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Personal Insights-Bereitstellungshandbuch

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Als Administrator profitieren Sie davon, dass Sie wissen, was Microsoft Viva Insights seinen Teilnehmern bietet und was Sie tun können, um deren Erfahrung zu aktivieren und zu verbessern.

Was ist Viva Insights?

Informationen zu Viva Insights finden Sie unter Microsoft Viva Insights.

Vorteile der Verwendung

Viva Insights können den Teilnehmern helfen, ihre Arbeitsbeziehungen zu stärken, mehr Zeit zu haben, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und ihre Work-Life-Balance zu verbessern. Viva Insights dies geschieht, indem den Benutzern Einblicke in ihre Arbeitsgewohnheiten angezeigt werden. Diese Erkenntnisse werden aus Microsoft 365-Daten über E-Mails, Besprechungen, Anrufe und Chats abgeleitet.

Mit Viva Insights können Sie und Ihr Team Großartiges erreichen.

  • Verbessern von Arbeitsmustern durch persönliche Produktivitätserkenntnisse – Viva Insights verwendet alltägliche Daten von Microsoft 365, um Ihnen Einblicke in ihre Zeit und Tipps zu geben, die Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten.
  • Verbessern Sie Ihre Beziehungen : Erhöhen Sie Ihre Zusammenarbeitszeit, verbessern Sie Ihre Teambesprechungen und erweitern Sie Ihr Netzwerk.
  • Erhalten Sie mehr Fokuszeit – Finden Sie mehr Zeit, um Ablenkungen zu beseitigen, Multitasks zu beenden und sich auf Ihre Kernprioritäten zu konzentrieren.
  • Verbessern Sie Ihre Work-Life-Balance – Verbessern Sie Ihre Arbeitsmuster und reduzieren Sie die Zeit, die Sie für eine bessere Work-Life-Balance und allgemeines Wohlbefinden verbringen.

Geschäftswert von Viva Insights

Mehr Menschen als je zuvor glauben, dass ihnen die Kontrolle über Ihre Arbeitszeit fehlt. Viele Teams verbringen 80-90% ihrer Woche in Besprechungen, mit dem Versenden von E-Mails und mit Telefonaten. Aber 50% der Besprechungszeit werden als unproduktiv betrachtet und fast die Hälfte der Mitarbeiter berichten, dass ihre Arbeit das Familienleben stört.

Viva Insights ist eine Erweiterung Ihrer Microsoft 365-Clienterfahrung, die Ihnen hilft, Möglichkeiten zu finden, bessere Gewohnheiten zu entwickeln und die Kontrolle über Ihre Zeit zu erhalten.

Sie und Ihre Benutzer sind verantwortlich

Datenschutz

Keine der persönlichen Informationen eines Benutzers wird mit seinen Kollegen oder Vorgesetzten geteilt. Viva Insights hält sich an Compliance-Vorschriften, z. B. die DSGVO. Weitere Informationen finden Sie auch im Leitfaden zum Datenschutz für Administratoren.

Gewähren des Zugriffs

Kurz nachdem Sie Benutzern Lizenzen mit einem Microsoft Viva Insights Serviceplan zugewiesen haben, erhalten sie Zugriff auf persönliche Insights-Elemente wie Viva Insights in Teams und im Web, Digest-E-Mails, Inlinevorschläge in Outlook, das Viva Insights Outlook-Add-In und ein Viva Insights Begrüßungsnachricht aus.

Der Zugriff auf diese Elemente hängt vom Plan ab, der auf Ihrem organization. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf Viva Insights-Elemente.

Persönliche Einblicke mit Microsoft Viva Insights ist eine einfach bereitzustellende, sofort einsatzbereite Lösung, die Ihnen und Ihren Kollegen hilft, Ihre persönlichen Produktivitätsgewohnheiten zu verbessern. Es ist allgemein verfügbar – für Microsoft 365-Benutzer mit diesen Serviceplänen. Nachdem Lizenzen zugewiesen wurden, ist die Viva Insights standardmäßig aktiviert, obwohl Sie Ihre Bereitstellung anpassen können, indem Sie die Schritte in diesem Leitfaden ausführen.

