Δημιουργία και δοκιμή ροής εργασίας έγκρισης με το Power Automate

Με Power Automate αυτό, μπορείτε να διαχειριστείτε την έγκριση εγγράφων ή διαδικασιών σε διάφορες υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων SharePoint των Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business Zendesk ή WordPress.

Για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης, προσθέστε την ενέργεια Εγκρίσεις - Έναρξη και αναμονή έγκρισης σε οποιαδήποτε ροή. Αφού προσθέσετε αυτήν την ενέργεια, η ροή σας μπορεί να διαχειριστεί την έγκριση των εγγράφων ή των διαδικασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ροές έγκρισης εγγράφων που εγκρίνουν τιμολόγια, παραγγελίες εργασιών ή τιμές πώλησης. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ροές έγκρισης διαδικασίας που εγκρίνουν αιτήσεις για άδεια, για υπερωρίες ή ταξίδια.

Οι υπεύθυνοι έγκρισης μπορούν να ανταποκρίνονται σε αιτήματα από τα εισερχόμενα του email τους, το κέντρο εγκρίσεων στο Power Automate ή την εφαρμογή Power Automate.

Δημιουργία ροής έγκρισης

Ακολουθεί μια επισκόπηση της ροής που θα δημιουργήσουμε και θα δοκιμάσουμε:

Η ροή εκτελεί τα ακόλουθα βήματα:

1. Ξεκινά όταν κάποιος δημιουργεί μια αίτηση για άδεια σε μια λίστα του SharePoint Online.

2. Προσθέτει την αίτηση για άδεια στο κέντρο εγκρίσεων και την στέλνει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπεύθυνο έγκρισης.

3. Αποστέλλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την απόφαση του υπευθύνου έγκρισης στο άτομο που ζήτησε άδεια.

4. Ενημερώνει τη λίστα του SharePoint Online με την απόφαση και τα σχόλια από τον υπεύθυνο έγκρισης.

Φιλοδώρημα

Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του SharePoint με το Power Automate, μεταβείτε στην τεκμηρίωση του SharePoint.

Σημαντικό

Να ακολουθείτε πάντα τις βέλτιστες πρακτικές για την ασφάλεια του SharePoint και τις βέλτιστες πρακτικές του οργανισμού σας, για να εξασφαλίσετε ότι το περιβάλλον σας είναι ασφαλές. Η ασφάλεια είναι εκτός του πεδίου αυτού του άρθρου

Προϋποθέσεις

Για να ολοκληρώσετε αυτό το εκπαιδευτικό βοήθημα, πρέπει να έχετε πρόσβαση σε:

• Power Automate.
• Μια λίστα SharePoint Online.
• Λογαριασμός χρηστών Office 365 Outlook και Office 365.

Σημείωμα

Ενώ χρησιμοποιούμε SharePoint το Online και Office 365 το Outlook σε αυτήν την αναλυτική παρουσίαση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες υπηρεσίες, όπως Zendesk το Salesforce ή το Gmail. Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint 2010, ανατρέξτε στο θέμα Απόσυρση ροής εργασίας SharePoint 2010

Πριν να δημιουργήσετε τη ροή, δημιουργήστε μια ηλεκτρονική λίστα SharePoint. Αργότερα, θα χρησιμοποιήσουμε αυτήν τη λίστα για να ζητήσουμε έγκριση για διακοπές.

Δημιουργήστε αυτές τις στήλες στη λίστα SharePoint Online:

Column	Type
Τϊτλος	Μία γραμμή κειμένου
Ημερομηνία έναρξης	Ημερομηνία και ώρα
Ημερομηνία λήξης	Ημερομηνία και ώρα
Σχόλια	Μία γραμμή κειμένου
Εγκρίθηκε	Ναι/Όχι
Σχόλια διευθυντή	Μία γραμμή κειμένου

Σημειώστε το όνομα και τη διεύθυνση URL της λίστας SharePoint Online. Θα χρειαστείτε αυτά τα στοιχεία αργότερα όταν ρυθμίζετε το έναυσμα SharePoint - Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο.

Δημιουργία μιας αυτοματοποιημένης ροής cloud

1. Συνδεθείτε στο Power Automate.

2. Επιλέξτε Οι ροές μου στο τμήμα παραθύρου περιήγησης στην αριστερή πλευρά.

3. Στο επάνω αριστερό μενού, επιλέξτε Νέα ροή>Αυτοματοποιημένη ροή cloud.

