Χρήση πρόσβασης πληρεξούσιων

Η πρόσβαση πληρεξούσιου εκχωρείται σε χρήστες που διαχειρίζονται ορισμένες πτυχές πληροφοριών του Microsoft Outlook και του Dynamics 365 για άλλα άτομα.

Ρυθμίστε την πρόσβαση πληρεξούσιου στο Microsoft Outlook για να δώσετε σε κάποιον το δικαίωμα να ενεργεί για λογαριασμό σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε ένας βοηθός να δημιουργεί και να απαντά σε προσκλήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σύσκεψης για εσάς και, στη συνέχεια να παρακολουθεί τις πληροφορίες στο Microsoft Dataverse χρησιμοποιώντας το Dynamics 365 App for Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης της πρόσβασης πληρεξουσίων, δείτε Ρύθμιση πρόσβασης πληρεξούσιων.

Η παρακολούθηση που γίνεται με χρήση της πρόσβασης πληρεξούσιου συγχρονίζεται ασύγχρονα. Όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα παρακολούθησης για να παρακολουθήσετε ένα στοιχείο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως πληρεξούσιος, το App for Outlook συγχρονίζει τις πληροφορίες τόσο για το χρήστη όσο και για τον πληρεξούσιο ταυτόχρονα.

Σημαντικό

• Η παρακολούθηση κατάστασης μπορεί να μην ενημερωθεί μέχρι να ολοκληρωθεί ο κύκλος συγχρονισμού τόσο για το χρήστη όσο και για τον εξουσιοδοτημένο χρήστη. Αυτή η διαδικασία θα μπορούσε να διαρκέσει λίγα λεπτά.
• Ο πληρεξούσιος χρήστης θα πρέπει να έχει δυνατότητα πρόσβασης και αλληλεπίδρασης με το γραμματοκιβώτιο του κύριου χρήστη.
• Ο πληρεξούσιος χρήστης δεν μπορεί να παρακολουθεί τις επαφές στο γραμματοκιβώτιο που έχει ανατεθεί.
• Ο πληρεξούσιος χρήστης δεν μπορεί ορίσει Σχετικά με μια νέα επαφή. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι συναντήσεις είναι δυνατό να παρακολουθούνται μόνο για υπάρχουσες επαφές.

Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθείται στο Dynamics 365 από το γραμματοκιβώτιο πληρεξούσιου, αυτές οι στήλες συμπληρώνονται με τις ακόλουθες πληροφορίες:

• CreatedBy: σύστημα (θα δείτε αυτό, καθώς προωθείται από τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή)
• Κάτοχος: διευθυντής πληρεξούσιου χρήστη, ο οποίος είναι ο κύριος κάτοχος γραμματοκιβωτίου.
• Αποστολέας: διευθυντής πληρεξούσιου χρήστη, ο οποίος είναι ο κύριος κάτοχος γραμματοκιβωτίου.

όταν μια συνάντηση δημιουργείται από πληρεξούσιο και παρακολουθείται στο Dynamics 365, οι ακόλουθες στήλες συμπληρώνονται με τις πληροφορίες διευθυντή του πληρεξούσιου χρήστη που είναι ο κάτοχος του κύριου γραμματοκιβωτίου.

• CreatedBy
• Κάτοχος
• Διοργανωτής

Παρακολούθηση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σύνδεσή του σε μια συγκεκριμένη γραμμή στο Dynamics 365

Παρακολουθήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Ορισμός "Σχετικά με" και συνδέστε το σε μια συγκεκριμένη γραμμή της εφαρμογής σας.

1. Μεταβείτε στον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου για το οποίο είστε πληρεξούσιος και, στη συνέχεια, ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να παρακολουθήσετε.

2. Επιλέξτε Dynamics 365 για να ανοίξει το τμήμα παραθύρου Dynamics 365.

   

3. Στο πλαίσιο κειμένου Ορισμός "Σχετικά με", πληκτρολογήστε το κείμενο αναζήτησης και επιλέξτε μια γραμμή στην οποία θα συνδέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

4. Όταν επιλέγεται μια γραμμή, το σύστημα συνδέει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την επιλεγμένη γραμμή. Ένα μήνυμα Επιτυχής παρακολούθηση εμφανίζεται μόλις ολοκληρωθεί η παρακολούθηση.

   

Προβολή του συνδεδεμένου στοιχείου χρησιμοποιώντας το στοιχείο Ορισμός "Σχετικά με" στην εφαρμογή σας

Το στοιχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργείται ως δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Dynamics 365 και συνδέεται με τη γραμμή που επιλέξατε χρησιμοποιώντας το στοιχείο Ορισμός "Σχετικά με".

• Για να δείτε το στοιχείο στην εφαρμογή σας, δίπλα στο στοιχείο Παρακολούθηση "Σχετικά με", επιλέξτε Περισσότερες εντολές>Προβολή στο Dynamics 365.

  

Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται το συνδεδεμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Dynamics 365.

1. Το όνομα γραμμής που επιλέξατε χρησιμοποιώντας το στοιχείο Ορισμός "Σχετικά με".

2. Η δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανίζεται στη λωρίδα χρόνου της γραμμής (εάν έχει ενεργοποιηθεί η λωρίδα χρόνου).

   

Παρακολούθηση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς σύνδεση με μια συγκεκριμένη γραμμή στο Dynamics 365

Παρακολουθήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Παρακολούθηση χωρίς σχετικά με για να προσθέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια δραστηριότητα στο Dynamics 365 χωρίς να το συνδέσετε σε συγκεκριμένη γραμμή.

1. Μεταβείτε στον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου για το οποίο είστε πληρεξούσιος και, στη συνέχεια, ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να παρακολουθήσετε.

2. Επιλέξτε Dynamics 365 για να ανοίξει το τμήμα παραθύρου Dynamics 365.

   

3. Δίπλα στο στοιχείο Δεν παρακολουθείται, επιλέξτε Περισσότερες εντολές>Παρακολούθηση χωρίς σχετικά με.

   

4. Η κατάσταση της πρόσκλησης σύσκεψης αλλάζει σε Επεξεργασία, περιμένετε τόσο τον χρήστη όσο και τον πληρεξούσιο χρήστη. Μην κλείσετε το στοιχείο του Outlook μέχρι να αλλάξει η κατάσταση σε Παρακολούθηση σε εκκρεμότητα. Εάν το κλείσετε πολύ νωρίς, τότε το στοιχείο ενδέχεται να μην παρακολουθείται με επιτυχία. Αφού ολοκληρωθεί ο συγχρονισμός του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Dataverse, η κατάσταση της πρόσκλησης σύσκεψης αλλάζει σε Παρακολουθείται τόσο για το χρήστη όσο και για τον πληρεξούσιο χρήστη.

Προβολή του συνδεδεμένου στοιχείου χρησιμοποιώντας το στοιχείο Παρακολούθηση χωρίς σχετικά με στην εφαρμογή σας

1. Για να δείτε το στοιχείο στην εφαρμογή σας, δίπλα στο στοιχείο Παρακολούθηση "Σχετικά με", επιλέξτε Περισσότερες εντολές>Προβολή στο Dynamics 365.

   

2. Το στοιχείο δημιουργείται ως δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Dynamics 365 και δεν συνδέεται με μια συγκεκριμένη γραμμή.