bestimmen, welche Besprechungsvorlagen für Benutzer in Ihrer Organisation verfügbar sind.
Angeben, welche Besprechungsvorlagen für Benutzer verfügbar sind
Standardmäßig ermöglicht die globale Richtlinie Benutzern, alle verfügbaren Vorlagen anzuzeigen, einschließlich Standardvorlagen und aller benutzerdefinierten Vorlagen, die Sie erstellt haben. Wenn Sie einschränken möchten, welche Vorlagen für verschiedene Personen oder Gruppen verfügbar sind, können Sie Richtlinien erstellen, die dies angeben.
So erstellen Sie eine Besprechungsvorlagenrichtlinie:
Erweitern Sie im Teams Admin Center die Option Besprechungen , und wählen Sie Richtlinien für Besprechungsvorlagen aus.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein.
Wählen Sie in der Liste Ansichtsvorlagen alle Vorlagen aus, die Benutzern mit dieser Richtlinie nicht angezeigt werden sollen, und wählen Sie dann Ausblenden aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie die Richtlinie erstellt haben, müssen Sie sie Benutzern oder Gruppen zuweisen.
Ändern, welche Besprechungsvorlagen für Benutzer sichtbar sind
Sie können eine Besprechungsvorlagenrichtlinie aktualisieren, wenn Sie ändern möchten, welche Vorlagen den Benutzern mit dieser Richtlinie zur Verfügung stehen.
So bearbeiten Sie eine Besprechungsvorlagenrichtlinie
Erweitern Sie im Teams Admin Center die Option Besprechungen , und wählen Sie Richtlinien für Besprechungsvorlagen aus.
Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie ändern möchten, und wählen Sie dann Bearbeiten aus.
Um eine anzuzeigende Vorlage ausgeblendet zu machen, wählen Sie die Vorlage in der Liste Ansichtsvorlagen und dann Ausblenden aus.
Um eine ausgeblendete Vorlage anzuzeigen, wählen Sie die Vorlage in der Liste Ausgeblendete Vorlagen und dann Anzeigen aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Besprechungsvorlage, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Administratorrichtlinien
In Teams-Besprechungen können Besprechungsorganisatoren eine Vielzahl von Einstellungen konfigurieren, die bestimmen, welche Features in der Besprechung verfügbar sind. Als Administrator können Sie bestimmte Werte für diese Einstellungen deaktivieren oder erzwingen, indem Sie eine Kombination aus Administratorrichtlinien, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Besprechungsvorlagen verwenden.
Besprechungsvorlagen werden im Teams Admin Center erstellt und verwaltet, und Vertraulichkeitsbezeichnungen werden im Microsoft Purview-Complianceportal erstellt und verwaltet. Durch die gemeinsame Verwendung von Administratorrichtlinien, Besprechungsvorlagen und Vertraulichkeitsbezeichnungen können Sie eine Vielzahl von Besprechungsszenarien aktivieren, um die Compliance- und Geschäftsanforderungen für die verschiedenen Abteilungen in Ihrer Organisation zu erfüllen.
Die folgende Tabelle enthält eine Liste der Teams-Features, die für die Verwaltung von Besprechungen mit unterschiedlichen Complianceanforderungen in Ihrer Organisation nützlich sein können und wo diese konfiguriert werden können.
| Feature | Teams-Administratorrichtlinie | Vertraulichkeitsbezeichnung | Besprechungsvorlage | Besprechungsorganisierer |
|---|---|---|---|---|
| Kamera für Teilnehmer zulassen | Die Richtlinieneinstellungen IP-Video und Modus für IP-Video bestimmen, welche Teilnehmer ihre Kameras verwenden können. | Keine Einstellung | Kann die Kamera für Teilnehmer verhindern oder zulassen. Die Einstellung kann erzwungen werden, oder der Besprechungsorganisator kann geändert werden. | Kann die Kamera für Teilnehmer verhindern oder zulassen, wenn sie nicht durch eine Vorlage gesperrt ist. |
| Mikrofon für Teilnehmer zulassen | Die Einstellung Modus für IP-Audio bestimmt, welche Teilnehmer ihre Mikrofone verwenden können. | Keine Einstellung | Kann Mikrofone für Teilnehmer verhindern oder zulassen. Die Einstellung kann erzwungen werden, oder der Besprechungsorganisator kann geändert werden. | Kann Mikrofone für Teilnehmer verhindern oder zulassen, wenn sie nicht durch eine Vorlage gesperrt sind. |
| Anwenden eines Wasserzeichens auf den Videofeed aller Benutzer | Kann auf Ein oder Aus festgelegt werden. Wenn diese Einstellung auf Aus festgelegt ist, ist sie in Vertraulichkeitsbezeichnungen, Besprechungsvorlagen oder Besprechungseinstellungen nicht verfügbar. | Kann Wasserzeichen für Videofeeds von Teilnehmern erzwingen oder verhindern oder die Einstellung unkontrolliert lassen. | Kann Wasserzeichen für Videofeeds von Teilnehmern erzwingen oder verhindern, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert. | Besprechungsorganisator kann aktivieren oder deaktivieren, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Administratorrichtlinie deaktiviert oder durch eine Besprechungsvorlage oder Vertraulichkeitsbezeichnung aktiviert oder deaktiviert. |
