Ρύθμιση του παράγοντα εξόδων (έκδοση προεπισκόπησης)

Σημαντικό

• Αυτή είναι μια δυνατότητα προεπισκόπησης έτοιμη για παραγωγή.
• Οι έτοιμες για παραγωγή προεπισκοπήσεις υπόκεινται σε συμπληρωματικούς όρους χρήσης.

Εφαρμογές σε Dynamics 365 Project Operations ενσωματωμένες στο ERP και Dynamics 365 Project Operations για την παραγωγή

Ο Παράγοντας εξόδων συγκεντρώνει δυνατότητες από εφαρμογές Microsoft Dynamics 365 Project Operations, χρηματοοικονομικά και λειτουργίες, Microsoft Copilot Studio, Power Automate και Dataverse για την αυτοματοποίηση των ροών εργασιών επεξεργασίας εξόδων, χρησιμοποιώντας AI. Αυτή η δυνατότητα εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τη μη αυτόματη προσπάθεια, επιτρέποντας στο σύστημά σας να επεξεργάζεται αποδείξεις και να δημιουργεί γραμμές εξόδων και αναφορές εξόδων για τους χρήστες. Χρησιμοποιεί Microsoft Power Platform συνδέσεις για ενοποίηση με Outlook, Microsoft Teams, ημερολόγια χρηστών και το περιβάλλον εφαρμογών χρηματοδότησης και λειτουργιών μέσω εικονικών οντοτήτων Dataverse.

Ο Παράγοντας εξόδων περιλαμβάνει πολλές ροές, τρεις από τις οποίες λειτουργούν ως βασικοί ενορχηστρωτές:

• Επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – Αυτή η ροή σαρώνει έναν διαμορφωμένο φάκελο γραμματοκιβωτίου κάθε ώρα και αποθηκεύει τα συνημμένα ως μη προσαρτημένες αποδείξεις στον Dynamics 365 Finance.
• Εξαγωγή αναγνωριστικών απόδειξης – Αυτή η ροή λαμβάνει μη προσαρτημένες αποδείξεις και ενεργοποιεί τον παράγοντα για να εξαγάγει λεπτομέρειες απόδειξης και να δημιουργήσει μια γραμμή μη αποθηκευμένων εξόδων.
• Αναφορά εξόδων διαδικασίας – Αυτή η ροή μετατρέπει τις μη προστατευμένες γραμμές εξόδων και δημιουργεί αναφορές εξόδων, με βάση τις αναφορές ομάδας μέσω της ρύθμισης παραμέτρων που ορίσατε στην εφαρμογή για κάθε νομική οντότητα.

Επιπλέον, ο παράγοντας ενοποιείται με Microsoft Teams, ενεργοποιώντας τη χρήση προσαρμόσιμων καρτών για έλεγχο και υποβολή αναφοράς εξόδων.

Ο παράγοντας βασίζεται σε πολλές συνδέσεις Microsoft Power Platform. Αυτές οι συνδέσεις αναφέρονται αυτόματα στις Power Automate ροές που παρέχονται.

• Outlook (Office 365) – Αυτή η σύνδεση έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο για την εξαγωγή αποδείξεων.
• Dataverse (Εικονικές οντότητες) – Αυτή η σύνδεση ενοποιείται με εφαρμογές οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων μέσω εικονικών οντοτήτων.
• Microsoft Copilot Studio – Αυτή η σύνδεση καλεί μοντέλα AI για την εξαγωγή πληροφοριών απόδειξης.
• Microsoft Teams – Αυτή η σύνδεση στέλνει προσαρμόσιμες κάρτες για αλληλεπιδράσεις χρηστών (εάν είναι ενεργοποιημένη η ενοποίηση του Teams).
• Microsoft 365 Users – Αυτή η σύνδεση ανακτά τις λεπτομέρειες του ημερολογίου χρήστη (προαιρετικά, εάν η ανάλυση απόδειξης αναγνωρίζει το περιβάλλον).

