Häufig gestellte Fragen zu persönlichen Erkenntnissen

Wichtig

Wir haben die Digest-E-Mails angehalten, die normalerweise zweimal im Monat gesendet wurden. Der gesamte Inhalt von Digest-E-Mails ist weiterhin in der Viva Insights-App in Teams oder im Web verfügbar. Sie können Ihre Datenerkenntnisse weiterhin nahtlos untersuchen und analysieren. Weitere Informationen zu dieser Änderung finden Sie in der Digest-E-Mail-Pause.

In diesem Artikel werden häufig gestellte Fragen zu den persönlichen Insights-Optionen von Microsoft Viva Insights beantwortet – z. B. die Viva Insights-App, Digest-E-Mails, das Viva Insights Outlook-Add-In und Inline-Vorschläge.

Fragen und Antworten sind in drei Abschnitte unterteilt:

Datenschutz

F1. Wer kann meine Daten sehen?

Nur Sie können Ihre Daten sehen. Die Statistiken und Erkenntnisse, die aus Ihren Daten generiert werden, sind nur für Sie verfügbar. Ihr Manager oder Systemadministrator kann Ihre persönlichen Daten nicht ansehen. Die persönlichen Einblicke in der Insights-App enthalten nur vorhandene Informationen, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, wie die Besprechungen, an denen Sie teilgenommen haben, und deren Dauer.

Wenn Sie jedoch einer anderen Person Zugriff auf Ihr Postfach gewähren, z. B. einem administrativen Assistenten, um Nachrichten in Ihrem Namen zu senden, kann diese Person Ihre persönlichen Erkenntnisse in Ihren Digest-E-Mails sehen. Diese Person kann Ihre persönlichen Erkenntnisse jedoch nicht in der Insights-App sehen. Erfahren Sie mehr über Postfachberechtigungen.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzanleitung.

F2: Wie schützt Viva Insights meine Daten?

Viva Insights verwendet Daten aus Ihrem Microsoft 365-Postfach, nämlich Daten zu Ihren E-Mails und Ihren Besprechungen sowie Daten zu Ihren Anrufen und Chats in Teams.

Viva Insights speichert Ihre Daten in Ihrem Postfach und erhält den gleichen Schutz wie Ihre E-Mails und Kalender selbst. Das bedeutet, dass Ihre Daten genauso geschützt sind, wie Ihre E-Mail- und Kalenderinformationen vertraulich und geschützt bleiben.

Jede Berechnung, die Viva Insights durchführt, basiert auf Daten, die Sie selbst abrufen können, indem Sie Metadaten Ihrer E-Mails, Besprechungen, Anrufe und Sofortnachrichten wie Start- und Endzeiten und Betreffzeilen sammeln und untersuchen. Mit anderen Worten, Viva Insights automatisiert, was sonst eine mühsame Aufgabe wäre; Diese automatischen Berechnungen bieten Ihnen Transparenz über Ihre Zusammenarbeitsgewohnheiten am Arbeitsplatz.

Viva Insights verfügt über keine Nachverfolgungssoftware, die auf Ihrem Computer ausgeführt wird.

F3. Welche Daten verwendet Viva Insights?

Hinweis

Viva Insights verarbeitet die Daten wie im Datenschutzleitfaden beschrieben.

Viva Insights verwendet:

  • Informationen aus E-Mail-Elementen:

    • Metadaten – die den Zeitstempel der E-Mail, den Absender, die Empfänger und das „Lesesignal“ enthalten
    • Anweisungen, die von Personen im E-Mail-Körpertext gemacht wurden – diese Anweisungen werden verwendet, um Aufgabenkarten nur für Ihren Gebrauch zu erstellen
    • Aktionen anderer Benutzer, die Ihre E-Mail erhalten – zum Beispiel, ob sie Ihre E-Mail geöffnet haben oder nicht. (Dies würde nur in zusammengefasster Form verwendet, um die Privatsphäre zu schützen.)

