Ενεργοποίηση προτάσεων εγγράφων σε συνιστώμενα σχετικά έγγραφα

Σημαντικό

Η δυνατότητα προτάσεων εγγράφων είναι υπό απόσυρση για όλους τους πίνακες εκτός από τον πίνακα υποθέσεων. Ο πίνακας υπόθεσης είναι διαθέσιμος με το Dynamics 365 Customer Service. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία υπόθεσης.

Όταν ενεργοποιείτε προτάσεις εγγράφων, το πρόγραμμα περιήγησης web των εφαρμογών σας Dynamics 365 και οι χρήστες κινητών συσκευών βλέπουν σημαντικά έγγραφα σχετικά με αυτό που εργάζονται στις εφαρμογές Dynamics 365, όπως μια μεγάλη ευκαιρία πωλήσεων. Εσείς, ως διαχειριστής, ορίζετε τα σχετικά πεδία. Ένας μηχανισμός προτάσεων που χρησιμοποιεί αναλύσεις κειμένου Azure και λέξεις-κλειδιά που αντιστοιχούν σε σχετικές εγγραφές για την εύρεση παρόμοιων εγγράφων. Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες ομοιότητας στο Dynamics 365 για να παράσχετε τη δική σας λογική ομοιότητας. Το Dynamics 365 στη συνέχεια παρουσιάζει μια λίστα των προτεινόμενων έγγραφα στον χρήστη ενώ ο χρήστης επεξεργάζεται την τρέχουσα εγγραφή.

Σημείωμα

Η δυνατότητα προτάσεων εγγράφων δεν απαιτεί σύνδεση με την Azure υπηρεσία αναλύσεων κειμένου. Εάν επιλέξετε να μην χρησιμοποιήσετε τις Αναλύσεις κειμένου του Azure, οι προτάσεις εγγράφων χρησιμοποιούν την ενσωματωμένη λογική αντιστοίχισης λέξεων-κλειδιών που είναι διαθέσιμη στις εφαρμογές Dynamics 365. Ωστόσο, συνιστούμε να χρησιμοποιείτε την Azure υπηρεσία αναλύσεων κείμενο για πιο σύνθετη αντιστοίχιση λέξεων-κλειδιών.

Οι προτάσεις εγγράφων πραγματοποιούν αναζήτηση σε άλλες συγκρίσιμες εγγραφές για να προσδιορίσουν ομοιότητες που βρέθηκαν σε έγγραφα που βρίσκονται σε μια τοποθεσία SharePoint, στο OneDrive ή σε μια εξωτερική θέση. Τα προτεινόμενα έγγραφα μπορούν να είναι σε διάφορες μορφές, όπως word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF και αρχεία κειμένου. Όταν βρεθούν παρόμοια έγγραφα, οι Προτάσεις εγγράφων τα παρουσιάζουν και σας παρέχουν τη δυνατότητα να ανοίξετε το έγγραφο ή να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο.

Απαιτήσεις

Οι προτάσεις εγγράφων λειτουργούν με ένα πρόγραμμα περιήγησης web, το Dynamics 365 για tablet και το Dynamics 365 για τηλέφωνα. Για να χρησιμοποιήσει προτάσεις εγγράφων με εφαρμογές του Dynamics 365, ένας διαχειριστής συστήματος πρέπει να:

• Επιβεβαιώστε τις συνδρομές και αποκτήστε πρόσβαση στα εξής:

  • Εξυπηρέτηση πελατών Dynamics 365.
  • SharePoint Online, SharePoint 2013 ή SharePoint 2016.
  • Υπηρεσίες Azure για τη χρήση αναλύσεων κειμένου Azure.

• Επιβεβαιώστε ότι έχουν ρυθμιστεί τα παρακάτω:

  • Η αναζήτηση του dataverse είναι ενεργοποιημένη και ρυθμισμένη. Περισσότερες πληροφορίες: Ρυθμίστε τις παραμέτρους της αναζήτησης Dataverse για τον οργανισμό.
  • Η διαχείριση εγγράφων έχει ρυθμιστεί στις εφαρμογές Dynamics 365. Δείτε Ρύθμιση ενοποίησης SharePoint.

• Ολοκληρώστε τις ακόλουθες εργασίες:

  • Ενεργοποιήστε τη σύνδεση Αναλύσεις κειμένου Azure στις εφαρμογές Dynamics 365.
  • Καθορίστε έναν κανόνα ομοιότητας για κάθε τύπο οντότητας που περιλαμβάνεται στις Προτάσεις εγγράφου. Περισσότερες πληροφορίες: Χρήση προηγμένων κανόνων ομοιότητας για προβολή παρόμοιων προτάσεων υποθέσεων.