Προσθέστε ένα έναυσμα

1. Δώστε ένα όνομα στη ροή σας.

2. Στην περιοχή Επιλέξτε το έναυσμα της ροής σας, επιλέξτε Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο - SharePoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.

3. Στην κάρτα Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο, επιλέξτε Διεύθυνση τοποθεσίας και το Όνομα λίστας για τη λίστα SharePoint που δημιουργήσατε νωρίτερα.

Η Διεύθυνση τοποθεσίας και το Όνομα λίστας είναι τα στοιχεία που σημειώσατε προηγουμένως σε αυτή την αναλυτική παρουσίαση.

Προσθέστε μια ενέργεια προφίλ

1. Επιλέξτε Νέο βήμα κι, έπειτα, πληκτρολογήστε προφίλ στο πλαίσιο αναζήτησης Επιλογή μιας ενέργειας.

2. Επιλέξτε Χρήστες του Office 365.

3. Βρείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Λήψη του προφίλ μου (V2).

   

4. Επιλέξτε τα πεδία από το προφίλ σας που θέλετε να συμπεριλάβετε στη ροή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία για αποθήκευση της εργασίας που έχετε ήδη κάνει.

Προσθέστε μια ενέργεια έγκρισης

1. Επιλέξτε Νέο βήμα.

2. Πληκτρολογήστε έγκριση στο πλαίσιο αναζήτησης Επιλογή ενέργειας.

3. Επιλέξτε την ενέργεια Ξεκινήστε και περιμένετε μια ενέργεια έγκρισης.

   

4. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας Ξεκινήστε και περιμένετε μια ενέργεια έγκρισης ανάλογα με τις ανάγκες σας.

   Σημείωμα

   Τα πεδία Τύπος έγκρισης, Τίτλος και Ανάθεση σε είναι υποχρεωτικά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Markdown για να μορφοποιήσετε το πεδίο Λεπτομέρειες.

   

Σημείωμα

Αυτή η ενέργεια στέλνει την αίτηση έγκρισης στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο Ανάθεση σε.

Εάν το απαιτεί το σενάριό σας, μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία στις αιτήσεις έγκρισης που χρησιμοποιούν το Microsoft Dataverse.

Προσθέστε μια ενέργεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τις εγκρίσεις

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν εγκριθεί η αίτηση άδειας.

1. Επιλέξτε Προσθήκη μιας ενέργειας στη διακλάδωση της συνθήκης εάν ναι.

   

2. Πληκτρολογήστε αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο αναζήτησης της κάρτας Επιλογή ενέργειας.

3. Επιλέξτε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2).

   

4. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

   Σημείωμα

   Τα πεδία Προς, Θέμα, και Σώμα κειμένου απαιτούνται.

   Αυτή η κάρτα είναι ένα πρότυπο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται όταν αλλάζει η κατάσταση της αίτησης άδειας.

   Στο πλαίσιο Σώμα κειμένου στην κάρτα Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2), χρησιμοποιήστε το διακριτικό Σχόλια από την ενέργεια Approvals - Έναρξη έγκρισης.

Προσθέστε μια ενέργεια ενημέρωσης για τις αιτήσεις που εγκρίθηκαν

1. Επιλέξτε Προσθήκη μιας ενέργειας στη διακλάδωση Εάν ναι.

2. Πληκτρολογήστε SharePoint στο πλαίσιο αναζήτησης στην κάρτα Επιλέξτε μια ενέργεια, επιλέξτε το φίλτρο SharePoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Ενημέρωση στοιχείου.

   

3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας Ενημέρωση στοιχείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Σημείωμα

Τα πεδία Διεύθυνση τοποθεσίας, Όνομα λίστας, Αναγνωριστικό και Τίτλος απαιτούνται.

Προσθέστε μια ενέργεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τις απορρίψεις

1. Επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας στη διακλάδωση Εάν όχι.

2. Πληκτρολογήστε Αποστολή στο πλαίσιο αναζήτησης της κάρτας Επιλέξτε μια ενέργεια, επιλέξτε Office 365 Outlook για να φιλτράρετε τις ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

   Αυτή η κάρτα αντιπροσωπεύει το πρότυπο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται όταν αλλάζει η κατάσταση της αίτησης άδειας.

Προσθέστε μια ενέργεια ενημέρωσης για τις αιτήσεις που απορρίφθηκαν

1. Επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας.

2. Πληκτρολογήστε ενημέρωση στο πλαίσιο αναζήτησης στην κάρτα Επιλέξτε μια ενέργεια και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Ενημέρωση στοιχείου - SharePoint.

