Κοινή χρήση μέσω

Καθορισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται αυτόματα

  • Άρθρο

Με τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή και το Dynamics 365 App for Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ληφθέντα μηνύματα σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών όπως Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, Field Service και Project Service Automation.

Από προεπιλογή, η διεργασία συγχρονισμού αξιολογεί μόνο τα μηνύματα στον φάκελο "Εισερχόμενα" ενός γραμματοκιβωτίου για αυτόματη παρακολούθηση. Η επεξεργασία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκεται σε έναν υποφακέλου των εισερχομένων γίνεται μόνο αν ο υποφακέλους έχει ρυθμιστεί για παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου, ακόμα και εάν μετακινήσετε ένα μήνυμα πίσω στο φάκελο "Εισερχόμενα" πριν τον επόμενο συγχρονισμό. Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή παρακολουθεί την ημερομηνία λήψης της τελευταίας αποστολής του μέσω διαδικασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά τη διάρκεια του επόμενου κύκλου συγχρονισμού, αξιολογεί μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται μετά από αυτήν την ημερομηνία και ώρα. Για να επεξεργαστείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν βρίσκεται στον φάκελο "Εισερχόμενα", χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες επιλογές:

  • Παρακολούθηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας την Παρακολούθηση κατηγορίας του Outlook ή Dynamics 365 App for Outlook.
  • Αλλάξτε την ημερομηνία Επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από στην καρτέλα γραμματοκιβωτίου σε μια ημερομηνία πριν από την ημερομηνία λήψης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα χρειαστεί να προσθέσετε αυτό το πεδίο στη φόρμα καρτέλας γραμματοκιβωτίου, καθώς δεν είναι ορατό από προεπιλογή.
  • Επιλέξτε Δοκιμή και Ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίου στην καρτέλα γραμματοκιβωτίου στο Dynamics 365.

Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν ένα φίλτρο για να καθορίσουν ποια μηνύματα θα παρακολουθούνται ως δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  • Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνει ο χρήστης παρακολουθούνται στο Dynamics 365 ως δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Παρακολουθούνται μόνο οι απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται ως δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Αυτή η επιλογή είναι ενεργή από προεπιλογή. Το σύστημα συσχετίζει μια απάντηση με ένα μήνυμα που παρακολουθείται μετά το φιλτράρισμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένας διαχειριστής μπορεί να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει τον συσχετισμό ηλεκτρονικών μηνυμάτων στην καρτέλα Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις Ρυθμίσεις συστήματος σε επίπεδο οργανισμού.

  • Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υποψήφιους πελάτες, επαφές και λογαριασμούς: Μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλύουν μια έναν υποψήφιο πελάτη, επαφή ή λογαριασμό στο Dynamics 365 παρακολουθούνται ως δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από καρτέλες με δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Τα μηνύματα από οποιαδήποτε καρτέλα που επιλύεται σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Dynamics 365, συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων πινάκων, παρακολουθούνται ως δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Κανένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Κανένα μήνυμα που λαμβάνει ο χρήστης παρακολουθείτε αυτόματα ως δραστηριότητες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτές οι επιλογές μπορούν να ορίζονται για την αυτόματη παρακολούθηση απεσταλμένων στοιχείων. Επίσης, μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να λειτουργούν σε ουρές και γραμματοκιβώτια ουρών.

Στιγμιότυπο οθόνης των επιλογών φίλτρου για αυτόματη μετατροπή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε δραστηριότητες.

Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ένας χρήστης παρακολουθεί με μη αυτόματο τρόπο στο Outlook χρησιμοποιώντας Dynamics 365 App for Outlookπαρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου ή κατηγορία του Outlook συγχρονίζεται με το Dynamics 365 ανεξάρτητα από την επιλογή φίλτρου που έχει ορίσει ο χρήστης για αυτόματη παρακολούθηση.

Για να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση εισερχόμενων μηνυμάτων για συγκεκριμένους χρήστες, ένας διαχειριστής μπορεί να ορίσει την επιλογή Εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε "Κανένα στη φόρμα Γραμματοκιβώτιο.

