Den aktuellen Geschäftsprozess analysieren
Wenn Sie Ihre erste App mit Power Apps erstellen, betrachten Sie Ihr Geschäft und die Arbeit, die Sie und Ihr Team täglich leisten. Identifizieren Sie dann ein Geschäftsproblem, zu dessen Lösung Sie zur Zeit einen manuellen Prozess verwenden. Dann können Sie Copilot sogar auffordern, Ihnen bei der Auswahl der richtigen Power Platform-Lösung basierend auf Ihrem Problem zu helfen.
Mögliche Anwendungsfälle für die Automatisierung sind Lücken, Beschwerden oder Ineffizienzen in Ihrer aktuellen Arbeitsumgebung. Prozesse, die immer noch Papier oder E-Mail erfordern, und Prozesse, bei denen Sie Daten manuell von einem Ort zum anderen verschieben müssen (von einer E-Mail in eine Datenbank oder von einer Tabelle in eine andere), sind wahrscheinliche Kandidaten für die Lösung mithilfe einer App.
Es ist wichtig zu wissen, wie die App, über die Sie nachdenken, Ihren Kollegen und Vorgesetzten zugute kommt, insbesondere wenn Sie bei der Erstellung oder Verwendung der Apps um Zusammenarbeit bitten. Die folgende Liste beschreibt die Problemarten, die die Plattform lösen kann:
Verfügbarkeit – Jederzeit und überall auf Apps zugreifen.
Mobilität – Menschen die Arbeit unterwegs mit einer App ermöglichen.
Konsolidierung – Sammeln von Daten auf automatisiertere Weise zum Minimieren der manuellen Konsolidierung.
Training – Menschen auf den neuesten Stand bringen und ihre Trainingsergebnisse und Zertifizierungen nachverfolgen.
Demokratisierung – Verbesserung der Fähigkeit zur Selbstlösung von Problemen in der Abteilung oder im Abschnitt.
Einschluss – Verringerung der Probleme für Mitarbeiter, die andere Arbeitsumgebungen haben als andere Mitarbeiter (z. B. Remote-Arbeitskräfte oder Menschen mit Behinderungen).
Effizienz – Reduzierung der Zeit, die für das gewünschte Ergebnis erforderlich ist, dabei werden unnötige Schritte reduziert.
Produktivität – Erhöhen des Durchsatzes eines Prozesses.
Aktualität – Erhöhung der Geschwindigkeit der End-to-End-Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern.
Skalierbarkeit – Ermöglicht einen höheren Durchsatz.
Analyse – Erforderliche zusätzliche Informationen sammeln und speichern, sodass eine einfachere Analyse möglich ist.
Berichterstattung – Eine schnellere oder vollständigere Berichterstattung an das Management ermöglichen.
Sicherheit – Sichereres Speichern und Arbeiten mit Daten.
Compliance – Lösung von Problemen im Umgang mit personenbezogenen Daten, Erfüllung gesetzlicher oder buchhalterischer Anforderungen.
Nachhaltigkeit – Reduzierung von Abfall (wie Papier und Strom) und Umweltverschmutzung.
Die wichtigsten Mitwirkenden identifizieren
Bewerten Sie jeden, der zu diesem Prozess beiträgt, einschließlich der Personen in Ihrer und anderen Abteilungen, die an diesem Problem zusammenarbeiten. Machen Sie sich damit vertraut, wie sie im Zusammenhang mit dem zu lösenden Geschäftsproblem vorgehen.
Sie sollten sich auf diese Personen verlassen, die Ihnen dabei helfen, jeden Schritt zu verstehen, wenn Sie mit der Dokumentation des Geschäftsprozesses beginnen. Sie werden wahrscheinlich auf dem Weg dazu lernen, und Sie müssen möglicherweise neue Personen zu Ihrem Projektteam hinzufügen, um ihre Perspektiven einzubringen.
Im Beispielszenario dieses Moduls wurden die wichtigsten Mitwirkenden bereits ermittelt, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Beispiel: Die Kosten des aktuellen Ausrüstungsserviceprozesses
Im Szenario mit der Serviceabteilung des Tauchergeschäfts haben Sie bereits die Kosten des aktuellen Ausrüstungsserviceprozesses analysiert. Folgendes haben Sie als Ergebnis festgestellt:
Das Verkaufspersonal benötigt 15 Minuten, um einen Servicekunden einzuchecken. Jeder Vertriebsmitarbeiter nimmt jeden Tag im Schnitt sechs Kunden für den Ausrüstungsservice auf. Die durchschnittlichen Kosten für jeden Verkäufer betragen ungefähr 26,00 USD pro Stunde.
