Microsoft Planner Integration

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Viva Goals kann in Microsoft Planner integriert werden, um wichtige Ergebnisse und Initiativen in Viva Goals automatisch zu aktualisieren. Der Fortschritt von OKR und Initiativen wird automatisch basierend auf dem Abschluss von Aufgaben oder Prüflistenelementen in Planner berechnet. Sie können eine Verbindung mit Planner als Datenquelle herstellen, um automatisch drei verschiedene Funktionen in Viva Goals zu aktualisieren: Nachverfolgen des Fortschritts für ein wichtiges Ergebnis, Initiative und Initiativen-KPI. Sehen Sie sich die folgenden Beispiele zur Funktionsweise der MS Planner-Integration für jede dieser Funktionen an.

Wann sollte die Microsoft Planner-Integration verwendet werden?

Nachverfolgen des Fortschritts für ein wichtiges Ergebnis: Verwenden Sie die Planner-Integration, um den Fortschritt zu Ihren wichtigsten Ergebnissen automatisch nachzuverfolgen. Wenn Ihr Wichtigstes Ergebnis beispielsweise "Neue Anzeigenkampagne bereitstellen" ist, können Sie den Fortschritt bei der Bereitstellung der neuen Anzeigenkampagne anzeigen, indem Sie eine Verbindung mit dem Plan herstellen, in dem Sie Ihre Marketingaufgaben nachverfolgen.

Nachverfolgen des Fortschritts für eine Initiative mit Aufgaben: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie den Fortschritt basierend auf dem Abschluss aller Aufgaben oder Prüflistenelemente in der Initiative nachverfolgen und Einblick in Ihre Planner-Aufgaben in Viva Goals haben möchten. Wenn Ihre Initiative beispielsweise "Marketingmaterialien aktualisieren" ist, können Sie eine Verbindung mit dem Plan herstellen, in dem Sie Marketinginhaltsaufgaben nachverfolgen, um Ihre Initiative automatisch in Viva Goals zu aktualisieren. Nachdem Sie eine Verbindung mit Planner als Datenquelle für Aufgaben hergestellt haben, können Sie auswählen, wie Sie den Fortschritt ihres Plans automatisch nachverfolgen und die Vorgänge aus diesem Plan innerhalb von Viva Goals anzeigen möchten.

Nachverfolgen des Fortschritts einer Initiative mit Initiativen-KPIs: Initiativen-KPIs bieten Ihnen die Möglichkeit, Ziele für die Aufgabenerledigung in Planner festzulegen, die höher oder niedriger sind als der Abschluss aller Vorgänge in einem Plan. Wenn Sie beispielsweise über einen Initiativen-KPI zum Hinzufügen von 5 Produktvideos zu Ihrer Website verfügen, können Sie ihrer Initiative eine Metrik hinzufügen, um fünf abgeschlossene Aufgaben in Ihrem Plan zu erreichen.

Einrichten der Microsoft Planner Integration

Standardmäßig ist Microsoft Planner als Integration in Viva Goals verfügbar. Mandantenadministratoren sollten die Anweisungen unter Aktivieren von Integrationen in Viva Goals | Microsoft Learn zum Verwalten der Planner-Integration.

Verwenden von Microsoft Planner zum Nachverfolgen des Fortschritts eines Schlüsselergebnisses