Πώς λειτουργεί

Χρησιμοποιήστε προτάσεις εγγράφων με την οντότητα "Υπόθεση".

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη αντιστοίχιση μοτίβων που περιλαμβάνεται εγγενώς με τη δυνατότητα Προτάσεις εγγράφων, αλλά για πιο σύνθετη αντιστοίχιση λέξεων-κλειδιών, χρησιμοποιήστε την υπηρεσία Αναλύσεις κειμένου Azure.

Οι προτάσεις εγγράφων αναζητούν μόνο τις θέσεις και τα έγγραφα στα οποία ο χρήστης έχει πρόσβαση.

Αναζητά τοποθεσίες όπου τα έγγραφα βρίσκονται με την ακόλουθη σειρά:

1. Προεπιλεγμένη τοποθεσία SharePoint.
2. Άλλες SharePoint τοποθεσίες.
3. OneDrive.
4. Ομάδες Microsoft 365 (όταν η λύση είναι εγκατεστημένη).
5. Εξωτερική διεύθυνση URL (κατά τη ρύθμιση παραμέτρων).

Οι προτάσεις εγγράφων δεν κάνουν αναζήτηση σε συνημμένα που προσθέτετε στις Σημειώσεις σε εγγραφές εφαρμογών του Dynamics 365.

Προσθήκη εξωτερικής διεύθυνσης URL για να αναζητήσετε μια άλλη τοποθεσία

Μπορείτε να συμπεριλάβετε εξωτερικές τοποθεσίες, όπως μια βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint εσωτερικής εγκατάστασης, στις Προτάσεις εγγράφων, προσθέτοντας μια εξωτερική διεύθυνση URL για την τοποθεσία προς αναζήτηση.

Σημείωμα

Για καλύτερα αποτελέσματα όταν χρησιμοποιείτε μια εξωτερική τοποθεσία για προτάσεις εγγράφων, χρησιμοποιήστε τις Αναλύσεις κειμένου Azure, που παρέχει πιο σύνθετη λογική αντιστοίχισης λέξεων-κλειδιών.

Όταν προσθέτετε την εξωτερική διεύθυνση URL στη δυνατότητα ενεργοποιημένων προτάσεων εγγράφων, οι χρήστες σας βιώνουν τις ακόλουθες δυνατότητες.

• Προγράμματα περιήγησης Web: Όταν οι χρήστες εκτελούν εφαρμογές του Dynamics 365 από ένα πρόγραμμα περιήγησης web, αφού επιλέξουν Προτάσεις εγγράφων, μπορούν να επιλέξουν Άλλες προτάσεις στη σελίδα Προτάσεις εγγράφων για να εμφανίσουν μια άλλη σελίδα που μπορεί να περιλαμβάνει περισσότερες προτάσεις εγγράφων στην εξωτερική τοποθεσία. Ενδέχεται να ζητηθεί από το χρήστη να εισέλθει στην εξωτερική τοποθεσία.

• Εφαρμογές για κινητές συσκευές: Για τις εφαρμογές Dynamics 365 για tablet και Dynamics 365 για τηλέφωνα, αφού επιλέξουν Προτάσεις εγγράφων, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν Άλλες προτάσεις, το οποίο ανοίγει την εξωτερική τοποθεσία στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης web της συσκευής. Η τοποθεσία μπορεί να περιλαμβάνει περισσότερες προτάσεις εγγράφων που βρέθηκαν στην εξωτερική τοποθεσία. Ενδέχεται να ζητηθεί από το χρήστη να εισέλθει στην εξωτερική τοποθεσία.

Δημιουργία εξωτερικής διεύθυνσης URL

Θα πρέπει να δημιουργήσετε την εξωτερική διεύθυνση URL σε μορφή που κατανοεί η εξωτερική τοποθεσία. Για παράδειγμα, για τοποθεσίες που χρησιμοποιούν μια δομή παρόμοια με https://contoso.com/search?{0}, όπου https://contoso.com/search? είναι η δομή της διεύθυνσης URL αναζήτησης και {0} είναι η συμβολοσειρά λέξεων-κλειδιών, οι Προτάσεις εγγράφων μεταβιβάζουν λέξεις-κλειδιά στην παράμετρο {0}. Οι λέξεις-κλειδιά που διαβιβάζονται στη διεύθυνση URL προέρχονται από παρόμοιους κανόνες εγγραφής που περιλαμβάνουν αντιστοιχίσεις οντοτήτων της Αντιστοίχισης κειμένου. Περισσότερες πληροφορίες: Χρήση προηγμένων κανόνων ομοιότητας για προβολή παρόμοιων προτάσεων υποθέσεων.