  • Informationen aus Kalenderelementen:

    • Typ (Besprechung oder Termin)
    • Status (beschäftigt, frei, außer Haus, unbesetzt)
    • Kategorie
    • Betreff
    • Dauer
    • Teilnehmer

  • Informationen aus Teams:

    • Viva Insights zählt Audioanrufe, Videoanrufe und Chats, die Personen in Teams tätigen, als Aktivitäten zur Zusammenarbeit.

  • OneDrive SharePoint-Daten: Viva Insights zeigt die Anzahl der OneDrive- und SharePoint-Dokumente an, an denen Sie gearbeitet haben.

Viva Insights verwendet nicht:

E-Mail- und Kalenderdaten von Personen außerhalb Ihrer Organization, mit der folgenden Ausnahme: Viva Insights verwendet Daten, die in Ihrem eigenen Microsoft 365-Postfach vorhanden sind. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung mit einer Person außerhalb Ihrer Organisation durchführen, sind die Start- und Endzeiten dieser Besprechung in Ihrem Postfach zu finden und daher für Sie sichtbar. Diese Daten können daher für Berechnungen über Ihren Zusammenarbeitsverlauf verwendet werden.

Zur Verwendung persönlicher Erkenntnisse

Datenquellen

F1. Können Daten aus lokalen Installationen von Microsoft Exchange oder Skype for Business extrahiert werden?

Nein. Nur Exchange Online und Teams werden als Datenquellen von Viva Insights-Daten verwendet.

Besprechungen

F1. Beinhaltet „Besprechungszeit“ die Zeit, die ich für persönliche Arbeit in meinem Kalender blockiere?

Wenn Sie Ihren Kalender für die persönliche Arbeit blockieren, indem Sie einen Termin verwenden (siehe Erstellen oder Planen eines Termins) oder eine Besprechung nur mit sich selbst erstellen, zählt diese Zeit nicht als Besprechungszeit.

Zeit für konzentriertes Arbeiten

F1. Was bedeutet "beibehaltene Fokuszeit"?

Die Fokuszeit wird beibehalten, wenn Sie sie nicht löschen und keinen Besprechungskonflikt haben. Sie können die Fokuszeit automatisch buchen, indem Sie sich für einen Fokusplan anmelden, oder nicht wiederkehrende, einzelne Sitzungen über die Viva Insights-App planen.

F2. Warum scheint meine Fokuszeit falsch oder nicht korrekt zu sein?

Versuchen Sie Folgendes, um Ihre Fokuszeit-Gesamtwerte zu beheben:

  1. Überprüfen Sie, ob Ihre Arbeitszeit- und Zeitzoneneinstellungen korrekt sind. (Siehe Outlook-Einstellungen.)
  2. Weitere Informationen zur Fokuszeit finden Sie unter Fokus.

Kalender

F1. Gewusst wie teile ich Viva Insights mit, dass ich im Urlaub bin?

Wenn Sie planen, in die Ferien (oder in den Urlaub) zu fahren, erstellen Sie ein Outlook-Kalenderereignis, das die Tage Ihres Urlaubs enthält, und setzen Sie den Status auf Außer Haus. Viva Insights zählt null Fokus- und Besprechungsstunden für Sie, während Sie abwesend sind.

F2. Kann ich meine Einstellungen ändern, um die Zeit außerhalb der Arbeit genauer zu gestalten?

Ja. Sie können Ihre Zeitzone und Ihre Arbeitszeit in Ihren Outlook-Einstellungen ändern.

Digest-E-Mails

F1: Wie werden die Viva Digest-E-Mails in Outlook angezeigt?

Ihre Digest-E-Mails sind vom System generierte Benachrichtigungen, die nicht den standardmäßigen E-Mail-Zustellungsprozess durchlaufen. Sie werden von Viva Insights direkt in Ihren Outlook-Posteingang eingefügt.

Abmelden

F1. Kann ich mich von Viva Insights abmelden? Und wenn ich es tue (oder wenn ein Administrator mich abmeldet), kann ich mich später wieder anmelden?

