Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της δημιουργίας αρχείων PDF από καρτέλες πωλήσεων

Δώστε τη δυνατότητα στους χρήστες σας να δημιουργήσουν και να μοιραστούν αρχεία PDF με επαγγελματική εμφάνιση των καρτελών οντοτήτων πωλήσεων με πελάτες.

Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου

Τύπος απαίτησης	Πρέπει να έχετε
Άδεια χρήσης	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ή Dynamics 365 Sales Professional Περισσότερες πληροφορίες: Τιμολόγηση Dynamics 365 Sales
Ρόλοι ασφαλείας	Διαχειριστής συστήματος Περισσότερες πληροφορίες: Προκαθορισμένοι ρόλοι ασφαλείας για Sales

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση δημιουργίας PDF

Η δυνατότητα δημιουργίας PDF επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν αρχεία PDF απευθείας από καρτέλες Dynamics 365. Η δυνατότητα δημιουργίας αρχείων PDF υποστηρίζεται για τις ακόλουθες οντότητες: Λογαριασμοί, Επαφές, Υποψήφιοι πελάτες, Ευκαιρίες, Προσφορές, Παραγγελίες και Τιμολόγια, τόσο σε εφαρμογές web όσο και σε εφαρμογές για κινητά. Μπορείτε να επιλέξετε τις οντότητες για τις οποίες θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF.

Ανάλογα με την άδεια χρήσης του Dynamics 365 Sales που έχετε, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες καρτέλες για συγκεκριμένες πληροφορίες:

Σημαντικό

Με το κύμα 2 της έκδοσης 2020, η ικανότητα δημιουργίας PDF έχει ενισχυθεί για να υποστηρίξει όλες τις προσαρμοσμένες οντότητες. Οι βελτιώσεις PDF περιορίζονται στην εμπειρία web και δεν είναι διαθέσιμες στην εφαρμογή για κινητές συσκευές. Εάν δεν έχετε επιλέξει ή εάν χρησιμοποιείτε το Κέντρο πωλήσεων στην εφαρμογή για κινητές συσκευές, θα δείτε την παλιά εμπειρία.

Sales Premium ή Sales Enterprise

Για ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της δημιουργίας PDF:

1. Στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης επιλέξτε Αλλαγή περιοχής και μετά επιλέξτε Ρυθμίσεις εφαρμογής.

2. Στο χάρτη τοποθεσίας, επιλέξτε Επισκόπηση και αναζητήστε την επιλογή Μετατροπή σε PDF στο πλαίσιο αναζήτησης. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε εργαλεία οργανισμού Εργαλεία οργανισμού>Εργαλεία παραγωγικότητας και μετά επιλέξτε Μετατροπή σε PDF.

3. Στη σελίδα Μετατροπή σε PDF, επιλέξτε τις οντότητες για τις οποίες θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα δημιουργίας PDF.

   

   1. Για να δείτε μόνο τις οντότητες στις οποίες είναι ενεργοποιημένη η δημιουργία PDF τη δεδομένη στιγμή, ενεργοποιήστε την εναλλαγή Εμφάνιση μόνο ενεργοποιημένων οντοτήτων.
   2. Για να φιλτράρετε τη λίστα των οντοτήτων και να βρείτε μια συγκεκριμένη οντότητα στην οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF, χρησιμοποιήστε το πεδίο Φιλτράρισμα κατά όνομα οντότητας. Για παράδειγμα, για να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF στην οντότητα Ευκαιρία, εισαγάγετε opp και θα εμφανιστεί η λίστα ονομάτων οντοτήτων φιλτραρισμένη ώστε να εμφανίζει τα ονόματα των οντοτήτων που ξεκινούν από opp.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.
   Η δημιουργία PDF είναι ενεργοποιημένη για τις επιλεγμένες οντότητες.

5. Εξετάστε τα έτοιμα πρότυπα και δημιουργήστε νέα πρότυπα σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και διαχείριση προτύπων Word.

   Σημείωμα

   Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF για μια καρτέλα οντότητας, εάν δεν υπάρχει διαθέσιμο πρότυπο για αυτήν την οντότητα.

Μετά την ενεργοποίηση της δημιουργίας PDF, οι πωλητές θα είναι σε θέση να δημιουργήσουν ένα PDF, να το κατεβάσουν στον τοπικό υπολογιστή τους, να το αποθηκεύσουν στο Dynamics 365 ως Σημειώσεις ή να το αποθηκεύσουν στο SharePoint.

Σημαντικό

• Το κουμπί Αποθήκευση σε SharePoint είναι διαθέσιμο σε χρήστες όταν έχει ενεργοποιηθεί η ενοποίηση SharePoint για τον οργανισμό σας και το πλαίσιο ελέγχου Διαχείριση εγγράφων είναι επιλεγμένο στη σελίδα οντότητας. Εάν δεν βλέπουν το κουμπί, βεβαιωθείτε ότι έχουν ενεργοποιηθεί η ενοποίηση SharePoint και η διαχείριση εγγράφων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο ελέγχου Διαχείριση εγγράφων, ανατρέξτε στο Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση επιλογών οντότητας.
• Το κουμπί Αποθήκευση στο Dynamics είναι διαθέσιμο σε χρήστες εάν έχουν ενεργοποιηθεί οι Σημειώσεις για την κύρια οντότητα. Εάν δεν βλέπετε το κουμπί, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Σημειώσεις (περιλαμβάνει το Συνημμένο) είναι επιλεγμένο στη σελίδα οντότητας, στην περιοχή Προσαρμογή. Από προεπιλογή, οι σημειώσεις ενεργοποιούνται σε όλες τις έτοιμες οντότητες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο ελέγχου Σημειώσεις, ανατρέξτε στο θέμα Επιλογές οντότητας που μπορούν να ενεργοποιηθούν μόνο.