Χρήση συνομιλιών για παρακολούθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή χρησιμοποιεί τις ακόλουθες πληροφορίες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προσδιορίσει εάν συσχετίζεται με ένα υπάρχον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθείται στο Dynamics 365:

  • Αναγνωριστικό μηνύματος: Προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι κρυφό στο περιβάλλον εργασίας χρήστη της εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • InReplyTo: Περιέχει το MessageId στο οποίο απαντάει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι κρυφό στο περιβάλλον εργασίας χρήστη της εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Εάν ένας πελάτης απαντήσει σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αλλάξει τη γραμμή θέματος, η εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να καταργήσει την τιμή InReplyTo από την απάντηση. Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή και το Dynamics 365 δεν μπορούν να συσχετίσουν την απάντηση με ένα προηγούμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς αυτήν. Η έκδοση επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook αποτρέπει την κατάργηση της τιμής InReplyTo όταν ένας χρήστης απαντά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αλλάζει το θέμα.

  • ConversationIndex: Συσχετίζει ένα μήνυμα με μια συνομιλία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι κρυφό στο περιβάλλον εργασίας χρήστη της εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Διακριτικό παρακολούθησης σε θέμα: Μια έννοια του Dynamics 365, έχει σήμανση απευθείας στη γραμμή θέματος.

  • Λέξεις θέματος και παραλήπτες: Χρησιμοποιεί έξυπνη αντιστοίχιση, μια έννοια του Dynamics 365, βάσει της ρύθμισης παραμέτρων.

Η λογική συσχέτισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περνά από τις παρακάτω επιλογές με τη σειρά:

  1. Συσχέτιση InReplyTo: Εάν η τιμή InReplyTo ταιριάζει με το MessageId ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπάρχει ήδη στο Dynamics 365, το νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίζεται με το υπάρχον. Αυτή είναι η προεπιλογή και συνιστούμε να μην την αλλάξετε. Η συσχέτιση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ακριβής, χωρίς ψευδή θετικά αποτελέσματα.

  2. Συσχέτιση διακριτικού παρακολούθησης: Εάν το θέμα περιέχει ένα διακριτικό παρακολούθησης και ταιριάζει με το διακριτικό παρακολούθησης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπάρχει ήδη στο Dynamics 365, το νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίζεται με το υπάρχον. Αυτή η επιλογή είναι ενεργή από προεπιλογή. Το διακριτικό παρακολούθησης είναι ορατό στον χρήστη και μπορεί να αλλάξει, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει ψευδή συσχέτιση.

  3. Ευρετήριο συνομιλίας: Εάν η τιμή ConversationIndex ταιριάζει με το ConversationIndex ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπάρχει ήδη στο Dynamics 365, το νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίζεται με το υπάρχον.

  4. Έξυπνη αντιστοίχιση: Το σύστημα αναζητά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκεται ήδη στο Dynamics 365 για τους παραλήπτες και τις λέξεις στη γραμμή θέματος. Εάν βρει μία με παρόμοιους παραλήπτες και αρκετές λέξεις θέματος που συμφωνούν, συσχετίζει τα δύο μηνύματα. Δεν συνιστούμε αυτήν την επιλογή, καθώς η έξυπνη αντιστοίχιση μπορεί να προκαλέσει ψευδή θετικά αποτελέσματα. Ωστόσο, είναι διαθέσιμη σε περίπτωση που χρειαστεί να συσχετίσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν ανήκουν στην ίδια συνομιλία.

Πώς να προσδιορίσετε αν και γιατί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθείται αυτόματα

Οι ρυθμίσεις σε επίπεδο οργανισμού και οι ρυθμίσεις για μεμονωμένους χρήστες και ουρές καθορίζουν ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθούνται αυτόματα. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε στήλες στον πίνακα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προσδιοριστεί εάν και γιατί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθείται αυτόματα. Προσθέστε τες σε μια προβολή πρόσθετων κριτηρίων εύρεσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μπορέσετε α κατανοήσετε γιατί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθείται και εάν συσχετίστηκε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνταν προηγουμένως.

Column Περιγραφή
Οντότητα αποδοχής Ο χρήστης ή η ουρά που έλαβε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ρυθμίστηκε για την αυτόματη παρακολούθηση του. Για παράδειγμα, εάν μια ουρά με το όνομα Πωλήσεις η οποία έχει ρυθμιστεί για την παρακολούθηση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε η ουρά Πωλήσεις θεωρείται οντότητα αποδοχής.
Γραμματοκιβώτιο-παραλήπτης Το γραμματοκιβώτιο που υποβλήθηκε σε επεξεργασία, όταν ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή εντόπισε ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιείχε έναν χρήστη ή μια ουρά που ρυθμίστηκε για την αυτόματη παρακολούθηση του.