Ja zu beiden Fragen. Sie können den Zugriff auf einzelne Teile von Viva Insights oder auf alle Viva Insights gleichzeitig deaktivieren. Und Sie können sich später bei Bedarf wieder anmelden .

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt:

Deaktivieren aller Viva Insights
Deaktivieren verschiedener Elemente
Anmelden bei Viva Insights

F2: Kann ich das Viva Insights Outlook-Add-In hinzufügen oder entfernen?

Ja, können Sie. Aber wissen Sie eigentlich, worin der Unterschied zwischen "Abmelden" und "Entfernen" besteht?

  • Abmelden: Wenn Sie sich abmelden, verlieren Sie den Zugriff auf das Feature. (Denken Sie jedoch daran, dass Sie sich wieder anmelden können, wenn Sie Ihre Meinung ändern. Führen Sie dazu die Schritte unter Deaktivieren des Outlook-Add-Ins Viva Insights aus, aber in Schritt 4 setzen Sie das Steuerelement auf Ein.)
  • Entfernen: Wenn Sie das Add-In entfernen, verlieren Sie nicht nur den Zugriff auf das Feature, sondern das Symbol wird auch aus dem Outlook-Menüband entfernt. (Beachten Sie, dass Sie Ihre Meinung dazu auch ändern können: Siehe Hinzufügen des Viva Insights Outlook-Add-Ins).
Entfernen des Viva Insights Outlook-Add-Ins

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Viva Insights-Add-In aus Ihrem Outlook-Menüband zu entfernen.

Hinweis

Mit diesem Verfahren werden auch Inlinevorschläge in Outlook entfernt.

  1. Wählen Sie im Menüband von Outlook Home das Symbol Add-Ins abrufen aus.

    Add-Ins abrufen.

  2. Wählen Sie Meine Add-Ins aus.

  3. Wählen Sie unter Vom Admin verwaltet, die Auslassungspunkte (...) für Viva Insights und dann Entfernen aus.

    Erkenntnisse entfernen.

Hinzufügen des Viva Insights Outlook-Add-Ins

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Viva Insights-Add-In zu Ihrem Outlook-Menüband hinzuzufügen.

  1. Wählen Sie im Menüband von Outlook Home das Symbol Add-Ins abrufen aus.
  2. Wählen Sie Vom Administrator verwaltet aus.
  3. Suchen Sie Viva Insights und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Sichtbarkeit und Zugriff

F1. Warum sehe ich die Erkenntnisse und Vorschläge, über die ich gelesen habe, hier nicht?

Für den Zugriff auf die Viva Insights-App benötigen Sie eine Exchange Online-Lizenz.

F2: Wie kann ich herausfinden, welchen Plan ich habe?

Einige Viva Insights-Featurebeschreibungen beginnen mit Gilt für Abschnitte, die sich auf Microsoft 365- oder Microsoft 365-"Pläne" beziehen, und verweisen dann auf den Artikel Pläne und Umgebungen . Welchen Plan habe ich?

Sie können Ihren Plan (und auch Ihren Serviceplan) ermitteln, indem Sie diesen Schritten folgen:

  1. Öffnen Sie Ihre Startseite.

  2. Wählen Sie oben rechts auf der Seite Ihre Initialen oder Ihr Bild und dann Konto anzeigen aus.

  3. Wählen Sie für Abonnements die Option Abonnements anzeigen:

    Abonnements anzeigen.

  4. Unter Abonnements sind die verfügbaren Servicepläne unter Lizenzen aufgeführt.

F3. Welche Sprachen werden unterstützt?

Persönliche Einblicke sind in den meisten der gleichen Sprachen verfügbar wie die Microsoft 365-Apps, über die Sie sie anzeigen. Siehe In welchen Sprachen ist Office verfügbar. Weitere Informationen zu dem, was von Viva Insights unterstützt wird, finden Sie unter Sprachunterstützung .

