Stil und Ton

Artikel
06/13/2023

Hinweis

Dieses Entwurfshandbuch wurde für Windows 7 erstellt und wurde nicht für neuere Versionen von Windows aktualisiert. Ein Großteil der Anleitungen gilt immer noch grundsätzlich, aber die Präsentation und die Beispiele spiegeln nicht unsere aktuellen Entwurfsanleitungen wider.

Ton beim Schreiben ist die Haltung, die der Autor dem Leser vermittelt. Es ist nicht unbedingt das, was Sie sagen, sondern wie Sie es sagen. Tone soll eine bestimmte Reaktion oder Emotion beim Leser erzeugen; Es schafft eine Persönlichkeit, die Benutzer entweder einbinden oder abstoßen kann.

Hinweis: Richtlinien für Benutzeroberflächentexte werden in einem separaten Artikel vorgestellt.

Entwurfskonzepte

Der Windows-Ton

Verwenden Sie den Windows-Ton, um Vertrauen zu schaffen, indem Sie mit Benutzern auf persönlicher Ebene kommunizieren, indem Sie präzise, ermutigend, aufschlussreich, objektiv und benutzerorientiert sind. Der Windows-Ton strebt auch danach, leicht, inspirierend, unkompliziert und vertrauenswürdig zu sein.

Verwenden Sie keinen ablenkenden, herabsenkenden oder arroganten Ton. Vermeiden Sie die Extreme der "maschinellen" Stimme (bei der der Sprecher aus der Sprache entfernt wird) und der Stimme des "Vertriebsmitarbeiters" (wo die Schrift versucht, uns etwas zu verkaufen, uns zu cajole, uns aufzuheitern, alles als "einfach" zu beschönigen.)

Untersuchungen von Microsoft zeigen, dass in Software häufig Folgendes vorhanden ist:

Übermäßige Verwendung von Computerterminologie und Fachjargon, die viele Benutzer nicht verstehen oder falsch interpretieren.
Inkonsistente Verwendung der Terminologie.
Undurchdängliche, oft ungewollt bevormundende Nachrichten, die benutzer nur schwer entschlüsseln können.

Diese Probleme führen dazu, dass Benutzer verwirrt, unintelligent, entmutigt und letztendlich von ihrer Erfahrung mit Software getrennt sind.

Die erneute Aufmerksamkeit auf die Qualität der Nachrichten, einschließlich des Tons des Textes, impliziert, dass die Sprache selbst ein wichtiger Bestandteil der allgemeinen Kundenzufriedenheit ist. Unterstützen Sie Benutzer mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen, insbesondere anfänger Benutzer, um alle Möglichkeiten Ihres Programms zu nutzen.

Wenn Sie nur eine Sache tun...

Stellen Sie sicher, dass Ihr Text richtig, ermutigend, aufschlussreich, objektiv und benutzerorientiert ist. Seien Sie unkompliziert und vertrauenswürdig, und verwenden Sie gegebenenfalls einen leichten und inspirierenden Ton.

Richtlinien

Verwenden sie den Windows-Ton

Der Ton in Ihrem Programm sollte wie folgt sein:

Genau. Benutzer sollten sich sicher sein, dass die Informationen technisch korrekt sind. Wenn die Informationen nicht richtig sind, ist die Erfahrung der Benutzer mit dieser bestimmten Aufgabe beeinträchtigt, und sie verlieren den Glauben an jede andere Unterstützung, die sie aus dieser Quelle lesen.
Förderung. Verwenden Sie eine Sprache, die vermittelt, dass die Software benutzern die Möglichkeit gibt, Dinge zu tun, anstatt ihnen die Möglichkeit zu geben, Dinge zu tun. Verwenden Sie beispielsweise "You can" anstelle von "Windows lets you" oder "this feature allows you". (Ausnahme: Es ist in Ordnung, "zulassen" zu verwenden, wenn auf Features – z. B. Sicherheitsfeatures – verwiesen wird, die eine Aktion zulassen oder verweigern.)
Aufschlussreiche. Benutzer sollten glauben, dass Sie (und damit auch Ihre Anwendung) wissen, wann eine bestimmte Aufgabe kompliziert ist, und dass Sie sie durch sie führen. Behandeln Sie Benutzer gleichzeitig als intelligente Menschen, die zufällig Hilfe bei einem bestimmten Problem benötigen.
Ziel. Manchmal möchten Benutzer eine umfassendere Erklärung; oft, obwohl sie nur wissen möchten, was sie brauchen, um weiter zu gehen. Dies erfordert Objektivität – um zu erkennen, dass das Ziel (Produktivität, Neugier, Freude) das Ziel des Benutzers ist, nicht das des Autors. Es erfordert auch, dass Sie alle vordefinierten Vorstellungen über den Benutzer ablegen.
Benutzerorientiert. Schreiben Sie aus der Perspektive des Benutzers und vorzugsweise aus der Perspektive dessen, was Sie für den Benutzer tun können. Benutzer sollten das Gefühl haben, dass sie Informationen finden, die für sie relevant und zugänglich sind.

