Success by Design implementieren - Training

15 Minuten

In dieser Lerneinheit wird beschrieben, wie der Success by Design-Prozess, von der Verwendung der Vorlage bis zur Präsentation der Ergebnisse und Empfehlungen, implementiert werden sollte. Success by Design ist auf Flexibilität ausgelegt. Sie können es an Ihren Lieferstil anpassen. Die Struktur Ihrer Bereitstellung sollte jedoch so klar sein, dass sie für jeden nachvollziehbar ist.

Erwartungen ausrichten

Success By Design soll es dem Lösungsarchitekten ermöglichen, die Zusammenarbeit mit den Projektteams proaktiver zu gestalten, die Ziele des Kunden zu ermitteln, das Design im Hinblick auf die Architektur zu verstehen, und Bereiche, in denen Projektteams während der Projekte häufig auf Probleme, zu identifizieren und proaktiv zu vermeiden.

Der Lösungsarchitekt sollte als vertrauenswürdiger Berater betrachtet werden, der das Wissen und die Erfahrung der Arbeit an anderen Projekten nutzt und diese Erfahrung und Empfehlungen austauscht, um Probleme zu vermeiden. Dementsprechend kann der Lösungsarchitekt dazu beitragen, dass der Kunde sicher und erfolgreich eine Liveschaltung durchführen kann.

In einem Projekt muss der Lösungsarchitekt sicherstellen, dass die Stakeholder die Ziele des Workshops verstehen und wissen, warum sie wichtig sind.

Im Lösungsentwurfs-Workshop können Sie erwarten, Erkenntnisse zu gewinnen, die im Projekt verwendet werden (Plan, Meilensteine, Ziele, Umfang usw.). Dieser Workshop ist für das Projektteam während der Implementierung hilfreich, da er ihnen dabei hilft, einen Plan dafür zu generieren, was erstellt wird (Integrationen, Schnittstellen, Lösungen usw.), festzulegen, in welcher Phase das Projekt bereitgestellt wird und sicherzustellen, dass der Projektplan auf alle Stakeholder und den Projektumfang ausgerichtet ist.

Das Ziel des Implementierungsworkshops besteht darin, proaktiv einen noch genaueren Überblick über Bereiche zu gewinnen, die mit den häufigsten Problemen zusammenhängen, die sich auf Projektpläne und Meilensteine auswirken können, und Risiken und Funktionslücken zu identifizieren und das Bewusstsein dafür zu schärfen. Durch die Identifizierung dieser Risiken und Lücken können Sie einen Plan erstellen, um Risiken zu minimieren und häufige Bereitstellungsprobleme zu vermeiden.

Das Ziel des Workshops zur Liveschaltungsbereitschaft besteht darin, die Liveschaltungsstrategie des Kunden zu verstehen und mitzugestalten und diese Strategie mit bewährten Methoden zu vergleichen. Mit diesem Ansatz können Sie Überraschungen während der Liveschaltung vermeiden, die die kritischste Phase des Projekts darstellt.

Ergebnis des Workshops

Nach jedem Workshop erstellt der Lösungsarchitekt eine Liste mit Ergebnissen und Empfehlungen, die auf den während des Workshops gewonnenen Erkenntnissen basieren. Es sollte eine Nachbesprechung geplant werden, um bei Bedarf Empfehlungen zu erörtern.

Auch wenn der Lösungsarchitekt in den Workshops gründlich vorgeht, wird nicht erwartet, dass alle möglichen Bedenken bezüglich des Projekts geäußert und alle Projektprobleme vermieden werden. Der Lösungsarchitekt überprüft nur die Informationen, die von den Kunden‑ und Partnerteams geteilt werden. Werden bestimmte Informationen nicht geteilt (oder nicht ausreichend detailliert weitergegeben), werden diese in der Überprüfung nicht berücksichtigt.

Die Überprüfungen werden durchgeführt, indem bewährte Methoden und Erfahrungen aus anderen Aufträgen mit Ihrem Projekt und Ihren Geschäftsprozessen verglichen werden. Sie können den Teilnehmern zwar nicht versichern, dass während eines Projekts keine Probleme auftreten, Sie können jedoch betonen, wie wichtig es ist, die Informationen zu verstehen, die während der Überprüfung bewertet und nicht bewertet werden.