  1. Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Schlüsselergebnisses Status aus.
  2. Wählen Sie Automatisch aus einer Datenquelle aus.
  3. Wählen Sie Planner aus der Liste der verfügbaren Integrationen aus.
  4. Wenn Sie zum ersten Mal von Viva Goals aus eine Verbindung mit Planner herstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, sich bei Planner anzumelden. Melden Sie sich an, und wählen Sie Weiter aus.
  5. Wählen Sie den Namen des Plans aus, den Sie mit Ihrem Schlüsselergebnis verbinden möchten.
  6. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus basierend auf Aufgaben unter bestimmten Buckets filtern möchten.
  7. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus basierend auf Aufgaben mit bestimmten Bezeichnungen filtern möchten. Beachten Sie, dass hier nur definierte Bezeichnungen angezeigt werden und die Standardmäßigen Planner-Bezeichnungen (Rot, Blau, Grün usw.) nicht in dieser Dropdownliste angezeigt werden.
  8. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus für bestimmte Aufgaben unter dem ausgewählten Plan filtern möchten.
  9. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Fortschritt der Nachverfolgung basierend darauf filtern möchten, wem die Aufgaben zugewiesen sind.
  10. Wählen Sie basierend darauf, ob Sie über eine numerische oder prozentbasierte Fortschrittsnachverfolgung für Ihr Schlüsselergebnis verfügen, aus zwei Optionen aus, wie Der Fortschritt nachverfolgt werden soll:
    1. Numerischer Fortschritt:
      1. Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt des Schlüsselergebnisses zu aktualisieren, wenn der Vorgangsfortschritt in Planner auf Abgeschlossen aktualisiert wird.
      2. Anzahl der abgeschlossenen Prüflistenelemente: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt des Schlüsselergebnisses zu aktualisieren, wenn Prüflistenelemente für ausgewählte Vorgänge in Planner als abgeschlossen markiert werden.
    2. Prozentualer Fortschritt
      1. Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt der Initiative zu aktualisieren, wenn der Vorgangsfortschritt auf In Bearbeitung und Abgeschlossen in Planner aktualisiert wird. Wenn ein Vorgang auf In Bearbeitung aktualisiert wird, berechnet Viva Goals, dass 50 % des Vorgangs abgeschlossen sind, und spiegelt dies im Fortschritt des Schlüsselergebnisses wider. Wenn ein Vorgang auf Abgeschlossen aktualisiert wird, berechnet Viva Goals, dass 100 % dieser Aufgabe abgeschlossen sind.
      2. Prozentsatz der abgeschlossenen Prüflistenelemente: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt des Schlüsselergebnisses zu aktualisieren, wenn Prüflistenelemente für ausgewählte Vorgänge in Planner als abgeschlossen markiert werden.
  11. Wählen Sie Weiter aus.
  12. Wählen Sie Erstellen oder Speichern aus, um das Schlüsselergebnis zu speichern. Nun sollte das Planner-Symbol neben Ihrem Schlüsselergebnis angezeigt werden. Viva Goals aktualisiert dieses Schlüsselergebnis jetzt automatisch einmal pro Stunde basierend auf dem Fortschritt der Aufgaben oder Prüflistenelemente, basierend auf Ihrer Auswahl in Planner.

Verwenden von Microsoft Planner zum Nachverfolgen des Fortschritts von Initiativen mit Aufgaben

  1. Wählen Sie Initiativen hinzufügen in Viva Goals aus, oder bearbeiten Sie eine vorhandene Initiative.
  2. Wählen Sie Ergebnis aus.
  3. Wählen Sie Aufgaben hinzufügen.
  4. Wählen Sie Automatisch aus einer Datenquelle aus.
  5. Wählen Sie Planner aus der Liste der verfügbaren Integrationen aus.
  6. Wenn Sie zum ersten Mal von Viva Goals aus eine Verbindung mit Planner herstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, sich bei Planner anzumelden. Melden Sie sich an, und wählen Sie Weiter aus.
  7. Wählen Sie den Namen des Plans aus, den Sie mit Ihrer Initiative verbinden möchten.
  8. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus basierend auf Aufgaben unter bestimmten Buckets filtern möchten.
  9. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus basierend auf Aufgaben mit bestimmten Bezeichnungen filtern möchten. Beachten Sie, dass hier nur definierte Bezeichnungen angezeigt werden und die Standardmäßigen Planner-Bezeichnungen (Rot, Blau, Grün usw.) nicht in dieser Dropdownliste angezeigt werden.
  10. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus für bestimmte Aufgaben unter dem ausgewählten Plan filtern möchten.
  11. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Fortschritt der Nachverfolgung basierend darauf filtern möchten, wem die Aufgaben zugewiesen sind.
  12. Wählen Sie aus zwei Optionen aus, wie Der Fortschritt nachverfolgt werden soll:
    1. Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt der Initiative zu aktualisieren, wenn der Vorgangsfortschritt auf In Bearbeitung und Abgeschlossen in Planner aktualisiert wird. Wenn ein Vorgang auf In Bearbeitung aktualisiert wird, berechnet Viva Goals, dass 50 % des Vorgangs abgeschlossen sind, und spiegelt dies im Fortschritt des Schlüsselergebnisses wider. Wenn ein Vorgang auf Abgeschlossen aktualisiert wird, berechnet Viva Goals, dass 100 % dieser Aufgabe abgeschlossen sind.
    2. Prozentsatz der abgeschlossenen Prüflistenelemente: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt der Initiative zu aktualisieren, wenn Prüflistenelemente für ausgewählte Aufgaben in Planner als abgeschlossen markiert sind.
  13. Wählen Sie Weiter aus.
  14. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Initiative zu speichern. Nun sollte das Planner-Symbol neben Ihrer Initiative angezeigt werden. Viva Goals aktualisiert diese Initiative jetzt automatisch einmal pro Stunde basierend auf dem Fortschritt der Aufgaben in Planner.