Sie können die Kommunikation mit Ihren Benutzern weiterentwickeln, indem Sie:

Licht. Eine leichte Stimme fühlt sich leicht zu verarbeiten und schnell zu verstehen. Es ist nicht schwierig oder belastend, und es vermeidet, tiefgründig oder ernsthaft zu sein.
Inspirierende. Eine inspirierende Stimme motiviert Die Nutzer und regt sie zum Handeln an. Eine gewisse Begeisterung kennzeichnet diese Art von Stimme und verleiht ihr eine ansprechendere Persönlichkeit als der maschinenähnliche Ton, den Benutzer oft von ihren Computern erwarten.
Einfach. Eine einfache Stimme ist offen und offen, frei von Vortäuschung oder Täuschung.
Vertrauenswürdig. Eine vertrauenswürdige Stimme ist vertrauensvoll, zuverlässig, genau und ehrlich. Es braucht nur einige Ungenauigkeiten, um das Vertrauen des Benutzers zu verlieren, aber es kann lange dauern, bis dieses Vertrauen zurückerlangt wird.

Vermeiden Sie dagegen die folgenden Töne, die viel wahrscheinlicher eine negative Reaktion erhalten:

Maschinenton. Fühlt sich an wie ein unpersönlicher, unflexibler Austausch mit einem Computer oder Roboter.
Unternehmenston. Fühlt sich wie ein Monolog mit einer allmächtigen, allwissenden, unpersönlichen Gesellschaft.
Ton der Strafverfolgung. Fühlt sich an, mit einer Flut von aufdringlichen Fragen verhört zu werden.
Anwaltston. Fühlt sich an, als werde man aufgefordert, eine rechtlich wichtige Handlung auszuführen.
Vertriebsmitarbeiterton. Fühlt sich an, als werde man aufgefordert, etwas zu kaufen oder zu probieren, wobei alle Bedenken beschönigt werden.
Überlegen, herabsenkenden oder wütenden Ton. Fühlt sich so an, als wenn die Software die Benutzer kleinredet, mit ihnen spricht oder sich mit ihnen verärgert. In der Regel ist dieser Ton sehr technisch, lenkt unnötige Aufmerksamkeit auf die Fehler des Benutzers und fühlt sich unhöflich an.
Prahler Ton. Fühlt sich an, als wenn die Software mit ihren Leistungen prahlt oder sonst zu viel Aufmerksamkeit auf sich zieht.
Umgekehrter Ton. Fühlt sich an, als würden die Ziele und Emotionen der Benutzer nicht ernst genommen oder ihre Verwendung des Programms als selbstverständlich betrachtet.

Verwenden der realen Sprache

Verwenden Sie alltägliche Wörter, wenn Sie können, und vermeiden Sie Wörter, die Sie nicht persönlich zu jemand anderem sagen würden. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie ein komplexes technisches Konzept oder eine komplexe Aktion erläutern. Stellen Sie sich vor, Sie schauen dem Benutzer über die Schulter und erklären, wie die Aufgabe zu erledigen ist.

Annehmbar:

Verwenden Sie dieses Verfahren, um Ihr Kennwort zu ändern.

Empfohlen:

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr Kennwort zu ändern.
Verwenden Sie nach Möglichkeit kurze, einfache Wörter. Kürzere Wörter sind konversationlicher, sparen Platz auf dem Bildschirm und sind einfacher zu scannen.