Zu den Überlegungen, die Sie in Bezug auf das Ergebnis des Workshops beachten sollten, gehören:

Die Qualität des von den Entwicklern geschriebenen Codes wird von Success by Design nicht überprüft. Es gibt zwar Möglichkeiten, zu prüfen, ob der Code vorhanden ist, jedoch wird die Codelogik dabei nicht überprüft.
Die Lösungsarchitektur wird auf allgemeiner Ebene überprüft, jedoch wird nicht im Detail geprüft, wie sie aufgebaut ist. Wenn beispielsweise ein Power Automate-Flow vorhanden ist, der für einen bestimmten Zweck erstellt wurde, überprüfen wir das Design des Flows nicht. Wenn der Flow 10 Schritte für einen Vorgang verwendet, der in nur zwei Schritten hätte durchgeführt werden können, liegt dies außerhalb des gültigen Bereichs der Überprüfung.
Die Architektur, Integrationen, Schnittstellen und das Design werden auf einer allgemeinen Ebene überprüft, um festzustellen, ob die Lösung optimal an den verfügbaren Optionen, bewährten Methoden und der Microsoft-Roadmap ausgerichtet ist. Ein Beispiel für diese Situation ist, wenn Sie sich entscheiden, keine lokale virtuelle Maschine zu verwenden, da sie sich möglicherweise in einem Microsoft Azure-Standort befindet, der im selben Rechenzentrum wie die Dynamics 365-Umgebung des Kunden gehostet wird.

Vorbereiten

Nachdem die Kunden‑ und Partnerteams verstanden haben, warum die Workshops erforderlich sind, können Sie ihnen die Workshop-Vorlagen senden, die kurz und einfach sind und Hinweise enthalten, die die Ziele der auf jeder Folie gestellten Fragen erläutern. Die kurzen Vorlagen helfen dabei, potenzielle Widerstände zu minimieren, die die Kunden‑ und Partnerteams bei der Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Informationen haben könnten.

Der Lösungsarchitekt sollte die PowerPoint-Vorlage mindestens eine Woche vor dem geplanten Workshop an die Kunden‑ und Partnerteams senden, damit diese Zeit haben, sie zu erhalten und die angeforderten Informationen hinzuzufügen. Passen Sie diese Empfehlung zum Zeitrahmen je nach Komplexität der Bereitstellung an, oder falls neue Funktionen hinzugefügt wurden, die Sie zuerst untersuchen möchten.

Wenn Sie die überarbeitete PowerPoint-Datei vom Kunden erhalten, planen Sie einige Zeit in Ihrem Kalender ein, um die in der Datei enthaltenen Informationen zu überprüfen und dann die Bereitstellung des Workshops vorzubereiten.

Die Vorbereitung des Workshops beginnt mit der Kenntnis der Zielgruppe. Der Lösungsarchitekt sollte mit den Projektteams zusammenarbeiten, um zu ermitteln, wer teilnehmen soll. Dies variiert je nach Thema des Workshops.

Wenn die Zielgruppe groß und eine Mischung aus vielen verschiedenen Rollen und Abteilungen ist, sollten Sie den Workshop in mehrere Sitzungen aufteilen. Das Risiko einer Überziehung ist hoch, wenn die Zielgruppe zu groß oder zu unterschiedlich ist.

Bereiten Sie vor dem Workshop eine Agenda vor, und senden Sie sie an die Teilnehmer. Nehmen Sie Sitzungszeiten und benannte Ressourcen in die Agenda auf. Diese Vorbereitung ermöglicht es den Teilnehmern, Feedback zu geben, wenn sie der Meinung sind, dass mehr Zeit benötigt wird, und hilft, die vereinbarte Zeit pro Thema während des Workshops einzuhalten.

Bereitstellen

Während des Workshops sollten die Inhalte vom Kunden und/oder Partner entsprechend präsentiert werden. Während der Bereitstellung des Inhalts durch den Kunden und/oder Partner sollten Sie Notizen machen. Es empfiehlt sich, die Präsentation nicht zu unterbrechen und bis zum Ende jeder Folie zu warten, bevor Sie Fragen stellen, oder zu warten, bis der Moderator eine Pause macht.