F4. Wenn mein Assistent meine E-Mails und Kalender verwaltet, enthält Viva Insights diese Aktivitäten in meinen Daten?

  • Von Ihrem Assistenten in Ihrem Auftrag gesendete E-Mail-Nachrichten werden nicht in Ihre Daten aufgenommen. Viva Insights enthält nur Daten zu E-Mails, die Sie von Ihrem Postfach aus senden.
  • Viva Insights schließt jedoch Ihre Kalenderereignisse in Ihre Daten ein, einschließlich der Ereignisse, die von Ihrem Assistenten in Ihrem Namen erstellt und akzeptiert wurden.

F5. Verwendet Viva Insights Cookies?

Viva Insights verwendet Cookies nur, um Benutzer für das Dashboard zu authentifizieren. Weitere Informationen zu Cookies finden Sie in den Microsoft-Datenschutzbestimmungen.

F6. Funktioniert Viva Insights für freigegebene Postfächer?

Nein; derzeit können die Servicepläne Viva Insights oder MyAnalytics nicht mit freigegebenen Postfächern verwendet werden.

F7. Wenn das Dashboard aktiviert ist, zeigt es dann irgendwelche historischen Daten an oder beginnt es ab dem Tag der Aktivierung?

Nach der Aktivierung verarbeitet Viva Insights die Verlaufsdaten für vier Wochen vor dem Datum der Aktivierung. Es werden keine Daten vor diesem vierwöchigen Datumsbereich im Dashboard angezeigt. Zum Berechnen der aktiven Mitarbeiter verarbeitet Viva Insights die Verlaufsdaten der letzten 12 Monate.

Insights-Outlook-Add-In

F1. In welchen Sprachen sind die Aufgabenkarten (Verpflichtungen) im Outlook-Add-In Insights verfügbar?

Die Aufgabenkarten des Outlook-Add-Ins sind nur in Englisch verfügbar.

F2. Kann ich E-Mail-Leseraten für freigegebene oder sekundäre Postfächer abrufen?

Viva Insights verwendet keine Daten aus freigegebenen oder sekundären Postfächern.

F3. Warum ist für einige meiner E-Mails keine Lesestatistik verfügbar?

Um die Lesestatistik für eine von Ihnen gesendete E-Mail anzuzeigen, müssen Sie diese innerhalb der letzten 14 Tage an mindestens fünf Empfänger gesendet haben.

Feedback und Updates

F1: Wie kann ich Feedback an Microsoft zur Viva Insights-App senden?

In der unteren rechten Ecke jeder Seite fragt die Insights-App: "Ist dies hilfreich?" Wählen Sie Ja oder Nein aus, um Feedback zu geben.

Screenshot, der zeigt, wie Sie Feedback in der Insights-App senden

Nachdem Sie Ja oder Nein ausgewählt haben, wird ein Dialogfeld angezeigt. Verwenden Sie dies, um schriftliches Feedback zu teilen. Wenn Sie möchten, dass Microsoft Ihr Feedback nachverfolgt, wählen Sie das Feld Sie können mich bezüglich dieses Feedbacks kontaktieren . Wählen Sie dann Senden aus.

Screenshot, der zeigt, wie Sie Ihr Feedback abschließen und übermitteln

F2: Wie kann ich mit den neuesten Viva Insights-Features auf dem neuesten Stand bleiben und von Kollegen lernen, die das Tool für ihre organisatorischen Anforderungen verwenden?

Wir empfehlen allen Viva Insights-Benutzern, die Viva Insights-Community zu besuchen und sich dort zu registrieren. Die Community verfügt über Folgendes:

  • Foren, um sich mit Gleichgesinnten zu verbinden und gemeinsame Erfahrungen zu diskutieren
  • Foren zum Beitragen und Erhalten von Support zu häufigen Problemen, die regelmäßig von unserem Expertenteam überprüft werden
  • Monatliche Blogbeiträge, um mehr über neue Features und Tools zu erfahren
  • Räume für den Austausch von Ideen und die Zusammenarbeit mit dem Produktentwicklungsteam

Für IT-Administratoren

Die Fragen in diesem Abschnitt sind in die folgenden Bereiche sortiert:

Verwaltungsaufgaben und Funktionen für Admins

F1: Gewusst wie verwalte ich die Viva Insights-Erfahrung für Benutzer?

