Einführung

Abgeschlossen

Diese Lerneinheit führt in die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ein und stellt Anwendungsfälle für Microsoft Power Automate für Desktop-Flows vor.

Es gibt viele ältere Anwendungen, die nur über ihre Benutzeroberfläche über eine Methode für den Zugriff auf ihre Daten oder Funktionen verfügen. RPA-Lösungen generieren eine Liste von Aktionen, indem sie die Schritte erfassen, die ein Benutzer auf der Benutzeroberfläche einer Anwendung ausführt. Anschließend führt die RPA-Lösung die Automatisierung durch, indem sie die Schritte auf der Benutzeroberfläche der Anwendung wiederholt und die Aktionen des Benutzers in der Software effektiv simuliert. RPA ermöglicht die Automatisierung von Anwendungen, die nicht über eine API verfügen, aber für derartige Automatisierungsaufgaben verwendet werden können.

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) stößt auf großes Interesse und Aufmerksamkeit. Durch die Automatisierung einfacher Aufgaben senken RPA-Lösungen die Kosten und helfen gleichzeitig bei der Fehlerreduzierung.

Probleme mit der Legacy-Automatisierung

Die Analyse der Arbeiten, die von den Benutzern durchgeführt wurden, hat zu folgenden statistischen Beobachtungen geführt:

  • 60 Prozent aller Berufe verfügen über mindestens 30 Prozent automatisierbare Aktivitäten.
  • Weltweit können fast 50 Prozent der Arbeitsaktivitäten mithilfe aktueller Technologie automatisiert werden.
  • Datenerfassung und Verarbeitungszeiten können durch Automatisierung um 64 Prozent verbessert werden.

Führende Organisationen werden von strategischen und kreativen Menschen gesteuert, welche allerdings häufig fast die Hälfte ihrer Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufwenden müssen, die mithilfe aktueller Technologie automatisiert werden könnten.

Ein wesentliches Hindernis bei der Automatisierung von Systemen und Workflows ist möglicherweise, dass Legacy- und andere Anwendungen von externen Anbietern nicht über einen modernen API-Datenzugriff verfügen, der es Tools wie beispielsweise Microsoft Power Automate ermöglicht, sie in ihre Cloud-Flows einzubinden.

Es ist nicht immer möglich, die Legacy-Anwendungen zu ersetzen – entweder aufgrund von Schwierigkeiten oder aufgrund der Kosten, um diese zu ersetzen. Darüber hinaus sind viele Legacy-Anwendungen lokal in der Organisation eingebunden. Dies kann die Herstellung einer Verknüpfung zu lokalen Anwendungen und deren Kombination mit Cloud-Diensten in einem End-to-End-Automatisierungsprozess erschweren.

Es wurden bereits viele RPA-Lösungen entwickelt, um dieses Problem zu lösen. Die Antwort auf dieses Problem sind Power Automate für Desktop-Flows.

Automatisierung mit Power Automate

Es gibt viele SaaS-Dienste, auf die mit modernen REST-APIs zugegriffen werden kann, zu denen Automatisierungstools wie beispielsweise Power Automate eine Verbindung herstellen und die sie zur Integration und Automatisierung von Aufgaben steuern können.

Mithilfe von Power Automate kann ein Lösungsarchitekt innovative Lösungen erstellen. Wenn kein Konnektor verfügbar ist, können Sie einen benutzerdefinierten Konnektor erstellen, wenn der Service über eine moderne REST-API verfügt. Für den Fall, dass keine API verfügbar ist, sind Power Automate für Desktop-Flows verfügbar.

Der Automatisierungsansatz von Microsoft ist folgender:

  • Produktivität beschleunigen – Reduzieren Sie sich wiederholende, manuelle und zeitaufwändige Aufgaben auf ein Minimum, und schaffen Sie mehr Zeit für Ihre Teams, sich auf die strategische Arbeit zu konzentrieren.
  • In großem Stil automatisieren – Ermöglichen Sie jedem in Ihrer Organisation (vom Benutzer über professionelle Entwickler bis hin zur IT), Workflows mithilfe von Konnektoren für seine bevorzugten lokalen und Cloud-basierten Apps und Dienste zu automatisieren.
  • Intelligente Automatisierung nutzen – Optimieren Sie Ihre Arbeitsweise, indem Sie die Leistungsfähigkeit von KI mit automatisierten Workflows und Geschäftsprozessen kombinieren.
  • Automatisierung sicher integrieren – Ermöglichen Sie Endbenutzern die Erstellung automatisierter Workflows, die festgelegte Richtlinien einhalten, und konzentrieren Sie Ihre qualifizierten IT-Ressourcen auf komplexere, strategische Arbeiten.

