Belegsendeprofile
Sie können jeden Debitor und Kreditor mit einer bevorzugten Methode zur Übermittlung von Verkaufs‑ und Einkaufsbelegen eingerichtet werden, damit Sie nicht jedes Mal eine Sendeoption auswählen müssen, wenn Sie die Aktion Senden auswählen.
Auf der Seite Belegsendeprofil können Sie unterschiedliche Sendeprofile einrichten, die Sie dann im Feld Belegsendeprofil auf einer Debitoren‑ oder Kreditorenkarte auswählen können.
Sie können ein Belegsendeprofil einrichten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Wählen Sie das Symbol Seite suchen in der oberen rechten Ecke der Seite aus, geben Sie Belegsendeprofil ein, und klicken Sie dann auf den zugehörigen Link.
Wählen Sie auf der Seite Belegsendeprofil die Aktion Neu aus.
Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.
Code – Ein eindeutiger Bezeichner des Dokumentsendeprofils
Beschreibung – Eine kurze Beschreibung des Dokumentsendeprofils
Standard – Wählen Sie diese Option aus, um festzulegen, dass das Belegsendeprofil das Standardprofil für alle Debitoren ist, mit Ausnahme von Debitoren, bei denen das Feld Belegsendeprofil mit einem anderen Sendeprofil ausgefüllt ist.
Hinweis
Wenn Sie für einen Verkaufsbeleg die Aktion Buchen und senden auswählen, werden im Dialogfeld Buchungs‑ und Sendebestätigung die verwendeten Sendeoptionen angezeigt, entweder die für den Debitor eingerichtete oder die Standardoption für alle Debitoren. Im Dialogfeld können Sie die Sendeoptionen für den Verkaufsbeleg ändern.
Drucker – Gibt an, ob und wie ein Dokument gedruckt wird, wenn Sie die Aktion Buchen und Übermitteln auswählen. Wenn Sie die Option Ja (Aufforderung für Einstellungen)auswählen, wird der Beleg im Dialogfeld der Druckereinrichtung entsprechend gedruckt.
E-Mail – Gibt an, ob und wie das Dokument als PDF-Datei an eine E-Mail an den beteiligten Debitor angehängt wird, wenn Sie die Aktion Buchen und senden auswählen.
Hinweis
Wenn Sie die Option Ja (Aufforderung für Einstellungen) auswählen, wird der Beleg den Einstellungen auf der Seite E-Mail senden entsprechend an eine E-Mail angehängt. Die Seite E-Mail senden wird automatisch geöffnet und mit der Kontaktperson im Feld An ausgefüllt, und der Beleg wird als PDF-Datei angehängt. Im Feld Text können Sie Text entweder manuell eingeben, oder das Feld Text automatisch mit einem zuvor eingerichteten belegspezifischen E-Mail-Text ausfüllen lassen.
Wenn Sie nicht jedes Mal beim Versenden eines Belegs E-Mail-Einstellungen angeben möchten, können Sie die Option Ja (Standardeinstellungen verwenden) auswählen. In diesem Fall wird die Seite E-Mail senden nicht geöffnet.
PDF-Belege kombinieren– Führt ausgewählte Belege in einer einzelnen PDF-Datei zusammen, wenn Sie die Belege per E-Mail senden oder drucken. Diese Auswahl reduziert beispielsweise die Anzahl der Belege, die der Empfänger verarbeiten muss.
Disk – Gibt an, ob das Dokument als PDF-Datei gespeichert oder ein elektronisches Dokument erstellt wird, wenn Sie die Aktion Buchen und senden auswählen.
Elektronisches Dokument – Gibt an, ob das Dokument als elektronisches Dokument gesendet wird, das der Debitor in sein System importieren kann, sobald Sie die Aktion Buchen und senden auswählen. Um diese Option zu verwenden, müssen Sie auch das Feld Elektronisches Format ausfüllen. Die Datei kann auch auf Ihrer Festplatte gespeichert werden.
Debitoren und Kreditoren, denen kein Belegsendeprofil zugewiesen ist, verwenden das Standardprofil.