Rollout Viva Insights

Sie können Viva Insights in Ihrem organization gleichzeitig oder in Phasen bereitstellen. In beiden Fällen empfiehlt es sich, vor dem rollout des Produkts einen zusätzlichen Kauf zu erhalten. Dies ist ein optionaler Schritt, der im folgenden Abschnitt zur Vorbereitung beschrieben wird.

checkliste für Viva Insights rollout

  1. (Optional) Führen Sie die vorbereitenden Schritte aus.
  2. Wählen Sie ein Rolloutszenario aus.
  3. Führen Sie die Schritte im ausgewählten Rolloutszenario aus.

Vorbereitende Schritte

Es ist einfach, Viva Insights für alle Benutzer in Ihrem organization zu aktivieren, da es in Ihrem Microsoft 365-Abonnement enthalten ist. Im Folgenden finden Sie eine Liste der empfohlenen, aber optionalen Schritte, die Ihr organization vor dem Aktivieren von Viva Insights berücksichtigen könnte:

  • Erstellen eines Kommunikationsplans: Ermitteln Sie, wie Ihr organization während und nach dem Rollout von Viva Insights effektiv mit Benutzern kommuniziert. Erleichtern Sie es Benutzern, Informationen zu Viva Insights zu finden. Verwenden Sie beispielsweise Viva Engage-Gruppen oder SharePoint-Websites, um Benutzern zu helfen, die Vorteile der Verwendung von Viva Insights innerhalb ihrer organization zu erfahren.
  • Berücksichtigen Sie Ihre Projektbeteiligten– Möglicherweise ist es in Ihrem organization wichtig, vor dem Rollout von Viva Insights die Beteiligten zu identifizieren und mit ihnen zu kommunizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einbeziehen von Projektbeteiligten.
  • Erwägen Sie zunächst die Durchführung eines Pilotprojekts: Bevor Sie Viva Insights auf Ihre gesamte organization skalieren, sollten Sie einen Pilotrollout mit einer Teilmenge von Benutzern in Betracht ziehen. Insbesondere für große Organisationen ist es ein natürlicher Schritt, zunächst einen umfassenden Rollout in kleinem Maßstab zu testen, indem ein Pilotprojekt durchgeführt wird, um die Benutzerbereitschaft zu überprüfen, Probleme zu identifizieren und zu beheben und eine erfolgreiche organization-weite Implementierung sicherzustellen.
  • Sicherheit und Datenschutz – Viva Insights ist sicher und zum Schutz der Privatsphäre der Benutzer entwickelt. Im Leitfaden zum Datenschutz wird beschrieben, wie Viva Insights den Datenschutzbestimmungen entspricht. Wir empfehlen Ihnen, diesen Datenschutzleitfaden mit Sicherheits- und Datenschutzteams zu teilen, um ihnen ein besseres Verständnis der Datenschutzfeatures von Viva Insights zu vermitteln.
  • An vorhandene Initiative binden: Wenn Sie Viva Insights einführen, binden Sie sie an eine vorhandene Initiative oder einen Schulungsplan in Ihrem organization, z. B. an eine Initiative zum Wohlbefinden der Mitarbeiter. Vermeiden Sie die Einführung als technologiebasiertes Tool, sondern als ein tool, das sich mit den Werten der organization verändert.

Einbeziehen von Projektbeteiligten

Die Identifizierung und Benachrichtigung Ihrer wichtigsten Projektbeteiligten, bevor die Willkommens-E-Mail an Benutzer gesendet wird, kann ein wichtiger vorläufiger Schritt in Ihrem Rolloutprozess sein. Diese Beteiligten sollten den Wert, die Zeitpläne und die erwarteten Erfahrungen verstehen, die mit dem Rollout der Willkommens-E-Mail einhergehen. Wenn sie proaktiv verwaltet werden, können diese Projektbeteiligten wertvolle Fürsprecher für die Weiterführung des Rolloutprozesses werden.

Im Folgenden finden Sie einige Rollen, die Sie im Rahmen des Rolloutprojekts in Betracht ziehen können:

  • Leitender Sponsor Senden Sie eine Willkommens-E-Mail über Viva Insights, idealerweise mit Zitaten über ihre Erfahrungen mit dem Produkt.
  • Sicherheitslead: Lesen Sie den Leitfaden zum Datenschutz, um mehr über die Datensicherheit in Viva Insights zu erfahren.
  • Microsoft 365-Administrator: Aktiviert und deaktiviert Viva Insights Zugriff nach geschäftsspezifischen Anforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter Rolloutszenarien.
  • Support- oder Helpdesk-Lead : Verwaltet Fragen von Benutzern. Einige hilfreiche Antworten finden Sie in den häufig gestellten Fragen zu persönlichen Erkenntnissen.
  • Schulungsleiter: Führt einen Schulungsworkshop über Viva Insights durch.