Προαπαιτούμενα

1. Περιβάλλον χρηματοδότησης και λειτουργιών: Χρειάζεστε τουλάχιστον την έκδοση 10.0.45 (10.0.2345.170 και νεότερες εκδόσεις), 10.0.46 (10.0.0.2428.108 και νεότερες εκδόσεις) ή 10.0.47 (10.0.2527.38 και νεότερες εκδόσεις) του περιβάλλοντος χρηματοδότησης και λειτουργιών για την εγκατάσταση του παράγοντα.
2. Ρόλοι που απαιτούνται για τη ρύθμιση του χρήστη Παράγοντα εξόδων: Για να ολοκληρώσετε τα βήματα σε αυτό το άρθρο, πρέπει να είστε ο διαχειριστής συστήματος του οργανισμού και να έχετε τους ακόλουθους ρόλους για να ρυθμίσετε τον χρήστη παράγοντα εξόδων για την εγκατάσταση του Παράγοντα εξόδων.

Σύστημα	Ρόλος	Σχόλια
Κέντρο διαχείρισης του Power Platform	Διαχειριστής συστήματος	Μετάβαση στο κέντρο διαχείρισης Power Platform Μετάβαση στη Διαχείριση στο αριστερό τμήμα παραθύρου. Επιλέξτε Περιβάλλοντα, και μετά επιλέξτε το περιβάλλον σας. Στην ενότητα Πρόσβαση>Χρήστες, επιλέξτε Εμφάνιση όλων. Επιλέξτε έναν χρήστη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση ρόλων, και προσθέστε τον ρόλο.
Finance and Operations	Διαχειριστής συστήματος	Ανοίξτε τη διεύθυνση URL οικονομικών και λειτουργιών για το περιβάλλον σας. Μεταβείτε στη Μονάδα>Σύστημαδιοίκηση>Χρήστες, και επιλέξτε έναν χρήστη. Επιλέξτε Προσθήκη ρόλου – Διαχειριστής συστήματος.
Microsoft 365	Διαχειριστής Exchange και διαχειριστής χρηστών	Μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365. Μεταβείτε στο Χρήστες>Ενεργοί χρήστες> και επιλέξτε τον χρήστη. Επιλέξτε Διαχείριση ρόλων και, στη συνέχεια, από το Ρόλοι επιλέξτε Διαχειριστής Exchange. Αποθηκεύστε τις αλλαγές. Ακολουθήστε τα ίδια βήματα για να προσθέσετε τον ρόλο Διαχειριστής χρηστών.
Κέντρο διαχείρισης Teams	Διαχειριστής Teams	Απαιτείται εάν σκοπεύετε να ενεργοποιήσετε Microsoft Teams ενοποίηση

Βήματα για τη ρύθμιση του παράγοντα εξόδων

Για να εγκαταστήσετε και να ρυθμίσετε τον Παράγοντα εξόδων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εγκαταστήστε το Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών.
2. Ενεργοποιήστε τις δυνατότητες παράγοντα στο περιβάλλον σας.
3. Δημιουργήστε έναν χρήστη εξόδων για εκτέλεση παράγοντα.
4. Ρυθμίστε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
5. Ρύθμιση του παράγοντα εξόδων χρησιμοποιώντας το εργαλείο ανάπτυξης παράγοντα
6. Ενεργοποίηση του Παράγοντα εξόδων στο Microsoft Teams (Προαιρετικό - εάν χρειάζεστε Microsoft Teams ενοποίηση)

Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν κάθε βήμα λεπτομερώς.

Βήμα 1: Εγκατάσταση Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών

Ο Παράγοντας εξόδων είναι διαθέσιμος ως μέρος του πακέτου εφαρμογών Copilot για χρηματοοικονομικά και επιχειρησιακά προγράμματα. Όταν εγκαθιστάτε αυτό το πακέτο στο περιβάλλον σας, λαμβάνετε αυτόματα όλα τα απαιτούμενα στοιχεία, συμπεριλαμβανομένου του παράγοντα, των μεταβλητών περιβάλλοντος και των Power Automate ροών.