Sie können die Aufgaben aus Planner in Viva Goals anzeigen, indem Sie in der Initiativübersicht Auf Vorgänge oder Detailansicht öffnen klicken.

Verwenden von Microsoft Planner zum Nachverfolgen des Fortschritts mit einem Initiativen-KPI

  1. Wählen Sie Initiative hinzufügen in Viva Goals aus, oder bearbeiten Sie eine vorhandene Initiative.
  2. Wählen Sie Ergebnis aus.
  3. Wählen Sie Metrik hinzufügen aus.
  4. Fügen Sie Details für den Metriknamen und das Ziel hinzu.
  5. Wählen Sie Status aus.
  6. Wählen Sie Automatisch aus einer Datenquelle (KPI) aus.
  7. Wählen Sie Planner aus der Liste der verfügbaren Integrationen aus.
  8. Wenn Sie zum ersten Mal von Viva Goals aus eine Verbindung mit Planner herstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, sich bei Planner anzumelden. Melden Sie sich an, und wählen Sie Weiter aus.
  9. Wählen Sie den Namen des Plans aus, den Sie mit Ihrer Initiative verbinden möchten.
  10. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus basierend auf Aufgaben unter bestimmten Buckets filtern möchten.
  11. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus basierend auf Aufgaben mit bestimmten Bezeichnungen filtern möchten. Beachten Sie, dass hier nur definierte Bezeichnungen angezeigt werden und die Standardmäßigen Planner-Bezeichnungen (Rot, Blau, Grün usw.) nicht in dieser Dropdownliste angezeigt werden.
  12. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Nachverfolgungsstatus für bestimmte Aufgaben unter dem ausgewählten Plan filtern möchten.
  13. Optional: Wählen Sie aus, ob Sie den Status der Nachverfolgung basierend darauf filtern möchten, wem die Aufgaben zugewiesen sind.
  14. Wählen Sie basierend darauf, ob Sie über eine numerische oder prozentbasierte Fortschrittsnachverfolgung für Ihr Schlüsselergebnis verfügen, aus zwei Optionen aus, wie Der Fortschritt nachverfolgt werden soll:
    1. Numerischer Fortschritt:
      1. Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt der Initiative zu aktualisieren, wenn der Vorgangsfortschritt in Planner auf Abgeschlossen aktualisiert wird.
      2. Anzahl der abgeschlossenen Prüflistenelemente: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt der Initiative zu aktualisieren, wenn Prüflistenelemente für ausgewählte Aufgaben in Planner als abgeschlossen markiert sind.
    2. Prozentualer Fortschritt:
      1. Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt der Initiative zu aktualisieren, wenn der Vorgangsfortschritt auf In Bearbeitung und Abgeschlossen in Planner aktualisiert wird. Wenn ein Vorgang auf In Bearbeitung aktualisiert wird, berechnet Viva Goals, dass 50 % des Vorgangs abgeschlossen sind, und spiegelt dies im Fortschritt des Schlüsselergebnisses wider. Wenn ein Vorgang auf Abgeschlossen aktualisiert wird, berechnet Viva Goals, dass 100 % dieser Aufgabe abgeschlossen sind.
      2. Prozentsatz der abgeschlossenen Prüflistenelemente: Verwenden Sie diese Auswahl, um den Fortschritt der Initiative zu aktualisieren, wenn Prüflistenelemente für ausgewählte Aufgaben in Planner als abgeschlossen markiert sind.
  15. Wählen Sie Weiter aus.
  16. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Initiative zu speichern. Nun sollte das Planner-Symbol neben Ihrer Initiative angezeigt werden. Viva Goals aktualisiert diesen KPI jetzt automatisch einmal pro Stunde basierend auf dem Fortschritt der Aufgaben in Planner.