Auswählen eines Rolloutszenarios

In diesem Abschnitt werden vier Szenarien für die Bereitstellung von Viva Insights vorgestellt. Ein Microsoft 365-Administrator kann jedes dieser Szenarien entweder mithilfe von PowerShell oder mithilfe des Microsoft 365 Admin Center implementieren. In der Regel verwenden Administratoren das Admin Center, um Viva Insights für die meisten oder alle Benutzer umfassend zu konfigurieren, und sie verwenden PowerShell, um bestimmte Konfigurationen für ausgewählte Benutzer festzulegen.

Rolloutszenarien

Wählen Sie eines der folgenden Szenarien aus, und führen Sie es aus:

  • Der Standardwert ist aktiviert. Für alle Benutzer sind alle Oberflächen von Viva Insights standardmäßig aktiviert. Dies ist das Standardszenario.
  • Standardmäßig deaktiviert. Viva Insights ist standardmäßig deaktiviert. Benutzer können einige oder alle Viva Insights Oberflächen einzeln aktivieren.
  • Gemischte Bereitstellung. Einige Benutzer sind angemeldet, und einige Benutzer werden von allen Viva Insights Oberflächen abgemeldet.

Standardwert für

In diesem Szenario sind alle Oberflächen von Viva Insights standardmäßig für alle Benutzer aktiviert. Sie erhalten die Willkommens-E-Mail und die nachfolgenden Viva Digest-E-Mails und haben Zugriff auf die Viva Insights-App im Web, das Viva Insights Outlook-Add-In und Inlinevorschläge in Outlook.

Informationen zum Implementieren dieses Rolloutszenarios finden Sie unter Konfigurieren von Standardeinstellungen für persönliche Erkenntnisse.

Standard aus

In diesem Szenario ist Viva Insights standardmäßig deaktiviert, aber Benutzer können es selbst aktivieren – entweder alle Features gleichzeitig oder einzelne Features. Benutzer erhalten keine Viva Digest-E-Mails, können sich aber über ihre Viva Insights App in Teams oder im Web einzeln für jede Oberfläche anmelden.

Informationen zum Implementieren dieses Rolloutszenarios finden Sie unter Konfigurieren von Standardeinstellungen für persönliche Erkenntnisse.

Gemischte Bereitstellung

In diesem Szenario werden einige Benutzer angemeldet, und einige Benutzer werden von allen Viva Insights Oberflächen abgemeldet. Diejenigen, die angemeldet sind, erhalten die Digest-E-Mails, können Viva Insights in Teams und im Web öffnen und das Viva Insights-Add-In in Outlook anzeigen. Diejenigen, die als deaktiviert beginnen, sehen die hier angezeigte Standardseite "Off", auf der sie einstellungen verwenden können, um eine der Viva Insights Oberflächen zu aktivieren.

Informationen zum Implementieren dieses Rolloutszenarios finden Sie unter Konfigurieren von Standardeinstellungen für persönliche Erkenntnisse.

Ausführen eines Pilotrollouts

Für große Organisationen wird empfohlen, dass Sie einen kleinen Pilotrollout ausführen, bevor Sie Viva Insights für die gesamte organization bereitstellen. Dieses Pilotprojekt kann Ihnen helfen, die Bereitschaft zu überprüfen und Probleme zu identifizieren und zu beheben, um einen erfolgreichen Rollout sicherzustellen. Dieser Abschnitt enthält Tipps und beschreibt die Schritte zum Ausführen eines Pilotprojekts.

Um die realistischsten Ergebnisse aus dem Pilotprojekt zu erhalten, sollte es eine Gruppe von tatsächlichen Benutzern einbeziehen, die begeistert sind, neue Technologien auszuprobieren und bereit sind, ihre Erfahrungen mit ihren Kollegen zu teilen.

