Analysieren von Aufgaben und Szenarien für Viva Connections
Um zu bestimmen, welche Aufgaben und Szenarien unterstützt werden sollen, empfehlen wir Ihnen, eine Bedarfsanalyse mit verschiedenen Abteilungen, Rollen und Regionen innerhalb Ihrer Organisation durchzuführen. Erkenntnisse aus der Bedarfsermittlung helfen Ihnen, Szenarien und Aufgaben zu identifizieren und nach Prioritäten zu ordnen.
Schritt 1 besteht darin, den Bedarf für bestimmte Rollen und Regionen zu berücksichtigen. Schritt 2 besteht darin, eine Bedarfsbewertung durchzuführen. Schritt 3 besteht darin, Szenarien zu analysieren und Aufgaben für den Support zu priorisieren. Schritt 4 besteht darin, Szenarien an Viva Connections Komponenten auszurichten. Schritt 5 besteht darin, die Zielgruppenadressierung zu planen. Schritt 6 besteht darin, die Gerätepräferenz für verschiedene Szenarien zu berücksichtigen.
Schnelles Überprüfen der Typen der verfügbaren Karten
Um besser zu verstehen, ob ein bestimmtes Szenario oder eine bestimmte Aufgabe von Viva Connections unterstützt werden kann, müssen Sie die Kartentypen kennen, die dem Dashboard hinzugefügt werden können. Das Dashboard ist das digitale Toolset Ihrer Organisation und wird in der mobilen App angezeigt. Sie werden feststellen, dass einige Tools und Aufgaben am besten vom Dashboard unterstützt werden, während andere besser in den Bereich Ressourcen passen.
Im Folgenden finden Sie Karten, die mit geringem Konfigurations- und Anpassungsaufwand verwendet werden können:
| Kartenname | Kartenfunktion |
|---|---|
| Genehmigungen | Verwenden Sie Genehmigungen, Abmelden von Dokumenten und Genehmigen von Spesenabrechnungen. |
| Zugewiesene Aufgaben | Verwenden Sie Aufgaben , um die Arbeit Ihres Teams zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen und Aufgaben nachzuverfolgen. |
| Kartendesigner | Erstellen Sie benutzerdefinierte Karten und Schnellansichten mit JSON, ohne tatsächlichen Code schreiben zu müssen. |
| Schichten | Ermöglichen Sie Es Benutzern, sich ein- und auszustempeln, und erhalten Sie weitere Informationen zur nächsten oder aktuellen Schicht über die Schichten-App in Teams. |
| Microsoft Teams-App-Karte | Wird verwendet, um eine persönliche App oder einen Bot von Teams zu öffnen, die/der vom Autor des Dashboards angegeben wurde. |
| Drittanbieterkarten | Verwenden von Karten, die Drittanbieterdienste über den SharePoint Store integrieren (z. B. ADP, ServiceNow usw.) |
| Top News-Karte | Richten Sie den Karte Top News ein, um verstärkte Nachrichten aus SharePoint anzuzeigen. |
| Web-Link | Greifen Sie auf eine Website zu, ohne die Viva Connections-App zu verlassen (am häufigsten Karte, die zum Verknüpfen mit SharePoint-Portalen und externen Links verwendet wird). |
Zusätzlich zu den oben genannten Karten können Entwickler eigene Karten mit erweiterter Anpassung erstellen, indem sie Viva Connections mit Adaptive Kartenerweiterungen (ACE) mit SharePoint-Framework erweitern.
Durchführen einer Bedarfsbewertung
Das Hauptziel dieser Phase besteht darin, die täglichen Aufgaben und Probleme der verschiedenen Mitarbeitergruppen zu ermitteln. Anschließend analysiert das Team der Beteiligten die Ergebnisse und entscheidet, wie Viva Connections allgemeine Aufgaben und Szenarien angehen können, um die tägliche Arbeit der Mitarbeiter zu unterstützen.
Überlegungen bei der Durchführung einer Bedarfsbewertung:
Identifizieren Sie die Orte und Standorte, an denen sich Ihre Arbeitskräfte befinden.
Erfahren Sie mehr über die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter je nach Standort, Abteilung und Aufgabe.
Überlegen Sie, wie sich der geografische Standort, die Kultur und die Branche auf die Belegschaft auswirken können.
Erkunden Sie, wie Ihr organization am besten kommuniziert und zusammenarbeitet.
Entdecken Sie, was Ihre organization im Ablauf ihrer Arbeit lernen müssen.
Entdecken Sie, womit Ihre organization zu kämpfen haben, und geben Sie ihnen die Tools und Erkenntnisse, die sie benötigen, um ihre Zeit zu konzentrieren und sich Zeit zum Ruhen zu nehmen.
Berücksichtigen Sie die Kultur Ihrer organization und die Art und Weise, wie Personen miteinander in Kontakt treten.