| Anwenden eines Wasserzeichens auf freigegebene Inhalte | Kann auf Ein oder Aus festgelegt werden. Wenn diese Einstellung auf Aus festgelegt ist, ist sie in Vertraulichkeitsbezeichnungen, Besprechungsvorlagen oder Besprechungseinstellungen nicht verfügbar. | Kann Wasserzeichen für auf dem Bildschirm freigegebene Inhalte erzwingen oder verhindern oder die Einstellung unkontrolliert lassen. | Kann Wasserzeichen für auf dem Bildschirm freigegebene Inhalte erzwingen oder verhindern, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert. | Besprechungsorganisator kann aktivieren oder deaktivieren, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Administratorrichtlinie deaktiviert oder durch eine Besprechungsvorlage oder Vertraulichkeitsbezeichnung aktiviert oder deaktiviert. |
| End-to-End-Verschlüsselung | Bei Aktiviert kann die End-to-End-Verschlüsselung durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung, eine Besprechungsvorlage oder den Besprechungsorganisator aktiviert werden. | Kann die End-to-End-Verschlüsselung erzwingen oder verhindern oder die Einstellung unkontrolliert lassen. | Kann die End-to-End-Verschlüsselung erzwingen oder verhindern, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert. | Besprechungsorganisator kann aktivieren oder deaktivieren, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Administratorrichtlinie deaktiviert oder durch eine Besprechungsvorlage oder Vertraulichkeitsbezeichnung aktiviert oder deaktiviert. |
| Verwalten, was Den Teilnehmern angezeigt wird | Keine Einstellung | Keine Einstellung | Kann auf Ein oder Aus festgelegt werden und kann die Einstellung erzwingen oder dem Besprechungsorganisator erlauben, sie zu ändern. | Besprechungsorganisator kann aktivieren oder deaktivieren, es sei denn, die Einstellung wird von einer Besprechungsvorlage aktiviert oder deaktiviert. |
| Besprechungschat | Kann für alle Personen außer anonymen Teilnehmern auf Ein, Aus oder Ein festgelegt werden. Wenn diese Einstellung auf Aus festgelegt ist, ist die Chateinstellung in Bezeichnungen, Vorlagen und Besprechungseinstellungen deaktiviert. | Kann erzwingen, dass der Chat ein, aus oder nur besprechungsgeschützt ist, oder die Einstellung unkontrolliert lassen. | Wenn in der Administratorrichtlinie aktiviert und nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert wird, kann auf Ein, Aus oder nur Besprechung festgelegt werden. Die Einstellung kann erzwungen werden, oder der Besprechungsorganisator kann geändert werden. | Wenn sie durch eine Administratorrichtlinie aktiviert und nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung oder Vorlage erzwungen wird, kann der Besprechungsbesitzer auf Ein, Aus oder nur Besprechung festlegen. |
| Personen, die sich einwählen, können den Wartebereich umgehen | Legt die Standardeinstellung für neue Besprechungen fest. | Wenn die Bezeichnung steuert, wer den Wartebereich umgehen kann, wird diese Einstellung ein oder aus erzwungen, andernfalls wird sie nicht gesteuert. | Wenn nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert, kann auf Ein oder Aus festgelegt werden. Die Einstellung kann erzwungen werden, oder der Besprechungsorganisator kann geändert werden. | Wenn nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung oder Vorlage erzwungen wird, kann der Besprechungsbesitzer auf Ein oder Aus festlegen. |
| Kopieren von Chatinhalten in die Zwischenablage verhindern | Keine Einstellung | Kann verhindern, dass der Besprechungschat kopiert wird. (Gilt nicht für anonyme Teilnehmer.) | Keine Einstellung | Keine Einstellung |
| Automatisches Aufzeichnen | Die Besprechungsaufzeichnung kann mithilfe einer Besprechungsrichtlinie vollständig deaktiviert werden, aber es gibt keine Administratorrichtlinie für "Automatisch aufzeichnen". | Kann automatische Besprechungsaufzeichnungen erzwingen oder verhindern oder unkontrolliert bleiben. | Wenn nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert, kann auf Ein oder Aus festgelegt werden und kann die Einstellung erzwingen oder dem Besprechungsorganisator erlauben, sie zu ändern. | Besprechungsorganisator kann aktivieren oder deaktivieren, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Besprechungsvorlage oder Vertraulichkeitsbezeichnung aktiviert oder deaktiviert. |
