Ορισμός του πεδίου του έργου

Βεβαιωθείτε ότι έχετε παρατηρήσει το έργο έτσι ώστε να γνωρίζετε πόσα θα προσπαθείτε να επιτύχετε από το έργο. Διατηρήστε έναν σαφή οδικό χάρτη για ό,τι καθορίζετε ως ολοκληρωμένο και τι είναι εκτός του πεδίου του έργου (και, ενδεχομένως, που πρέπει να γίνει στην επόμενη έκδοση). Το πεδίο εφαρμογής σας επηρεάζει απευθείας και προσδιορίζει τις δυνατότητες που θα συμπεριληφθούν και δεν θα συμπεριληφθούν κατά την πραγματοποίηση της εφαρμογής.

Για να καθορίσετε το πεδίο έργου, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας τους ακόλουθους περιορισμούς:

• Χρόνος: Ορίστε μια προθεσμία για την ημερομηνία κατά την οποία θέλετε να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου. Με μικρότερα έργα, αυτό μπορεί να διαρκέσει μερικές εβδομάδες, ενώ τα μεγαλύτερα έργα μπορεί να διαρκέσουν αρκετούς μήνες.

• Άτομα: Πόσα άτομα έχετε στη διάθεσή σας για το έργο;

• Προϋπολογισμός: Εάν χρειάζεται να υπολογίσετε τον χρόνο που αφιερώνετε σε εσάς και τους συναδέλφους σας ή εάν χρειάζεται να προσλάβετε εμπειρογνώμονες, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό.

• Σκοπιμότητα: μπορεί να διαπιστώσετε ότι είστε περιορισμένος στη διαθέσιμη εμπειρογνωμοσύνη, λόγω έλλειψης πρόσβασης στα δεδομένα που χρειάζεστε ή κατά το ποσό της αλλαγής που έχει όρεξη ο οργανισμός σας.

Επίσης, θα πρέπει να εξετάσετε ποια λειτουργικά κομμάτια μπορείτε να παραδώσετε σε χρησιμοποιήσιμα κομμάτια. Δεν θα κάνει καλό σε κανέναν εάν η εφαρμογή σας προσφέρει μόνο τα μισά σε διάφορες δυνατότητες. Σχεδιάστε να παραδίδετε κάθε στοιχείο σε μια μορφή λειτουργίας, από την αρχή έως το τέλος. Ακόμα κι αν δεν έχετε ακόμα όλα τα χαρακτηριστικά που θέλετε, παραδώστε κάτι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Το σχέδιο έργου σας θα πρέπει να καθορίζει τι θα παρέχετε σε κάθε φάση.

Παράδειγμα: πεδίο έργου αναφοράς εξόδων

Εξετάζοντας την επιχειρηματική διαδικασία, βλέπουμε ότι διαιρείται σε πέντε κύριες εργασίες:

1. Δημιουργία της αναφοράς εξόδων

2. Έγκριση της αναφοράς εξόδων

3. Λήψη των δεδομένων στο σύστημα χρηματοοικονομικών πληρωμών

4. Αξιολόγηση εβδομαδιαίων αναλύσεων προϋπολογισμών

5. Έλεγχος

Πιστεύουμε ότι διαθέτουμε την εμπειρογνωμοσύνη για τη δημιουργία μιας εφαρμογής αναφοράς εξόδων και για τη διαδικασία εγκρίσεων. Οι απαιτήσεις ελέγχου φαίνεται ότι αλληλεπικαλύπτονται πολύ με το τι χρειαζόμαστε για τις εγκρίσεις αναφορών εξόδων.

Αφού παράσχουμε τη δημιουργία των αναφορών εξόδων, πιστεύουμε ότι θα είμαστε έτοιμοι να αντιμετωπίσουμε την ανάλυση του προϋπολογισμού. Πράγματι, μόλις ολοκληρωθεί η δημιουργία του μοντέλου των δεδομένων, θα πρέπει να έχουμε τη δυνατότητα να ξεκινήσουμε παράλληλα τη χωριστή ομάδα εμπειρογνωμόνων Power BI σχετικά με αυτό το έργο.

Δεν είμαστε βέβαιοι ότι θα λάβουμε τα δεδομένα απευθείας στο χρηματοοικονομικό σύστημα, επειδή απαιτεί εμπειρογνωμοσύνη συστήματος στην οποία δεν έχουμε πρόσβαση αυτήν τη στιγμή. Επομένως, αυτή τη στιγμή δεν βρίσκεται στο πεδίο εφαρμογής του έργου, αλλά το πιο πιθανό είναι να προστεθεί σε μεταγενέστερη φάση.

Πάντα επιστρέφοντας στη συνολική αποστολή έργου ("Δημιουργία μιας διεργασίας που είναι αποτελεσματική για τους υπαλλήλους και το λογιστήριο, επιτρέπει την ταχύτερη παρακολούθηση του προϋπολογισμού και μειώνει την έκθεσή μας στους ελέγχους"), πιστεύουμε ότι το πεδίο εφαρμογής του έργου είναι κατάλληλο.

Επόμενο βήμα: προτεραιότητα σε δυνατότητες

Σημείωση

Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)

Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).