Importieren von OKRs und Initiativen in Viva Goals mit Excel
Viva Goals ermöglicht den Massenimport von Zielen, Schlüsselergebnissen und Initiativen mithilfe einer Standardmäßigen Excel-Vorlage. Mit dem Massenimport können Sie bereits vorhandene Listen von OKRs und Initiativen schnell Viva Goals hinzufügen.
Max. OKRs und Initiativen: Es können nur 1.000 Datensätze gleichzeitig importiert werden. Teilen Sie die Dateien auf, wenn mehr als 1.000 OKRs importiert werden sollen.
Dateiformat: Dateien sollten nur als .xlsx gespeichert werden (Die Vorlage wird in .xlsx bereitgestellt).
Dateiname: Benennen Sie die Blätter nicht um, da die automatische Erkennung durch das System während des Importvorgangs wichtig ist. Benennen Sie auch keine Spaltenüberschriften aus der Vorlage um bzw. entfernen Sie sie nicht.
Rollen und Berechtigungen: Nur organization Besitzern und Teambesitzern ist diese Option aktiviert.
Organisationsbesitzer: Darf OKRs und Initiativen in ein beliebiges Team und in die organization importieren.
Teambesitzer : Darf nur OKRs und Initiativen in Teams importieren, in denen der Benutzer Teambesitzer ist.
Wechseln Sie zu dem Team oder der Organisation, in das Sie OKRs und Initiativen importieren möchten, wählen Sie die Dropdownliste neben der Schaltfläche Ziel hinzufügen aus, und wählen Sie OKRs importieren aus.
Dadurch wird die Seite geöffnet, von der Sie die Importvorlage herunterladen können.
Lesen Sie die Anweisungen zur Verwendung der Vorlage, und wählen Sie den Link aus, um die Excel-Vorlage herunterzuladen.
- Die Excel-Vorlage enthält auch alle erforderlichen Anweisungen im Blatt "Lesen" .
- Weitere Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Grundlegende Felder und Erweiterte Felder in Excel.
Füllen Sie die OKRs- und Initiativendetails auf der Registerkarte OKRs und Initiative aus, und speichern Sie die Datei mit der erweiterung .xlsx.
Ziehen Sie die ausgefüllte Excel-Arbeitsmappe im Dateiuploadabschnitt (rechts), oder wählen Sie den Link aus, um die Datei aus Ihrem lokalen Speicher auszuwählen.
Es wird eine Vorschau einiger Datensätze aus der Datei angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Datensatz ausgewählt haben.
Wenn die Datei korrekt ist, wählen Sie Importieren aus.
Wichtig
Das System kann einige Zeit in Anspruch nehmen, um die Datensätze aus der Datei zu importieren.
Um die Details zum Import status und Details für Importe anzuzeigen, die in den letzten 28 Tagen initiiert wurden, wählen Sie Status anzeigen aus dem Banner aus, das oben angezeigt wird, oder wählen Sie im linken Bereich Kontoeinstellungen>EinstellungenMeine Importe> aus.
Sobald der Import abgeschlossen ist, können Sie den Importbericht status von der Zusammenfassungsseite "Mein Import" herunterladen, um anzuzeigen, welche OKRs und Initiativen erfolgreich importiert wurden und welche nicht.
Informationen zu Datensätzen, die nicht importiert wurden, finden Sie in der Spalte "reason" im Bericht Import status. Beheben Sie die Fehler, und laden Sie sie in derselben Datei erneut hoch. Beachten Sie, dass das System keine doppelten Datensätze erstellt, wenn die Attribute der OKRs und Initiativen wie Besitzer, Titel, Zeitraum und Team/Organisation, zu denen es gehört, unverändert sind.
Nur .xlsx Dateien.
- Die Anzahl der Zeilen in Excel darf nicht größer als 1.000 sein.
- Die Dateigrößenbeschränkung beträgt 5 MB.
- Die Datei sollte nicht geschützt werden.
- Vermeiden Sie es, den Namen des Blatts (zur schnellen Erkennung) zu ändern, Spaltenüberschriften umzubenennen und Spalten zu entfernen.
Wo können Benutzer erfahren, welche Spalten benötigt werden, was ausgefüllt werden soll und welche weiteren Details es gibt?
Auf der Registerkarte Anweisungen in der Excel-Vorlage wird ausführlich erläutert, was erforderlich ist.
Das Feature ändert auch vorhandene OKRs und/oder Initiativen, wenn eine genaue Übereinstimmung im Viva Goals System gefunden wird. Übereinstimmungen werden basierend auf dem Titel, dem Besitzer des OKR oder der Initiative, dem Typ (Organisation, Teamname, Einzelperson) und dem Zeitraum identifiziert, wodurch das Erstellen doppelter OKRs und Initiativen vermieden wird.
- Das übergeordnete und das untergeordnete OKR sollten im Excel-Blatt vorhanden sein.
- Kopieren Sie den OKR-Verweiswert des übergeordneten Elements in das Feld Übergeordnetes OKR des untergeordneten Elements.
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird eine E-Mail mit einer Zusammenfassung an den Benutzer gesendet. Es wird ein Link zur Importzusammenfassungsseite eingefügt, auf der Benutzer den Import status Excel-Datei herunterladen können. Diese Datei enthält status Informationen für jedes OKR in der hochgeladenen Excel-Datei.
Wie lange sollte es dauern, den Import abzuschließen, nachdem der Benutzer die Datei übermittelt hat?
Je nach Dateigröße und Zeilenanzahl kann dies bis zu 30 Minuten dauern.
Der Benutzer muss über eine der folgenden Rollen verfügen, um die Option des OKR-Imports sehen zu können:
- Teambesitzer
- Organisationsbesitzer
Hinweis
Teambesitzer können OKRs nur in Teams importieren, in denen sie der Teambesitzer sind, und nicht in die Organisationsebene.
Wie können Benutzer erkennen, ob OKRs nicht erfolgreich importiert wurden, und wie sie erneut laden können?
Das Import-status Excel-Arbeitsblatt verfügt über eine dedizierte Spalte, in der das Problem für jedes OKR beschrieben wird, bei dem beim Importvorgang ein Fehler aufgetreten ist. Benutzer können die Details lesen, die erforderlichen Änderungen auf demselben Blatt und/oder auf dem Viva Goals System vornehmen und den Importvorgang mit demselben Blatt neu starten.
Wenn die OKR-Besitzer nicht Teil der Viva Goals organization sind, kann ein Benutzer Importberechtigungen erhalten?
Nein Die Benutzer müssen während des Imports in der Viva Goals Organisation vorhanden sein.
Ja: OKR-Besitzer, Zeiträume und Teams können nicht im Rahmen des OKR-Importprozesses erstellt oder eingeladen werden. Der Versuch, diese über den Import hinzuzufügen, führt zu einem Fehler.