Για να εγκαταστήσετε την απαιτούμενη εφαρμογή, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης Power Platform στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
2. Από τη λίστα των περιβαλλόντων, επιλέξτε το όνομα περιβάλλοντος όπου θέλετε να εγκαταστήσετε την εφαρμογή.
3. Στη σελίδα λεπτομερειών του περιβάλλοντος (ΟΧΙ από το αριστερό παράθυρο περιήγησης), μεταβείτε στην ενότητα Πόροι και επιλέξτε Εφαρμογές Dynamics 365.
4. Κάντε αναζήτηση για Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών στη λίστα εφαρμογών Dynamics 365. Εάν είναι ήδη εγκατεστημένη και είναι διαθέσιμη μια ενημέρωση, επιλέξτε το κουμπί Ενημέρωση.
5. Εάν η εφαρμογή δεν εμφανίζεται στην περιοχή εφαρμογές Dynamics 365, επιλέξτε Εγκατάσταση εφαρμογής, επιλέξτε Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών και ακολουθήστε τις οδηγίες για να ολοκληρώσετε την εγκατάσταση.
6. Οι εφαρμογές Copilot για χρηματοοικονομικά και Operations πρέπει να είναι 1.0.3231.4 ή νεότερη έκδοση.

Σημείωμα

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο ενεργοποίησης Copilot στο περιβάλλον σας στο Εύρυθμη χρήση δυνατοτήτων Copilot στις εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών.

Υπόδειξη

Για να επαληθεύσετε αν η εγκατάσταση του πακέτου ολοκληρώθηκε με επιτυχία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μεταβείτε στην Power Apps πύλη δημιουργού > επιλέξτε το περιβάλλον σας > επιλέξτε Λύσεις > Ανατρέξτε στο ιστορικό > αναζήτηση και επιλέξτε msdyn_ExpenseAI > Λεπτομέρειες.
2. Ελέγξτε το πεδίο Αποτέλεσμα .
   1. Εάν το αποτέλεσμα εμφανίζει Επιτυχία, το πακέτο εγκαταστάθηκε σωστά.
   2. Εάν το αποτέλεσμα δεν εμφανίζει επιτυχία, η εγκατάσταση απέτυχε.
3. Εάν η εγκατάσταση αποτύχει, διαγράψτε msdyn_FnOCopilotAnchor (ανατρέξτε στην ενότητα κατάργησης εγκατάστασης) και εγκαταστήστε ξανά το Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών.

Βήμα 2: Ενεργοποιήστε τις δυνατότητες παράγοντα στο περιβάλλον σας

Αφού εγκαταστήσετε το πακέτο Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών, ενεργοποιήστε τον Παράγοντα εξόδων μέσα από το περιβάλλον σας Dataverse και χρηματοοικονομικών και λειτουργιών.

Ενεργοποίηση δυνατότητας στο Dataverse

Ενεργοποιήστε τη σημαία δυνατότητας Copilot στο Κέντρο διαχείρισης Power Platform. Για να ενεργοποιήσετε τη σημαία δυνατότητας Copilot, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μετάβαση στο κέντρο διαχείρισης Power Platform.
2. Επιλέξτε Περιβάλλοντα> επιλέξτε το περιβάλλον σας >Ρυθμίσεις>Προϊόν> επιλέξτε Δυνατότητες.
3. Επιβεβαιώστε ότι η σημαία δυνατότητας Copilot είναι ενεργοποιημένη.

Ενεργοποίηση δυνατότητας στο περιβάλλον οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων

Για να ενεργοποιήσετε τον παράγοντα στις εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εισέλθετε στο περιβάλλον οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας.
2. Μεταβείτε στη Διαχείριση δυνατοτήτων και ενεργοποιήστε τη δυνατότητα Καθηλωτική αρχική σελίδα και τις δυνατότητεςΔιαχείρισης παραγόντων.
3. Για να ρυθμίσετε τον Παράγοντα εξόδων (η ρύθμιση είναι ανά νομική οντότητα), μεταβείτε στη Διαχείριση εξόδων>Ρύθμιση>>παράμετροι Διαχείρισης εξόδων.
4. Στην καρτέλα Παράγοντας καταχώρησης εξόδων, ρυθμίστε τις παραμέτρους, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

Παράμετροι	Τιμή	Σχόλια
Ενεργοποίηση παράγοντα εξόδων για την τρέχουσα νομική οντότητα	Ναι	Αλλάξτε την επιλογή σε Ναι για να ενεργοποιήσετε τον παράγοντα για την τρέχουσα νομική οντότητα.
Συχνότητα	Ημερήσια ή εβδομαδιαία	Ρυθμίστε τη συχνότητα για την αυτόματη δημιουργία αναφορών εξόδων στον οργανισμό σας.
Ομαδοποίηση αναφορών κατά	Ταξίδι ή έργο	Ρυθμίστε τις παραμέτρους για την ομαδοποίηση εξόδων βάσει ενός έργου ή ενός ταξιδιού.