   

3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Σημείωμα

Τα πεδία Διεύθυνση τοποθεσίας, Όνομα λίστας, Αναγνωριστικό και Τίτλος απαιτούνται.

4. Για να αποθηκεύσετε την εργασία που πραγματοποιήσατε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Εάν ακολουθήσατε το παράδειγμα, η ροή θα πρέπει να μοιάζει με αυτό το στιγμιότυπο οθόνης:

Τώρα που έχουμε δημιουργήσει τη ροή, ήρθε η ώρα να την δοκιμάσουμε!

Αίτηση για έγκριση για δοκιμή της ροής

Δημιουργία μιας αίτησης άδειας στη λίστα του SharePoint Online που δημιουργήσατε προηγουμένως.

Αφού αποθηκεύσετε αυτήν την αίτηση, η ροή ενεργοποιείται, και στη συνέχεια:

1. Δημιουργεί μια αίτηση στο κέντρο εγκρίσεων.
2. Αποστέλλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αίτησης για έγκριση στους υπεύθυνους έγκρισης.

Δημιουργία εγκρίσεων μεγάλης διαρκείας

Εάν υπάρχει περίπτωση η ροή σας να εκτελείται για περισσότερες από 30 ημέρες, εξετάστε το ενδεχόμενο να αποθηκεύσετε τις εγκρίσεις σας στο Microsoft Dataverse. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε ροές που πραγματοποιούν ενέργειες στις απαντήσεις για τις αιτήσεις έγκρισης, ακόμα και μετά την ολοκλήρωση εκτέλεσης της αρχικής ροής.

Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε δύο ροές: μία για να στείλετε μια αίτηση έγκρισης και μια άλλη για να εκτελέσετε επιχειρηματική λογική στις απαντήσεις για την αίτηση έγκρισης με βάση την ενέργεια Δημιουργία έγκρισης (v2). Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις εγκρίσεις μεγάλης διάρκειας.

Φιλοδώρημα

Εάν χρησιμοποιείτε σύγχρονα προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν χρειάζεται να αναρωτιέστε αν εξακολουθεί να απαιτείται αίτηση, επειδή το Power Automate ενημερώνει αυτόματα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να υποδείξει ότι το αίτημα έγκρισης ολοκληρώθηκε.

Ακύρωση αίτησης έγκρισης

Μερικές φορές ίσως θέλετε να ακυρώσετε μια αίτηση έγκρισης που έχετε στείλει. Ίσως έχετε κάνει κάποιο λάθος στην αίτηση ή δεν είναι πλέον σχετική. Σε κάθε περίπτωση, το άτομο που έστειλε την αίτηση μπορεί να την ακυρώσει, ακολουθώντας τα εξής βήματα:

1. Επιλογή της έγκρισης
2. Επιλέξτε Ακύρωση έγκρισης στο πλαϊνό τμήμα παραθύρου.

Φιλοδώρημα

Μπορείτε πάντα να επιλέξετε την καρτέλα Ιστορικό για να προβάλετε τις αιτήσεις έγκρισης που έχετε ακυρώσει.

Σημείωμα

Η δυνατότητα ακύρωσης υποστηρίζεται στην ενέργεια Δημιουργία έγκρισης (v2).

Αιτήσεις εγκρίσεων από χρήστες-επισκέπτες

Μπορείτε να στείλετε αιτήσεις εγκρίσεων σε άτομα εκτός του οργανισμού σας. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε χρήστες-προσκεκλημένους του Microsoft Entra προσκαλώντας χρήστες άλλων μισθωτών ως προσκεκλημένους.

Όταν αναθέσετε έναν ρόλο σε κάποιον επισκέπτη, ο επισκέπτης αποκτάει το δικαίωμα που απαιτείται για συμμετοχή στη διαδικασία έγκρισης.

Τώρα που έχετε δημιουργήσει και έχετε δοκιμάσει τη ροή σας, φροντίστε να ενημερώνετε τους άλλους χρήστες για τον τρόπο χρήσης της.

Σχετικές πληροφορίες

• Προβολή και διαχείριση εκκρεμών αιτήσεων έγκρισης
• Δημιουργία διαδοχικών ροών έγκρισης.
• Δημιουργία παράλληλων ροών έγκρισης.
• Εγκατάσταση της εφαρμογής Power Automate για κινητές συσκευές για Android, iOS ή Windows Phone.