Der Workshop sollte wie ein Gespräch und nicht wie eine Befragung abgehalten werden. Formulieren Sie kurze und relevante Fragen. Die Durchführung des Workshops sollte immer mit der Agenda und den Erkenntnissen beginnen und dann mit den nächsten Schritten enden. Sie müssen sicherstellen, dass jeder versteht, welcher Schritt als Nächstes ausgeführt wird.

Überprüfen Sie nach dem Workshop Ihre Notizen und aktualisieren Sie sie, solange Sie sie noch frisch im Gedächtnis sind. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Notizen vollständig sind, da dies die Grundlage Ihrer Ergebnisse und Empfehlungen ist.

Allgemeine Anleitung für einen erfolgreichen Workshop

Die folgenden Richtlinien helfen Ihnen bei der Durchführung eines erfolgreichen Workshops:

An jeder Besprechung können auch Personen teilnehmen, die in früheren Sitzungen nicht anwesend waren. Daher sollten Sie eine Workshop-Sitzung immer damit beginnen, sich vorzustellen. Außerdem sollten Sie darauf vorbereitet sein, Ihren Hintergrund und Ihre Erfahrungen mit Dynamics 365 oder Microsoft Power Platform einzubeziehen.
Stellen Sie sicher, dass während jeder Sitzung jemand Notizen macht. Möglicherweise sind Sie nicht immer derjenige, der Notizen macht (insbesondere bei persönlichen Besprechungen). Überprüfen Sie jedoch stets, ob jemand detaillierte Notizen macht, und besorgen Sie sich im Anschluss an die Sitzung eine Kopie der Notizen.
Vertrauen Sie auf Ihre Erfahrung und Ihr Wissen und lassen Sie das Team davon profitieren.
Studieren Sie die Zielgruppe, um deren technisches Niveau zu verstehen. Halten Sie sich an das vereinbarte technische Niveau des Workshops. Eine Überprüfung des Lösungsentwurfs erfolgt beispielsweise auf einem allgemeinen Niveau, und Sie sollten sie beenden, wenn es zu sehr ins Details geht. Es ist besser, eine Folgesitzung einzuplanen, als die Zeit zu überziehen oder in der laufenden Sitzung knapp in der Zeit zu sein.
Machen Sie sich in Geschäftssitzungen keine Gedanken über das „Wie“, verstehen Sie das „Warum“.
Vergessen Sie in technischen Sitzungen nicht das „Warum“, auch wenn der Fokus auf dem „Wie“ liegt.
Erfassen Sie alle Aktionen und offenen Themen, während Sie durch die Sitzung führen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie am Ende des Workshops 5-10 Minuten Zeit haben, um die Aktionen zusammenzufassen.

Nachverfolgung

Nach der Durchführung des Workshops sollte der Lösungsarchitekt die Ergebnisse und Empfehlungen vorbereiten. Diese Vorbereitung kann zeitaufwändig sein. Nehmen Sie sich daher genügend Zeit, wenn Sie die Nachfolgebesprechung planen. Besprechungsnotizen und vereinbarte Nachverfolgungsaktionen sollten innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung an die Teilnehmer und die erforderlichen Stakeholder gesendet werden. Nachverfolgungsaktionen sollten die verantwortliche Partei und die Frist umfassen. Wenn keine Frist vereinbart wurde, verwenden Sie TBD. Teilen Sie in den Besprechungsnotizen alle Probleme und Risiken.

Workshopschritte

Der Workshop umfasst drei wichtige Schritte:

Informationen erfassen
Workshop ausführen
Empfehlungen und Erkenntnisse erstellen

Der Workshop kann vom Lösungsarchitekten des Projekts oder von einer Person, die nicht täglich am Projekt beteiligt ist, durchgeführt werden. Der Vorteil, dass ein nicht projektbezogener Lösungsarchitekt den Workshop durchführt, ähnelt der Art, in der FastTrack-Projekte ausgeführt werden. Dieser Ansatz bietet einem Projektteam häufig zusätzliche Einblicke, die von einem Außenstehenden des Projekts stammen.