Sie können die Benutzeroberfläche auf zwei Arten verwalten:

F2. Gewusst wie steuere ich den Zugriff auf einzelne Features in Viva Insights?

Um den Zugriff auf bestimmte Features zu steuern, können globale Microsoft-Administratoren die Viva-Plattform für die Verwaltung des Featurezugriffs verwenden. Weitere Informationen.

F3. Wie kann ich Viva Insights für eine Teilmenge von Benutzern pilotieren?

Aktivieren Sie den Serviceplan "Insights by MyAnalytics" oder "MyAnalytics (Full)" für die Pilotbenutzer. Da diese Pläne standardmäßig aktiviert sind, müssen Sie bestätigen, dass die Pläne für andere Benutzer deaktiviert sind. Weitere Informationen zum Deaktivieren der Pläne finden Sie unter Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern.

F4. Wie kann ich Viva Insights-Erfahrungen in Microsoft 365 GCC verwalten?

Sie können Viva Insights-Erfahrungen aktivieren oder deaktivieren, indem Sie die entsprechenden Schritte unter Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern ausführen.

F5. Wie kann ich den Windows 10-Aktivitätsverlauf für die organization verwalten?

Sie können die folgenden beiden Gruppenrichtlinien-Einstellungen auf Mandantenebene für die organization festlegen:

  • System\Betriebssystemrichtlinien\Hochladen von Benutzeraktivitäten zulassen
  • System\Betriebssystemrichtlinien\Veröffentlichung von Benutzeraktivitäten zulassen

Weitere Informationen finden Sie unter Neue Richtlinien für Windows 10.

Sichtbarkeit und Zugriff auf Features

F1: Welche Browser kann ich mit Viva Insights und dem Outlook-Add-In Insights verwenden?

Eine Liste der Webbrowser, die von den webbasierten Viva Insights-Seiten unterstützt werden, finden Sie unter Browserunterstützung in Plänen und Umgebungen .

Als Outlook-Add-In benötigt das Insights Outlook-Add-In einen Browser, der mit der Plattform und dem Betriebssystem Ihres Systems kompatibel ist. Weitere Informationen finden Sie unter Von Office-Add-Ins verwendete Browser.

F2: Wie kann ich bestätigen, dass das Insights Outlook Add-In installiert ist?

Weitere Informationen finden Sie unter Installieren des Outlook-Add-Ins Viva Insights bestätigen , um zu bestätigen, dass es installiert ist.

F3. Wie lange dauert es, bis neue Benutzer auf das Dashboard und andere Viva Insights-Elemente zugreifen können?

Das Dashboard ist für Viva Insights-Benutzer einige Tage nach der Zuweisung einer Lizenz mit einem MyAnalytics- oder Viva Insights-Serviceplan verfügbar. Weitere Informationen dazu, wann neue Benutzer Zugriff auf Viva Insights erhalten, finden Sie unter Zugriff auf Viva Insights-Elemente.

F4. Wie werden die Viva Digest-E-Mails in Outlook angezeigt?

Bei den Digest-E-Mails handelt es sich um vom System generierte Benachrichtigungen, die nicht den standardmäßigen E-Mail-Zustellungsprozess durchlaufen. Sie werden von Viva Insights direkt in den Outlook-Posteingang eines Benutzers eingefügt. Digests können nicht mit E-Mail verwaltet werden, wodurch Transportregeln festgelegt werden.

F5. Welche Features sind für welche Servicepläne nicht verfügbar?

Die Karten, auf denen die E-Mail-Leseraten und die Öffnungsraten von Dokumenten angezeigt werden, sind derzeit nicht mit dem Serviceplan " Insights by MyAnalytics " verfügbar.