Βήμα 3: Δημιουργία ενός χρήστη παράγοντα εξόδων για εκτέλεση παράγοντα

Δημιουργήστε έναν αποκλειστικό χρήστη παράγοντα εξόδων για να εξασφαλίσετε ότι ο παράγοντας εκτελείται ανεξάρτητα από την ταυτότητα οποιουδήποτε υπαλλήλου. Αυτή η προσέγγιση βοηθά με την ασφάλεια, τη διαχειρισιμότητα και τη μακροπρόθεσμη δυνατότητα συντήρησης. Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν υπάρχοντα λογαριασμό χρήστη που έχει τα απαιτούμενα δικαιώματα, χρησιμοποιήστε μια ταυτότητα που ανήκει στο σύστημα.

Δημιουργία του χρήστη Expense Agent στο Αναγνωριστικό Microsoft Entra

1. Εισέλθετε στην Πύλη Azure.
2. Από τις διαθέσιμες υπηρεσίες Azure, επιλέξτε Microsoft Entra ID.
3. Στην περιοχή Microsoft Entra ID, δημιουργήστε έναν νέο χρήστη.
4. Επιλέξτε Προσθήκη>Χρήστης>Δημιουργία νέου χρήστη, και εισαγάγετε τις ακόλουθες λεπτομέρειες.
   • Κύριο όνομα χρήστη
   • Επιλέξτε τον κατάλληλο τομέα
   • Εμφανιζόμενο όνομα
   • Κωδικός πρόσβασης
   • Σημάνετε τον λογαριασμό ως ενεργοποιημένο
5. Για να δείτε τις λεπτομέρειες και να ολοκληρώσετε τη διαδικασία δημιουργίας χρήστη, επιλέξτε Αναθεώρηση + δημιουργία και επιλέξτε Δημιουργία.
6. Από τη σελίδα Χρήστης (Διαχείριση > Χρήστες), επιλέξτε έναν χρήστη και τη σελίδα λεπτομερειών προβολής.
7. Επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων, μεταβείτε στην καρτέλα Ρυθμίσεις και συμπληρώστε την κατάλληλη θέση χρήσης.

Σημείωμα

Ανάλογα με την πολιτική του οργανισμού σας, μπορεί να σας ζητηθεί να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας και να ρυθμίσετε τον έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων (MFA). Ακολουθήστε τα βήματα που κάνετε συνήθως για την αλλαγή του κωδικού πρόσβασης και τη ρύθμιση του MFA.

Εκχώρηση των απαιτούμενων αδειών χρήσης στον χρήστη παράγοντα εξόδων

Για να εγκαταστήσετε με επιτυχία τον Παράγοντα εξόδων, εκχωρήστε τις παρακάτω άδειες χρήσης στον χρήστη του παράγοντα εξόδων:

• Άδεια χρήσης μελών Dynamics 365 Teams
• Microsoft 365 Basic για Επιχειρήσεις ή οποιαδήποτε άδεια χρήσης που καλύπτει Microsoft Teams και Outlook (για παράδειγμα, Office 365 E5 με ομάδες)
• Power Apps Premium

Για να εκχωρήσετε άδειες χρήσης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο κέντρο διαχείρισης Microsoft 365 με έναν χρήστη που έχει πρόσβαση για να εκχωρήσει άδειες χρήσης που είναι χρήστης με διαχειριστή αδειών χρήσης ή νεότερη έκδοση.
2. Επιλέξτε Billing>Licenses>Dynamics 365 Teams Members license.
3. Επιλέξτε +Εκχώρηση αδειών χρήσης.
4. Πραγματοποιήστε αναζήτηση για τον χρήστη παράγοντα εξόδων που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα.
5. Επιλέξτε Εκχώρηση για να ολοκληρώσετε την εκχώρηση άδειας χρήσης.
6. Ακολουθήστε τα βήματα 2 έως 5 για τις άλλες άδειες χρήσης: Microsoft 365 Basic για Επιχειρήσεις και Power Apps Premium επίσης.