Sales Professional

Για ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της δημιουργίας PDF:

1. Στον χάρτη τοποθεσίας, στην περιοχή Ρύθμιση παραμέτρων, επιλέξτε Ρυθμίσεις Sales.

2. Στις Ρυθμίσεις για προχωρημένους, επιλέξτε Δημιουργία PDF.

3. Στη σελίδα Μετατροπή σε PDF, επιλέξτε τις οντότητες για τις οποίες θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα δημιουργίας PDF.

   

   1. Για να δείτε μόνο τις οντότητες στις οποίες η δημιουργία PDF είναι ενεργοποιημένη τη δεδομένη στιγμή, ορίστε την επιλογή Εμφάνιση μόνο των οντοτήτων που έχουν ενεργοποιηθεί σε Ναι.
   2. Για να φιλτράρετε τη λίστα των οντοτήτων και να βρείτε μια συγκεκριμένη οντότητα στην οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF, χρησιμοποιήστε το πεδίο Φιλτράρισμα κατά όνομα οντότητας. Για παράδειγμα, για να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF στην οντότητα Ευκαιρία, εισαγάγετε opp και θα εμφανιστεί η λίστα ονομάτων οντοτήτων φιλτραρισμένη ώστε να εμφανίζει τα ονόματα των οντοτήτων που ξεκινούν από opp.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση. Η δημιουργία PDF είναι ενεργοποιημένη για τις επιλεγμένες οντότητες.

5. Εξετάστε τα έτοιμα πρότυπα και δημιουργήστε νέα πρότυπα σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε τη Χρήση προτύπων του Word για να δημιουργήσετε τυποποιημένα έγγραφα.

   Σημείωμα

   Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF για μια καρτέλα οντότητας, εάν δεν υπάρχει διαθέσιμο πρότυπο για αυτήν την οντότητα.

Μετά την ενεργοποίηση της δημιουργίας PDF, οι πωλητές θα είναι σε θέση να δημιουργήσουν ένα PDF, να το κατεβάσουν στον τοπικό υπολογιστή τους, να το αποθηκεύσουν στο Dynamics 365 ως Σημειώσεις ή να το αποθηκεύσουν στο SharePoint.

Σημαντικό

• Το κουμπί Αποθήκευση σε SharePoint είναι διαθέσιμο σε χρήστες όταν έχει ενεργοποιηθεί η ενοποίηση SharePoint για τον οργανισμό σας και το πλαίσιο ελέγχου Διαχείριση εγγράφων είναι επιλεγμένο στη σελίδα οντότητας. Εάν δεν βλέπουν το κουμπί, βεβαιωθείτε ότι έχουν ενεργοποιηθεί η ενοποίηση SharePoint και η διαχείριση εγγράφων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο ελέγχου Διαχείριση εγγράφων, ανατρέξτε στο Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση επιλογών οντότητας.
• Το κουμπί Αποθήκευση στο Dynamics είναι διαθέσιμο σε χρήστες εάν έχουν ενεργοποιηθεί οι Σημειώσεις για την κύρια οντότητα. Εάν δεν βλέπετε το κουμπί, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Σημειώσεις (περιλαμβάνει το Συνημμένο) είναι επιλεγμένο στη σελίδα οντότητας, στην περιοχή Προσαρμογή. Από προεπιλογή, οι σημειώσεις ενεργοποιούνται σε όλες τις έτοιμες οντότητες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πλαίσιο ελέγχου Σημειώσεις, ανατρέξτε στο θέμα Επιλογές οντότητας που μπορούν να ενεργοποιηθούν μόνο.

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση δημιουργίας PDF αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για κινητές συσκευές Dynamics 365 για τηλέφωνα

Αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για κινητές συσκευέςDynamics 365 για τηλέφωνα , μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα δημιουργίας αρχείων PDF μόνο στις ακόλουθες οντότητες: Λογαριασμοί, Επαφές, Υποψήφιοι πελάτες, Ευκαιρίες, Προσφορές, Παραγγελίες και Τιμολόγια.

1. Στον χάρτη τοποθεσίας, στην περιοχή Ρύθμιση παραμέτρων, επιλέξτε Ρυθμίσεις Sales.

2. Στις Ρυθμίσεις για προχωρημένους, επιλέξτε Δημιουργία PDF.

3. Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF, στη σελίδα Δημιουργία αρχείου PDF, κάτω από το στοιχείο Επιλέξτε εάν τα αρχεία PDF μπορούν να δημιουργηθούν, να αποθηκευτούν και να αποσταλούν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε καρτέλες οντοτήτων του Dynamics 365 Sales, ορίστε την οντότητα σε Ενεργοποιημένη ή Απενεργοποιημένη. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF σε καρτέλες Ευκαιρία, ορίστε την εναλλαγή ευκαιριών σε Ενεργοποιημένη.

   

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Δεν μπορείτε να βρείτε τις επιλογές στην εφαρμογή σας;

Υπάρχουν τρεις πιθανότητες:

• Δεν έχετε την απαραίτητη άδεια χρήσης ή ρόλο. Ελέγξτε την ενότητα Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου στο επάνω μέρος αυτής της σελίδας.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα.
• Ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μια προσαρμοσμένη εφαρμογή. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για τα ακριβή βήματα. Τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο αφορούν ειδικά τις έτοιμες εφαρμογές Κέντρο πωλήσεων και Sales Professional.

Σχετικές πληροφορίες

Δημιουργία αρχείων PDF από καρτέλες πωλήσεων