Annehmbar:

Darüber hinaus erfahren Sie in diesem Abschnitt...

Digitalkameras verwenden winzige Mikrochips...

Digitalkameras verwenden winzige Mikrochips...

Empfohlen:

In diesem Abschnitt erfahren Sie auch...

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Erfinden Sie keine Wörter oder wenden Sie keine neuen Bedeutungen auf Standardwörter an. Angenommen, benutzer sind mit der etablierten Bedeutung eines Wortes vertrauter als mit einer besonderen Bedeutung, die ihm von der Technologiebranche gegeben wird. Wenn ein Branchenbegriff erforderlich ist, geben Sie eine Kontextdefinition an. Vermeiden Sie Jargon, aber denken Sie daran, dass einige für die Computernutzung spezifische Ausdrücke – Hacker, Brennen einer CD usw. – bereits Teil der alltäglichen Sprache sind.

Falsch:

Sie können Ordner verwenden, um Ihre Favoriten zu bucketisieren.

Richtig:

Sie können Ordner verwenden, um Ihre Favoriten zu kategorisieren.
Verwenden Sie keine Symbole als Ersatz für einfache Wörter.

Falsch:

Benutzercomputer &

Benutzer + Computer

Domäne/Arbeitsgruppe

Anzahl der Benutzer

Richtig:

Benutzer und Computer

Domäne oder Arbeitsgruppe

Anzahl der Benutzer

Seien Sie präzise

Wählen Sie Wörter mit einer klaren Bedeutung aus.

Annehmbar:

Da Sie die Tabelle erstellt haben, können Sie änderungen daran vornehmen.

Lassen Sie Ihre Firewall eingeschaltet, da das Deaktivieren ein Sicherheitsrisiko darstellen kann.

Empfohlen:

Da Sie die Tabelle erstellt haben, können Sie Änderungen daran vornehmen.

Lassen Sie Ihre Firewall aktiviert, da das Deaktivieren ein Sicherheitsrisiko darstellen kann.
Lassen Sie überflüssige Wörter aus – verwenden Sie keine zwei oder drei Wörter, wenn sie es tun.

Ausführliche:

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr Kennwort zu ändern:

Empfohlen:

So ändern Sie Ihr Kennwort:
Vermeiden Sie unnötige Adverbs.

Falsch:

Es ist nicht so schwer, Ihr Kennwort zu ändern.

Richtig:

Es ist nicht schwer, Ihr Kennwort zu ändern.
Wählen Sie Einwortverben gegenüber Mehrwortverben aus.

Annehmbar:

Wenn Sie Ihren Computer sperren, ...

Empfohlen:

Wenn Sie Ihren Computer sperren, ...
Konvertieren Sie Verben nicht in Nomen und Nomen in Verben.

Falsch:

Um Ihren Computer mit einem Kennwort zu schützen...

So stellen Sie konnektivität her...

Richtig:

Um Ihren Computer mit einem Kennwort zu schützen...

So stellen Sie eine Verbindung her...

Konsistent sein

Eine konsistente Terminologie fördert das Lernen und ein besseres Verständnis von technischen Konzepten. Inkonsistenz zwingt Benutzer, herauszufinden, ob verschiedene Wörter und Aktionen dasselbe bedeuten.

Beispiele:

umschalten, umschalten

starten, ausführen, starten, starten, ausführen

Aktivieren, Aktivieren, Aktivieren

brennen, kopieren
Eine konsistente Syntax hilft dabei, die Erwartungen der Benutzer festzulegen. Sobald diese Erwartungen festgelegt sind, können Benutzer Text schneller analysieren, der eine konsistente Syntax verwendet. Wenn Beispielsweise Anweisungen immer in der imperativen Form geschrieben werden, lernen Benutzer, den imperativen Sätzen mehr Aufmerksamkeit zu schenken.

Kontraktionen

Kontraktionen verleihen dem Schreiben einen kürzeren, bissigeren, mehr Konversationsrhythmus. Verwenden Sie sie nach Bedarf und im Kontext. Verwenden Sie keine Kontraktionen mit Produktnamen oder anderen richtigen Nomen.

