Kreditorenkonten zusammenführen
Da verschiedene Benutzer im Laufe der Zeit neue Kreditoren-, Debitoren- oder Kontaktkarten erstellen oder die neuen Datensätze während der Migration automatisch erstellt werden, kann ein Kreditor, Debitor oder Kontakt im System mit mehr als einem Datensatz vertreten sein. In diesem Fall können Sie die Seite Duplikate zusammenführen von der Karte des Datensatzes verwenden, den Sie behalten möchten.
Ein Kreditorenkonto zusammenführen
Die Seite Duplikate zusammenführen gibt Ihnen einen Überblick über duplizierte Feldwerte und enthält Funktionen, um auszuwählen, welche Werte behalten oder verworfen werden sollen, wenn Sie zwei Datensätze zusammenführen.
Zum Zusammenführen von zwei Kreditoren gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie das Symbol Seite suchen oben rechts auf der Seite aus, geben Sie Kreditoren ein, und klicken Sie auf den entsprechenden Link.
Wählen Sie den Kreditor aus, von dem Sie wissen oder vermuten, dass ein doppelter Datensatz vorhanden ist, und wählen Sie dann die Aktion Bearbeiten aus.
Wählen Sie auf der Seite KreditorkarteAktionen, Funktionen und dann Zusammenführen mit aus.
Wählen Sie auf der Seite Duplikate zusammenführen im Feld Zusammenführen mit den Kreditor aus, den Sie für ein Duplikat des bereits geöffneten halten (angegeben im Feld Aktuell).
Im Inforegister Felder werden Felder aufgelistet, in denen die Werte der beiden Kreditoren unterschiedlich sind. Das bedeutet, dass wenn der ausgewählte Kreditor tatsächlich eine Dublette ist, nur einige Felder aufgeführt sein sollten, wie beispielsweise Eingabefehler und andere Dateneingabefehler.
Im Inforegister Zugehörige Tabellen werden Tabellen aufgeführt, in denen es Felder mit Bezug zu beiden Kreditoren gibt. Die Felder Aktuelle Anzahl und Doppelte Anzahl zeigen die Anzahl an Feldern in den zugehörigen Tabellen an, in denen der Wert Nr. sowohl im aktuellen als auch im duplizierten Kreditor verwendet wird. Dieser Abschnitt auf der Seite Duplikate zusammenführen hat nur einen informativen Zweck. Sollte jedoch ein Zusammenführungskonflikt bestehen, müssen Sie diesen auf der Seite Doppelte Konflikte zusammenführen beheben. (Siehe Schritte 8 bis 12).
Wählen Sie für jedes Feld, in dem Sie einen anderen Wert als den aktuellen verwenden möchten, die Option Außer Kraft setzen aus. Der Wert im Feld Alternativer Wert wird nach Abschluss des Vorgangs in den aktuellen Datensatz übertragen.
Wenn Sie die Auswahl der beizubehaltenden oder außer Kraft zu setzenden Werte abgeschlossen haben, wählen Sie die Aktion Zusammenführen aus. Das System prüft, ob die Zusammenführung der Werte für den doppelten Kreditor in den aktuellen Kreditor Konflikte verursacht. Ein Konflikt liegt vor, wenn ein Wert in mindestens einem Primärschlüsselfeld für beide Kreditoren gleich ist, während der Wert im Feld Nr. für die beiden Kreditoren unterschiedlich ist.
Wenn keine Konflikte gefunden werden, wählen Sie die Schaltfläche Ja im Bestätigungsmeldungsfeld aus.
Der duplizierte Kreditor wird umbenannt, sodass alle Verwendungen seines Werts Nr. in allen Feldern mit Bezug zur Kreditorentabelle durch den Wert Nr. des aktuellen Kreditors ersetzt werden.
Sind Konflikte vorhanden, wählen Sie die Aktion (xx) Konflikte vor dem Zusammenführen beheben im Inforegister Konflikte aus, das angezeigt wird, wenn Konflikte vorliegen.
Wählen Sie auf der Seite Doppelte Konflikte zusammenführen die Zeile für eine verknüpfte Tabelle mit einem Konflikt aus, und wählen Sie dann die Aktion Details anzeigen aus.
Auf der Seite Duplikate zusammenführen werden die Felder in der ausgewählten Tabelle angezeigt, die einen Konflikt beim Zusammenführen zwischen den beiden Kreditorendatensätzen verursachen. Beachten Sie in den zusammengefassten Werten in den Feldern Aktuell und Steht im Konflikt mit und in den Zeilen, dass mindestens ein Primärschlüsselfeld für beide Kreditoren und der Wert des Felds Nr. sich für die zwei Kreditoren unterscheiden.
Wenn Sie den doppelten Kreditorendatensatz nicht behalten möchten, wählen Sie die Aktion Duplikat entfernen und dann die Schaltfläche Schließen aus.
Identische Feldwerte außer dem Wert im Feld Nr. werden aus dem doppelten Datensatz entfernt und in den aktuellen Datensatz eingefügt.
Wenn Sie den doppelten Kreditorendatensatz nach der Zusammenführung behalten möchten, wählen Sie Duplikat umbenennen aus.
In Zeilen (nicht für das Feld Nr.) in denen das Feld in beiden Datensätzen den gleichen Wert hat, den Wert im Feld Alternativer Wert, und wählen Sie dann die Schaltfläche Schließen aus.
Der widersprüchliche Feldwert wird im doppelten Datensatz aktualisiert, damit er mit dem aktuellen Datensatz zusammengeführt werden kann. Der doppelte Datensatz bleibt nach der Zusammenführung bestehen.
Wiederholen Sie die Schritte 8 bis 12, bis alle Konflikte gelöst sind. Das Inforegister Konflikte wird nicht mehr angezeigt, nachdem alle Konflikte gelöst wurden.
Wählen Sie auf der Seite Duplikate zusammenführen erneut die Aktion Zusammenführen und dann die Schaltfläche Ja im Bestätigungsnachrichtenfeld aus.