Εάν το OrgDBOrgSetting ονομάζεται SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes είναι απενεργοποιημένο (η οποία είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση), η τιμή αυτής της στήλης μπορεί να διαφέρει από την οντότητα Αποδοχή. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η Luisa Alves, η οποία έχει ρυθμιστεί για την αυτόματη παρακολούθηση των απαντήσεων στα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λαμβάνει ένα μήνυμα. Η ουρά Πωλήσεις, η οποία έχει ρυθμιστεί για την παρακολούθηση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λαμβάνει το ίδιο μήνυμα. Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή μπορεί να επεξεργαστεί πρώτα το γραμματοκιβώτιο της Luisa και να αναγνωρίσει ότι ένας άλλος παραλήπτης Πωλήσεις, έχει ρυθμιστεί για την αυτόματη παρακολούθηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτή την περίπτωση, η οντότητα Αποδοχή είναι η ουρά Πωλήσεις, αλλά το γραμματοκιβώτιο λήψης είναι της Luisa.
Αναγνωριστικό συσχετισμένης δραστηριότητας Υποδεικνύει αν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίζεται με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνταν προηγουμένως. Για παράδειγμα, εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είχε σταλεί από το Dynamics 365 και μια απάντηση παρακολουθούνταν αυτόματα, το αναγνωριστικό συσχετισμένης δραστηριότητας της απάντησης θα αναφερόταν στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μέθοδος συσχέτισης Η μέθοδος συσχέτισης που χρησιμοποιήθηκε για την αυτόματη παρακολούθηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν είναι διαθέσιμη για πρόσθετα κριτήρια εύρεσης ή για άλλες προβολές και φόρμες, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ΑΡΙ Web για να το προβάλετε. Χρήση αυτής της μορφής URL:

https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod

Για παράδειγμα, εάν η διεύθυνση URL του Dynamics 365 είναι https://contoso.crm.dynamics.com και το αναγνωριστικό μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διεύθυνση URL για να προβάλετε τη μέθοδο συσχέτισης:

https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod

Για να βρείτε το αναγνωριστικό ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Το αναγνωριστικό είναι τα πάντα μετά το &id= στη διεύθυνση URL. Στο παράδειγμα, ήταν &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.

Η τιμή της μεθόδου συσχέτισης είναι ένας ακέραιος που αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη μέθοδο συσχέτισης. Ανατρέξτε στον πίνακα στην ενότητα "Μέθοδος συσχέτισης" του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου EntityType. Για παράδειγμα, μια τιμή 3 δηλώνει ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετιζόταν χρησιμοποιώντας τη μέθοδο InReplyTo.
Αναγνωριστικό γονικής δραστηριότητας Αναφέρεται σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνταν προηγουμένως, εάν το τρέχον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίζεται με αυτό. Ωστόσο, η στήλη συμπληρώνεται μόνο εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίστηκε με τη μέθοδο InReplyTo ή ConversationIndex. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίστηκε με χρήση διαφορετικής μεθόδου, όπως το Διακριτικό παρακολούθησης, το Αναγνωριστικό γονικής δραστηριότητας είναι κενό.

Προσδιορισμός αυτόματων απαντήσεων

Οι αποκρίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργούνται αυτόματα μπορούν, ορισμένες φορές, να ενεργοποιούνται από αυτόματες δυνατότητες. Για παράδειγμα, η δυνατότητα του Microsoft Outlook Αυτόματες απαντήσεις (Εκτός Office) μπορεί να ρυθμιστεί για απόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ο παραλήπτης είναι μακριά. Προς το παρόν, ο Συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή δεν αξιολογεί ενεργά εάν ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια απόκριση που δημιουργείται αυτόματα κατά τον καθορισμό εάν θα πρέπει να παρακολουθείται αυτόματα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χαρακτηριστικό InternetMessageHeaders στον πίνακα Emailα να αναγνωρίσετε αυτές τις αποκρίσεις που δημιουργούνται αυτόματα. Το InternetMessageHeaders χαρακτηριστικό συμπληρώνεται για εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο εάν ένα email περιλαμβάνει κεφαλίδες Auto-Submitted ή Reply-To. Αυτές οι τιμές κεφαλίδας καταγράφονται σε μορφή JSON.