Viele Datenquellen können genutzt werden, um Ihre Interessenvertreter bei der Entscheidung über Schlüsselszenarien und Aufgaben zu unterstützen, z. B:
Anekdotische Beobachtungen
E-Mail Kommunikation
Ergebnisse der Mitarbeiterumfrage
Vorstellungsgespräche mit Fokusgruppe
Kundensupporttickets
Analyse- und Nutzungsdaten aus Microsoft 365 Apps
Wenn Sie mit Geschäftsinhabern und wichtigen Projektbeteiligten zusammenarbeiten, um Ihre Viva Connections Entwurfsstrategie auszurichten, beantworten Sie folgendes für jede Aufgabe:
Wer ist die Zielgruppe?
Was müssen Benutzer erreichen oder lernen?
Welche Tools oder Technologien werden derzeit verwendet?
Welche Tools oder Technologien sollen Besucher verwenden, um ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen?
Welche Informationen müssen hervorgehoben werden?
Erfahren Sie, wie Lamna Healthcare damit beginnt, Anforderungen zu identifizieren.
Zur Vorbereitung auf Viva Connections arbeiten Sie als Internal Communications Manager mit dem Lamna Healthcare Viva Connections Planungsteam führt eine Bedarfsbeurteilung über ein paar Wochen im organization durch. Der Zweck der Bedarfsbewertung besteht darin, zu verstehen, wie die einzelnen Funktionen und Regionen derzeit ihre Arbeit erledigen, welche gemeinsamen Probleme es gibt und welche Verbesserungen möglich sind.
Sie arbeiten mit den Mitgliedern des Planungsteams zusammen, um die verschiedenen Rollen und Regionen in der Organisation zu identifizieren und mit den Führungskräften und Personalverantwortlichen in Kontakt zu treten, die diese Rollen und Regionen repräsentieren. Das Planungsteam lernt mehr über die Bedürfnisse von Mitarbeitern, indem es Vorgesetzte und einige Wenige in bestimmten Rollen interviewt und Umfragen an ein breiteres Publikum sendet.
Im Folgenden finden Sie einige Probleme, die Sie in der gesamten Organisation ermittelt haben:
Das HR Benefits Team erhält täglich viele E-Mails mit der Frage, wo man Informationen über Aktien, Gesundheitsvorsorge, Studiengebührenerstattung und Kinderbetreuung finden kann. Das Team beschäftigt sich täglich mehrere Stunden mit häufig gestellten Fragen und der Beantwortung von Anfragen zu Formularen und Dokumenten.
Mitarbeiter in allen Geschäftsbereichen von Lamna berichteten, dass sie einfacheren Zugriff auf Gehaltsabrechnungsinformationen und Kalenderaktualisierungen und -änderungen wünschen.
Bei so vielen verschiedenen Funktionen und Mitarbeitern in allen Regionen beklagten sich mehrere Lamna-Mitarbeiter darüber, dass sie keinen Zugang zu arbeitsplatzspezifischen Nachrichten oder Nachrichten, die sich auf ihren Standort beziehen, hatten. Diese Beschwerde unterstreicht die Notwendigkeit einer zentralen Stelle wie dem Feed, an der organisatorische und regionale Neuigkeiten leicht an alle Mitarbeiter weitergegeben werden können.
Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen von Personalexperten zeigen, dass einige Mitarbeiter Probleme mit ihrem Stress und ihrer psychischen Gesundheit haben.
Darüber hinaus haben Sie einige rollenspezifische Probleme entdeckt. Beispiel:
Nicoletta, ein Mitglied des Hausmeisterpersonals von Lamna, ist eine stundenweise bezahlte Angestellte und behauptete, dass das Ein- und Ausstempeln von Schichten ein mühsamer Prozess sei, da es an einem gemeinsam genutzten Computer erledigt werden müsse. Da Nicoletta jeden Tag durch das ganze Krankenhaus reisen muss, um die Arbeit zu erledigen, kostet der manuelle Prozess wertvolle Zeit.
Christian ist ein Vollzeit-Kinderarzt in Ihrem Krankenhaus, was bedeutet, dass er nur seine monatlichen Abwesenheiten und Urlaubstage melden muss. Christian bringt zum Ausdruck, dass es schwierig war, genau zu wissen, wo man seine Fehlzeiten melden muss und welche Instrumente zu verwenden sind.
Diego ist IT-Fachmann bei Lamna und muss sich im Krankenhaus bewegen, um Helpdesk-Tickets zu bearbeiten, die von Krankenhausmitarbeitern eingereicht werden. Diego und die anderen Mitglieder des IT-Teams erklären, dass die Verwaltung so vieler Tickets während des Transports durch das Krankenhaus überwältigend sein kann.
Sie notieren alle diese Ergebnisse in einer Kalkulationstabelle, um sie mit dem Planungsteam und anderen Projektbeteiligten zum Erstellen und Einrichten von Viva Connections, Einführung und Überwachung nach der Bereitstellung zu teilen.