Mithilfe des folgendes Flussdiagramms können Sie bestimmen, wie Sie Ihre Automatisierung erstellen.

Flussdiagramm zur Entscheidungsfindung für Ihren Entwurf

Anwendungsfälle für Power Automate für Desktop-Flows

Power Automate für Desktop-Flows automatisieren sich wiederholende Aufgaben, und es gibt viele Szenarien, in denen Sie Power Automate für Desktop-Flows einsetzen können. Einige Anwendungsfälle für Desktop-Flows sind folgende:

  • Rechnungsverarbeitung – Die Verarbeitung von Rechnungen beinhaltet viele sich wiederholende Aufgaben, die bei falscher Ausführung zu verspäteten oder fehlerhaften Zahlungen führen können. So müssen Rechnungen beispielsweise mit den entsprechenden Bestellungen verglichen werden. Desktop-Flows können Rechnungen verarbeiten und automatisch die erforderlichen Validierungsprüfungen durchführen.
  • Rekrutierung – Desktop-Flows können Bewerbungen aus mehreren Stellenportalen in einer einzigen Bewerberliste sammeln und abgleichen.
  • Onboarding für neue Benutzer – Neu in eine Organisation eintretende Mitarbeiter müssen sich auf vielen Systemen einrichten. Auch wenn ein Teil der Einrichtungen mithilfe von Tools wie Microsoft PowerShell durchgeführt werden können, gibt es einige Anwendungen, für die es keine Automatisierung gibt. Desktop-Flows ermöglichen das Hinzufügen von Benutzern sowie die automatische Konfiguration ihrer Einstellungen über die Benutzeroberflächen der Anwendungen.

Die Rolle des Lösungsarchitekten

Ein Lösungsarchitekt kann mithilfe von Power Automate Cloud- und Desktop-Flows End-to-End-Prozesse entwerfen, die moderne Cloud-Dienste sowie veraltete Desktop- und Webanwendungen umfassen.

Lösungsarchitekten sollten nach Automatisierungsmöglichkeiten suchen. Folgende Merkmale weisen auf gute Möglichkeiten hin:

  • Standardprozess – Legen Sie fest, ob der Prozess gut eingeführt und konsistent in der Art und Weise ist, wie er implementiert werden muss.
  • Hohe Frequenz – Bewerten Sie, ob der Prozess häufig ausgeführt und der ROI vorhanden ist, um Buildzyklen darauf zu verwenden.
  • Vorhersehbare Prozesse – Prüfen Sie, ob die Ergebnisse vorhersehbar sind oder von Menschen beurteilt werden müssen.
  • Anfällig für menschliches Versagen – Es kann das Risiko bestehen, dass ein Mensch durch manuelles Ausführen dieses Prozesses Fehler einschleust. In dieser Situation sollte der Lösungsarchitekt bewerten, ob Benutzer ohne Probleme viele Schritte außerhalb der Reihenfolge ausführen können.
  • Hohes Risiko für Ausfälle und ihre Auswirkung – Legen Sie fest, ob das Risiko und/oder die Auswirkung eines Ausfalls hoch sind, und ob diese durch Automatisierung abgeschwächt werden können.

Desktop-Flows haben viele Verwendungszwecke. Ziehen Sie jedes Szenario in Betracht, in dem Formulare verarbeitet, Daten aus Systemen extrahiert oder Ansprüche verarbeitet werden, in denen Daten für die Automatisierung mithilfe von Desktop-Flows überprüft werden müssen. Wenn Sie über eine regelbasierte Verarbeitung verfügen, sind Desktop-Flows geeignete Kandidaten zur Automatisierung dieser Prozesse.

Die Einführung von Power Automate für Desktop eröffnet viele Szenarien, die entweder nicht möglich oder aber schwierig und teuer in der Umsetzung gewesen wären.

Desktop-Flows können auch in Situationen verwendet werden, in denen eine API zwar vorhanden ist, diese jedoch nicht alle auf der Benutzeroberfläche der Anwendung verfügbaren Vorgänge zugänglich macht. Unter solchen Umständen könnte Power Automate für Desktop die Antwort sein.

Während des Entwurfs sollte der Lösungsarchitekt die Abläufe in kleinere Automatisierungen unterteilen, damit nicht eine einzige Automatisierung den gesamten Prozess abdeckt. Gründe, warum Sie mehrere, kleinere Flows erstellen sollten:

  • An der Automatisierung können mehrere Personen arbeiten.
  • Kleine Flows, die über allgemeine Schritte verfügen, können möglicherweise wiederverwendet werden.
  • Die Fehlerbehandlung muss nicht so ausgefeilt sein.
  • Die Wartung ist einfacher.
  • Die Automatisierung ist einfacher zu handhaben, wenn ein Schritt fehlschlägt.