Αυτόματη καταγραφή
Χρησιμοποιήστε την αυτόματη καταγραφή για να καταγράψετε δραστηριότητες που σχετίζονται με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις επαφές σας και να τις εμφανίσετε σε χρονοδιάγραμμα.
Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου
| Τύπος απαίτησης | Πρέπει να έχετε |
|---|---|
| Άδεια | Dynamics 365 Sales Premium ή Dynamics 365 Sales Enterprise Περισσότερες πληροφορίες: Τιμολόγηση Dynamics 365 Sales |
| Ρόλοι ασφαλείας | Οποιοσδήποτε κύριος ρόλος πωλήσεων, όπως πωλητής ή διευθυντής πωλήσεων Περισσότερες πληροφορίες: Πρωτεύοντες ρόλοι πωλήσεων |
Τι είναι η αυτόματη καταγραφή;
Οι δραστηριότητες που καταγράφονται από τη δυνατότητα αυτόματης καταγραφής εμφανίζονται στο χρονοδιάγραμμα του Dynamics 365 Sales. Η δυνατότητα εντοπίζει δραστηριότητες εφαρμόζοντας ένα σύνολο κανόνων που αφορούν ειδικά τον τύπο καρτέλας. Για παράδειγμα, όταν κοιτάτε μια ευκαιρία μέσα στο Microsoft Dynamics 365 Sales, η γραμμή χρόνου εμφανίζει όλες τις δραστηριότητες που έχετε καταγράψει. Επιπλέον, εμφανίζει προτάσεις για έως και 50 πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις από τις τελευταίες τρεις ημέρες στον λογαριασμό σας στο Outlook που σχετίζονται με την κύρια επαφή για την ευκαιρία ή τους ενδιαφερόμενους φορείς της.
Σημείωμα
Η πρόταση συνάντησης αρχίζει να εμφανίζεται στη λωρίδα χρόνου τρεις ημέρες πριν από την πραγματική ώρα της συνάντησης.
Στις παρακάτω εικόνες παρουσιάζεται ο τρόπος με τον οποίο παρακολουθούνται και καταγράφονται αυτόματα (δεν παρακολουθούνται ακόμα) τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι συσκέψεις εμφανίζονται στη λωρίδα χρόνου:
Αυτόματη καταγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεων: Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι συσκέψεις εντοπίστηκαν από την αυτόματη καταγραφή ως σχετικά με την τρέχουσα καρτέλα, αλλά εξακολουθούν να είναι ιδιωτικά, επομένως μόνο εσείς μπορείτε να τα δείτε. Σε σύγκριση με τα μηνύματα που παρακολουθούνται, αυτά τα μηνύματα εμφανίζονται ως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συσκέψεις που δεν παρακολουθούνται. Στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν παρακολουθείται.
Σημείωμα
Από την έκδοση 9.2.24031.00102, το Dynamics 365 Sales ακολουθεί την αρχή της πρόσβασης με τα λιγότερο προνόμια, γεγονός που εμποδίζει την πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συναντήσεις που δεν παρακολουθείται για χρήστες που έχουν πολιτικές πρόσβασης υπό όρους στους μισθωτές τους. Εάν δεν βλέπετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις συσκέψεις που δεν έχουν παρακολουθηθεί, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για να επαληθεύσετε αν το πρόβλημα οφείλεται σε πολιτικές πρόσβασης υπό όρους για τον μισθωτή σας. Εναλλακτικά, το Διαχειριστής σας μπορεί να ενεργοποιήσει Microsoft 365 Copilot τις πωλήσεις στο Outlook , ώστε να μπορείτε να καταγράφετε μεμονωμένες δραστηριότητες ή συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή για αυτόματη παρακολούθηση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεων.