Οι τιμές που βρίσκονται στα πεδία κειμένου των αντιστοιχίσεων κανόνων ομοιότητας είναι οι λέξεις-κλειδιά που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία του ερωτήματος που μεταβιβάζεται στην εξωτερική τοποθεσία. Στην ακόλουθη διεύθυνση URL, λέξη-κλειδί είναι η τιμή κειμένου που βρίσκεται στις αντιστοιχίσεις κανόνων ομοιότητας και & αντιπροσωπεύει έναν κενό χώρο που χρησιμοποιούν οι προτάσεις εγγράφων για τον διαχωρισμό κάθε λέξης-κλειδιού.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Για έναν διακομιστή SharePoint εσωτερικής εγκατάστασης, μπορείτε να προσθέσετε μια εξωτερική διεύθυνση URL που παραπέμπει σε μια δευτερεύουσα τοποθεσία παρόμοια με την ακόλουθη διεύθυνση URL, όπου mysharepoint είναι το όνομα της τοποθεσίας Web, οι τοποθεσίες είναι το όνομα τοποθεσίας και το subsitename είναι το όνομα της δευτερεύουσας τοποθεσίας.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Ρύθμιση σύνδεσης αναλύσεων κειμένου του Azure

Για να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση κειμένου του Azure με προτάσεις εγγράφων, πρέπει να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας σύνδεσης ανάλυσης κειμένου Azure .

Σημείωμα

Η δυνατότητα προτάσεων εγγράφων δεν απαιτεί σύνδεση με την Azure υπηρεσία αναλύσεων κειμένου. Εάν επιλέξετε να μην χρησιμοποιήσετε τις Αναλύσεις κειμένου του Azure, οι προτάσεις εγγράφων χρησιμοποιούν την ενσωματωμένη λογική αντιστοίχισης λέξεων-κλειδιών που είναι διαθέσιμη στις εφαρμογές Dynamics 365. Ωστόσο, για πιο σύνθετη αντιστοίχιση λέξεων-κλειδιών, χρησιμοποιήστε την υπηρεσία Αναλύσεις κειμένου του Azure.

Ορισμός και ενεργοποίηση κανόνων ομοιότητας

Εάν δεν έχετε ήδη ορίσει κανόνες ομοιότητας, ανατρέξτε στην ενότητα Χρήση κανόνων ομοιότητας για προχωρημένους για να δείτε παρόμοιες προτάσεις υποθέσεων.

Ενεργοποίηση προτάσεων εγγράφων

Για να ενεργοποιήσετε τις Προτάσεις εγγράφων, ολοκληρώστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης του Power Platform και εισέλθετε με διαπιστευτήρια διαχειριστή.
2. Στο τμήμα παραθύρου Διαχείριση, επιλέξτε Περιβάλλοντα.
3. Στη σελίδα Περιβάλλοντα, επιλέξτε ένα περιβάλλον.
4. Επιλέξτε Ρυθμίσεις>Ρυθμίσεις διαχείριση εγγράφων ενοποίησης>>Διαχειριστείτε προτάσεις εγγράφων.
5. Στην περιοχή Επιλογή οντοτήτων , επιλέξτε την οντότητα Υπόθεση για να την συμπεριλάβετε στις Προτάσεις εγγράφου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εφαρμογή.

Φιλοδώρημα

Εάν η οντότητα υπόθεσης δεν παρατίθεται στην περιοχή Επιλογή οντοτήτων , αυτό οφείλεται στο ότι οι κανόνες ομοιότητας για την οντότητα υπόθεσης δεν ορίζονται και δεν ενεργοποιούνται. Χρήση προηγμένων κανόνων ομοιότητας για προβολή παρόμοιων προτάσεων υποθέσεων.

1. Ορίστε την εξωτερική διεύθυνση URL για να συμπεριλάβετε προτάσεις εγγράφων. Από προεπιλογή, οι προτάσεις εγγράφων κάνουν αναζήτηση σε υπηρεσίες του Microsoft 365 όπως η SharePoint ή OneDrive. Εάν θέλετε να κάνετε αναζήτηση σε μια εξωτερική τοποθεσία, εκτός από τις διαθέσιμες Microsoft 365 υπηρεσίες, όπως μια SharePoint τοποθεσία εσωτερικής εγκατάστασης, εισαγάγετε τη βασική διεύθυνση URL για το εξωτερικό σύστημα. Οι εφαρμογές Dynamics 365 προσαρτούν μια συμβολοσειρά ερωτήματος αναζήτησης στη διεύθυνση URL βάσης που παρέχετε. Περισσότερες πληροφορίες: Προσθήκη εξωτερικής διεύθυνσης URL για αναζήτηση σε άλλη τοποθεσία .