Αίτηση εγκρίσεων από ομάδες Microsoft 365
Μπορείτε να στείλετε εγκρίσεις σε ομάδες Microsoft 365 και άτομα. Είναι χρήσιμο να στέλνετε εγκρίσεις σε ομάδες σε σενάρια όπου χρειάζεστε έγκριση από οποιοδήποτε άτομο στην ομάδα. Για παράδειγμα:
Χρειάζεστε την έγκριση ενός αντιπροσώπου της ηγετικής ομάδας για ένα έργο.
Θέλετε το αντίγραφο του νέου υλικού μάρκετινγκ να εγκριθεί από κάποιον στην ομάδα μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
Φιλοδώρημα
Μόνο ένας χρήστης από την ομάδα πρέπει να απαντά στην έγκριση. Η απόκριση του εν λόγω χρήστη χρησιμοποιείται για την εκπροσώπηση ολόκληρης της ομάδας.
Οι εγκρίσεις σε ομάδες συμπεριφέρονται ακριβώς όπως οι εγκρίσεις σε χρήστες, διαφέρει μόνο η οντότητα στην οποία αποστέλλεται η έγκριση. Ας δούμε ένα απλό παράδειγμα.
Σημείωση
Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί την ενέργεια Πρώτος για απάντηση, αλλά μπορείτε να συνδυάσετε αυτήν την ενέργεια και με άλλους τύπους έγκρισης.
Είσοδος στο Power Automate.
Επιλέξτε Οι ροές μου>Νέα>Άμεση-από κενή.
Δώστε ένα όνομα στη ροή σας.
Αναζητήστε και έπειτα επιλέξτε Μη αυτόματη ενεργοποίηση ροής.
Επιλέξτε Δημιουργία.
Επιλέξτε το έναυσμα Μη αυτόματο έναυσμα ροής >Προσθήκη εισόδου>Αρχείο.
Αυτό το βήμα διαμορφώνει τη ροή σας έτσι ώστε όταν αυτή εκτελείται, να ζητά ένα αρχείο από το χρήστη για να ενεργοποιήσει τη ροή σας.
Επιλέξτε Νέο βήμα.
Κάντε αναζήτηση για την επιλογή Εγκρίσεις και έπειτα επιλέξτε Έναρξη και αναμονή για έγκριση.
Στην κάρτα Έναρξη και αναμονή για έγκριση, για το στοιχείο Τύπος έγκρισης, επιλέξτε Έγκριση/Απόρριψη - Πρώτη απόκριση.
Καταχωρίστε τα εξής:
- Τίτλος: Αυτή είναι μια σύντομη περιγραφή που δίνει στον υπεύθυνο έγκρισης ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημα έγκρισης.
- Λεπτομέρειες: Αυτό το κείμενο εμφανίζεται στην αίτηση έγκρισης.
Στο πεδίο Ανάθεση σε ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα της ομάδας στην οποία θέλετε να στείλετε την έγκριση. Το πεδίο Ανατέθηκε σε δέχεται τόσο τις εισόδους χρήστη όσο και τις εισόδους ομάδας Microsoft 365. Εάν γνωρίζετε το αναγνωριστικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με την ομάδα, μπορείτε να το συμπεριλάβετε και αυτό.
Φιλοδώρημα
Μπορείτε να συμπεριλάβετε πολλές ομάδες και χρήστες στο πεδίο Ανάθεση σε.
Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τη ροή σας.
Επιλέξτε Δοκιμή.
Επιλέξτε Θα εκτελέσω την ενέργεια του εναύσματος.
Επιλέξτε Δοκιμή>Συνέχισης.
Επιλέξτε Εκτέλεση ροής.
Θα δείτε ότι η ξεκινά η εκτέλεση της δοκιμής.
Επιλέξτε Σελίδα εκτελέσεων ροής για να παρακολουθήσετε την κατάσταση της δοκιμής.
Για ομάδες με δυνατότητα αλληλογραφίας, η ομάδα στην οποία αποστέλλεται η έγκριση λαμβάνει μια ειδοποίηση για να απαντήσει στην έγκριση. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να προβάλουν την έγκριση στο κέντρο ενεργειών Εγκρίσεων στην πύλη Power Automate και στην εφαρμογή Εγκρίσεων στο Microsoft Teams.
Μπορείτε να επιλέξετε να στείλετε μια έγκριση σε πολλές ομάδες ή ακόμη και σε ένα συνδυασμό ομάδων και χρηστών. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα τέτοιων σεναρίων και τα αναμενόμενα αποτελέσματά τους:
Η έγκριση Πρώτος για απάντηση στάλθηκε στην ομάδα 1 και στην ομάδα 2: Πρέπει να πραγματοποιήσει έγκριση τουλάχιστον ένας χρήστης είτε από την ομάδα 1 ή από την ομάδα 2.
Η έγκριση Όλοι πρέπει να απαντήσουν στάλθηκε στην ομάδα 1 και στην ομάδα 2: Πρέπει να πραγματοποιήσει έγκριση τουλάχιστον ένας χρήστης και από την ομάδα 1 και από την ομάδα 2.
Η έγκριση Πρώτος για απάντηση στάλθηκε στην ομάδα 1 και στον χρήστη 1: Πρέπει να πραγματοποιήσει έγκριση τουλάχιστον ο χρήστης 1 ή ένα μέλος από την ομάδα 1.
Η έγκριση Όλοι πρέπει να απαντήσουν στάλθηκε στον χρήστη 1 και στην ομάδα 1: Πρέπει να πραγματοποιήσουν έγκριση και ο χρήστης 1 και τουλάχιστον ένα μέλος από την ομάδα 1.
Υποστηρίζονται μόνο ομάδες Microsoft 365 με δυνατότητα αλληλογραφίας και ομάδες ασφαλείας.
Οι ειδοποιήσεις του Teams δεν υποστηρίζονται με τις εγκρίσεις ομάδας. Οι ειδοποιήσεις Teams αποστέλλονται μόνο για έγκριση που έχουν ανατεθεί σε μεμονωμένους χρήστες.
Η ομάδα πρέπει να επιτρέπει στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερικούς αποστολείς να λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν δημιουργείτε μια έγκριση για μια ομάδα Microsoft 365 που μόλις δημιουργήθηκε, ενδέχεται να υπάρχει μια μικρή χρονική περίοδος κατά την οποία τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δυνατότητα ενέργειας του Outlook μπορεί να παρουσιάζουν σφάλμα.
Στις περισσότερες ροές έγκρισης, θέλετε να ειδοποιήσετε το άτομο που ζητά την έγκριση της απόφασης. Για να μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια συνθήκη σε μια ροή έγκρισης, έτσι ώστε να πραγματοποιεί συγκεκριμένες ενέργειες με βάση το αποτέλεσμα της αίτησης, μεταβείτε στην Προσθήκη ενέργειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εγκρίσεις.