(4 Vertriebsmitglieder x 6 Anfragen) 24 Serviceanfragen pro Tag entsprechen 156 USD täglich, um diese Serviceanfragen manuell zu erstellen, oder 1.092 USD pro Woche.
52 Wochen x 1.092 USD = 56.784 USD pro Jahr
Tom und Steve in der Serviceabteilung verbringen im Durchschnitt eine Stunde mit der Wartung jedes Ausrüstungsteils. Aufgrund der manuellen Art der Serviceauftragserfassung können sie nur jeweils sechs Serviceaufträge pro Tag erledigen, obwohl sie am Tag neun Stunden arbeiten.
Da das Serviceteam nur 12 Serviceaufträge pro Tag erledigen kann, aber im Durchschnitt 24 bekommt, hat es einen Auftragsrückstand. Infolgedessen haben Kunden ihr Geschäft woanders hin verlegt oder das Team musste einige der Serviceaufträge an konkurrierende Tauchgeschäfte in der Gegend auslagern.
Der durchschnittliche Umsatz für jede Servicetransaktion beträgt 125 USD, also beträgt der tägliche potenzielle Umsatz des Tauchshops 3.000 USD.
Die durchschnittlichen Kosten von Tom und Steve betragen 30 USD pro Stunde, was 540 USD pro Arbeitstag entspricht.
Das Tauchgeschäft gibt täglich durchschnittlich 74 USD für die Wartung der Ausrüstung aus.
Die Gesamtkosten für den Geschäftsservice betragen 770 USD pro Tag.
Wenn der Shop nur 12 Serviceaufträge pro Tag abschließt, beträgt der Tagesumsatz 1.500 USD oder 546.000 USD pro Jahr abzüglich 280.280 USD für die Kosten für Teile und Arbeit. Diese Berechnung entspricht einem 265.720 USD Gewinn für den Shop.
Stellen Sie sich nun vor, Sie stellen eine App von Power Apps bereit. Dies würde die Kosten für die Eingabe von Bestellungen in das System minimieren und den Mitgliedern des Serviceteams mehr Zeit geben, mehr Bestellungen auszuführen. Wenn Sie die Aufnahmekosten um die Hälfte senken (es dauert 7,5 Minuten, um das erforderliche zu erfassen und Bilder und eine Kundenunterschrift zu sammeln, alles von einem Gerät), dann bringt dieselbe Lösung ein zentralisiertes und optimiertes System, dem Tom und Steve folgen können, um es zu steigern die Anzahl der Bestellungen, die sie täglich ausführen können, auf jeweils acht.
Diese Zahlen würden dann der folgenden Beispielschätzung ähneln:
Neue Kosten: (78 USD für die Dateneingabe, 770 USD für das Serviceteam, 98 USD für Ersatzteile) 344.344 USD jährlich, aber die Einnahmen gehen an 728.000 USD mit einem Gewinn von 383.656 USD.
383.656 USD – 265.720 USD = 117.936 USD pro Jahr sind die potenziellen Kosten des Nichtstuns
Wie Copilot helfen kann
Wenn Sie die Erkenntnisse aus dem obigen Szenario verwenden und die Funktion Ask Copilot in Bing AI oder Copilot in Windows verwenden, können Sie schnell eine Empfehlung für eine Power Platform-Lösung erhalten. Copilot wurde entwickelt, um Ihnen den Einstieg in die Problemlösung zu vereinfachen!
Geben Sie etwa Folgendes ein, um Copilot mit unserem obigen Beispiel auszuprobieren:
„Ich versuche, eine Microsoft Power Platform-Lösung zur Automatisierung der Prozesse für die Serviceabteilung meines Tauchergeschäfts zu schaffen. Ich habe bereits die Kosten des aktuellen Ausrüstungsserviceprozesses analysiert. Als Ergebnis habe ich dies herausgefunden: [und fügen Sie die Aufzählungszeichen aus unserem obigen Beispiel ein]. Wie kann mir die Power Platform helfen, dieses Problem zu lösen?“
Innerhalb von Sekunden gibt Ihnen Copilot einige Empfehlungen, wie Sie die Power Platform verwenden können, um Ihre Serviceanfragen zu automatisieren, Ihre Serviceaufträge zu verwalten, Umsatz und Prognosen zu verfolgen, Teile und Beschaffung zu verwalten, die Rentabilität zu analysieren und sogar die Kundenzufriedenheit und ‑bindung zu messen.
Auch wenn Sie über Erfahrungen im Umgang mit der Power Platform verfügen, können Sie mit Copilot schnell eine Lösung für Ihr Problem finden.
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Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Ressourcen: