Grundlegendes zu Viva Glint SFTP und Datenautomatisierung

Verwenden Sie Microsoft Viva Glint Secure File Transfer Protocol (SFTP), um regelmäßige Importe von Mitarbeiterdaten einzurichten. Ein automatisierter Datenfeed ermöglicht es Ihnen, Ihre HRIS-Daten (HR Information System) mit Viva Glint synchron zu halten, und ermöglicht Es Ihren organization:

• Senden Sie Umfragen und Ergebnisse jederzeit an die richtigen Teilnehmer.
• Automatisches Auslösen von Umfragen für Mitarbeiter an bestimmten Punkten im Mitarbeiterlebenszyklus.
• Immer über die aktuellsten Mitarbeiterinformationen verfügen.

Vorbereiten von Daten für den Import

Überprüfen Sie vor dem Übertragen von Daten an Viva Glint mit SFTP die Informationen zu Viva Glint Attributgrundlagen, und schließen Sie die Einrichtung des Attributs ab.

Achtung

Stellen Sie sicher, dass alle Unternehmens-Admin-Benutzer in Ihren ersten Dateiupload eingeschlossen sind, wobei die Mitarbeiter-IDs mit den IDs in Viva Glint übereinstimmen. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Die Benutzer des Unternehmens Admin deaktiviert und verlieren den Zugriff auf die Plattform.

Verwalten von SFTP-Einstellungen

Verwalten Sie in Viva Glint allgemeinen Einstellungen öffentliche SSH-Schlüssel, fügen Sie öffentliche IP-Adressen hinzu, geben Sie Benachrichtigungsbenutzer an, verwalten Sie Verschlüsselungseinstellungen, und zeigen Sie SFTP-Anmeldeinformationen an. Richten Sie Viva Glint SFTP ein.

Grundlegendes zum automatisierten Datenimport

Viva Glint SFTP:

• Ermöglicht vollständige und partielle Datendateien.
• Überprüft regelmäßig, ob neue Dateien vorhanden sind, und importiert sie automatisch.
• Leitet Attribute ab, um während des Imports berechnete Felder zu erstellen.
• Funktioniert am besten mit empfohlenen Dateiformaten.

SFTP-Verzeichnisse

In Ihrem SFTP-Konto gibt es zwei (2) Verzeichnisse, die Viva Glint monitoren, damit Dateien automatisch importiert werden können:

• /files/user_full: Für FULL-Dateiuploads verwenden: Vorhandene Mitarbeiterdatensätze auf der Plattform, die nicht in Ihrer Datei enthalten sind, werden zu INACTIVE.
• /files/user_delta: Wird für PARTIAL-Dateiuploads verwendet: Nur die Mitarbeiterdatensätze in der Datei werden auf der Plattform aktualisiert. alle anderen sind unverändert.

Hinweis

• Dateien werden nach 48 Stunden automatisch aus SFTP gelöscht.
• Für Dateien, die in Viva Glint SFTP hochgeladen werden, gelten keine Größenbeschränkungen.
• Dateien, die Warnungen und Fehler verursachen, können 28 Tage nach dem Import aus dem Aktivitätsüberwachungsprotokoll in den allgemeinen Einstellungen heruntergeladen werden.

Tipp

Bei einigen Versionen von SAP Success Factors und Workday kann "/files" automatisch auf den Dateipfad für SFTP-Übertragungen angewendet werden. Entfernen Sie "/files" aus dem Dateipfad ("/user_full" oder "/user_delta"), um Uploadfehler zu vermeiden, wenn Ihre HRIS-Version autoappend "/files" anzeigt.

Übertragungsmethoden

Je nachdem, wie häufig Ihre organization Daten in Viva Glint importiert, sollten Sie überlegen, welche SFTP-Datenübertragungsmethode Ihren Anforderungen am besten entspricht.

• Automatisierter HRIS-Datenfeed: Arbeiten Sie mit Ihrem Mitarbeiterdatenteam zusammen, um einen automatisierten Export einzurichten, der direkt von Ihrem HRIS an SFTP übertragen wird.
• Manuelle SFTP-Dateiübertragung: Stellen Sie eine Verbindung mit einer FTP-Anwendung her, um eine vollständige oder inkrementelle Datei manuell auf SFTP zu platzieren.