Pilotvoraussetzungen

Bevor Sie mit dem Pilotversuch beginnen, müssen Sie folgendes verwenden:

  • Festlegen und Messen von Zielen. Sie benötigen klar definierte Ziele, um den Erfolg des Pilotprojekts zu messen.
  • Dauer Identifizieren Sie das Start- und Enddatum des Pilotprojekts. Tipp: Lassen Sie es mindestens 45 Tage laufen.
  • Rekrutieren von Pilotbenutzern. Nehmen Sie eine ausgewogene Mischung aus Interessengruppen und Teilnehmern in der Pilotgruppe auf. Schließen Sie eine Reihe verschiedener Rollen ein, z. B. Manager mit direkten Berichten und Benutzer aus verschiedenen Abteilungen.
  • Tempo bei Ihrer Arbeit. Beginnen Sie klein, und nehmen Sie sich Zeit, um anzuhalten, die Ergebnisse zu bewerten und den Pilotversuch anzupassen.

Pilot Zeitleiste

Es wird empfohlen, die folgenden Schritte auszuführen, um das Pilotprojekt durchzuführen:

  1. Senden einer Begrüßungs-E-Mail: Senden Sie eine E-Mail, in der Viva Insights allen Pilotbenutzern vorgestellt wird, und laden Sie sie zum Training ein.
  2. Schulen Sie die Pilotteilnehmer in der Verwendung von Viva Insights.
  3. Zuweisen des Serviceplans: Stellen Sie vor dem Rollout Viva Insights für die Pilotbenutzer sicher, dass alle Benutzer einem Viva Insights Serviceplan im Microsoft 365 Admin Center zugewiesen wurden.
  4. Starten Sie den Pilot – Starten Sie den Pilot. Kündigen Sie den Pilotteilnehmern an, dass das Pilotprojekt gestartet wird, und erinnern Sie sie an seine Dauer und ihre Aufgaben, wie im Testplan beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Durchführen des Pilotprojekts .
  5. Konsultation mit Projektbeteiligten : Treffen Sie sich während des gesamten Pilotprojekts mit Ihren Projektbeteiligten , um das Feedback der Benutzer zu überprüfen, sobald es eingeht, und beheben Sie alle technischen Probleme, die auftreten, um sicherzustellen, dass das Pilotprojekt reibungslos ausgeführt wird.
  6. Bewerten und planen : Verwenden Sie die Ergebnisse des Pilotprojekts, um Ihre nächsten Schritte zu planen. Weitere Informationen finden Sie unter Bewerten der Pilotlektionen und Erstellen eines Plans.

Festlegen und Messen von Zielen

Um den Erfolg des Pilotprojekts zu beurteilen, müssen Sie wissen, ob die Teilnehmer von dem Produkt profitieren und es ihren Kollegen empfehlen würden. Erwägen Sie die Verwendung einer Umfrage, um die Stimmung und nützlichkeit des Produkts zu bewerten.

Entwerfen eines Testplans

Für eine erfolgreiche Piloterfahrung bieten Sie Ihren Teilnehmern klar definierte Aufgaben, die sie ausführen müssen, sowie eine Möglichkeit, ihr Feedback zu teilen. Beispiele dafür, was Benutzer in Viva Insights tun können, sind:

  • Entscheiden Sie sich für eine oder alle Viva Insights Features.
  • Automatisches Abrufen der Fokuszeit jeden Tag.
  • Verwenden Sie die Registerkarte Erkenntnisse, um ausstehende Aufgaben nachzuverfolgen, sich auf Besprechungen vorzubereiten oder ungelesene Dokumente nachzuverfolgen.

Feedback sammeln

Stellen Sie sicher, dass Sie über einen offenen Feedbackkanal verfügen, um den Fortschritt nachzuverfolgen und Ergebnisse zu messen, z. B.:

  • Entwerfen Sie eine Umfrage, und verwenden Sie sie nach Abschluss des Pilotprojekts, um Ergebnisse zu erfassen und zu bewerten.
  • Erstellen Sie einen Teams-Kanal oder Viva Engage Community, damit Pilotteilnehmer teilnehmen und ihre Erfahrungen teilen können. Alternativ können Sie Viva Engage verwenden.

Rekrutieren von Pilotbenutzern

Die Pilotbenutzer sind Teil der ersten Phase des Unternehmensrollouts. Kommunizieren Sie mit ihnen, die die ersten Benutzer eines neuen Tools sind, um die persönliche Produktivität und verbesserte Arbeitsmuster bei der Arbeit zu steigern. Sie sollten bereit sein, Feedback zu geben. Teilen Sie ihnen mit, dass ihr Feedback die Dinge für alle anderen in späteren Phasen des Rollouts erleichtert, indem sie dazu beitragen, das Konfigurationswissen, die interne Dokumentation und Benachrichtigungen an die Teilnehmer zu verbessern. Beachten Sie, dass es am besten ist, wenn die Pilotbenutzer keine Führungskräfte sind.