Για να ελέγξετε την τιμή του InternetMessageHeaders χαρακτηριστικού, αναλύστε τα δεδομένα JSON για πρόσβαση σε συγκεκριμένα ονόματα κεφαλίδων και τιμές. Επίσης, μπορείτε να ελέγξετε αν η στήλη περιέχει το όνομα κεφαλίδας που σας ενδιαφέρει. Για παράδειγμα, εάν η στήλη InternetMessageHeaders περιέχει Auto-Submitted, σημαίνει ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργήθηκε αυτόματα.

Ο παρακάτω πίνακας παρέχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις κεφαλίδες στις αυτόματες απαντήσεις.

Κεφαλίδα Περιγραφή Παραδείγματα
Αυτόματη υποβολή Εάν υπάρχει αυτή η κεφαλίδα, αυτό σημαίνει ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια αυτόματη απάντηση. Διαφορετικές υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να χρησιμοποιούν διαφορετικές τιμές για αυτήν την κεφαλίδα. Περισσότερες πληροφορίες: RFC - Προτάσεις για αυτόματες αποκρίσεις σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Gmail - Auto-Submitted : auto-replied

Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Απάντηση σε Εάν υπάρχει αυτή η κεφαλίδα, αυτό σημαίνει ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει μια ρύθμιση απάντησης. Η τιμή σε αυτήν την κεφαλίδα θα δείχνει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης. Η μορφή της τιμής ενδέχεται να διαφέρει ανάλογα με τις υπηρεσίες παροχής αλληλογραφίας και άλλες ρυθμίσεις παραμέτρων. Περισσότερες πληροφορίες: RFC - Πεδίο απάντησης. Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”

Reply-To : “<example@contoso.com>”

Αυτόματη συμπλήρωση της στήλης Σχετικά

Η στήλη Σχετικά, που υπάρχει σε κάθε καρτέλα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνδέει μια καρτέλα με μια άλλη. Για παράδειγμα, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να συνδεθεί με μια ευκαιρία, μια παραγγελία ή μια υπόθεση. Εάν δημιουργείτε ή ενημερώνετε μια καρτέλα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Σχετικά για να συνδέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια καρτέλα σε οποιονδήποτε πίνακα που έχει ρυθμιστεί να επιτρέπει δραστηριότητες.

Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθείται αυτόματα επειδή συσχετίστηκε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνταν προηγουμένως, στη στήλη Σχετικά αντιστοιχίζεται αυτόματα η ίδια τιμή με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προηγουμένως παρακολουθείται.

Πώς οι εφαρμογές δέσμευσης πελατών χρησιμοποιούν διακριτικά παρακολούθησης

Ένα διακριτικό παρακολούθησης είναι μια αλφαριθμητική συμβολοσειρά που παράγεται από εφαρμογές δέσμευσης πελατών και προσαρτάται στο τέλος μιας γραμμής θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ταιριάζει δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η δυνατότητα διακριτικού παρακολούθησης είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.

Δομή διακριτικού παρακολούθησης

Κατά προεπιλογή, οι εφαρμογές δέσμευσης πελατών χρησιμοποιούν μια δομή διακριτικού που αποτελείται από ένα πρόθεμα τεσσάρων χαρακτήρων και ένα αναγνωριστικό επτά ψηφίων.

Απεικόνιση των στοιχείων ενός διακριτικού παρακολούθησης.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τμήματα διακριτικού παρακολούθησης και περιγραφές.