Informationserfassung

Während alle Projekte über eine gewisse Dokumentationsstufe verfügen, können die Dokumentationsstufe und das Format je nach Stakeholdern, Projektumfang und Projektmethodik variieren. Die Workshopvorlage dient dazu, die für die Erfolgsmaßnahmen des Projekts relevanten Informationen zu sammeln und strukturiert zu dokumentieren. Häufig haben die Projektteams diese Informationen zur Hand und können sie aus vorhandenen Projektdokumenten kopieren. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass diese Informationen an mehreren Orten vorhanden sind und nicht einfach mit dem Team genutzt und geteilt werden können. Als Teil dieses Schritts kann der Lösungsarchitekt die Workshopvorlage mit dem Kunden teilen und darum bitten, die Informationen auszufüllen und die Vorlage mindestens fünf Tage vor dem geplanten Workshop zurückzusenden. Dieser Schritt räumt ausreichend Zeit für eine Überprüfung ein.

Tipp

Arbeiten Sie bei der Informationserfassung eng mit Ihren Stakeholdern zusammen. Bieten Sie ihnen die notwendigen Hilfestellungen beim Ausfüllen der Vorlage, und füllen Sie die Ihnen bereits bekannten Informationen vorab aus. In einigen Fällen können Stakeholder auch das gesamte Dokument teilen, was zusätzliche Zeit zum Überprüfen und Herausfiltern relevanter Informationen erfordert. Die Qualität der ausgetauschten Informationen wirkt sich auf die Qualität der Empfehlungen aus und wird Vorrang vor anderen Workshops haben.

Workshop ausführen

Der Workshop kann entweder vor Ort oder über eine Onlinebesprechung durchgeführt werden. Die Entscheidung, den Workshop vor Ort oder online durchzuführen, hängt in der Regel von der Komplexität des Projekts, den Risiken und der Kundengröße ab. Im Rahmen dieser Vorbereitung sollte der Lösungsarchitekt die ausgefüllten Vorlagen überprüfen und zusätzliche Fragen und Kommentare vorbereiten, um für Klarheit zu sorgen.

Planen Sie den Workshop, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Stakeholder ihn akzeptiert haben. Die abgeschlossene Vorlage ist das primäre Workshop-Artefakt.
Passen Sie die Präsentationen an kunden‑ oder projektspezifische Themen und Fragen an.
Überprüfen Sie während des Workshops jedes Thema mit dem Kunden, und teilen Sie Ihr Wissen.
Stellen Sie Fragen, um bei Bedarf weitere Klarheit zu erhalten. Überprüfen Sie die Fragen für jedes Thema, das Sie erfasst haben, während Sie die Workshopvorlage für jedes Thema überprüfen. Das Ziel besteht nicht darin, diese Fragen direkt mit dem Kunden zu teilen, sondern sie während des Workshops zu verwenden, um das Gespräch voranzutreiben und die Bereitschaft des Kunden für das zugehörige Thema/die Erfolgsmetrik zu bewerten.

Empfehlungen und Erkenntnisse erstellen

Sobald der Lösungsarchitekt Kenntnisse über den Kunden, den Projektumfang und die Lösung erworben hat, sollte er in der Lage sein, die bewährten Verfahren und Bereitstellungsmuster hervorzuheben, die befolgt werden sollten. Sie sollten potenzielle Risiken wie potenzielle Skalierbarkeits‑ oder Leistungsprobleme hervorheben. Sie sollten Ihre Ergebnisse dokumentieren und als Risiken oder Empfehlungen einstufen.

Risiken – Fordern Sie Folgemaßnahmen an, z. B. bei fehlender Planung für angemessene Fehlertests von wichtigen Integrationen. Oft werden auch Risiken entdeckt, wenn die Überprüfung und die Diskussionen während des Workshops stattfinden.
Empfehlungen: Dies schließt alle Bereiche ein, die überprüft werden müssen, um die Lösung konsistenter und zuverlässiger zu machen und das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Häufig kann es beispielsweise vorkommen, dass die Konfiguration nicht ausreicht, um Integrationen in mehreren Umgebungen zu testen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Empfehlungen umsetzbar und klar sind.

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