Σημείωμα

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο ελέγχου και εκχώρησης αδειών χρήσης στο θέμα Χρήση της σελίδας Ενεργοί χρήστες για την εκχώρηση ή κατάργηση εκχώρησης αδειών χρήσης.

Προσθήκη του χρήστη στο περιβάλλον Power Platform

Για να προσθέσετε τον χρήστη στο περιβάλλον Power Platform, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης Power Platform, και επιλέξτε το κατάλληλο περιβάλλον.

   Υπόδειξη

   Αυτή η σελίδα παρέχει πληροφορίες σχετικά με το αναγνωριστικό περιβάλλοντος για το Dataverse, τη διεύθυνση URL περιβάλλοντος για το Dataverse, τη διεύθυνση URL οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αποθηκεύστε αυτές τις τιμές για χρήση σε μεταγενέστερες ενότητες.

2. Μεταβείτε στην επιλογή Πρόσβαση > Χρήστες > Εμφάνιση όλων.

3. Επιλέξτε Προσθήκη χρήστη, εισαγάγετε τον πρόσφατα δημιουργημένο χρήστη παράγοντα και επιλέξτε Προσθήκη.

4. Στη σελίδα Διαχείριση ρόλων ασφαλείας , προσθέστε τους ακόλουθους ρόλους.

   • Ρόλος παράγοντα AI εξόδων
   • Διαχειριστής παραμετροποίησης παράγοντα οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων
   • Υπεύθυνος προσαρμογής συστήματος

5. Για να επιβεβαιώσετε τις αναθέσεις ρόλου, επιλέξτε Αποθήκευση.

Αυτοί οι ρόλοι παρέχουν πρόσβαση στο Dataverse και Power Automate στοιχεία που χρειάζεται ο παράγοντας για να λειτουργήσει.

Υπόδειξη

Εάν ο χρήστης υπάρχει ήδη και χρειάζεται μόνο να εκχωρήσετε ρόλους, μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης του Power Platform και επιλέξτε το κατάλληλο περιβάλλον.

1. Μεταβείτε στην επιλογή Πρόσβαση > Χρήστες > Εμφάνιση όλων.
2. Επιλέξτε τον χρήστη του παράγοντα που δημιουργήθηκε.
3. Επιλέξτε Διαχείριση ρόλων και εκχωρήστε τους ρόλους.

Εκχώρηση του απαιτούμενου ρόλου στο περιβάλλον οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων

Για να αναθέσετε τον ρόλο ExpenseAgentRole στο περιβάλλον χρηματοδότησης και λειτουργιών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στο περιβάλλον οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, μεταβείτε στην επιλογήΔιαχείριση συστήματος>Χρήστες.
2. Δημιουργήστε μια καρτέλα χρήστη για τον χρήστη παράγοντα.
3. Μετά τη δημιουργία του χρήστη, μεταβείτε στην ενότητα ρόλων του χρήστη, επιλέξτε Ανάθεση ρόλων και κάντε αναζήτηση για ExpenseAgentRole.
4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Σημείωμα

Το ExpenseAgentRole είναι διαθέσιμο στην έκδοση εφαρμογών finance and operations από το 10.0.44 (10.0.2263.81) και 10.0.45 (10.0.2345.6) και με Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών έκδοση 1.0.3121.1

Εκχώρηση πρόσβασης στην κοινόχρηστη πρόσβαση γραμματοκιβωτίου

Ο χρήστης πράκτορας πρέπει να έχει το δικαίωμα Mail.Read.Shared στο Microsoft Graph. Αυτό το δικαίωμα επιτρέπει στον παράγοντα να διαβάζει αποδείξεις από το διαμορφωμένο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο κατά την εκτέλεση της ροής.

Για να εκχωρήσετε πρόσβαση στην κοινόχρηστη πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μεταβείτε στο Microsoft Graph Explorer και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τον χρήστη που δημιουργήσατε για τον πράκτορα .
2. Επιλέξτε το εικονίδιο χρήστη στην επάνω δεξιά γωνία > επιλέξτε Συγκατάθεση για δικαιώματα.
3. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού για Αλληλογραφία> αναζήτηση για Mail.Read.Shared> επιλέξτε Συγκατάθεση και επιλέξτε Αποδοχή.