Die Identifizierung von Pilotbenutzern kann eine Diskussion zwischen dem IT-Team und den Abteilungsleitern der Zielgruppen erfordern. Versuchen Sie in dieser Diskussion, Benutzer zu identifizieren, die von der Verwendung neuer Tools zur Verbesserung ihrer Arbeit begeistert sind.

Empfohlen: Erwägen Sie, die Pilotbenutzer in Gruppen zu gruppieren, die den verschiedenen Rolloutszenarien entsprechen. Auf diese Weise kann der Microsoft 365-Administrator Feedback zu den verschiedenen Szenarien erhalten, bevor er sie in größerem Umfang implementiert.

Trainieren von Pilotteilnehmern

Ihr organization kann eine interne Person auswählen, die für die Schulung der Pilotbenutzer verantwortlich ist.

Durchführen des Pilotprojekts

Es folgt ein Beispiel Zeitleiste für ein 45-tägiges Pilotprojekt.

  • In der Woche vor dem Pilotstart:

    • Senden Sie eine erste Kommunikation an Pilotbenutzer, was und wann zu erwarten ist. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, Schulungen durchzuführen oder Schulungsmaterialien zur Verwendung von Viva Insights auszutauschen. Sie können jetzt auch eine Umfrage senden, um die Stimmung der Benutzer vor und nach dem Pilotversuch zu vergleichen.
    • Weisen Sie Pilotbenutzern im Microsoft 365 Admin Center einen Viva Insights Serviceplan zu. Wählen Sie das Rolloutszenario aus, und führen Sie die Administratorrolloutschritte aus, um Benutzer bei Viva Insights zu registrieren.

  • Tag 1 : Senden Sie eine Ankündigungs-E-Mail, dass das Pilotprojekt beginnt.

  • Tag 14 : Senden Sie eine Kommunikation mit dem Mittelpunkt an die Pilotbenutzer und optional eine Umfrage.

  • Tag 40 : Senden Sie die endgültige Kommunikation an die Pilotbenutzer. Führen Sie eine abschließende Umfrage zu ihren Erfahrungen durch.

  • Tage 41–45 – Bewerten der Pilotergebnisse und Planen der nächsten Schritte

Bewerten der Pilotlektionen und Erstellen eines Plans

Sammeln Sie nach Abschluss des Pilotprojekts alle Feedbackumfragen, Supporttickets und andere Metriken. Analysieren Sie sie mit Ihren Zielen, planen Sie den tatsächlichen Viva Insights Rollout. Verwenden Sie Ihre Analyse des Pilotprojekts, um zu entscheiden, ob Ihr organization für eine umfassende Bereitstellung von Viva Insights bereit ist. Andernfalls sollten Sie erwägen, das Pilotprojekt auf mehr Benutzer auszudehnen. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen nach dem Pilotversuch.

Optionen nach dem Pilotversuch

Wurden die Ziele des Pilotprojekts erreicht? Sehen Sie sich diese nächsten Schritte an.
Ja (z. B. hohe Benutzerzufriedenheit) Sie können die Rolloutphase starten. Abhängig von Ihren Zielen können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
  • Erweitern Sie das Pilotprojekt auf zusätzliche Teilnehmer, möglicherweise in anderen Rollen oder mit anderen Zusammenarbeitsmustern als die ursprüngliche Pilotgruppe.
  • Melden Sie Viva Insights für andere ausgewählte Gruppen in Ihrem organization an.
  • Melden Sie sich Viva Insights für alle anderen Benutzer in Ihrem organization an.
Nein Passen Sie Ihren Plan an, und besuchen Sie den Pilotversuch erneut. Um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden, empfehlen wir Ihnen, die Ziele an bestehende Initiativen in Ihrem organization zu binden.

Unterlagen

Wenn Benutzer Fragen zur Verwendung von Viva Insights haben, verweisen Sie auf die häufig gestellten Fragen zu persönlichen Erkenntnissen, um Antworten zu erhalten.

Ressourcen für Beteiligte