Umgangssprachlichkeiten, Redewendungen und Slang

Erwägen Sie die Verwendung von Umgangssprachen oder Slang nur in besonderen Situationen, z. B. Produkttouren, Setupbildschirme oder Inhalte, die nicht lokalisiert werden. Neuere Studien haben gezeigt, dass Benutzer das unerwartete Wort oder den vertrauten Ausdruck genießen. Beachten Sie, dass die Verwendung von Umgangssprachen und Slang schwierig und kostspielig sein kann, effektiv zu übersetzen, sodass eine solche Sprache am besten mit Bedacht verwendet wird.

Beispiele:

Auf der anderen Seite gibt es bestimmte Werte in der Registrierung, die nicht geändert werden sollten.

Mit SDSL ist die Linie für Ihre Internetnutzung vorgesehen, sodass Sie keine Staus zur Rush-Hour im Internet erleben werden, wie es beim Kabeldienst der Fall wäre.

Person

Wenden Sie sich direkt oder indirekt an den Benutzer als Sie.
Verwenden Sie die zweite Person (Sie, Ihre), um Benutzern mitzuteilen, was zu tun ist. Oft wird die zweite Person impliziert.

Beispiele:

Wählen Sie die Bilder aus, die Sie drucken möchten.

Wählen Sie ein Konto. (implizit)
Verwenden Sie die erste Person (ich, ich, meine), damit Benutzer dem Programm mitteilen, was zu tun ist.

Beispiel:

Drucken Sie die Fotos auf meiner Kamera.
Verwenden Sie wir mit Bedacht. Der First-Person-Plural kann eine entmutigende Unternehmenspräsenz vorschlagen. Es kann jedoch besser sein, den Namen Ihrer Anwendung zu verwenden. Verwenden Sie, anstatt es zu empfehlen.
Vermeiden Sie Verweise dritter Personen (der Benutzer), da sie einen formelleren, weniger persönlichen Ton erzeugen.

Sprache

Verwenden Sie die aktive Stimme, die die Person oder das Ding betont, die die Aktion ausführt. Es ist direkter und persönlicher als die passive Stimme, die verwirrend oder formal klingen kann.

Annehmbar:

Symbole können nach Namen in alphabetischer Reihenfolge angeordnet werden.

Wenn ein persönlicher digitaler Assistent (PDA) oder ein Laptop angeschlossen ist...

Empfohlen:

Sie können Symbole in alphabetischer Reihenfolge nach dem Symbolnamen anordnen.

Wenn Sie einen persönlichen digitalen Assistenten (PDA) oder Laptop anschließen...
Verwenden Sie die passive Stimme nur, um eine wortwüchsige oder unbeholfene Konstruktion zu vermeiden. wenn die Aktion und nicht der Geber im Mittelpunkt des Satzes steht; , wenn das Subjekt unbekannt ist; oder in Fehlermeldungen, wenn der Benutzer der Betreff ist und sich möglicherweise für den Fehler verantwortlich fühlt, wenn die aktive Stimme verwendet wurde.

Richtig:

Das neue Symbol sollte in der oberen linken Ecke angezeigt werden.

Updates müssen heruntergeladen und installiert werden, bevor sie funktionieren.
Ausdrucksanweisungen in positiver Form und betonen, was Benutzer erreichen können, anstatt was sie nicht können.

Einstellung gegenüber dem Benutzer

Seien Sie höflich, unterstützend und ermutigend. Der Benutzer sollte sich niemals herabgeständet, beschuldigt oder eingeschüchtert fühlen.

Annehmbar:

Neues Textdokument kann nicht gelöscht werden: Der Zugriff wird verweigert.

Empfohlen:

Diese Datei ist geschützt und kann ohne eine bestimmte Berechtigung nicht gelöscht werden.
Treffen Sie die richtige Balance: Seien Sie warm gegenüber dem Benutzer, ohne zu intim oder zu geschäftsmäßig zu sein. Stellen Sie sich vor, Sie helfen einem Freund, das Produkt zum ersten Mal zu verwenden. Diese Person ist nicht Ihr bester Freund oder ein wichtiger anderer, sondern ein Nachbar oder Familienfreund. Benutzer sollten sich bei der Verwendung Ihres Programms wohl und zu Hause fühlen, aber die Sprache sollte sich nicht anmaßend oder zu vertraut fühlen.
Beschränken Sie sich bitte auf Situationen, die den Benutzer in irgendeiner Weise unannehmlich machen, z. B.:
- Der Benutzer wird aufgefordert, etwas Unbequeme zu tun, z. B. warten, eine Aufgabe wiederholen oder ein Programm aktualisieren.
  