| Wer kann den Wartebereich umgehen | Legt die Standardeinstellung für neue Besprechungen fest. | Kann eine bestimmte Option erzwingen, die den Wartebereich umgehen kann, oder kann unkontrolliert bleiben. | Wenn nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert wird, wählt eine Einstellung für die Person aus, die den Wartebereich umgehen kann. Die Einstellung kann erzwungen werden, oder der Besprechungsorganisator kann geändert werden. | Der Besprechungsorganisator kann auswählen, wer den Wartebereich umgehen darf, es sei denn, die Einstellung wird durch eine Bezeichnung oder Vorlage erzwungen. |
| Wer präsentieren kann | Legt die Standardeinstellung für neue Besprechungen fest. Verfügbare Werte sind Nur Organisatoren und Mitorganisatoren, Personen in meiner Organisation und Gäste und Jeder. | Kann Einstellungen von allen, authentifizierten Teilnehmern, Organisatoren oder bestimmten Personen erzwingen oder unkontrolliert bleiben. | Keine Einstellung | Der Besprechungsorganisator kann auswählen, wer präsentieren darf, es sei denn, er wird durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung erzwungen. |
| Wer kann aufzeichnen? | Die Besprechungsaufzeichnung kann mithilfe einer Besprechungsrichtlinie vollständig deaktiviert werden, aber es gibt keine Administratorrichtlinie für wer aufzeichnen kann. | Kann Einstellungen von Organisatoren oder Organisatoren und Referenten erzwingen oder unkontrolliert bleiben. | Wenn nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung gesteuert wird, wählt eine Einstellung von Organisatoren oder Organisatoren und Referenten aus. Die Einstellung kann erzwungen werden, oder der Besprechungsorganisator kann geändert werden. | Der Besprechungsorganisator kann auswählen, wer aufzeichnen darf – Organisatoren oder Organisatoren und Referenten – es sei denn, die Einstellung wird durch eine Bezeichnung oder Vorlage erzwungen. |
Setzen Sie sie alle zusammen
Auswirkung von Administratorrichtlinien auf Vertraulichkeitsbezeichnungen und Besprechungsvorlagen: Administratorrichtlinien bestimmen, ob ein Feature für Benutzer verfügbar ist. Wenn ein Feature in der Administratorrichtlinie deaktiviert ist, kann es nicht durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung oder Besprechungsvorlage erzwungen werden. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen, die Sie mit Bezeichnungen und Vorlagen steuern möchten, in Administratorrichtlinien aktiviert sind.
Vertraulichkeitsbezeichnungen und Vorlagen zusammen: Einige Einstellungen sind sowohl in Vertraulichkeitsbezeichnungen als auch in Vorlagen verfügbar. Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung verwendet wird, haben ihre Einstellungen Vorrang vor Besprechungsvorlagen- oder Besprechungsorganisatoreinstellungen. Sie können Vorlagen zusammen mit Vertraulichkeitsbezeichnungen verwenden, um Variationen innerhalb eines bestimmten Besprechungstyps zu berücksichtigen.
Benutzerbasierte Richtlinien und besprechungsbasierte Richtlinien: Teams-Richtlinien gelten auf Benutzer- oder Gruppenebene, während Vertraulichkeitsbezeichnungs- und Vorlageneinstellungen auf einzelner Besprechungsebene gelten. Überlegen Sie, wo es sinnvoll ist, Einstellungen in Teams-Administratorrichtlinien im Vergleich zu Vertraulichkeitsbezeichnungen oder Vorlagen zu konfigurieren.
Verschiedene Besprechungstypen mit der gleichen Vertraulichkeit: Die gemeinsame Verwendung von Vorlagen und Bezeichnungen kann nützlich sein, wenn Sie über unterschiedliche Arten von Besprechungen mit der gleichen Vertraulichkeit verfügen. Sie können mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Einstellungen erstellen, die alle die gleiche Vertraulichkeitsbezeichnung verwenden.
Standardwerte angeben, die Besprechungsorganisatoren ändern können: Vorlagen können eine Einstellung erzwingen oder dem Besprechungsorganisator erlauben, diese zu ändern. Auf diese Weise können Sie Standardeinstellungen implementieren, die Ihren Complianceanforderungen entsprechen, während Besprechungsorganisatoren die Möglichkeit haben, die Einstellung ggf. außer Kraft zu setzen. Einige Administratorrichtlinien können auch verwendet werden, um einen Standardwert festzulegen, der von einem Besprechungsorganisator geändert werden kann.