Σύνοψη των απαιτούμενων ρόλων για τον χρήστη του παράγοντα που δημιουργήθηκε

Περιβάλλον	Ρόλοι	Σχόλια
Dataverse	Ρόλος παράγοντα AI εξόδων Διαχειριστής Διαμόρφωσης Πράκτορα Χρηματοοικονομικών και Λειτουργιών Υπεύθυνος προσαρμογής συστήματος	Οι αναφερόμενοι ρόλοι επιτρέπουν στον παράγοντα να αλληλεπιδρά με Power Automate ροές, μεταβλητές περιβάλλοντος και εικονικές οντότητες που συνδέονται σε Dynamics 365 Finance
Finance and Operations	ExpenseAgentRole Χρήστης συστήματος	Αυτός ο ρόλος απαιτείται για τον παράγοντα να δημιουργεί και να διαχειρίζεται καταχωρήσεις εξόδων στο περιβάλλον εφαρμογών οικονομικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Note: ExpenseAgentRole είναι διαθέσιμο στην έκδοση finance and operations apps from 10.0.44 (10.0.2263.81) και 10.0.45 (45 10.0.2345.6) και με Copilot για εφαρμογές χρηματοδότησης και λειτουργιών έκδοση 1.0.3121.1
Κοινόχρηστη πρόσβαση γραμματοκιβωτίου με χρήση του Graph Explorer	Mail.Read.Shared	Microsoft Graph δικαιώματα που επιτρέπουν στον agent να διαβάζει αποδείξεις από το ρυθμισμένο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο κατά την εκτέλεση της ροής.

Βήμα 4: Ρύθμιση του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου

Ο παράγοντας εξόδων χρησιμοποιεί ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο για τη λήψη και επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απόδειξης. Ένας χρήστης με τον ρόλο διαχειριστή Exchange πρέπει να δημιουργήσει και να ρυθμίσει τις παραμέτρους αυτού του γραμματοκιβωτίου στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365.

Για να δημιουργήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο Διαχείριση Microsoft 365 Center χρησιμοποιώντας έναν λογαριασμό διαχειριστή Exchange.

2. Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, επιλέξτε Teams & Ομάδες>Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.

   Υπόδειξη

   Ίσως χρειαστεί να επιλέξετε Εμφάνιση όλων για να αναπτύξετε την πλήρη λίστα.

3. Επιλέξτε Προσθήκη κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.

4. Εισαγάγετε ένα όνομα και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

5. Επιλέξτε Αποθήκευση αλλαγών.

6. Στην περιοχή Επόμενα βήματα, επιλέξτε Προσθήκη μελών σε αυτό το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. (Η διαχείριση των μελών μπορεί να χρειαστεί μερικά λεπτά για να γίνει διαθέσιμη.)

7. Επιλέξτε Προσθήκη μελών

8. Επιλέξτε τον δημιουργημένο χρήστη παράγοντα και οποιονδήποτε άλλο που θα πρέπει να παρακολουθεί το γραμματοκιβώτιο και επιλέξτε Προσθήκη.

9. Επιλέξτε Κλείσιμο.

Σημείωμα

Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο επόμενο βήμα. Αφού ρυθμίσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, πρέπει να καταχωρήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του και τη διαδρομή φακέλου (από προεπιλογή έχει οριστεί σε Εισερχόμενα) ως μεταβλητές περιβάλλοντος όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους του Παράγοντα Ώρας και Εξόδων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο Βήμα 5: Ρύθμιση του παράγοντα εξόδων.

Βήμα 5: Ρύθμιση του παράγοντα εξόδων

Για να ρυθμίσετε τον Παράγοντα εξόδων, ακολουθήστε τα βήματα στο θέμα Χρήση του εργαλείου ανάπτυξης παράγοντα.

Δημοσίευση της λύσης

Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση παραμέτρων όλων των μεταβλητών περιβάλλοντος και ροών, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημοσιεύσετε τη λύση.

1. Στο Power Apps, μεταβείτε στο Λύσεις.
2. Επιλέξτε το περιβάλλον και τη λύση σας.
3. Επιλέξτε Δημοσίευση όλων των προσαρμογών.