Σύνδεσμος παρακολούθησης: Επιλέξτε το εικονίδιο Παρακολούθηση σε μια δραστηριότητα χωρίς παρακολούθηση που καταγράφεται από την αυτόματη καταγραφή, καθιστώντας την ορατή σε όλους όσους έχουν πρόσβαση στη λωρίδα χρόνου αυτής της συγκεκριμένης καρτέλας. Οι δραστηριότητες που βρίσκει η αυτόματη καταγραφή είναι ορατές μόνο σε εσάς, έτσι άλλα μέλη της ομάδας πωλήσεών σας δεν θα μπορούν να τις δουν στο Dynamics 365 Sales. Όταν επιλέξετε τη σύνδεση Παρακολούθηση σε οποιοδήποτε μήνυμα που έχει καταγραφεί αυτόματα, το μετατρέπετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθείται, το οποίο αποθηκεύει τη δραστηριότητα στη βάση δεδομένων του Dynamics 365 Sales και το καθιστά ορατό σε άλλα μέλη της ομάδας σας. Ίσως χρειαστούν μερικά λεπτά για να μεταβεί μια δραστηριότητα από κατάσταση μη παρακολούθησης σε κατάσταση παρακολούθησης. Κατά τη διάρκεια αυτού του διαστήματος, εμφανίζεται ένα μήνυμα Παρακολούθηση σε εκκρεμότητα.
Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις που παρακολουθούνται: Το σύμβολο φακέλου υποδεικνύει ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη παρακολουθείται ήδη, επομένως έχει ήδη εισαχθεί στο Sales και είναι κοινόχρηστο με την ομάδα σας.
Όπως συμβαίνει και με άλλους τύπους πλακιδίων δραστηριότητας που εμφανίζονται στη λωρίδα χρόνου, μπορείτε να επιλέξετε το πλακίδιο για να αναπτύξετε ή να συμπτύξετε το περιεχόμενο στο πλακίδιο.
Ποιες δραστηριότητες καταγράφονται;
Η αυτόματη καταγραφή υποβάλλει ερώτημα στον λογαριασμό σας στο Outlook και αναζητά δραστηριότητες που σχετίζονται με την καρτέλα που αναζητάτε. Ο ακόλουθος πίνακας συνοψίζει τον τρόπο που η αυτόματη καταγραφή προσδιορίζει σχετικές δραστηριότητες.
| Τύπος οντότητας | Ταιριάζει τις τιμές πεδίων με τις διευθύνσεις Προς, Κοιν. ή Από κάθε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σύσκεψης |
|---|---|
| Λογαριασμός | Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της αναφερόμενης κύριας επαφής. Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των κορυφαίων 50 επαφών που έχουν τον λογαριασμό ως γονικός λογαριασμός τους. Όλες οι διευθύνσεις Email που ορίζονται για την ίδια την καρτέλα λογαριασμού. |
| Ευκαιρία | Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρεται για την επαφή ευκαιρίας. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιασδήποτε επαφής στη λίστα ενδιαφερομένων . Όλες οι διευθύνσεις Email που ορίζονται για την ίδια την καρτέλα ευκαιρίας. Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επαφών του λογαριασμού που συνδέεται με την ευκαιρία. Αν η ευκαιρία συνδέεται με έναν υποψήφιο πελάτη, η διεύθυνση Email της επαφής στον υποψήφιο πελάτη. |
| Υποψήφιος πελάτης | Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρεται στην ενότητα Επικοινωνία . Όλες οι διευθύνσεις Email που ορίζονται για την ίδια την καρτέλα υποψήφιου πελάτη. |
| Επαφή | Όλες οι διευθύνσεις Email που ορίζονται για την ίδια την καρτέλα επαφής. |
| Προσαρμοσμένες οντότητες | Για τα πεδία λογαριασμού: η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την Κύρια επαφή του λογαριασμού, καθώς και όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ορίζονται για την ίδια την καρτέλα λογαριασμού. Για τα πεδία επαφή: όλες οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ορίζονται για την καρτέλα επαφής. Για τα πεδία πελάτη που αναφέρονται σε μια επαφή: όλες οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ορίζονται για την καρτέλα επαφής. Για τα πεδία πελάτη που αναφέρονται σε έναν λογαριασμό: η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την Κύρια επαφή που αναφέρεται καθώς και όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ορίζονται για την ίδια την καρτέλα λογαριασμού. |