  Richtig:
  
  Warten Sie, während Windows die Dateien auf Ihren Computer kopiert.
- Der Benutzer kann eine Aufgabe aufgrund eines fehlenden Features, Eines Entwurfsfehlers oder eines Programmfehlers nicht ausführen.
  
  Richtig:
  
  Im angegebenen Format kann nicht gespeichert werden. Wählen Sie ein anderes Format aus.
- Der Benutzer hat sich sehr daran gemacht, hilfreich zu sein, z. B. durch die Teilnahme an einem Kundenfeedbackprogramm oder das Einreichen eines Fehlerberichts.
  
  Richtig:
  
  Um die Fabrikam Backup-Erfahrung zu verbessern, nehmen Sie bitte am Kundenfeedbackprogramm von Fabrikam teil.
Sie sollten auch bitte verwenden, wenn seine Abwesenheit als curt betrachtet wird.

In diesem Beispiel werden die Inlinefehlermeldungen ohne Bitte curt.
Verwenden Sie sorry nur in Fehlermeldungen, die zu schwerwiegenden Problemen für den Benutzer führen (z. B. Datenverlust, der Benutzer kann den Computer nicht mehr verwenden, oder der Benutzer muss Hilfe von einem technischen Vertreter erhalten). Entschuldigen Sie sich nicht, wenn das Problem während des normalen Funktionierens des Programms aufgetreten ist (z. B. wenn der Benutzer warten muss, bis eine Netzwerkverbindung gefunden wurde).

Richtig:

Es tut uns leid, aber Fabrikam Backup hat ein nicht behebbares Problem erkannt und wurde heruntergefahren.

Satzstruktur und -länge

Da Benutzer häufig Text scannen, müssen Sie jedes Wort zählen. Einfache, präzise Sätze (und Absätze) sparen nicht nur Platz auf dem Bildschirm, sondern sind das effektivste Mittel, um zu vermitteln, dass eine Idee oder Aktion wichtig ist. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen – machen Sie die Sätze eng, aber nicht so eng, dass der Ton abrupt und unfreundlich erscheint.
Vermeiden Sie Wiederholungen. Überprüfen Sie jedes Fenster, und entfernen Sie doppelte Wörter und Anweisungen. Vermeiden Sie keinen wichtigen Text– seien Sie bei Bedarf explizit, aber seien Sie nicht redundant und erklären Sie nicht dinge, die selbstverständlich sind.
Verwenden Sie ggf. Satzfragmente. Satzfragmente sind kurz und druckvoll – und da sie in der Regel die verhörende Form annehmen, sind sie eine gute Möglichkeit, den Benutzer direkt einzubeziehen.

Richtig:

Änderungen an "Meine Fotos" speichern?

Haben Sie jemals eine Datei gespeichert und sich dann nicht daran erinnert, wo Sie sie gespeichert haben?
Startsätze mit Konjunktionen (und, aber, oder) bei Bedarf.
Ersetzen Sie Listen und Tabellen für komplexe Sätze. Listen (ob nummeriert oder Aufzählungen) und Tabellen sind übersichtlicher und einfacher zu scannen.
Verwenden Sie parallele grammatikalische Konstruktionen. Parallelität erfordert, dass Wörter und Ausdrücke, die dieselbe Funktion haben, dieselbe Form haben. Verwenden Sie parallele Sprache, wenn Sie Ideen von gleicher Gewichtung ausdrücken, und für Benutzeroberflächenelemente, die in der Funktion parallel sind (z. B. Überschriften, Bezeichnungen, Listen oder Seitentitel).

Richtig:

Lauschen

Überwachen

Teilen

Collect

Diese Elemente sind parallel, da sie alle einwortige Verben sind.

Falsch:

Musik

Video

Teilen

Lauschen

Diese Elemente sind nicht parallel, da Musik und Video Nomen sind, aber Freigeben und Listen verben sind.