Όταν ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, ο Παράγοντας εξόδων είναι πλήρως ρυθμισμένος και έτοιμος για χρήση.

Βήμα 6: Ενεργοποίηση του παράγοντα εξόδων σε Microsoft Teams (προαιρετικό)

Για να ενεργοποιήσετε την επικοινωνία που βασίζεται στο Teams για τον Παράγοντα εξόδων, προσθέστε το κανάλι Teams στον παράγοντα στο Power Apps. Ο παράγοντας μπορεί, στη συνέχεια, να στείλει προσαρμόσιμες κάρτες μέσω του Teams.

Ενεργοποίηση του καναλιού Teams

Για να ενεργοποιήσετε το κανάλι Teams, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πραγματοποιήστε είσοδο στο Copilot Studio και επιλέξτε το σωστό περιβάλλον.
2. Στην καρτέλα Παράγοντες, επιλέξτε Παράγοντας καταχώρησης εξόδων.
3. Στην προβολή παράγοντα, στην καρτέλα Channels, επιλέξτε Teams και Microsoft 365 Copilot.
4. Επιλέξτε Προσθήκη καναλιού για να ενεργοποιήσετε την ενοποίηση του Teams και ακολουθήστε τα βήματα στην ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων διαθεσιμότητας εφαρμογής Teams για να ρυθμίσετε τους χρήστες που θέλετε να κάνουν κοινή χρήση της εφαρμογής.

Μάθετε περισσότερα στο Άνοιγμα του πίνακα ρύθμισης παραμέτρων για το κανάλι Teams + Microsoft 365.

Ρύθμιση παραμέτρων διαθεσιμότητας εφαρμογών Teams

Για να ρυθμίσετε τη διαθεσιμότητα της εφαρμογής Teams, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μετά τη δημιουργία της εφαρμογής Teams, επιλέξτε Επιλογές διαθεσιμότητας.

2. Επιλέξτε τα άτομα στα οποία θέλετε να κοινοποιήσετε την εφαρμογή:

   • Συγκεκριμένοι χρήστες εντός του οργανισμού
   • Ολόκληρος ο οργανισμός

3. Υποβάλετε την εφαρμογή για έγκριση.

Δημοσίευση της εφαρμογής στο κέντρο διαχείρισης του Teams

Για να δημοσιεύσετε την εφαρμογή στο κέντρο διαχείρισης του Teams, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εισέλθετε στο κέντρο διαχείρισης του Teams.
2. Μεταβείτε στην εφαρμογή > teams Διαχείριση εφαρμογών. Κάντε αναζήτηση για "έξοδα" και επιλέξτε την εφαρμογή Expense Entry Agent όπου η κατάσταση της εφαρμογής είναι αποκλεισμένη.
3. Επιλέξτε Δημοσίευση για να ξεμπλοκάρετε την εφαρμογή. Όταν η ενέργεια δημοσίευσης ολοκληρωθεί με επιτυχία, βεβαιωθείτε ότι η κατάσταση της εφαρμογής αλλάζει σε αναίρεση αποκλεισμού.

Μάθετε περισσότερα στο Σύνδεση και ρύθμιση παραμέτρων ενός παράγοντα για teams και Microsoft 365.

Όταν ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, ο παράγοντας εξόδων σας είναι έτοιμος για χρήση.

Σημείωμα

Μπορείτε, επίσης, να παρέχετε σχόλια για τις γραμμές εξόδων και τις αναφορές που δημιουργούνται από τον παράγοντα, χρησιμοποιώντας τα εικονίδια επιδοκκωπίας και αποδόκισης καθώς και το αναδυόμενο παράθυρο σχολίων εντός του περιβάλλοντος Dynamics 365 Finance.

Κατάργηση εγκατάστασης παράγοντα εξόδων

Για να καταργήσετε την εγκατάσταση του Παράγοντα εξόδων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Εισέλθετε στην πύλη δημιουργού του Microsoft Power Apps.
2. Επιλέξτε Λύσεις, κάντε αναζήτηση για msdyn_ExpenseAI, επιλέξτε τις τρεις τελείες και επιλέξτε Διαγραφή.
3. Κάντε αναζήτηση για msdyn_FnOCopilotAnchor και διαγράψτε τη λύση.