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Als verifizierter Administrator können Sie einen Benutzer aus Viva Engage löschen, um einer Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen. Wenn Sie einen Benutzer löschen, entfernt die Aktion seine personenbezogenen Informationen, aber seine Nachrichten und Dateien bleiben bestehen. Sie können die Nachrichten und Dateien eines Benutzers überprüfen, um zu entscheiden, welche gelöscht werden sollen. Eine ID ist mit dem verbleibenden Inhalt verknüpft, jedoch nicht mit dem Namen des Benutzers.
Wählen Sie den für Ihren Fall geeigneten Ansatz aus, und führen Sie die Schritte in der aufgeführten Reihenfolge aus. Die Reihenfolge ist wichtig: Nachdem Sie einen Benutzer gelöscht haben, können Sie seine Daten nicht mehr finden, um sie zu löschen.
| Ansatz | Schritte |
|---|---|
| Alle vom Benutzer erstellten Nachrichten und Dateien beibehalten | Wählen Sie Benutzer löschen aus, um den Benutzer aus dem Basismandanten und aus allen externen Mandanten zu entfernen. Die Aktion Löschen löscht keine Nachrichten oder Dateien. |
| Löschen aller vom Benutzer erstellten Nachrichten und entscheiden, welche Dateien gelöscht werden sollen | 1. Führen Sie pro Benutzer einen Export der Daten des Benutzers für den Basismandanten und einen für jeden seiner externen Mandanten durch. 2. Um den Benutzer aus jedem Mandanten zu entfernen, wählen Sie Diesen Benutzer endgültig entfernen und seine Nachrichten entfernen aus. 3. Verwenden Sie im Basismandanten die Option Benutzer löschen . 4. Entfernen Sie innerhalb von 14 Tagen alle Dateien, die in Viva Engage im Basismandanten gespeichert sind. Löschen Sie alle Informationen, die der Export pro Benutzer nicht enthält. |
| Überprüfen aller vom Benutzer erstellten Dateien und Nachrichten und entscheiden, welche aufbewahrt und welche gelöscht werden sollen | 1. Führen Sie pro Benutzer einen Export der Benutzerdaten für den Basismandanten und einen für jeden externen Mandanten aus, falls vorhanden. 2. Verwenden Sie im Basismandanten die Option Diesen Benutzer löschen . 3. Entfernen Sie innerhalb von 14 Tagen alle Dateien oder Nachrichten nach Bedarf aus dem Basismandanten und alle Informationen, die im Export pro Benutzer fehlen.* |
Hinweis
Wenn Sie mehr als 14 Tage zeit haben möchten, um Dateien und Nachrichten zu überprüfen und zu löschen, können Sie dies tun, bevor Sie den Benutzer löschen.
Wichtig
Durch das Schließen eines Microsoft Entra ID Kontos werden der Benutzer und seine Informationen nicht gelöscht. Um Benutzerinformationen zu löschen, wechseln Sie zum Viva Engage Admin Center, und führen Sie die folgenden Anweisungen aus.
Löschen bestimmter Nachrichten oder Dateien
Verwenden Sie die Viva Engage Datei-ID aus der messages.csv Datei des Exports, um direkt zur Datei in Viva Engage zu wechseln und sie zu löschen.
Wichtig
Löschen Sie bei Viva Engage in SharePoint gespeicherten Dateien die Dateien aus Viva Engage, um die Viva Engage Metadaten und die Datei zu entfernen.
So finden und löschen Sie eine bestimmte Nachricht:
Suchen Sie in der messages.csv-Datei des Datenexports die URL für die Nachricht in der
gdpr_delete_urlSpalte. Die URL weist die folgende Syntax auf:https://www.yammer.com/messages/thread_id/hard_delete_confirmation.Kopieren Sie die
gdpr_delete_urlfür die Nachricht, die Sie löschen möchten. Fügen Sie es in ein Browserfenster ein, das bei dem Netzwerk angemeldet ist, aus dem Sie die Nachricht löschen möchten.Nachdem Sie überprüft haben, ob die angezeigte Nachricht die zu löschende nachricht ist, klicken Sie auf den Link, um die Nachricht endgültig aus Viva Engage und den zugehörigen Datenexporten zu löschen.
So suchen und löschen Sie eine bestimmte Viva Engage Datei, die in Viva Engage oder SharePoint gespeichert ist:
Verwenden Sie das Suchfeld in Viva Engage. Suchen Sie beispielsweise für eine Datei namens 12345678.pptx im Export nach 1235678.pptx. Wählen Sie in den Suchergebnissen Zu Datei wechseln und dann Diese Datei löschen aus.
Sie können auch die URL für die Datei erstellen. Verwenden Sie https//www.yammer.com/network_name/#/Dateien/ file_number, z.B
https://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. . Wählen Sie auf der Seite Viva Engage für die Datei die Option Diese Datei löschen aus.
So löschen Sie die Coverbilder für einen Benutzer:
Nach API: Engage Administratoren oder verifizierte Administratoren können Deckblattbilder für jeden Benutzer in ihrem Mandanten über einen API-Aufruf löschen. Die URL weist die folgende Syntax auf:
www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/*user_id*/cover-image.Um beispielsweise die Titelbilder eines Benutzers mit der ID 1234567890 zu löschen, würde die URL wie folgt aussehen:
www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.Nach Benutzeroberfläche: Engage Administratoren mit Premium-Viva-Lizenzen können Titelfotos für jeden Benutzer hochladen oder löschen, der über die Premium-Viva-Lizenz verfügt und storyline aktiviert hat:
- Aufrufen der Profilseite des Benutzers.
- Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Profilüberschrift, und wählen Sie "Titelfoto hochladen" aus.
- Löschen oder Hochladen eines neuen Titelbilds nach Bedarf.
Hinweis
In Fällen, in denen der Administrator oder der Benutzer keine Premiumlizenz besitzen oder der Benutzer keine eigene Storyline mehr hat, müssen zuvor hochgeladene Fotos über die API gelöscht werden.
Suchen und Löschen von Benutzerdaten, die nicht im Export pro Benutzer enthalten sind
Einige Benutzerdaten werden nicht in einen Export eingeschlossen.
Um diese Daten für einen Benutzer zu finden, wechseln Sie zu Viva Engage Einstellungen 
>Personen, und wählen Sie den Namen des Benutzers aus.
Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie diese Daten bei Bedarf ändern oder löschen.
| Datentyp | Ändern oder Löschen von Daten |
|---|---|
| Mit Lesezeichen versehene Nachrichten, Gruppenmitgliedschaften, gefolgte oder folgende Benutzer und artikel | Wenn Sie einen Benutzer aus dem Viva Engage Basismandanten und externen Mandanten löschen, werden diese Informationen nach dem 14-tägigen Sperrzeitraum gelöscht. Benutzer können ihre eigenen Informationen ändern oder löschen. Schritte finden Sie unter Ändern des profils und der Einstellungen für mein Viva Engage (Web und Desktop). |
| Benutzereinstellungen, einschließlich der Einstellungen für Benachrichtigungen, Anwendungen und Sprache | Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Viva Engage Basismandanten und externen Mandanten löschen, werden diese Informationen nach dem 14-tägigen Sperrzeitraum gelöscht. Als Administrator können Sie diese Informationen für einen Benutzer nicht ändern. Benutzer können ihre eigenen Einstellungen ändern. Schritte finden Sie unter Ändern des profils und der Einstellungen für mein Viva Engage (Web und Desktop). |
| Benutzerprofil | Wenn der Benutzer über eine Viva Engage Identität verfügt, gibt es zwei Optionen zum Entfernen des Benutzers:
|
Entfernen eines Benutzers aus einer Gruppe, einschließlich einer externen Gruppe
Klicken Sie in der Gruppe im Modul Mitglieder auf die Anzahl. Ein Panel mit Communitymitgliedern wird geöffnet.
Wählen Sie einstellungen
neben dem Namen des Benutzers aus.Wählen Sie Aus Community entfernen aus.
Entfernen eines Nichtgemeinschaftsteilnehmers aus einer Unterhaltung in einer privaten Community
- Wenn einer Unterhaltung ein Nichtgemeinschaftsmitglied hinzugefügt wird, wird in der Unterhaltung eine Antwort angezeigt, um zu notieren, wer hinzugefügt wurde. Die Antwort enthält einen Link zum Entfernen des Nichtgemeinschaftsmitglieds.
Löschen eines Benutzers aus Ihrem Viva Engage Basismandanten und externen Mandanten
Wichtig
Wenn Sie einen Benutzer löschen, wird ein 14-Tage-Fenster geöffnet, in dem Sie entscheiden können, welche Dateien und Nachrichten im Basismandanten gespeichert oder gelöscht werden sollen. Achten Sie darauf, alle erforderlichen Benutzerdaten zu exportieren. Nach Ablauf des 14-tägigen Zeitraums löscht Viva Engage alle benutzeridentifizierenden Daten. Löschen Sie Benutzernachrichten und -dateien innerhalb von 14 Tagen , nachdem Sie diesen Benutzer löschen ausgewählt haben. Nach ablauf des 14-tägigen Zeitfensters verbleiben Dateien und Nachrichten, die jedoch als zu einem früheren Benutzer gehören markiert sind.
Nachdem das Benutzerkonto von Deaktiviert zu Entfernt gewechselt ist, können Sie diesem Benutzer keine Benutzerdaten zuordnen, was bedeutet, dass Sie seine Daten nicht exportieren und überprüfen können.
Bevor Sie einen Benutzer löschen, lesen Sie Löschen bestimmter Nachrichten oder Viva Engage Dateien, die in Viva Engage oder SharePoint gespeichert sind. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Nachrichten und Dateien eines Benutzers in externen Gruppen, externen Threads und Mandanten überprüfen und löschen. Nachdem Sie diesen Benutzer löschen ausgewählt haben, wird der Benutzer diesen Nachrichten und Dateien nicht zugeordnet.
Durch das Entfernen eines Benutzers aus seiner Privaten Viva Engage Mandanten werden diese aus allen externen Mandanten entfernt. Sie müssen Gäste separat aus jedem ihrer externen Mandanten entfernen.
Wenn Sie einen Benutzer löschen, löscht die Aktion die folgenden Benutzerdaten:
Wem die Person folgt, Verbindungen zu verfolgten Unterhaltungen und Artikeln und Verbindungen zu ihren Followern
Lesezeichen, Spracheinstellungen, Benachrichtigungseinstellungen und Kontoaktivität
Das Profil des Benutzers
Communitymitgliedschaften
Die Liste der Mandanten, deren Mitglied sie waren
Als Administrator können Sie einen Benutzer aus dem Basismandanten und den externen Mandanten löschen.