Μέρος Περιγραφή
Πρόθεμα Με δυνατότητα ρύθμισης από 1-20 χαρακτήρες. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι CRM. Το πρόθεμα είναι μοναδικό για κάθε εταιρεία ή περιβάλλον. Για παράδειγμα, σε μια ανάπτυξη πολλών μισθωτών των εφαρμογών δέσμευσης πελατών, συνιστούμε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους κάθε οργανισμού και να χρησιμοποιήστε ένα μοναδικό πρόθεμα. Εάν αλλάξετε το πρόθεμα, οι προηγούμενες τιμές για τα προθέματα διατηρούνται και χρησιμοποιούνται για τον συσχετισμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το προηγούμενο πρόθεμα.
Προσδιοριστικό με σύνδεση/χωρίς σύνδεση Μια τιμή παλαιού τύπου που υποδεικνύει εάν ο χρήστης ήταν εκτός σύνδεσης ή με σύνδεση κατά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό το ψηφίου δεν μπορεί να ρυθμιστεί.
Αριθμός παρακολούθησης βάσης ανάπτυξης Μπορεί να ρυθμιστεί από 0-2.147.483.647. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι 0. Χρησιμοποιείται ως βασικός αριθμός για τα ψηφία των αριθμών χρήστη. Για παράδειγμα, εάν η τιμή είναι 0 και τρία ψηφία έχουν ρυθμιστεί για τον αριθμό χρήστη, ο πρώτος χρήστης θα έχει αναγνωριστικό 001. Εάν η τιμή είναι 500, ο πρώτος χρήστης θα είναι 501.
Αριθμός ψηφίων για τους αριθμούς χρηστών Μπορεί να ρυθμιστεί από 1-10. Το προεπιλεγμένο εύρος είναι τρία ψηφία. Αυτή η τιμή καθορίζει πόσα ψηφία θα χρησιμοποιηθούν όταν η εφαρμογή δέσμευσης πελατών αναθέτει ένα αριθμητικό αναγνωριστικό για τον χρήστη που δημιούργησε τη δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αριθμός ψηφίων για τμηματικό μετρητή μηνυμάτων Μπορεί να ρυθμιστεί από 1-9. Το προεπιλεγμένο εύρος είναι τρία ψηφία. Αυτή η τιμή καθορίζει πόσα ψηφία θα χρησιμοποιηθούν όταν η εφαρμογή δέσμευσης πελατών αναθέσει ένα αριθμητικό αναγνωριστικό για τη δραστηριότητα, όχι τα μεμονωμένα μηνύματα στη δραστηριότητα.
Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε την προεπιλεγμένη τιμή για τη δημιουργία ενός διακριτικού με έναν τριψήφιο αριθμό, αυξάνει τον αριθμό έως 999 και, στη συνέχεια, επανεκκινεί την αρίθμηση στο 000. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν μεγαλύτερο αριθμό ψηφίων για να μειωθεί η πιθανότητα αντιστοίχισης διπλότυπων διακριτικών σε ενεργά νήματα email.

Ρύθμιση ή ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση διακριτικών παρακολούθησης

  1. Στις Ρυθμίσεις>Διαχείριση>Ρυθμίσεις συστήματος, επιλέξτε την καρτέλα Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  2. Στην περιοχή Ρύθμιση παραμέτρων συσχέτισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε διακριτικά παρακολούθησης και αλλάξτε την προεπιλεγμένη δομή.

Έξυπνη αντιστοίχιση

Όταν ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή επεξεργάζεται ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξάγει το θέμα, τη διεύθυνση αποστολέα και τις διευθύνσεις παραληπτών και τα χρησιμοποιεί για να δοκιμάστε να συνδέσεις τη δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με υπάρχουσες καρτέλες. Αυτή η διαδικασία συσχέτισης, επίσης γνωστή ως αντιστοίχιση, χρησιμοποιεί τα ακόλουθα κριτήρια, ώστε να ταιριάζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε με δραστηριότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  • Αντιστοίχιση θεμάτων: Προθέματα, όπως RE: ή Re: και πεζά ή κεφαλαία γράμματα παραβλέπονται. Για παράδειγμα, τα θέματα Re: hello και Hello θεωρούνταν αντιστοιχία.
  • Αντιστοίχιση αποστολέα και παραλήπτη: Το σύστημα υπολογίζει τον αριθμό ακριβή αποστολέα και τις διευθύνσεις παραληπτών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κοινού.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία αντιστοίχισης, το σύστημα επιλέγει τον κάτοχο και το αντικείμενο του εισερχόμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η έξυπνη αντιστοίχιση είναι απενεργοποιημένη, από προεπιλογή. Μπορείτε να την ενεργοποιήσετε και να τροποποιήσετε ρυθμίσεις έξυπνης αντιστοίχισης στην καρτέλα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις Ρυθμίσεις συστήματος σε επίπεδο οργανισμού.

Πώς λειτουργεί η έξυπνη αντιστοίχιση

Η έξυπνη αντιστοίχιση βασίζεται πλήρως στην επιβεβαίωση της ομοιότητας μεταξύ των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το θέμα, ο αποστολέας και οι παραλήπτες, συμπεριλαμβανομένων των παραληπτών BCC και CC, καθορίζουν την ομοιότητα.

Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται από το Dynamics 365 ή φτάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθείται, δύο σύνολα κατακερματισμών δημιουργούνται και αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων.

  • Ηλεκτρονικό θέματος: Το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει το διακριτικό Dynamics 365 αν είναι ενεργοποιημένο στις ρυθμίσεις συστήματος, δεν περιέχει λέξεις που περιέχουν θόρυβο, όπως "RE:" και "FW:" και, στη συνέχεια, διακριτικά. Μη κενά διακριτικά, λέξεις, κατόπιν κατακερματισμού για τη δημιουργία κατακερματισμών θέματος.

  • Κατακερματισμοί παραληπτών: Η λίστα αποστολέα και παραληπτών αναλύονται για μοναδικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε μοναδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παράγει ένας κατακερματισμό διεύθυνσης.

Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή αναζητά αντίστοιχες τιμές στο αποθηκευμένο θέμα και κατακερματισμοί παραληπτών για να βρείτε τον συσχετισμό μεταξύ του εισερχόμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του εξερχόμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δύο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συσχετίζονται εάν έχουν τον ίδιο αριθμό κατακερματισμών θέματος και τουλάχιστον δύο κατακερματισμοί παραληπτών που αντιστοιχούν.

Σημείωμα

Καθώς ένας οργανισμός στέλνει και λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μεγάλο χρονικό διάστημα, τα δεδομένα συσχέτισης που είναι αποθηκευμένα στον πίνακα EmailHash μπορεί να αυξηθούν σημαντικά. Αυτό, σε συνδυασμό με λιγότερο περιοριστικές ρυθμίσεις έξυπνης αντιστοίχισης ή συνήθη μοτίβα θέματος ή παραληπτών, μπορεί να μειώσει τις επιδόσεις της έξυπνης αντιστοίχισης. Ως βελτιστοποίηση επιδόσεων, εάν το σύστημα εντοπίσει υψηλή χρήση πόρων κατά την εκτέλεση λειτουργιών έξυπνης αντιστοίχισης θα συσχετίζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις προηγούμενες 90 ημέρες.

Ρυθμίσεις για προχωρημένους έξυπνης αντιστοίχισης

  • HashFilterKeywords: Μια τακτική παράσταση που χρησιμοποιείται για φιλτράρισμα του θορύβου στη γραμμή θέματος. Όλες οι παρουσίες αντιστοίχισης της τακτικής παράστασης στη γραμμή θέματος αντικαθίστανται με κενές συμβολοσειρές πριν από τη δημιουργία κατακερματισμών θέματος.

    Προεπιλεγμένη τιμή: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

    Παραβλέψτε οποιαδήποτε λέξη στην αρχή της γραμμής θέματος που λήγει με άνω και κάτω τελεία (:). Για παράδειγμα:

    Subject Αγνοημένες λέξεις
    1 Δοκιμή --
    2 RE: Δοκιμή ΑΠ:
    3 FW: RE: Δοκιμή FW: RE:

    Από προεπιλογή, η λέξη "Εκτός γραφείου:" δεν παραβλέπεται από την πρώτη λέξη της φράσης "εκτός" και δεν ακολουθείται από άνω και κάτω τελεία (:). Για να παραβλέψετε αυτήν τη φράση, αλλάξτε την τακτική παράσταση ως εξής: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

  • HashMaxCount: Ο μέγιστος αριθμός κατακερματισμών που δημιουργούνται για οποιοδήποτε θέμα ή λίστα παραληπτών.

    Προεπιλεγμένη τιμή: 20

    Εάν το θέμα μετά από την ακύρωση του θορύβου περιέχει περισσότερες από 20 λέξεις, μόνο οι πρώτες 20 λέξεις κατακερματίζονται.

  • HashDeltaSubjectCount: Η μέγιστη διαφορά που επιτρέπεται μεταξύ των μετρήσεων κατακερματισμών θέματος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα συσχετίζονται.

    Προεπιλεγμένη τιμή: 0

  • HashMinAddressCount: Ο ελάχιστος πλήθος κατακερματισμών που απαιτείται στη λίστα παραληπτών για το συσχετισμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Προεπιλεγμένη τιμή: 2

Δείτε επίσης

Γραμματοκιβώτιο προώθησης και μεμονωμένα γραμματοκιβώτια
Συσχετίστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια γραμμή