Hinweis

Alle Viva Insights-Features sind für Benutzer verfügbar, die über den Serviceplan MyAnalytics (vollständig) oder Viva Insights verfügen.

F6. Warum können lizenzierte Benutzer mit Viva Insights keine oder mehrere persönliche Einblicke sehen?

  • Überprüfen Sie den Zugriff auf Viva Insights-Elemente , um zu sehen, wann die Elemente verfügbar werden, nachdem Benutzern eine Lizenz mit einem qualifizierenden Serviceplan zugewiesen wurde.

  • Überprüfen Sie, ob EWSAllowList so konfiguriert ist, dass sie „myanalytics“ für Benutzer erlaubt; siehe Set-OrganizationConfig für weitere Details:

    Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="myanalytics/*"}

Datenschutz der Benutzer

F1: Können Microsoft-Mitarbeiter auf die Viva Insights-Daten einer Person zugreifen?

Es gelten die gleichen Regeln wie bei den kommerziellen Onlinediensten von Microsoft 365, jedoch haben Microsoft-Mitarbeiter keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten einer Person in Viva Insights. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Wer kann auf Ihre Daten zugreifen.

F2: Ermöglicht das System Administratoren die Möglichkeit, Datenaktivitäten zu protokollieren oder zu überwachen, z. B. den Zugriff, das Ändern oder Löschen von Daten?

Nein Viva Insights unterstützt keine Überwachung.

F3. Wo und wie lange werden Benutzerdaten gespeichert?

Die Benutzermetrikdaten werden in den Postfächern der Benutzer gespeichert. Je nach Szenario werden die täglichen Daten für bis zu 35 Tage gespeichert. Wöchentliche Daten werden für bis zu 9 Wochen gespeichert. Allerdings werden Daten zur Anzahl der Mitarbeiter in den zurückliegenden 12 Monaten für bis zu 370 Tage gespeichert.

F4. Können Daten aus lokalen Installationen von Microsoft Exchange extrahiert werden?

Nein Nur Exchange Online und Teams werden als Datenquellen von Viva Insights-Daten verwendet.

F5. Kann ich verlangen, dass Viva Insights-Benutzerdaten gelöscht und nicht gespeichert werden?

Ja, Sie können Viva Insights-Benutzerdaten löschen und deren Verarbeitung einschränken, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn dies von einem Benutzer angefordert wird, was die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Datenschutz-Grundverordnung (DSG) der Datenschutzrechte unterstützt. Anweisungen zum Löschen von Daten finden Sie unter die dritte Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO. Die Viva Insights-App erfüllt alle DSGVO-Anforderungen vollständig.

Hinweis

Wenn sich eine Person von der Verwendung von Viva Insights abmeldet, werden durch diese Aktion die Viva Insights-Daten dieser Person nicht gelöscht.

F6. Wenn sich ein Benutzer abmeldet oder in PowerShell deaktiviert wird, bleibt er dann auch während Upgrades von Microsoft 365 oder Viva Insights abgemeldet?

Ja. Opt-out-Einstellungen können nur vom Benutzer oder vom Mandantenadministrator geändert werden. Sie werden nicht durch Upgrades geändert.

F7. Kann ein Administrator Viva Insights auf Mandantenebene deaktivieren?

Administratoren können die Standardeinstellung für Viva Insights auf Mandantenebene für Viva Insights konfigurieren. Dies kann vom Benutzer überschrieben werden, je nachdem, ob er sich abmeldet oder sich registriert.

Administratoren können Benutzern auch Lizenzen zuweisen, um den Zugriff für einzelne Benutzer zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn keine Lizenzen zugewiesen sind, hat der Benutzer keinen Zugriff auf Viva Insights-Features.

F8. Kann ich sehen, wer in meiner organization Viva Insights verwendet?

Ja. Microsoft 365-Administratoren können den Viva Insights-Aktivitätsbericht im Admin Center anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Viva Insights-Aktivität.

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