Mehrere Dateiübertragungen

Wenn mehrere Quellen von Mitarbeiterdaten für Ihre organization vorhanden sind, können Sie mehrere Dateiübertragungen an Ihr Viva Glint SFTP-Konto einrichten. Beachten Sie Folgendes:

• Viva Glint unterstützt maximal drei öffentliche SSH-Schlüssel für Verbindungen mit Ihrem SFTP-Konto.
• Das Timing von Dateiübertragungen sollte auf einen Abstand festgelegt werden, sodass nicht mehrere Dateien gleichzeitig importiert werden.
• Alle Dateien sollten in das Verzeichnis /files/user_delta übertragen werden. Teildateien gesendet /files/user_full deaktivieren alle Benutzer, die nicht in Dateien enthalten sind.
• Benutzer müssen in die status "INACTIVE" eingeschlossen werden, um ihre Konten in Viva Glint zu deaktivieren.

Abgeleitete Attribute

Während Ihre Mitarbeiterdaten in Viva Glint hochgeladen werden, werden abgeleitete Attribute und Werte für manager hierarchy, tenure und age groups basierend auf auswahlen berechnet, die während der Attributeinrichtung getroffen wurden.

Hinweis

• Schließen Sie keine abgeleiteten Attribute in Ihre Mitarbeiterdatendatei ein. Viva Glint erstellt diese Felder.
• Altersgruppierungs-Ableitungen können auf dem Geburtsjahr basieren, aber nicht auf dem vollständigen Geburtsdatum. Schließen Sie das Geburtsjahr in Ihre Mitarbeiterdaten ein, um eine Altersgruppierung zu erstellen.

Bewährte Methoden für Dateien

Wählen Sie eine Dateiübertragungshäufigkeit, ein Format, ein Layout und eine Namenskonvention basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens und den HRIS-Funktionen aus.

Frequenz:

Aktualisieren Sie Ihre Mitarbeiterdaten mindestens wöchentlich oder in einem regelmäßigen Rhythmus, der dem Umfragezeitplan Ihres Unternehmens entspricht.

Wenn Sie weniger als 10.000 Mitarbeiter haben, sollte ein täglicher Feed der vollständigen Datei eine gute Häufigkeit sein, und inkrementelle Dateien können für einmalige Updates hochgeladen werden. Wenn Sie eine große Mitarbeiterbasis mit mehreren Attributen (50+) haben, kann das Senden vollständiger Dateien 1-2 Mal pro Monat mit täglichen inkrementellen Dateien für die Anforderungen Ihres Unternehmens sinnvoller sein. Besprechen Sie mit Ihrem HRIS-Team, um die Möglichkeiten der Datenübertragung zu ermitteln.

Format und Layout:

Konsistentes Dateiformat und Layout im Laufe der Zeit stellen erfolgreiche Dateiimporte sicher. Behalten Sie die gleichen Attributbezeichnungen in der Kopfzeile Ihrer Datei bei, und wählen Sie ein Dateiformat aus den Optionen Viva Glint aus:

• .csv mit einem Kommatrennzeichen und UTF-8-Codierung. Wenn Werte Kommas enthalten, schließen Sie in doppelte Anführungszeichen ein.
  • Viva Glint akzeptiert UTF-8 und UTF-8 mit BOM-Codierung.
• .xlsx mit einer einzelnen Registerkarte und ohne Kennwort oder Formeln.

Namenskonvention:

Viva Glint empfiehlt die folgenden Dateibenennungskonventionen, wobei "company-id" Ihre eindeutige ID in Viva Glint ist, aber diese Dateinamenmethode nicht erforderlich ist. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen ausgewählte Dateiname maximal 50 Zeichen umfasst, einschließlich der Dateierweiterung.

• Company-id_user_full_yyyymmdd.csv
• Company-id_user_delta_yyyymmdd.csv

Beispiel: contoso_user_delta_20230101.csv

Wichtig

Dateierweiterungen müssen die PGP-Verschlüsselung widerspiegeln, wenn sie verwendet werden. Eine verschlüsselte .csv Dateierweiterung würde beispielsweise wie folgt aussehen: contoso_user_full_20230101. csv.pgp